Jak zatrudniać i wspierać pracowników z Ukrainy? [aktualizacja 21.03]

  • today pon, 21 Mar 2022
Pod koniec 2021 roku liczba obywateli Ukrainy z pozwoleniami na pobyt w Polsce przekroczyła 300 tysięcy, a dane pokazują, że dla blisko 80% z tej grupy powodem i celem przeprowadzki było podjęcie pracy. Po rosyjskiej agresji na Ukrainę liczba przybywających do Polski Ukraińców i Ukrainek będzie stale gwałtownie rosnąć. Zatrudnienie pracowników z Ukrainy to z jednej strony i przede wszystkim możliwość pomocy osobom w niezwykle trudnej sytuacji, a z drugiej potrzebne ręce do pracy.

Od czego zacząć?

Pierwsza kwestia to rozróżnienie pomiędzy pozwoleniem na pobyt a pozwoleniem na pracę. O to pierwsze stara się sam cudzoziemiec, natomiast procedura związana z zatrudnieniem jest w całości po stronie pracodawcy.

Czy każdy pracownik z Ukrainy musi mieć zezwolenie na pracę? Nie, ale w praktyce dotyczy to przeważającej części tej grupy. Zwolnieniu z procedury podlegają przykładowo osoby mające Kartę Polaka, zezwolenie na pobyt stały w Polsce lub status uchodźcy wydany na terenie naszego kraju, a także studenci studiów stacjonarnych i cudzoziemcy po zawarciu małżeństwa z obywatelem lub obywatelką Polski. Istnieje również wykaz zawodów zwolnionych z konieczności ubiegania się o pozwolenie na pracę.

Ważna uwaga: według stanu z dnia 2 marca 2022 r. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej zapowiedziało uproszczenie procedury zatrudnienia pracowników ukraińskich, a także specjalne dotacje dla urzędów pracy i agencji zatrudnienia na wsparcie uchodźców. Z zapowiedzi ministerialnych wynika, że wystarczy pieczątka potwierdzającą legalny pobyt w Polsce, by Ukraińcy uciekający przed wojną mieli dostęp do polskiego rynku pracy oraz wybranych świadczeń rodzinnych.

Formalizując zatrudnienie, polscy pracodawcy najczęściej korzystają z procedury uproszczonej, czyli tzw. oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi – dotyczy ona osób z zamkniętego katalogu sześciu krajów czyli Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji, Armenii i wreszcie Ukrainy. Do złożenia wniosku w powiatowym urzędzie pracy pracodawca musi zebrać dane pracownika i informacje o oferowanej pracy – m. in. miejsce pracy, datę rozpoczęcia i okres wykonywania pracy, a także wysokość wynagrodzenia brutto i rodzaj umowy. Co do zasady są trzy możliwe podstawy zatrudnienia – umowa o pracę, cywilnoprawna lub regulująca pełnienie funkcji w zarządach osób prawnych.

Wcześniej wniosek trzeba było złożyć osobiście w urzędzie, ale pandemia ułatwiła życie pracodawcom i obecnie wszyscy dopełniają procedury online na stronie www.praca.gov.pl. Jeśli przedsiębiorca prawidłowo wypełni wszystkie dokumenty, doda wymagane załączniki (m.in. skany dowodu tożsamości cudzoziemca) i uiści opłatę w wysokości 30 zł, to oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy jest wpisywane do ewidencji oświadczeń w ciągu 7 dni roboczych. Odmowy zdarzają się dość rzadko i wynikają najczęściej z błędów we wniosku.

Zmiany w dobrym kierunku

Z końcem stycznia 2022 roku procedura składania oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi została mocno uproszczona i to jest zdecydowanie dobra wiadomość. Na taki ruch bardzo długo czekali sami przedsiębiorcy, którzy wielokrotnie zgłaszali problemy z długim i skomplikowanym procesem i mnóstwem uciążliwych formalności koniecznych do zatrudnienia obcokrajowca. A warto dodać, że skala tych barier była naprawdę duża – Polska zatrudnia bowiem najwięcej imigrantów spoza Unii Europejskiej ze wszystkich krajów wspólnoty.

Jakie są zatem najważniejsze wprowadzone zmiany?

  1. Przede wszystkim wydłużono okres wykonywania pracy na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do 24 miesięcy.
  2. Usunięto też kłopotliwy dla przedsiębiorstw wymóg półrocznej przerwy – teraz pracodawca może rejestrować nowe oświadczenie zaraz po upływie ważności poprzedniego dokumentu.
  3. Ustawodawca postanowił też lepiej zabezpieczyć interesy samych pracowników – wynagrodzenie obcokrajowców nie może być niższe niż stawki obywateli Polski, wykonujących pracę na tym samym stanowisku.

Te zmiany to zdecydowanie krok we właściwym kierunku.

Należy jednak pamiętać, że łatwa i szybka procedura oświadczeniowa ma też swoje ograniczenia. Zostały z niej wyłączone choćby prace sezonowe w branżach takich jak rolnictwo, działalność związana z zakwaterowaniem i usługami gastronomicznymi, rybactwo, łowiectwo i leśnictwo.

Jeśli obawiasz się, że nie podołasz kwestiom administracyjnym, to warto rozważyć nawiązanie współpracy z wyspecjalizowanymi firmami doradczymi lub agencjami zatrudnienia i pracy tymczasowej. Ze względu na obecną sytuację, część z nich deklaruje pomoc w formalizacji zatrudnienia Ukraińców bez żadnych opłat – w imię słusznej sprawy.

Obowiązki pracodawcy po zatrudnieniu

Gdy przedsiębiorca uzyska już wpis oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi do ewidencji, musi w terminie 7 dni poinformować urząd o podjęciu – lub jego braku – zatrudnienia przez cudzoziemca (od daty wpisanej w złożonym oświadczeniu). Poza tym, na pracodawcy spoczywa obowiązek wystąpienia do Powiatowego Urzędu Pracy o nowe oświadczenie, jeśli później będą miały miejsce ważne zmiany w warunkach zatrudnienia.

Konieczne są również wszystkie standardowe działania związane z zatrudnieniem nowej osoby – m.in. sporządzenie i podpisanie umowy z pracownikiem (oraz przetłumaczenie jej na język dla niego zrozumiały), zgłoszenie cudzoziemca do ubezpieczeń społecznych oraz – jeśli wymaga tego przyjęta forma zatrudnienia – odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy.

Po upływie ważności oświadczenia pracodawca może kontynuować zatrudnianie obcokrajowca, ale wtedy musi wystąpić dla niego o zezwolenie na pracę. Ten proces jest już znacznie bardziej skomplikowany i czasochłonny, więc warto go rozpocząć już na kilka miesięcy wcześniej.

Aktualne potrzeby pracowników z Ukrainy

Być może już od jakiegoś czasu z powodzeniem zatrudniasz pracowników z Ukrainy, ale część z nich w obecnej sytuacji postanowiła wrócić do ojczyzny. Pamiętaj, że jeśli nieobecność cudzoziemca w pracy przekracza trzy miesiące, to masz obowiązek zgłoszenia tego faktu w odpowiednim urzędzie. Poinformować wojewodę musisz również, gdy Twój pracownik zakończy pracę wcześniej niż trzy miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia na pracę.

Teraz może też pojawić się potrzeba udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego – na przykład gdy dostaje on powołanie do wojska lub musi zaopiekować się swoją rodziną. W takiej sytuacji zachowuje on wszystkie przysługujące mu z tytułu zatrudnienia prawa (wyjątkiem jest wynagrodzenie). Pracodawca może oczywiście również udzielić mu wtedy urlopu płatnego. Trudne okoliczności wymagają okazania postawy troski o pracownika.

Ukraińcy stanowią około ¾ wszystkich pracujących obcokrajowców w Polsce i jedno jest pewne – po agresji Federacji Rosyjskiej ta liczba bardzo gwałtownie rośnie. Bez wątpienia tysiące kolejnych osób zdecydują się na – długo- bądź krótkookresową – przeprowadzkę do naszego kraju. Inwazja na Ukrainę zbiegła się w czasie z uproszczeniem procedur zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Dzięki temu polscy przedsiębiorcy mogą łatwiej ofertować zatrudnienie pracowników z Ukrainy, a Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej – także w ramach konsultacji z Radą Dialogu Społecznego – stale aktualizuje i upraszcza procedury, dlatego warto je śledzić na bieżąco.

„Widać też wyjątkową mobilizację różnych środowisk zawodowych, w tym HR-owców. Wielu z nich indywidualnie, lub w różnego typu grupach/zrzeszeniach proponuje Ukraińcom wsparcie w szukaniu pracy, nawigowaniu po lokalnym rynku, czy procedurach imigracyjnych. Warto pamiętać, że wielu komentatorów wskazuje na to, że sytuacja może trwać znacznie dłużej, niż byśmy tego chcieli. Ważne zatem, żeby dobrze rozłożyć siły i pamiętać nie tylko o natychmiastowych / punktowych akcjach pomocy, ale również o strategii działania na dalszą przyszłość (choć wszyscy chcielibyśmy, żeby takie strategie w ogóle nie były potrzebne)” – komentuje Paulina Basta, Dyrektorka HR w Unit4, autorka bloga paulinabasta.com.


AKTUALIZACJA 21.03.2022 r.


12 marca Prezydent RP podpisał tzw. Specustawę, która nadała nowe uprawnienia obywatelom Ukrainy, którzy przybyli do Polski w związku z działaniami wojennymi na terenie ich kraju. W ramach działań pomocowych zostały w prowadzone pewne uproszczenia dotyczące legalności pobytu obcokrajowców w naszym kraju.  Co ważne, Specustawa weszła w życie w dniu jej ogłoszenia, ale objęła okres od rozpoczęcia wojny w Ukrainie tj. od 24 lutego 2022 roku. Kogo i czego dotyczą nowe regulacje?

  1. Pobyt w Polsce

Legalny pobyt w Polsce dotyczy osób, które przyjechały do naszego kraju bezpośrednio z terytorium Ukrainy w okresie od rozpoczęcia działań wojennych czyli od  24 lutego. Osoby te mogą przebywać i pracować w Polsce przez 18-ście miesięcy z prawem do przedłużenia tego okresu o kolejne 3 lata. Co ważne, osoby te, muszą zadeklarować chęć pozostania w Polsce. Będą mogły również otrzymać numer PESEL i założyć profil zaufany, które ułatwią dalsze procedury m.in. zatrudnienia w kraju.

UWAGA: Wśród Ukraińców, którzy przybyli do Polski, są osoby, które wybuch wojny zastał np. na wakacjach i przyleciały do Polski z innych krajów. Co do zasady nie są one zatem objęte uproszczoną procedurą. Warto również pamiętać, że wyjazd z Polski na okres dłuższy niż 1 miesiąc pozbawia obywatela Ukrainy prawa do legalnego pobytu.

Kogo nie dotyczy ta regulacja? Osób, które mają inne uprawnienia pobytowe nadane przez władze polskie, w tym: zezwolenie na pobyt stały, zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej, zezwolenie na pobyt czasowy, status uchodźcy, ochronę uzupełniającą, zgodę na pobyt tolerowany.

  1. Możliwość podjęcia zatrudnienia

Osoby, które otrzymają zezwolenie na pobyt czasowy, będą mogły być zatrudniane bez konieczności uzyskania zezwolenia na pracę. Dodatkowo, wizy krajowe lub zezwolenia na pobyt czasowy, które jeśli straciły one ważność 24 lutego lub później ulegają automatycznemu przedłużeniu do 31 grudnia 2022 roku i nie wymagają dodatkowych działań ze strony Ukraińców przebywających w naszym kraju.

Pracodawca, który planuje zatrudnienie pracowników z Ukrainy, powinien przede wszystkim upewnić się, że kandydat przebywa w Polsce legalnie, a także w ciągu 14 dni od zatrudnienia tej osoby powiadomić Powiatowy Urząd Pracy w ciągu 14 dni od zatrudnienia osoby z Ukrainy.

  • Działalność gospodarcza: obywatele Ukrainy, których pobyt zostanie zalegalizowany na podstawie Specustawy i którzy uzyskali numer PESEL, mogą prowadzić działalność gospodarczą w Polsce – tak, jak obywatele polscy. 
  • Osoby bezrobotne: osoby uchodźcze będą mogły również zarejestrować się w PUP jako osoby poszukujące pracy lub bezrobotne i mieć dostęp do świadczeń oraz usług – tak jak obywatele polscy.
  1. Dodatkowe świadczenia dla Ukraińców

Osobom uchodźczym przybywającym do Polski z Ukrainy w związku z wojną przysługuje również pakiet świadczeń w tym m.in.:

  • Prawo do opieki medycznej;
  • Prawo do bezpłatnej pomocy psychologicznej;
  • Świadczenia wychowawcze – w tym świadczenia w ramach pakietu „Dobry start” – dla dzieci, które przebywają w Polsce;
  • Dofinansowania opłaty za pobyt dziecka w żłobku, klubie dziecięcym lub u dziennego opiekuna.

UWAGA: przy ustalaniu dochodu rodziny w przeliczeniu na osobę nie będzie uwzględniany członek rodziny, który nie przebywa na terytorium Polski (np. mąż lub ojciec, który pozostał na terenie Ukrainy).

Zobacz podobne

Rusza VIII edycja konkursu HR Dream Team!

Konkurs HR Dream Team od wielu lat cieszy się dużym zainteresowaniem zespołów i branży HR. To idealna przestrzeń na docenienie i wyróżnienie projektów małych, średnich i dużych firm.

Nowy model pracy i rekrutacji. Czy masz wszystko, aby przyciągać największe talenty?

Czy naprawdę nikt nie szuka pracy? Dlaczego znalezienie pracownika tak długo trwa? Nie da się zliczyć na palcach, ilu pracodawców zadaje sobie takie pytanie. A czy rzeczywiście tak jest, że wszyscy ludzie są zatrudnieni na tak dobrych posadach, że ani myślą to zmieniać? Oczywiście, że nie.

Kiedy programista i programistka idą na branżową emeryturę?

Duże wymagania, trudne i często zakończone niepowodzeniem rekrutacje i wysokie ryzyko utraty ważnych talentów – szukanie i zatrudnianie specjalistów z branży IT nie jest łatwe. Ale pośród wielu wyzwań, jakie przed pracodawcami i wspierającymi ich działami HR stawiają programiści i programistki, póki co nie ma obawy przed odchodzeniem pracowników na emeryturę. Ale czy na pewno? Czy liczy się tylko zapisana w ustawie granica wieku? Być może do odejścia na „emeryturę” wystarczy pasja lub oszczędności, które przecież jest z czego odkładać? Albo tak częste dzisiaj wypalenie zawodowe.

Krótsza praca, szczęśliwszy pracownik, czyli czterodniowy dzień pracy w IT?

Mniej stresu, więcej czasu na swoje pasje, mechanizm ochrony przed wypaleniem zawodowym, zadowolona rodzina, z którą wreszcie można spędzić więcej czasu, szansa na dłuższy i bardziej jakościowy odpoczynek oraz dowiedziony badaniami wzrost produktywności i zaangażowania pracowników – to tylko część zalet czterodniowego tygodnia pracy. Co więcej, wydaje się on idealnym rozwiązaniem na przyciąganie talentów z ultra konkurencyjnego rynku pracy w branży IT, gdzie pracownicy ponad wszystko cenią sobie elastyczność pracy. Czy zatem skoncentrowany tydzień roboczy to benefit przyszłości dla programistów?