Witaj na pokładzie! O roli onboardingu słów kilka

  • today pon, 23 Sie 2021
  • bar_chart 417 wyświetleń
Nowa osoba, nowy zespół, nowa praca… Dla każdej ze stron (pracownika i pracodawcy) jest to stresujący moment, ale można przejść przez to łatwiej i efektywniej! Onboarding to proces stosowany w wielu firmach od lat. Czym jest, dlaczego warto go wdrażać i jak go przeprowadzić zdalnie? Poszukaj odpowiedzi w naszym artykule.
Pierwszy dzień w pracy jest bardzo ważnym wydarzeniem w życiu każdego pracownika, ale i organizacji. Dlaczego? Bo dobre wrażenie możesz zrobić tylko raz! Niestety, wiele firm zapomina, że działa to w dwie strony. Świeżo zatrudniona osoba nie zna jeszcze panujących zasad i może stresować się nową sytuacją. Jeśli podczas pierwszych dni pracownik odczuwać będzie negatywne bodźce, zniechęci się, przez co może szybciej zrezygnować i źle wpłynąć na employer branding. Podczas rekrutacji nie ma możliwości zapoznania rekrutowanych z całą kulturą organizacji i panującymi w niej zasadami, ale warto nadrobić te braki już w pierwszych dniach współpracy. Zadbaj o maksymalne zredukowanie stresu związanego z trudnymi początkami. Stwórz przestrzeń do wspólnego podejmowania wyzwań, rozwiewania wątpliwości i nauki, a unikniesz rezygnacji pracowników. W zarządzaniu ten proces ma własną nazwę – onboarding.  

Onboarding – co to jest i dlaczego jest ważny?

Witaj na pokładzie – to usłyszysz, wsiadając do samolotu podczas onboardingu. Skąd ten „rytuał”? Stewardzi i stewardesy chcą zapewnić jak największe poczucie bezpieczeństwa oraz zredukować stres związany z lotem. Podobnie powinno działać to w firmowym onboardingu. Proces ma na celu wprowadzić pracownika w struktury firmy, zapoznać z nowym zakresem obowiązków, ale także z kulturą organizacji. Odpowiednie zaopiekowanie się nową osobą zadziała motywująco oraz zapewni większą wydajność w krótszym czasie. Dlaczego onboarding jest ważny? Pomaga nie tylko wdrożyć w nowe zadania, ale i zintegrować się z teamem oraz pozostałymi w organizacji. Troy Ashby (Benchmark Search Group) w rozmowie dla Journal of Accountancy(1) przytacza dane na ten temat. Co trzeci pracownik postanawia odejść w pierwszych 6. miesiącach pracy! Aż 60% z nich decyduje się na ten krok w zaledwie 90 dni od rozpoczęcia współpracy. Perspektywa ta doskonale pokazuje zmiany na rynku pracy. Decyzja coraz częściej leży w rękach pracownika, a nie pracodawcy. Szczególnie warto o tym pamiętać, zatrudniając osoby młode, które przykładają jeszcze większą uwagę do atmosfery w pracy. Pamiętaj, że budowanie relacji, także tych w organizacji, wymaga czasu. Onboarding nie powinien kończyć się na pierwszym dniu. Dobrze przeprowadzone wdrożenie nowego pracownika może trwać od 3 do nawet 6 miesięcy! Oznacza to, że niejednokrotnie to tyle, co wynosi czas okresu próbnego. Nie bój się tego! Ponowna rekrutacja jest bardziej kosztowna i zdecydowanie lepiej poświęcić ten czas dla osoby już zatrudnionej. Jak donosi Harvard Business Review firmy, które mają ustandaryzowany proces onboardingu, osiągają o 62% większą wydajność wśród nowych pracowników.(2)

Jak skutecznie wdrożyć nowego pracownika?

Zaplanuj onboarding z wyprzedzeniem. Dobrym zwyczajem jest tworzenie różnych procesów dedykowanych dla konkretnych działów oraz poziomów stanowisk. Nie zapominaj, że nawet specjalista lub senior potrzebuje czasu by poznać nowe obowiązki, zwyczaje w firmie, kulturę organizacji oraz osoby, z którymi będą współpracować. Każda firma ma własne zasady i reguły. Projektując proces wdrożenia nowego pracownika, pamiętaj, aby był rozłożony w czasie oraz zawierał różnego typu zadania. Podczas przygotowań warto skorzystać z narzędzi posiadających rozwiązania stworzone z myślą o nim (np. emplo) lub dodając dedykowane zadania do list typu Kanban.  

Pierwszy dzień pełen przygód – rozpoczynamy onboarding!

Zacznij od samego startu, bo jak wspominaliśmy – pierwsze wrażenie masz okazję zrobić tylko raz! Coraz popularniejszy staje się welcome pack, czyli podarek zawierający gadżety firmowe. W końcu kto z nas nie lubi dostawać prezentów? Szczególnie warto dodać do niego długopis i notes na prywatne notatki. Nie zapomnij przedstawić nowej osoby reszcie zespołu oraz oprowadzić jej po biurze. Taką wycieczkę może poprowadzić przełożony, team leader lub ktoś z działu HR. Wspólne spotkanie w działowym gronie ułatwi przełamanie pierwszych lodów – nawet jeśli jest ono w sali konferencyjnej lub na wideo czacie. Ciekawym i coraz częściej stosowanym pomysłem jest wręczenia „przewodnika”, czyli książki w formie drukowanej lub e-booka, w której znajdują się wszystkie najważniejsze informacje o firmie np.: • jak odnaleźć się w budynku, • o której przyjeżdża catering, • kogo zapytać o radę, • jakie formalności należy dopełnić, • jak wygląda struktura firmy, • informacje o kulturze organizacji. Nie bój się podejść humorystycznie i lekko do przewodnika – instrukcje będą znacznie bardziej przystępne dla nowej i pełnej obaw osoby. Takie informacje możesz zawrzeć także w intranetowej bazie wiedzy. Rozwiązanie wirtualne ma zdecydowanie więcej zalet: pozwala aktualizować przewodnik na bieżąco, nie zgubi się wśród innych dokumentów oraz każdy, kto będzie go potrzebował, ma do niego dostęp w dowolnym momencie.  

Zadbaj o atmosferę podczas wdrożenia pracownika

Atmosferę w pracy tworzą ludzie, dlatego warto zaangażować cały zespół w proces onboardingu. Co za tym idzie? Należy zadbać o komunikację wewnętrzną. Jak to zrobić? Intranet to miejsce, gdzie poinformujesz innych o wdrożeniu nowego pracownika. Niektóre narzędzia, jak np. emplo oferują ogólnodostępny Wall (taki, jak w popularnych serwisach społecznościowych) lub grupy dyskusyjne, w których podzielisz się informacją o zatrudnieniu z resztą zespołu. Dlaczego warto dbać o atmosferę w kontekście onboardingu? Pamiętaj, że aż 1/3 pracowników składa wypowiedzenie w ciągu pierwszego półrocza. Kolejny argument to podejście tzw. zetek. Kim jest zetka? To osoba z pokolenia Z, czyli obecnie najmłodsi zatrudnieni (w wieku do 24 lat). Z badania przeprowadzonego przez Jobicon wynika, że aż 59% z nich wskazuje złą atmosferę, jako jeden z pięciu głównych powodów rezygnacji z pracy. (3)  

Początki za nami i co dalej?

Jak już wspominaliśmy, onboarding nie może kończyć się po pierwszym dniu. W jego skład wchodzą także różnego rodzaju szkolenia np. z obsługi programów czy urządzeń w firmie. Warto wyznaczyć buddy’iego, czyli bardziej doświadczoną osobę do pomocy z tego samego działu, która będzie odpowiedzialna za wsparcie przy codziennych zadaniach. Posłuży radą w razie jakichkolwiek trudności, ale i zweryfikuje wykonywaną pracę, dając pierwszy feedback, czy zadania są realizowane w odpowiedni i oczekiwany sposób. Po pierwszym „szoku” zadbaj o klarowne przedstawienie ścieżki rozwoju w organizacji. Pracownik jeszcze chętniej wdroży się w nową sytuację, jeśli będzie wiedział, co pozytywnego czeka go dalej. Nakreśl jasno oczekiwania oraz zachęcaj do rozmów i pytań. W trakcie opowiedz także o rodzajach feedbacku stosowanego w firmie – kto i za co będzie oceniał oraz w jaki sposób: w formie krótkich spotkań 1:1, a może cały zespół podczas ocen całorocznych? Rozłóż w czasie wszystkie zaplanowane aktywności – zbyt duży natłok informacji zniechęca do podejmowania wyzwań i wywołuje niepotrzebną presję. Dobrze, aby osoba zatrudniona wiedziała o całym planie wcześniej, co pozwoli jej przygotować się mentalnie i merytorycznie. Warto skorzystać ze wsparcia kalendarzy lub narzędzi do tworzenia procesów onboardingu, które jasno wskażą czas przeznaczony na określone zadanie.

Zdalny onboarding? To możliwe!

Wielu specjalistów HR jest świadoma roli onboardingu nie od dziś, jednak czasy pandemii odwróciły zasady gry o 180°. Zaniechano wielu działań na rzecz „gaszenia pożarów” wynikających z pracy zdalnej lub hybrydowej. Jednak firmy nie wstrzymują swoich działań i rozwijają się dalej. Rekruterzy zakasują rękawy i poszukują dalej idealnych rąk do pracy, którymi następnie powinien zaopiekować się dział HR. Co jednak z onboardingiem? Czy w nowej rzeczywistości rozmów prowadzonych za pośrednictwem komunikatorów da się przeprowadzić pełen proces wdrożenia nowego pracownika? Oczywiście, że tak! Wystarczy zaplanować i wdrożyć go odpowiednio. Wszystkie informacje możesz przekazać za pośrednictwem specjalnie przygotowanych prezentacji i dokumentów. Welcome Pack dostarczy kurier, a buddy skontaktuje się, wykorzystując wideo rozmowy – chcieć to móc! Jeśli zamierzasz uporządkować proces wdrożenia nowego pracownika, nie wysyłaj wszystkiego za pośrednictwem maila, a zamiast tego skorzystaj z dedykowanej platformy oferującej poukładaną strukturę. Pomoże to nowemu pracownikowi zapoznać się z zadaniami, bez zbędnego poszukiwania pomiędzy gąszczem innych maili. Nie bój się korzystać z nowoczesnych narzędzi i platform. Znajdziesz takie, które wesprą zdalną rekrutację, jak np. e-recruiter oraz zintegrowane z nim emplo odpowiadające za rozwój pracownika.

Onboarding: podstawa długofalowej współpracy

Jak widzisz, warto zadbać o odpowiedni plan działań oraz poświecić czas na rozwój onboardingu w firmie. Współczesne organizacje nie boją się korzystać z nowoczesnych platform, które wspierają różnorodne procesy. Jeśli w Twojej firmie nadal ich brakuje, pomyśl o digitalizacji oraz automatyzacji wspierającej codzienne zadania, nie tylko te związane z onboardingiem    
(1) Źródło: Build employee loyalty with better onboarding. // journalofaccountancy.com // 2019 (2) Źródło: Ron Carucci To Retain New Hires, Spend More Time Onboarding Them // Harvard Business Review // 2012 (3) Źródło: Kariera Generacji Z. Młodzi o rynku pracy i karierze // Raport Festiwalu Pracy JOBICON // 2019

Zobacz podobne

Pandemiczna kontuzja kultury organizacji? Rehabilitację zacznij od pracowników oraz ich doświadczeń

Czas (post)pandemiczny to czas powolnego kształtowania się nowego porządku w organizacjach. Dotyczy to relacji z klientami, kontrahentami, ale przede wszystkim z pracownikami. To dobry czas dla organizacji, aby zacząć tworzyć nową jakość, bardziej dopasowaną do obecnych wyzwań w miejscu pracy, jednocześnie próbując utrzymać emocjonalne zaangażowanie i atmosferę kultury organizacji. W obliczu bezprecedensowego kryzysu zdrowia publicznego, działy HR przodują w zarządzaniu zmianami strukturalnymi w organizacjach i stoją przed kilkoma wyzwaniami: praca zdalna, wydłużony urlop zdrowotny, bezrobocie, nowe stanowiska i role w firmach, cyfryzacja czy spowolnienie gospodarcze.

Sekret korporacji odnoszących sukcesy: Wellness w miejscu pracy

Interesuje Cię, w jaki sposób Heineken, HRM i inne globalne organizacje poprawiły zdrowie i samopoczucie swoich pracowników i utrzymały ich zaangażowanie nawet w trudnych czasach COVID?

Opiekuńcza korporacja w hybrydowej rzeczywistości

Pandemia COVID-19 przedefiniowała nasze życie, zarówno to prywatne, jak i zawodowe. Niektóre ograniczenia i utrudnienia w „normalnym” – jak postrzegaliśmy je przed marcem 2020 roku – funkcjonowaniu pozostaną z nami na dłużej. Pytanie, jak szybko i jak sprawnie dostosują się do nich polscy pracodawcy. Od tego jak zadbają o swoich pracowników, będzie zależało utrzymanie wysoko wykwalifikowanych specjalistów oraz zespołów przez nich tworzonych.

Od badania potrzeb benefitowych do wartości pracowników

Benefity są szkatułką, w której ukryte są kolejne mniejsze pudełka skrywające wartość. Z zewnątrz widać produkt, usługę, ale spoglądając głębiej odkrywasz kolejne warstwy, takie jak potrzeby, cele, priorytety, talenty pracownicze. W ich rozpoznaniu pomagają badania satysfakcji i potrzeb benefitowych, a otrzymane wyniki można wykorzystać w różnych obszarach biznesowych i HR-owych. Dobrze dobrane narzędzia badawcze i rzetelnie przygotowany projekt pozwolą uprościć politykę benefitową i jeszcze lepiej zadbać o doświadczenia pracowników.