Cyfrowe wsparcie HR: Skuteczniejsze i wydajniejsze procesy

Pandemia – odmieniona w ostatnim czasie przez wszystkie przypadki – wymusiła szereg zmian w organizacjach. Orientacja na pracownika, elastyczne zarządzanie oraz digitalizacja procesów wewnętrznych stały się koniecznością, a nie wyborem. Dlatego właśnie przyglądamy się roli HR w firmach i sprawdzamy, jakie narzędzia cyfrowe zostały wdrożone w celu ułatwienia procesów kadrowych. Zapraszamy do zapoznania się z wynikami raportu w obszarze HRM.

Raport „Silniejsza pozycja HR i potencjał dla technologii” uwzględnił odpowiedzi przedstawicieli branży odnośnie obszarów, w których korzystają już z oprogramowania wspierającego pracę HR oraz pracowników, a w jakich dopiero planują̨ to zrobić. Okazało się – bez zaskoczenia – że obszarem, w którym zdecydowanie najczęściej można spotkać się ze wspomaganiem pracy zespołu HR oprogramowaniem są kadry i płace. Tematy bezpośrednio związane z pandemią, takie jak zapewnienie wsparcia dla pracowników pracujących zdalnie lub hybrydowo, obsługa urlopów czy komunikacja wewnętrzna są zajmujące dla około 1/3 badanych zespołów HR.

Marcin Sieńczyk, Chief Technology Innovation Officer, Randstad Poland and Eastern Europe komentuje to następująco:

„Obszar kadr i płac to pole do eksperymentów z nowoczesnymi technologiami w HR, bo to właśnie tam znaleźć można najwięcej powtarzalnych zadań, które można usprawnić za pomocą automatyzacji. Zaskakujący jest jednak fakt, że jedynie 1 na 10 firm korzysta z oprogramowania do analityki danych w HR. Mimo przyspieszenia cyfryzacji w okresie pandemii Covid-19, widać wyraźnie, że branża human resources odstaje wyraźnie od liderów w tym obszarze – bankowości czy e-commerce, które już dziś są beneficjentami wcześniejszych inwestycji”.

Łatwiejsze zarządzanie kapitałem ludzkim

Polski ekosystem startupowy w obszarze rozwiązań HR-tech ma się jak najlepiej, a wyspecjalizowanych narzędzi HRM cały czas przybywa. Na uwagę zasługują chociażby hrappka.pl czy emplo. HRappka to kompleksowy ekosystem dla kadr, umożliwiający pełną automatyzację procesów HR w firmie. Obsługuje wszystkie aspekty związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi – od rekrutacji przez ewidencję czasu pracy po kadry i płace. System umożliwia między innymi tworzenie grafików, rejestrację czasu pracy, automatyczne planowanie pracy oraz urlopów. Ułatwia także obsług kadrowo-płacową, jak zarządzanie pracownikami, sprawne generowanie umów i dokumentów oraz rozliczanie pracowników.

Z kolei emplo to platforma dla firm, która pomoże zautomatyzować procesy biznesowe i komunikacyjne. Stworzona jest z modułów, które można indywidualnie dopasować do firmy, aby działanie było jak najefektywniejsze. Elementy podzielone są na 3 obszary: komunikację, zarządzania efektywnością oraz digitalizację procesów. Moduły z różnych obszarów można dowolnie łączyć dla optymalnych ustawień. Ciekawą funkcjonalnością platformy jest też prosta w obsłudze i intuicyjna aplikacja dla pracowników, która umożliwia dostęp do systemu z każdego miejsca i w dowolnej chwili.

Prostsze i bardziej przejrzyste płatności

Spojrzenie na plany pracodawców w zakresie wdrożenia lub zmiany aplikacji wspierających pracę HR i pracowników pokazuje spore rozdrobnienie w zakresie obszarów HR określonych jako wymagające cyfrowego wsparcia. Narzędzia kadrowo-płacowe zajmują według respondentów dopiero 4 pozycję na liście planowanych zmian i wdrożenie ich deklaruje jedynie 17% pytanych firm. Niemniej cieszy fakt, że na rynku HR-Tech mamy sporo udogodnień w kwestii automatyzacji procesów płacowych.

Wśród innowacyjnych startupów wspierających procesy payrollowe warto wymienić chociażby Symmetrical czy Flexee, czyli automatyzowane usługi płacowe z możliwością wbudowania w każdą platformę. Oba systemy ułatwiają prowadzenie listy płac, dostęp do danych płacowych, wydatków oraz benefitów, automatyzację składek oraz integrację księgowości. Digitalizacja usług kadrowo-płacowych pomoże zoptymalizować wydatki na zarządzanie płacami oraz pozwoli też pracownikom HR zająć się innymi, bardziej kreatywnymi działaniami.

Jeśli natomiast firma opiera swoje działania na usługach świadczonych przez freelancerów – warto przyjrzeć się platformie Useme, która jest łącznikiem pomiędzy zleceniodawcami a zleceniobiorcami bez statusu przedsiębiorcy i bierze na siebie fakturowanie oraz obsługę umów. To bardzo wygodne narzędzie zarówno dla kontraktorów B2B, jak i dla organizacji korzystających z ich pracy.

Wydajniejsze zarządzanie czasem pracy

Tworzenie grafików, zarządzanie zmianami, rejestracja czasu pracy czy organizacja urlopów pracowników to kolejna część z procesów kadrowych, do których powstały wyspecjalizowane narzędzia ułatwiające i skracające pracę HR-owcom. Kadromierz to nowoczesny program do zarządzania czasem pracy online. Zapewnia innowacyjne podejście do planowania, rejestracji i ewidencji godzin pracy w firmie. Grafik zmian dostępny jest w chmurze z dowolnego urządzenia z Internetem, dzięki czemu planowanie pracy może być aż o 80% szybsze. Ewidencja czasu pracy jest zintegrowanego z grafikiem i dostępna z każdego urządzenia. System szybko generuje listy płac i archiwizuje je w chmurze, a dla pracowników udostępnia prostą aplikację z grafikiem.

Z kolei do wygodnego i efektywnego zarządzania urlopami oraz czasem pracy doskonale sprawdzi się Calamari. Narzędzie pomaga w obsłudze nieobecności, delegacji i pracy zdalnej, co docenią szczególnie pracodawcy, których pracownicy rozsiani są nieraz po całym kraju… lub pracują zdalnie nawet zza granicy. W dobie pracy hybrydowej jest to coraz częstsza praktyka i wszystko wskazuje na to, że tak już zostanie.

Nowa rzeczywistość wiąże się z oczywistymi problemami i wyzwaniami, ale stwarza też szanse. Kryzys wywołany przez pandemię COVID-19 po prostu skatalizował niektóre zmiany w sposobie pracy, które nie mogły dłużej czekać. Nasycenie technologiami wspierającymi pracę zespołów HR w obszarach kadrowo-płacowych jest całkiem satysfakcjonujące – korzysta z nich już 80% firm. Optymizmem nawa fakt, że w perspektywie najbliższych 12 miesięcy firmy mają w planach sięgnięcie po narzędzia pomagające organizować szkolenia i rozwój pracowników, ocenę̨ efektów pracy czy usprawniające procesy kadrowe i płacowe. Czy tak się stanie? Czas pokaże.

Iga Pazio
Autorka badań, wydarzeń i inicjatyw branżowych dedykowanych HR, m.in. Wyzwania HR, publikacji Kompendium HR, serwisu wyzwaniaHR.pracuj.pl i raportów. Entuzjastka dzielenia się wiedzą i marketingu B2B, ekspertka content marketingu stawiająca na data driven content. B2B Marketing Communications Manager, Grupa Pracuj.

Zobacz podobne

Onboarding z uważnością na uchodźców

Wojna, ucieczka, nowe życie spakowane do niewielkiego bagażu. Trauma, tęsknota. Lęk i niepewność, które potrafią paraliżować. A w tym wszystkim twarda rzeczywistości, która mówi, że na to nowe życie trzeba przecież zarobić, bo potrzebny jest dach nad głową i jedzenie w lodówce. Poszukiwanie pracy i wdrażanie się w nowym miejscu to dla osób z Ukrainy wymagające doświadczenie. Dlatego onboarding powinien być prowadzony z niezwykłą uważnością, starannością i dbałością o szczegóły. O tym rozmawiamy z Anitą Wojtaś-Jakubowską z firmy Gamfi, oferującej narzędzia do onboardingu i motywacji.

Różnice kulturowe. Jak przyciągać i właściwie przyjąć współpracowników z Ukrainy?

Kandydaci do pracy pochodzący z Ukrainy są do swoich polskich kolegów z jednej strony bardzo podobni, ale także istnieje szereg różnic kulturowych, które mają znaczenie już na etapie rekrutacji, a jeszcze większe podczas późniejszej współpracy w wielokulturowych zespołach. Rola zrozumienia specyfiki pracowników z Ukrainy spoczywa przede wszystkim na działach HR i managerach, którzy mogą dzięki temu skuteczniej wspierać swoje zespoły w integracji i wzajemnej akceptacji. O tym, jak to zrobić w praktyce, rozmawiamy z Moniką Chutnik, ekspertką zarządzania międzykulturowego, właścicielką firmy ETTA Leadership & Culture i autorką podcastu „O krok do przodu. Liderzy zmian”.

Przekuć sprint w maraton. Jak firmy i HR mogą realnie wspierać pracowników w obliczu wojny w Ukrainie?

„To nie jest czas na chowanie głowy w piasek”, mówi Iwona Wencel, prezeska firmy doradczej WNCL, Chief People Officer w Mindgram, founderka platformy HR Power Mentor, z którą rozmawiamy o tym, jakie realne wsparcie HR może zaoferować pracownikom w kryzysie spowodowanym wojną w Ukrainie oraz o tym, jak przekuć pomocowy sprint w długoterminowy maraton.

Przywództwo w dobie lęku i niepewności

Dwa lata pandemii dobitnie pokazały, jak ważną rolę w życiu organizacji odgrywają jej liderzy i liderki. Kiedy już po cichu liczyliśmy na spokojniejszy czas, 24 lutego przyniósł wybuch wojny w Ukrainie, a z nią nieporównywalne z niczym wcześniej lęki i niepokoje dla firm oraz ich pracowników. W rezultacie menedżerowie i menedżerki muszą przeprowadzić swoje zespoły przez kolejny, jeszcze trudniejszy czas.