Cyfrowe wsparcie HR: rekrutacja i onboarding. Jak skutecznie wdrożyć pracowników online?

Jak nauczyła nas pandemia, wiele procesów może z sukcesem być przeniesionych do środowiska online. Również proces rekrutacji oraz onboardingu może w całości odbywać się zdalnie. Choć jak pokazują badania, rekrutacja już w bardzo wysokim stopniu została zdigitalizowana, to jednak w obszarze pre- i onboardingu nadal pozostaje spory „digital gap” do wypełnienia. Jak wygląda digitalizacja pozyskania i wdrożenia nowo zatrudnionych pracowników w firmach? Jakie narzędzia i technologie wspierają dziś HR-owców w tym zakresie? Zapraszamy do lektury kolejnego odcinka z cyklu „Kalejdoskop HR-tech”.

Pomiędzy rekrutacją, nawet już w pełni zdigitalizowaną, a rozwojem pracownika pozostaje sporo przestrzeni na wykorzystanie nowoczesnych technologii. Jak wynika z raportu „Silniejsza pozycja HR i potencjał dla technologii”, obszarem HR najchętniej wspieranym technologicznie jest rekrutacja. Na pytanie: W jakich obszarach korzystają Państwo obecnie ze specjalistycznego oprogramowania (aplikacji, systemów) wspierającego pracę HR i pracowników? Aż 57% respondentów wskazało ten obszar.

Jednak proces, który pojawia się zaraz po niej – czyli onboarding – wspiera oprogramowaniem jedynie 12% firm ogółem. Dlaczego tak się dzieje? Wystarczy spojrzeć na wielkość firm – im firma jest mniejsza, tym relatywnie łatwiej jest jej powitać nowego członka społeczności, jednak w przypadku największych organizacji, proces ten jest już znacznie trudniejszy i wymaga więcej wysiłku. Dlatego właśnie w największych organizacjach z cyfrowego onboardingu korzysta ponad 30% przebadanych podmiotów.

Onboarding to wprowadzenie pracowników nie tylko do wykonywania zadań w nowym miejscu pracy, ale też zapoznanie ich z ludźmi, kulturą organizacyjną oraz konieczność dopełnienia całego katalogu umów, formularzy i kwestii formalnych, związanych z zatrudnieniem nowego pracownika. Na szczęście większość tych zadań może skutecznie zostać przeprowadzona zdalnie, co pozwala zaoszczędzić nie tylko czas pracowników HR, czas wdrożenia przez pracownika, ale również sporo pieniędzy po stronie pracodawcy.

Zagrajmy w rekrutację i onboarding

Dlaczego proces pozyskania nowych pracowników oraz następnie otoczenie ich opieką jest tak istotne? Ponieważ pozwala zaobserwować ich w działaniu, w pełni poznać ich możliwości i rozwinąć potencjał. Oczywiście z pomocą przychodzą tu wyspecjalizowane narzędzia i rozwiązania HR-techowe, które dodatkowo uatrakcyjniają cały proces wykorzystując do niego elementy zaczerpnięte chociażby ze świata gier.

Grywalizacja, tak chętnie stosowana przez marketerów, zyskuje na znaczeniu w wielu innych obszarach biznesowych (w tym z bardzo dużym powodzeniem również w human resources). Czym tak właściwie jest? To nic innego jak zastosowanie znanych z gier i zabaw mechanizmów i motywacji  psychologicznych, w obszarze takim jak na przykład rekrutacja czy onboarding. Dzięki specjalnym zachętom – takim jak: zbieranie punktów, kolekcjonowanie, udział w rankingu, zdobywanie sprawności czy tytułów, przechodzenie do kolejnych etapów – uczestnik może w atrakcyjnej dla siebie formie wypełnić zadania rekrutacyjne czy wdrożyć się i przeszkolić w procesie onboardingu.


Innowacyjne rozwiązania wspierające HR:

 

  • Autenti, zarówno w procesie rekrutacji, jak i onboardingu kluczowe są kwestie formalne. Dzięki Autenti możliwe jest podpisanie niezbędnych dokumentów przez internet wykorzystując do tego e-podpis lub podpis kwalifikowany.

 

  • Gamfi, to aplikacja w modelu SaaS do automatyzacji onboardingu. Pracownicy HR mogą zaprojektować plan onboardingu, pomóc nowemu pracownikowi nawiązywać relacje ze współpracownikami dzięki wsparciu bota, tworzyć wirtualne mapy biur czy magazynów, a także badać poziom zadowolenia i stresu pracownika dzięki automatycznym zadaniom ankietowym.

 

  • Heroify, pozwala przetestować wybranych kandydatów jeszcze przed rozmową kwalifikacyjną. Heroify pomaga unikać kosztownych błędów, testując najważniejsze umiejętności kandydatów, jednocześnie usuwając z procesu „nieświadome uprzedzenia” rekrutera oraz oszczędzając czas HR.

 

  • Staffly, to narzędzie wykorzystujące badania psychometryczne. Platforma wykorzystuje starannie opracowany algorytm psychometrii i za pomocą uczenia maszynowego oraz sztucznej inteligencji dopasowuje najlepsze oferty do konkretnych kandydatów.

 

  • Talent Alpha, stosuje unikatową technologię — Talent Genome — która pozwala lepiej dopasować talent do organizacji, dzięki mapowaniu i analizowaniu kompetencji cyfrowych z kompetencjami społecznymi, zdolnościami poznawczymi i cechami osobowości.

 

  • Wandlee, oferuje voice- i intraboty, które automatyzują i przyspieszają procesy rekrutacji oraz komunikacji wewnętrznej, są również wykorzystywane do odpowiedzi na nurtujące pytania nowozatrudnionych pracowników w trakcie onboardingu.

 

  • Woonity, w aplikacji można znaleźć gotowe szablony różnych działań i rozpisanych procesów, dzięki którym specjalista HR może stworzyć efektywny plan wdrożenia nowej osoby do organizacji bazując na dostępnych skryptach.

 

Onboarding w praktyce

O tym, że wsparcie techniczne nie jest bez znaczenia mówią również eksperci i praktycy: „Dużą wagę przykładamy do procesu onboardingu, dlatego korzystamy z narzędzia pozwalającego na spersonalizowany kontakt z pracownikiem na etapie wchodzenia do organizacji. Jest to tym istotniejsze, że w ostatnich 18 miesiącach do naszej firmy dołączyło blisko 600 osób, a niektóre z nich dopiero niedawno miało okazję zobaczyć swoich kolegów „na żywo” – Ewa Zmysłowska, Chief People Officer, PLAY.

Coraz więcej firm jest świadoma nowości i z nich korzysta, jak twierdzi Adam Wielebski, Commercial Director, członek Zarządu eRecruiter:

Wzrasta świadomość wykorzystywania technologii: chatboty i voiceboty pomagają pozyskiwać i selekcjonować kandydatów, w rekrutacjach i onboardingu wykorzystywane są narzędzia do gamifikacji, rośnie wykorzystywanie testów do weryfikowania wiedzy i umiejętności kandydatów czy narzędzi do automatyzacji badań NPS”.

Technologie: silne w rekrutacji, z potencjałem w onboardingu

Rekrutacja i onboarding nie są już dziś zarezerwowane tylko do procesów wdrożeń nowych pracowników, pozyskanych na zewnątrz organizacji. Pandemia zmusiła pracodawców do przygotowania nowych planów i scenariuszy powrotów pracowników z pracy zdalnej do biur co często jest określane mianem reboardingu. Z kolei pracownicy wracający po dłuższych urlopach czy zwolnieniach – jak np. urlop rodzicielski czy wychowawczy – również potrzebują ponownego przeszkolenia czy wprowadzenia do firmy, która w trakcie dynamicznych przeobrażeń na rynku, sama również mocno się zmieniła. Dodatkowo, każda przeprowadzka do nowego biura, ale także relokacja pracownika czy też związana z reskillingiem czy upskillingiem zmiana kompetencji danej osoby pociąga za sobą konieczność nowego wdrożenia.

Choć nasycenie technologiami wspierającymi pracę zespołów HR i doświadczenia pracowników można określić na razie jako umiarkowane, to są one obecne w większości firm. Jak wynika z raportu „Silniejsza pozycja HR i potencjał dla technologii” nadal jest sporo miejsca na wsparcie i automatyzację procesów zarówno pozyskania, jak i wdrożenia pracowników. W czasie, gdy jedyną pewną jest zmiana rekrutacja i *boarding również nabierają nowego znaczenia.

Iga Pazio
Inicjatorka i pomysłodawczyni wielu inicjatyw, badań i publikacji dla i o branży HR, wieloletnia redaktor naczelna Kompendium HR i serwisu wyzwaniaHR.pracuj.pl, w latach 2010-2022 związana z Pracuj.pl i Grupą Pracuj. Entuzjastka dzielenia się wiedzą, branży HR i data driven content.

Zobacz podobne

Czy kultura organizacyjna musi być silna? O konieczności konstruktywnego podejścia do tematu.

Kultura organizacyjna to DNA firmy. Przekłada się na sposób zarządzania organizacją, czyli stanowi ścieżkę od wyznaczania misji i strategii działania, przez kształtowanie norm społecznych, systemu wartości i struktury formalnej, po kryteria doboru pracowników, pielęgnowanie wspólnych relacji, na komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej kończąc. Fundamentem kultury organizacji niezmiennie pozostają relacje międzyludzkie, kształtujące społeczność wewnątrzfirmową i atmosferę pracy. Właściwy klimat organizacyjny sprzyja nie tylko lepszemu zrozumieniu celów firmy, przez co umożliwia pełniejsze identyfikowanie się z organizacją i większe zaangażowanie w realizowane projekty, ale przede wszystkim silniej integruje pracowników, ułatwia komunikację zespołową i pomaga w budowaniu zdrowych relacji. 

Nie naklejaj plastrów, daj narzędzia

Obserwując rynek pracy na przestrzeni ponad dwóch ostatnich lat, można zaobserwować znaczące zmiany w postawie, potrzebach i oczekiwaniach pracowników. Na pierwszy plan wyraźnie wysuwa się nastawienie do pracodawcy i HR, postrzeganych jako “instytucji” wspierającej zespół na każdym etapie jego życia. Zatarła się już wyraźna różnica pomiędzy benefitami dotyczącymi życia zawodowego, jak np. finansowanie warsztatów czy szkoleń, a tymi – odnoszącymi się bezpośrednio do życia prywatnego, jak np. dofinansowanie do żłobków czy diet. Co więc ma zrobić owy pracodawca, gdy zespół składa się z kilkudziesięciu pracowników? W jaki sposób może on poznać indywidualne  potrzeby każdego z nich i na nie odpowiedzieć? Według mnie, odpowiedź na te pytania znaleźć można w starym indiańskim przysłowiu „Nie daruj głodnemu ryby. Podaruj mu wędkę i naucz go łowić”. Czym jest wędka, a czym ryba? W odniesieniu do kultury organizacji postaram się wyjaśnić w niniejszym felietonie.

Jak benefity językowe wspierają rozwój firmy i wizerunek pracodawcy?

Trwający przez kilka ostatnich lat rynek pracownika postawił nowe wyzwania przed działami Human Resources. W dobie niskiego bezrobocia, globalizacji i pracy zdalnej znalezienie wartościowego pracownika stało się zadaniem trudniejszym niż kiedykolwiek. Dzięki sprzyjającemu otoczeniu rynkowemu kandydaci coraz większą wagę przykładają do świadczeń pozapłacowych – innych niż firmy oferują zazwyczaj.

Informacja zwrotna się opłaca! Continous feedback dźwignią poprawy efektywności

W zachodnich przedsiębiorstwach tzw. performance review, czyli okresowa ocena pracy, coraz częściej wypierana jest przez nowy trend: continous feedback, czyli bieżącą konstruktywną informację zwrotną. Korelacje z twardymi KPI pokazują, że wdrożenie continous feedback daje policzalne zyski.