W poszukiwaniu straconego czasu

  • today śr, 25 Wrz 2019
Zanim zacznę, to jeszcze kawa… Z mlekiem i cukrem. Nie ma cukru w kuchni? Zapytam Anię z księgowości; wiem, że miała kiedyś miód. Coś piknęło. To chyba SMS, a nie… powiadomienie z komunikatora: o 16.00 przychodzą dwaj kandydaci, których powinnam poznać. Och, już 10.30! Dobra, to najpierw ten raport. Jeszcze tylko zerknę do kalendarza...

O rety, o 11.00 mam spotkanie z Basią w sprawie kampanii o rekomendacjach wewnętrznych. Zapomniałam… Powinna już mieć wzory plakatów i teksty do intranetu. Właśnie! Muszę też wpaść do Iwony, miałam z nią porozmawiać o zmianie tekstów w zakładce kariera.

(Kilka godzin później): raport – niezrobiony, w skrzynce – 32 nowe maile pozostawione bez odpowiedzi, na biurku – trzy wielkie pudła. To notesy, smycze i długopisy na piątkową konferencję… Co dziś poszło nie tak?

Prokrastynacja słowo klucz i słowo zmora. Podobnie jak multitasking. Z jednej strony HR-owcy są coraz bardziej obciążeni, coraz bardziej zróżnicowanymi obowiązkami, co jasno potwierdza tegoroczna edycja raportu „HR-owca portret własny”, z drugiej – jednym z kluczowych wyzwań nadal pozostaje dla nich umiejętna organizacja własnej pracy. Do tego wszechobecne rozpraszacze i zadania do zrobienia „na wczoraj”. O co warto zadbać, by nie tracić cennego czasu i nie dokładać sobie niepotrzebnego stresu? Przede wszystkim o…

Listy zadań i kalendarze

By lepiej odnaleźć się w gąszczu zadań i spraw do załatwienia, a przede wszystkim, by skutecznie zarządzać swoim czasem, warto tworzyć listy zadań i wpisywać je do kalendarza. Choć wydawać by się mogło, że jest to oczywiste, w dobie wielu narzędzi i aplikacji bywa, że nie każdy wie, co wybrać. By planowanie planowania nie stało się przekleństwem, warto korzystać przede wszystkim z narzędzi, które już mamy i znamy, a które niekoniecznie dotąd wykorzystywaliśmy.

Dlatego na pierwszym miejscu pojawiają się narzędzia oferowane przez informatycznych gigantów: Microsoft i Google. Osobom, które w pracy korzystają z pakietów biurowych Microsoft, warto polecić – prócz kalendarza przypisanego do aplikacji pocztowej Outlook – także Plannera, który umożliwia planowanie zadań, przybierając formę przejrzystych harmonogramów, które sprzyjają zarówno pracy indywidualnej, jak i zespołowej. Planner umożliwia wygodne grupowanie i filtrowanie zadań oraz otrzymywanie powiadomień o zbliżających się terminach. Microsoft udostępnił także użytkownikom darmową aplikację To-Do, która przypomina prosty kalendarz, ale posiada również opcję nadawania priorytetów oraz przydzielania zadań innym osobom.

Równie powszechnie wykorzystywane do planowania są narzędzia udostępnione przez Google. Ich atutem jest to, że nie trzeba ich nawet wyszukiwać – są domyślnie zainstalowane na wszystkich urządzeniach z systemem Android. Listy zadań do zrobienia możemy mieć zatem zawsze pod ręką – nie tylko na firmowym laptopie, ale także na smartfonie czy tablecie.

Innym rozwiązaniem, które można wykorzystać dosłownie na każdym urządzeniu jest Wunderlist. Aplikacja posiada wersję darmową – nieco uboższą – oraz rozbudowaną wersję płatną, która umożliwia dodawanie zadań, importowanie list zadań z innych aplikacji i wysyła także przydatne powiadomienia. Co istotne, pozwala na przydzielanie zadań innym i synchronizację kalendarzy.

W tym zestawieniu na uwagę zasługują także Todoist oraz Pomotodo – wykorzystującą technikę zarządzania pracą Pomodoro. Pierwsza z nich znajdzie zwolenników wśród osób ceniących prostotę i minimalizm. Umożliwia tworzenie list zadań, ustawianie powiadomień, przypomnień i tagowania. Posiada również przydatny system ustawiania priorytetów, które pomagają w zarządzaniu pracą. Z kolei wyróżnikiem Pomotodo, która umożliwia tworzenie notatek, planowanie zadań, a także tworzenie statystyk dot. indywidualnej efektywności – jest „zaszyta” w niej technika Pomodoro. Polega ona na planowaniu zadań w podziale na 25-minutowe etapy pracy oddzielone 5-minutowymi interwałami na odpoczynek. Innymi słowy pilnuje byśmy w ciągu 25 minut wykonali konkretne zadania, a następnie cieszyli się zasłużonym kubkiem kawy. Choć w ciągu 5 minut, zapewne tylko kilkoma łykami.

Sprawy ważne i ważniejsze

Skoro mamy już do dyspozycji narzędzia do sporządzania list i kalendarze, które umożliwiają nam układanie planów dnia, warto nadać sprawom odpowiednią wagę. Amerykański prezydent-generał Dwight D. Eisenhower zwykł mawiać, że Co jest ważne, rzadko bywa pilne, a co jest pilne, rzadko jest istotne. Choć możemy się z tym nie zgadzać, warto wykorzystać narzędzie, które Pan Prezydent stworzył właśnie do ustalania priorytetów, lepszej organizacji pracy własnej i zarządzania czasem.

Macierz – zwana również kwadratem Eisenhowera – jest podzielona na cztery pola. W pierwszym z nich wpisujemy rzeczy, które są Ważne i Pilne, takie jak sprawy strategiczne zaplanowane na ten konkretny dzień i godzinę, sprawy kryzysowe, zadania już przeterminowane, które należy wykonać bezzwłocznie. W drugim kwadrancie znajdują się sprawy Ważne lecz Niepilne, tu często mowa o terminowych zobowiązaniach, jak rachunki czy raporty, które trzeba sporządzić, ale czasem również spotkania podtrzymujące relacje, na które również czas warto znaleźć.

Pod sprawami ważnymi i pilnymi, znajdują się sprawy Nieważne i Pilne – czyli takie, które choć nie są dla nas fundamentalne i strategiczne, zmuszają nas do natychmiastowego działania. Dla przykładu mogą to być sprawy związane z obiecanymi przysługami, które choć dla nas nie są ważne, dla tego kto prosił o pomoc są pilne. W tym obszarze mogą znaleźć się te zadania, które z sukcesem możemy oddelegować do kogoś innego – oszczędzając cenny czas i energię. W ostatnim polu osadzonym nisko na osi zarówno wagi, jak i czasu reakcji są zadania oznaczone jako Nieważnie i Niepilne. Tu powinny znaleźć się wszystkie sprawy, które należy po prostu wyeliminować ze swojej listy zadań, nawet nie delegując. Niestety, w tym obszarze znajdują się również rozpraszający nas „złodzieje” czasu, w tym głównie media społecznościowe.

Macierz Eisenhowera pomaga rozstrzygnąć, które zadania wymagają naszej uwagi i pracy, co z kolei pozwala uniknąć poczucia przeciążenia i chaosu. Gdy wydaje nam się, że już „cały świat” wali nam się na głowę proste 2 pytania: czy to jest ważne i czy to jest pilne, rozsądzają sprawę.

Cenna uwaga

W czasach natłoku komunikatów, zadań i wiecznie zmieniających się realiów nasza uwaga wymaga szczególnej opieki. By zadbać o koncentrację warto nie tylko wyeliminować wszelkie czynniki rozpraszające, które kradną naszą uwagę w każdej wolnej chwili i zabierają więcej niż chwilę. Mowa nie tylko o mediach społecznościowych, ale wszelkich aplikacjach, które wysyłają nam powiadomienia. Nic tak nie irytuje i nie intryguje, jak czerwona plakietka na ekranie telefonu z tajemniczą cyferką. Powiadomienia – często sygnalizowanych dodatkowo sygnałem dźwiękowym – to prawdziwe utrapienie dlatego warto zadbać o to, by były one wyciszone lub całkiem wyłączone. Gdy chcemy skupić się na zadaniu i poprawić osobistą efektywność nie można jednocześnie sprawdzać nowej oferty w banku, nieodebranych maili na prywatnym koncie czy najświeższych informacji na newsfeedzie portalu.

Dbanie o komfort własnej uwagi to element niezbędnej higieny pracy. Właśnie dlatego warto czasem zmienić miejsce pracy, by pracować w ciszy i skupieniu. Jak mówi Philip Vanhoutte – autor cenionej publikacji dot. ewolucji miejsc i sposobu pracy „The Smarter Working Manifesto” – hałas jest jedną z największych bolączek współczesnych biur, która obniża efektywność i zmniejsza dobrostan pracowników. Często ciężko jest się odciąć od biurowego gwaru – w końcu koleżanki i koledzy mówią o tym, co nas żywo interesuje – dlatego by móc lepiej pracować, warto na godzinę lub dwie zarezerwować sobie czas w Sali konferencyjnej lub miejscu wyznaczonym do pracy indywidualnej. Niestety powszechne w biurowcach open space’y nie sprzyjają naszemu skupieniu.


Niezależnie od tego, czy skorzystamy z aplikacji w telefonie, czy kawałka kartki i ołówka, by zwiększyć osobistą skuteczność warto swoje codzienne zadania spisywać, nadawać im odpowiednią rangę, a następnie planować ich wykonanie na konkretne dni i godziny. Choć początkowo wydawać się może, że samo planowanie zajmuje zbyt wiele czasu – gdy już wyrobimy w sobie nawyk – uda nam się lepiej zarządzać własnym czasem i energią. Do tego dojdzie także poczucie satysfakcji z wykonanych zadań oraz spokoju, który zwłaszcza w pracy HR-owca jest na wagę złota.

Zobacz podobne

Dookoła kultury organizacji odc. 3 | Kto tworzy kulturę organizacyjną?

Kto odpowiada za kształtowanie kultury organizacyjnej? Czy ta ostatnia może być sztucznie narzucona i działać? W czyim ręku spoczywa odpowiedzialność za faktyczną zgodność kultury firmy z tym, co organizacja komunikuje?

Rekrutacja A.D. 2023? Akceleracja, autentyczność i adaptacja

Najnowszą historię – czy tę z ostatniej dekady – trendów rekrutacyjnych można podzielić na tę sprzed pandemii i tę po-pandemiczną. Świat pozyskiwania talentów sprzed marca 2020 roku zmieniał się oczywiście w czasie, jednak zmiany nie zachodziły gwałtownie, a zarówno pracodawcy, jak i pracownicy byli przyzwyczajeni do różnych, często o długoletniej tradycji, ususów działających na rynku pracy. Obecne rekrutacyjne realia to nie tylko akceleracja na wielu frontach, ale też coraz to nowe pojawiające się zjawiska, trendy i wyzwania, którym rekrutujący muszą stawiać czoła.

Dookoła kultury organizacji odc. 2 | Czy kultura organizacji znaczy zawsze to samo? Perspektywa pracowników i pracodawców

Kultura organizacji jest współcześnie nie tylko istotną częścią DNA firm, ale też i ważną kartą przetargową w procesie rekrutacji. Obecna w komunikacji pracodawców od dawna, coraz częściej jest też na ustach osób już zatrudnionych i tych szukających pracy. Innymi słowy: znaczenie kultury rośnie, ale i jej otoczenie staje się bardziej wymagające, bo pracownicy i pracowniczki coraz częściej – i słusznie! – mówią „sprawdzam”.

Na czasie | odc. 1 | Czy wszystko jest great?

Ubiegły rok upłynął pracodawcom, a także kadrze menedżerskiej i HR-owej, na mierzeniu się z niezupełnie spodziewanym wyzwaniem. Great reshuffle, great resignation, a finalnie również great renegotiation, czyli nie inaczej jak kolejne wielkie zmiany położyły się cieniem na rynku pracy.