12 błędów komunikacyjnych w HR

Z kandydatami, pracownikami, własnym zespołem, menedżerami, zarządem i biznesem – komunikacja to podstawowy elementy w pracy specjalistów ds. zarządzania zasobami ludzkimi. Nie zawsze jednak rola HR jest rozumiana, a pojawiające się błędy komunikacyjne tylko umacniają istniejące bariery.

Skuteczne zarządzanie komunikacją to w obszarze HR klucz do sukcesu. Odbywa się ono na wielu płaszczyznach. Pozwala budować pozytywny wizerunek przedsiębiorstwa na zewnątrz, przyciągać talenty i tworzyć relacje z kandydatami, którzy zechcą związać swoją przyszłość z firmą. Komunikacja wewnętrzna, z kierownikami liniowymi i menedżerami oraz z poszczególnymi działami wpływa na rozmaite procesy i funkcjonowanie całej organizacji. Od jakości komunikacji z zarządem zależy, czy rola HR zostanie zrozumiana i zyska on miano partnera biznesowego. Warto więc skupić się na tym aspekcie i unikać błędów, które utrudniają przepływ informacji oraz efektywne zarządzanie.

  1. „Ty” zamiast „Ja”

– Często menedżerowie w różnych obszarach, również w HR, zamiast komunikatu „ja” używają komunikatu „ty”. Zamiast odnosić się do postaw pracowników i mówić: „ty, wy jesteście tacy…”, lepiej jest w rozmowie pokazać, jaki ma to wpływ na nas, co my czujemy – mówi Izabela Kielczyk, psycholog biznesu, która jest trenerem menedżerów i kadry zarządzającej.

  1. Brak przejrzystości

Bolączką działów HR bywa udzielanie niejasnych informacji zwrotnych. Brakuje konkretów i przejrzystych wytycznych – mówi Izabela Kielczyk. Tymczasem jest to podstawowy klucz do sukcesu, jeśli wdrażamy nowe narzędzia HR, uruchamiamy nowy system, chcemy zakomunikować pracownikom nowe rozwiązania.

  1. Hermetyczność i żargon

Jeśli faktycznie zależy nam na komunikacji, powinniśmy przyjąć postawę otwartą. Dział HR nie zawsze jest postrzegany przez pracowników jako integralna część firmy. Nie pomagają więc odgórne, naszpikowane specjalistycznym słownictwem komunikaty. Inne potrzeby i wizje mogą też mieć kierownicy liniowi. Jeśli więc mamy wspólnie pracować, np. rekrutując kandydatów, powinniśmy bliżej się poznać i wyjść poza nasz dział. Nie zamykać się tylko na swoje potrzeby i oczekiwania, ale spojrzeć też oczami drugiej strony.

  1. Brak wymiany zdań

Potrzebne są więc rozmowy, spotkania, bieżąca zdań i sugestii, chętne udzielanie informacji zwrotnych. Komunikacja, która nie angażuje obu stron, a stanowi jednostronny przekaz, jest bardzo krótkowzroczną strategią. Zamiast jedynie komunikować o podjętych decyzjach, warto otworzyć się na sugestie i pomysły pozostałych pracowników.

  1. Brak podziału ról

Menedżerowie zamiast udzielać konkretnych wskazówek i delegować zadania, mówią ogólnikowo: „zrobimy”, „wykonamy”. Zamiast liczby mnogiej należy używać liczby pojedynczej. W przeciwnym razie poszczególni pracownicy są zdezorientowani i nie wiedzą, co należy do ich zadań – podkreśla psycholog biznesu. W komunikacji wewnętrznej ważne jest, by wyznaczać osoby do wykonywania konkretnych zadań, np. dbania o poszczególne kanały komunikacyjne.

  1. Brak systematyczności

W zarządzaniu komunikacją ważne jest tylko wyznaczanie ról i zadań, ale też dbanie o regularny i systematyczny przepływ informacji. Potrzebna jest dobra organizacja i zarządzanie w czasie, bieżąca wymiana informacji, stała aktywność i szybkie reagowanie.

  1. Nieumiejętne przekazywanie krytyki

– W zarządzaniu komunikacją nie ma miejsca na emocjonalne, personalne uwagi i ataki  – zaznacza Izabela Kielczyk. Taka postawa niezwykle utrudnia komunikację. Rolą menedżerów nie jest ocenianie charakteru danej osoby i jej wad. Wyrażając uwagi krytyczne, należy pokazać, co budzi nasze wątpliwości, skupić się na konkretnych zachowaniach, na tym, co ktoś zrobił, a nie na tym, jaki jest. – Zamiast mówić: „jesteś nieodpowiedzialny”, należy odwołać się do zachowań i sytuacji, które dowodzą nieodpowiedzialności – podaje przykład Izabela Kielczyk.

  1. Generalizowanie

Uogólnienia w postaci słów: „zawsze”, „wszystko”, „nigdy” nie sprzyjają efektywnej komunikacji. Potrzebne są konkretne przykłady. Tylko wtedy można budować zrozumienie, wypracowywać nowe rozwiązania i wyciągać wnioski na przyszłość.

  1. Niedomówienia i emocjonalne wybuchy

Narastające nieporozumienia to często efekt milczenia. Nie potrafimy przekazać uwag krytycznych, mamy kłopot z wyrażeniem własnego zdania, hamujemy w sobie emocje, które w końcu mogą eksplodować. Tak rodzą się niedomówienia i konflikty. Pozwala temu zapobiec regularna i szczera komunikacja, stanowczość, ale połączona z taktem i profesjonalizmem, skupianie się na merytorycznych, a nie personalnych aspektach, wyjaśnianie na bieżąco trudnych i niejasnych sytuacji.

  1. Zapominanie o pochwałach

Pamiętajmy, by nie tylko wymagać, ale też dzielić się pozytywnymi uwagami, doceniać współpracowników, podwładnych, podkreślać ich mocne strony. To poprawia zarządzanie komunikacją – mówi Izabela Kielczyk.

  1. Brak naturalności

Do specjalistów z obszaru HR kierowana jest szeroka oferta szkoleń. To dobrze, jeśli bierzemy udział w różnych wydarzeniach branżowych, poszerzamy wiedzę, czytamy fachową literaturę na temat zarządzania i komunikacji. Ważne jest jednak zachowanie autentyczności i naturalności, zamiast wygłaszania wyuczonych formułek, które nie przystają do danej sytuacji – mówi Izabela Kielczyk.

  1. Nie uwzględnianie wrażeń (candidate experience)

To jeden z poważniejszych błędów w komunikacji HR z kandydatami. Komunikacja wewnętrzna to bardzo ważny aspekt, gdyż nasi pracownicy są reprezentantami naszej marki, ale nie powinniśmy zapominać również o kandydatach do pracy, także tych odrzuconych. Udzielanie informacji zwrotnych, przejrzysta komunikacja i dbanie o przyjazne relacje z osobami starającymi się o posadę powinny być naturalnym elementem pracy HR. W ten sposób budujemy nie tylko wizerunek pracodawcy, ale też nasz wizerunek – specjalistów od zarządzania zasobami ludzkimi.

AUTOR ARTYKUŁU Katarzyna Klimek - Michno
Redaktorka, autorka książek. Laureatka nagrody „Phil Epistemoni – Przyjaciel Nauki” przyznawanej dziennikarzom popularyzującym naukę. Ma doświadczenie pracy w mediach i w branży marketingu internetowego. Stały współpracownik Pracuj.pl. Specjalizuje się w tematyce dotyczącej rynku pracy i HR.

Zobacz podobne

Jak hartował się… HR Day

Zaczęło się spontanicznie. Najpierw pojawiło się pytanie: co zrobić inaczej niż zwykle? Jak docenić, spotkać się oraz świętować? Potem przyszedł czas na dyskusje, a do życia została powołana koncepcja, która w toku współpracy różnych osób ewoluowała, nabierała kształtów i stopniowo się rozrastała. Dzisiaj HR Day to już kolejna edycja Ogólnopolskiego Dnia Pracowniczek i Pracowników HR. Ale nie tylko – to coś więcej niż święto przypadające 20 czerwca. To znacznie większa świadomość biznesowa roli HR w organizacjach, bezcenne branżowe więzi i wsparcie, a także bardzo potrzebne poczucie docenienia.

HR priorytety w czasach zmian | case study MB Pneumatyka

Z raportu „Silniejsza pozycja HR i potencjał dla technologii” w listopadzie 2021 roku wynika, że 51% działów HR skupiło się na wsparciu liderów zespołów w zakresie zarządzania i rozwoju pracowników. Również dla MB Pneumatyka podnoszenie kompetencji zespołu stało się ważnym aspektem rozwojowym w czasie pandemii.

HRexperience: O to, czy HR zajmie miejsce przy biznesowym stole, pytamy Annę Wróbel

HR stoi obecnie na rozdrożu – albo umocni swoją pozycję, stanie się partnerem dla biznesu i usiądzie z nim przy jednym stole, albo utknie w roli serwisowej. O dwóch scenariuszach dla HR-u, umiejętności zarządzania zmianą oraz kompetencjach przyszłości opowiada Anna Wróbel, HR Director w Allegro. 

HRexperience: O pełnej integracji HR z firmą mówi Małgorzata Bieniaszewska

Pandemia zdemaskowała słabe strony organizacji i skłoniła do skupienia większej uwagi na pracownikach. Działy HR mają więc pełne ręce roboty, by właściwe połączyć wiadome i niewiadome, nie tylko by dostosować funkcjonowanie firmy do „nowej normalności”, ale by przede wszystkim zapewnić pracownikom optymalne warunki do pracy. O potrzebie holistycznego podejścia do zatrudnionych, wdrażaniu modelu zarządzania skupionego na człowieku oraz jaka jest rola HR opowiada Małgorzata Bieniaszewska, założycielka MB Pneumatyka – firmy produkcyjnej z branży automotive.