Spotkania rekrutacyjne online. O jakich aspektach prawnych trzeba pamiętać?

Może się wydawać, świat przystosował się do nowej sytuacji. Firmy mierzą się z trudnościami w funkcjonowaniu, ale i duża ich część wraca do normalnego rytmu. I choć niedawno zatrudnianie pracowników w dobie pracy zdalnej było wyzwaniem, to na rynku funkcjonują już rozwiązania ułatwiające rekrutacje online'owe. Warto sprawdzić, o jakich aspektach prawnych nie można zapominać, pozyskując pracowników tą drogą.

W całej tej sytuacji ciężko szukać plusów, jednak z drugiej strony – czy kandydaci kiedykolwiek byli tak „dostępni” jak teraz? Rekruterzy, umawiając spotkania, wielokrotnie spotykali się z podobnymi odpowiedziami: „nie uda mi się przyjechać w tym miesiącu do Warszawy”, „przykro mi, ale pracuję w tych godzinach”. Przy rekrutacji zdalnej te problemy w dużej mierze znikają, bo przecież nie trzeba ruszać się z domu. Może właśnie teraz jest dobry moment na to, by dotrzeć do kandydatów, którzy do tej pory nie szukali pracy? Wielu z nich zadaje sobie pytanie, co dalej i czy przy tak niepewnej sytuacji rynkowej nie warto się rozejrzeć za czymś nowym? Bo choć część branż mocniej odczuje kryzys, to inne pozostaną w rozkwicie, jak chociażby zakupy online, serwisy wideo, czy dostawcy Internetu.

Brak czasu to jedno z częstszych wyzwań HR-owców, które skutecznie zaburza rytm codziennej pracy. Potwierdza to nie tylko najnowszy raport „HR-owca portret własny” 2019, ale t chyba większość osób, które pracują w branży. Może więc warto wykorzystać obecną sytuację, kiedy to czasem dysponujemy zupełnie inaczej. Mimo tego, że rekrutacja rozpoczyna się za miesiąc, dwa lub trzy, to warto o niej pomyśleć z wyprzedzeniem, a do zebranych aplikacji wrócić w przyszłości. Na rynku jest wiele skutecznych rozwiązań, które pozwalają na przechowywanie CV zgodnie z zasadami RODO. Jedną z nich jest chociażby Strefa+, gdzie do zebranych aplikacji można wrócić w dogodnym momencie w ciągu najbliższego roku.

Przejdźmy jednak do zagadnień prawnych dt. spotkań online.

Czy rozmowę można nagrywać?

Selekcja CV za nami, w oko wpadło kilku kandydatów, narzędzia do rekrutacji online gotowe do użytku (jeśli nie, to warto o nich poczytać o tutaj) i wreszcie przechodzimy do rozmowy! I chociaż menedżer działu, do którego rekrutujemy kandydata, wcale nie chce brać udziału w spotkaniu, to już nagranie z rozmowy chętnie by obejrzał (chociaż przy spotkaniach face to face nikt o takie nagranie nie prosi). W wirtualnej rzeczywistości staje się to bardziej oczekiwane. Ale czy faktycznie możemy takie rozmowy nagrywać? Część firm decyduje się na takie rozwiązanie, jednak należy mieć na uwadze wszelkie kwestie prawne związane nagrywaniem.

O czym pamiętać i na jakie pytania warto sobie odpowiedzieć?

Odpowiada Agnieszka Witaszek, Inspektor Ochrony Danych w Grupie Pracuj:

„Obecnie nie widzę innej podstawy prawnej do nagrywania rozmowy rekrutacyjnej, niż zgoda kandydata. Pytanie, które się rodzi, to czy rzeczywiście to nagrywanie jest potrzebne? W trybie spotkań offline nie nagrywa się spotkania „live” z kandydatem, a rekruter lub menedżer sporządza tylko notatki z rozmowy”.

Warto zatem zastanowić się, czy takie nagranie faktycznie jest niezbędne i jak wpłynie na komfort kandydata? Być może obecność osób trzecich na spotkaniu online byłaby dla niego mniej stresująca, niż sam fakt nagrywania?


RODO, zgody i zabezpieczenia

Jak dodaje Agnieszka Witaszek, jeżeli pracodawca chce nagrywać rozmowę rekrutacyjną, powinien przede wszystkim uwzględnić następujące kwestie:

  1. Pracodawca powinien poprosić kandydata o zgodę przed rozpoczęciem nagrywania i mieć dowód na to, że kandydat taką zgodę wyraził (zgodnie z zasadą rozliczalności określoną w RODO).
  2. Pracodawca powinien umieć uzasadnić nagrywanie rozmowy online. Rozmowy offline nie są nagrywane, a online już tak. Pracodawca musi znaleźć uzasadnienie do takiego różnicowania.
  3. Pracodawca powinien ustalić okres przechowywania nagrań i poinformować o tym kandydata. Klauzule informacyjne dla kandydatów (najczęściej w ogłoszeniach o pracę) nie zawierają obecnie informacji o nagrywaniu rozmowy, więc pracodawca powinien w takiej sytuacji przygotować dla kandydata dodatkową informację i przekazać mu ją jeszcze przed zapytaniem o zgodę na nagranie. Jeżeli nagrywanie ma być stałym elementem procesów rekrutacyjnych, pracodawca powinien zaktualizować swoją klauzulę informacyjną dla kandydatów, jaką zamieszcza m.in. w ogłoszeniach o pracę lub w systemach do zarządzania rekrutacjami.
  4. Kandydat zawsze może cofnąć zgodę, zażądać usunięcia nagrania.
  5. Nagranie trzeba też odpowiednio zabezpieczyć przed dostępem osób nieuprawnionych oraz mieć narzędzia do trwałego usuwania nagrań, gdy upłynie ustalony okres przechowywania lub kandydat zgłosi żądanie usunięcia, do którego ma prawo.

Prawo cywilne i autorskie

Biorąc pod uwagę szereg czynności i obowiązków, które trzeba wykonać po stronie pracodawcy, warto rozważyć, czy nagrywanie rozmowy faktycznie jest uzasadnione. Zwłaszcza, że dochodzą do tego kwestie prawa autorskiego, o których wspomina Karolina Zielińska, Radca Prawny w Grupie Pracuj:

„Dodałabym jeszcze, że pracodawcy powinni mieć również na uwadze przepisy prawa cywilnego, ponieważ wizerunek kandydata jest jego dobrem osobistym, a w niektórych przypadkach również przepisy prawa autorskiego.

W przypadku korzystania z narzędzi do prowadzenia rekrutacji online i chęci nagrywania rozmów (audio, wideo) z kandydatami, pracodawcy powinni zastanowić się każdorazowo, w jaki sposób chcieliby później te nagrania wykorzystywać i podchodzić do tego ostrożnością. Pewnym rozwiązaniem, które może ochronić pracodawcę przed naruszeniem wspomnianych regulacji, jest uzyskanie zgody kandydata na wykorzystanie jego wizerunku i głosu. Z treści zgody powinno wynikać, w jaki sposób, w jakiej formie i w jakim celu pracodawca może ten wizerunek i głos wykorzystywać oraz ewentualnie go rozpowszechniać”.


Żeby więc nie dokładać sobie dodatkowej pracy i jak najefektywniej wykorzystać czas przymusowej kwarantanny, do tematu nagrywania trzeba podejść z rozsądkiem. Jedno jest pewne, zarówno rekruterzy, jak i sami kandydaci coraz mocniej przekonują się do tej formy spotkań. Kto wie? Być może, gdy świat wróci do normalnego porządku, nawyki z czasów rekrutacji zdalnej zostaną z nami na dłużej?


*Źródło: CNBC Make it: Coronavirus is spurring remote hiring (…), 17 marca 2020 r.

Strefa Pracuj.pl
Szukasz miejsca, które ułatwi Ci efektywną rekrutację zdalną? Sprawdź Strefę Pracuj.pl i kompleksowo zarządzaj całym procesem komunikacji z kandydatem! Od oceny CV i przesyłania statusów aplikacji poprzez umawianie i przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej. Pobierz ebook.

Marta Mikulska
Marketingowiec i entuzjastka idei Customer Experience, w Grupie Pracuj od 5 lat. Doświadczenie zdobyte w obsłudze klientów z branży HR wykorzystuje w codziennej pracy. W Pracuj.pl odpowiada m.in. za tworzenie kampanii marketingowo-sprzedażowych i wyposaża handlowców w niezbędne narzędzia. Życie zawodowe z sukcesem łączy z podróżami, które opisuje na blogu pelnapara.com.

Zobacz podobne

HR priorytety w czasach zmian | case study MB Pneumatyka

Z raportu „Silniejsza pozycja HR i potencjał dla technologii” w listopadzie 2021 roku wynika, że 51% działów HR skupiło się na wsparciu liderów zespołów w zakresie zarządzania i rozwoju pracowników. Również dla MB Pneumatyka podnoszenie kompetencji zespołu stało się ważnym aspektem rozwojowym w czasie pandemii.

HRexperience: O to, czy HR zajmie miejsce przy biznesowym stole, pytamy Annę Wróbel

HR stoi obecnie na rozdrożu – albo umocni swoją pozycję, stanie się partnerem dla biznesu i usiądzie z nim przy jednym stole, albo utknie w roli serwisowej. O dwóch scenariuszach dla HR-u, umiejętności zarządzania zmianą oraz kompetencjach przyszłości opowiada Anna Wróbel, HR Director w Allegro. 

HRexperience: O pełnej integracji HR z firmą mówi Małgorzata Bieniaszewska

Pandemia zdemaskowała słabe strony organizacji i skłoniła do skupienia większej uwagi na pracownikach. Działy HR mają więc pełne ręce roboty, by właściwe połączyć wiadome i niewiadome, nie tylko by dostosować funkcjonowanie firmy do „nowej normalności”, ale by przede wszystkim zapewnić pracownikom optymalne warunki do pracy. O potrzebie holistycznego podejścia do zatrudnionych, wdrażaniu modelu zarządzania skupionego na człowieku oraz jaka jest rola HR opowiada Małgorzata Bieniaszewska, założycielka MB Pneumatyka – firmy produkcyjnej z branży automotive.

HR priorytety w czasach zmian | case study Play

„Silniejsza pozycja HR i potencjał dla technologii”, raport opublikowany w listopadzie 2021 roku, wskazuje, że ponad połowa ankietowanych przedstawicielem i przedstawicieli HR uznaje wsparcie liderów w zarządzaniu zespołami zdalnymi jako ważny obecnie obszar dla działów personalnych. Poniżej przedstawiamy case study firmy Play, dla której także był to priorytet w czasie pandemii.