Personalizacja to dostosowanie czegoś (np. urządzenia, usługi, oferty) do potrzeb indywidualnego użytkownika, ale też nadawanie czemuś osobistego charakteru. Z tym terminem spotykamy się w różnych obszarach, takich jak np. marketing, reklama, komunikacja czy projektowanie, ale także w HR. W obliczu zmian społecznych i technologicznych, pojawiają się coraz szersze możliwości personalizowania działań rekrutacyjnych, które warto – a nawet trzeba – wykorzystać, by sprostać oczekiwaniom kandydatów i potrzebom biznesu.
Współczesny kandydat – przyzwyczajony do responsywności i interakcji online – wysoko ceni takie procesy rekrutacyjne, w których może otrzymać spójny obraz marki, szybki i wielokanałowy przekaz, feedback na różnych etapach rekrutacji, a także poszerzoną informację na temat stanowiska i kultury organizacyjnej. Jak można mu to zapewnić? Na przykład korzystając z dobrodziejstw automatyzacji i rozwiązań technologicznych wspierających candidate experience. Sami kandydaci są coraz bardziej gotowi i otwarci na nowoczesne działania. Jak wynika z badania Pracuj.pl „Cyfrowa ewolucja kariery”, dwie trzecie badanych Polaków nie byłoby zniechęconych do rekrutacji, gdyby wspierała ją sztuczna inteligencja*.
Choć kojarzona jest często z wysyłaniem imiennych wiadomości, w rzeczywistości personalizacja to znacznie bardziej złożony i wielowymiarowy proces. Rozpoczyna się już w momencie przygotowywania ogłoszenia o pracy, które będzie dopasowane do potrzeb konkretnej branży i grupy zawodowej. Dlaczego? Chodzi o dobór formy i języka, którym mówimy do kandydatów w ogłoszeniu. Na inne zagadnienia zwrócisz uwagę w ofercie dla specjalistów IT, a innym językiem korzyści przemówisz do handlowców, prawników czy filologów. Z kolei na poszczególnych etapach rekrutacji potencjalny pracownik powinien mieć poczucie, że zadania, o których wykonanie jest proszony, są faktycznie zgodne z wymogami stanowiska.
Ważną rolę odgrywa też dostępność i otwartość rekrutera, gdy podczas rozmowy rekrutacyjnej kandydat zadaje pytania lub chce coś doprecyzować. Komunikację mailową oraz udzielanie informacji zwrotnej również można spersonalizować tak, by potencjalny pracownik poczuł się potraktowany indywidualnie.
„Zakłada się, że 65% populacji to wzrokowcy, zatem można zaryzykować twierdzenie, że atrakcyjna forma komunikacji, na przykład w formie zdjęć czy materiałów wideo, to klucz do sukcesu” – mówi Piotr Piankowski, Kierownik Działu Rekrutacji i Rozwoju w Wakacje.pl. „Co więcej, treści kierowane do kandydatów powinny bazować na storytellingu i być spójne z procesem onboardingu. Na każdym etapie rekrutacji od momentu publikacji ogłoszenia do dnia zakończenia wdrażania pracownika, komunikacja powinna mieć ten sam wydźwięk, spójny layout i atrakcyjne treści, które wspólnie stworzą całą historię, zaciekawią pracownika w taki sposób, że sam będzie chciał dążyć do odkrywania kolejnych kart tej „opowieści”.
Zadbaniu o personalizację w rekrutacji z pewnością sprzyjać może system rekrutacyjny. Warto postawić na rozwiązanie, które daje możliwość dopasowania go do indywidualnych potrzeb firmy i jego pracowników, ale jednocześnie takie, w którym personalizację można wykonać szybko, a w dodatku samodzielnie. Jest to szczególnie istotne w dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym, gdzie przeobrażeniom ulegają potrzeby kandydatów, oczekiwania menedżerów, a procesy rekrutacyjne mogą różnić się od siebie diametralnie. „Każda rekrutacja, każde stanowisko, każdy manager to inne potrzeby w zakresie rekrutacji” – podkreśla Piotr Piankowski. „Jestem fanem automatyzacji i stosowania nowych rozwiązań w HR. Każdego dnia zastanawiam się nad tym, co zrobić, aby doświadczenia i wrażenia kandydata z procesów rekrutacyjnych były w Wakacje.pl na najwyższym poziomie. Dążymy do personalizacji, automatyzacji procesów, ale również jako innowacyjna firma sięgamy po nowe technologie jak np. voiceboty czy chatboty rekrutacyjne”.
Zdaniem respondentów badania Pracuj.pl „HR-owca portret własny 2021” w czasie zmian wywołanych pandemią technologia stanowiła najmocniejsze wsparcie dla obszarów takich jak rekrutacja pracowników (52% wskazań) oraz komunikacja wewnętrzna (42% wskazań). Są to te same obszary, które respondenci badania wskazali jako te, które w tamtym czasie uległy największym zmianom**.
Które elementy systemu do rekrutacji warto spersonalizować? Tak, by odwzorowały charakter procesu rekrutacji, sposób komunikacji z kandydatami i biznesem oraz indywidualne preferencje użytkowników. Z pewnością powinno to być dopasowanie narzędzia do struktury organizacji. System powinien pozwalać na efektywną pracę niezależnie od tego czy firma ma strukturę rozbudowaną i rozproszoną czy płaską i scentralizowaną. Powinien zatem posiadać udogodnienia dla różnych typów organizacji. Inaczej bowiem procesy są ułożone w firmie o rozproszonej strukturze, inaczej w scentralizowanej, a jeszcze inaczej w takiej, gdzie z jednego systemu korzysta kilka spółek w grupie kapitałowej.
Kolejnym obszarem jest personalizacja działań employer brandingowych i komunikacji z kandydatami, jak choćby tworzenie własnych szablonów ogłoszeń, formularzy, wiadomości spójnych z identyfikacją wizualną firmy, odpowiadających charakterystyce poszukiwanych pracowników, czy specyfice wybranych procesów rekrutacyjnych. Na indywidualny i elastyczny charakter narzędzia do rekrutacji składa się także możliwość takiej konfiguracji ustawień w systemie, by odpowiadały preferencjom poszczególnych użytkowników i ich stylowi pracy.
Personalizacja systemu do rekrutacji przynosi korzyści nie tylko rekruterom i kandydatom, ale także menedżerom. Biznes zyskuje dzięki temu zachowanie spójności strategii, oszczędność czasu, bardziej uporządkowany proces i skuteczniejsze zarządzanie rozproszonymi strukturami, co finalnie przekłada się na większą efektywność rekrutacji.
Co konkretnie możesz zrobić, by ideę personalizacji wcielić w życie? Czasem wystarczy kilka drobnych ruchów, czytaj: kliknięć. Na przykład system ATS eRecruiter pozwala odwzorować każdy proces rekrutacyjny w skali 1:1. W prosty sposób i bez angażowania dostawcy możesz stworzyć w narzędziu poszczególne etapy zgodnie z tym, jak faktycznie jest zaplanowana rekrutacja. Możesz także odzwierciedlić strukturę organizacji i angażować menedżerów oraz współpracowników w proces nadając różne poziomy dostępu, którymi również zarządzasz samodzielnie. To daje dużą elastyczność i swobodę działania. Dobór kanałów komunikacji, oznaczanie różnych powiadomień, ustawianie automatycznych wiadomości – wszystko to można zrobić w sposób spersonalizowany, uwzględniając potrzeby zarówno organizacji i rekrutera, jak i kandydatów.
„Ostatnim naszym wdrożeniem, które zrealizowaliśmy z pomocą naszego dostawcy systemu ATS eRecruiter, było wprowadzenie wirtualnego rekrutera Wakacje.pl, który w wysokim sezonie rekrutacyjnym znacząco odciążył zespół i przyczynił się do gigantycznych oszczędności. Dodatkowo nawiązywał niezwłoczny kontakt z kandydatami, a na dzisiejszym rynku pracy czas reakcji na złożona aplikację ma duże znaczenie” – wspomina Piotr Piankowski. „Dzięki customizacji i personalizacji można nie tylko sprawnie zarządzić procesem, ale również wygenerować odpowiednie raporty funnelowe w zależności od potrzeb”.
W systemie zadbasz też o spójną identyfikację wizualną tak, by formularz rekrutacyjny i szablony wiadomości do kandydatów miały grafikę charakterystyczną dla Twojej organizacji.
Trendy technologiczne pokazują, że coraz więcej rozwiązań idzie w stronę ekosystemów, które przyciągają użytkowników różnorodnością możliwości. Dzieje się tak za sprawą m.in. integracji z innymi narzędziami. To sprawia, że np. ATS przestaje być wyłącznie systemem do selekcji i weryfikacji CV, a staje się kompleksowym narzędziem wspierającym działania rozwojowe i biznesowe. Rekruterzy korzystający z eRecruiter mogą przygotować w systemie szablon ogłoszenia, wykorzystać go do przygotowania oferty i szybko opublikować ją w wielu miejscach, np. na firmowej stronie czy w zakładce „Kariera”, a także na portalach rekrutacyjnych, jak Pracuj.pl czy w mediach społecznościowych. Na wyciągnięcie ręki mają również testy osobowościowe i ankiety, które mogą zaproponować swoim kandydatom. W ramach prowadzonych przez siebie procesów rekrutacyjnych mogą sięgnąć też po wsparcie voicebotów. Wszystkie te funkcje zgromadzone są w jednym systemie, co stanowi duże ułatwienie.
Personalizacji podlegają także miejsca spotkań z kandydatami, którzy na skutek pandemii zdążyli się już oswoić z wideorekrutacjami. W tym wypadku również widoczne są indywidualne preferencje – większy komfort spotkania odczuwa się wówczas, gdy korzysta się ze znajomego, używanego na co dzień narzędzia. Dlatego mając na uwadze wrażenia kandydatów eRecruiter zintegrował się z takimi platformami jak MS Teams i Google Meet. Jest to wygodniejsze również dla samych rekrutujących. W zaproszeniach na spotkanie wysyłanych do kandydatów poprzez eRecruiter automatycznie generowany jest link do wybranej aplikacji.
To, z jakich narzędzi korzysta rekruter, wpływa na całościowy wizerunek marki. Rozwiązania technologiczne dla HR, które można customizować i personalizować, są swego rodzaju liną przyciągającą talenty i przybliżającą do lepszych doświadczeń. Z jednej strony zapewniają dostęp do kompleksowych ekosystemów, a z drugiej – tworzą przestrzeń dla indywidualnych preferencji.
Istotne jest tutaj także to, czy personalizacji i zmian można dokonać w prosty i szybki sposób, a dodatkowo bez angażowania innych działów, czy zewnętrznych zasobów. W zmieniającym się świecie możliwość szybkiego dostosowania do oczekiwań i potrzeb jest w stanie bardzo korzystnie wpłynąć na efektywność i skuteczność rekrutacji. Dobrze dopasowane rozwiązania technologiczne w połączeniu z empatią HR-u pozwalają niejako „czytać w myślach”, a więc przewidywać, czego będą potrzebować kandydaci, i odpowiednio na to reagować.
