Rekrutacja w IT – jak usprawnić komunikację rekrutera i hiring managera, by znaleźć kandydata idealnego?

Hiring manager a rekruter – odmienne role w procesie rekrutacji

Cel rekrutera i hiring managera wydaje się tożsamy – jest nim wyłonienie z puli talentów osoby, która najlepiej wpisze się w potrzeby zespołu i kulturę organizacji. Warto jednak wziąć pod uwagę różnice między rekruterem a hiring managerem.

Hiring manager zazwyczaj jest liderem zespołu, do którego poszukuje nowego członka. Te poszukiwania nie są natomiast jego pełnowymiarową pracą. Zwykle hiring manager jest specjalistą z odmiennego niż HR obszaru. Nie zmienia to jednak faktu, że to właśnie do hiring managera będzie należał decydujący głos w kwestii potencjalnego zatrudnienia kandydata. To również hiring manager posiada niezbędną wiedzę na temat funkcjonowania zespołu, wymaganych od kandydata kwalifikacji, umiejętności oraz specyfiki roli, jaką będzie pełnił nowy pracownik. Zadaniem rekrutera jest z kolei szukanie talentów odpowiadających na oczekiwania wskazane przez hiring managera, a także weryfikacja i selekcja kandydatur oraz sprawne przeprowadzanie procesu rekrutacji.

Już na pierwszy rzut oka można dostrzec, że role te są ze sobą komplementarne, dlatego też to istotne, by rekruter i hiring manager ściśle ze sobą współpracowali oraz w klarowny sposób razem określali oczekiwania i cele.

Wyzwania współpracy rekrutera i hiring managera – jak sobie z nimi radzić?

By obsadzić wakat – sprawnie, a przede wszystkim najlepszym i najbardziej adekwatnym do potrzeb talentem – ważna będzie szczegółowa i transparentna komunikacja od początku do końca procesu rekrutacji. I to właśnie na tym obszarze często rodzą się problemy. Najczęstsze z nich to:

• Hiring manager nie określa szczegółowo, czego poszukuje u kandydata – pierwszym krokiem w procesie poszukiwania nowego talentu powinna być rozmowa na temat oczekiwań względem kandydata i jego roli w zespole po zatrudnieniu. Precyzyjne zdefiniowanie tych kwestii to klucz do wyłonienia z puli talentów odpowiednich osób. Na tym etapie ważny będzie szczegółowy wewnętrzny research rekrutera oraz zadawanie jak najdokładniejszych pytań.
• Rekruter nie jest otwarty na biznesowy i leadershipowy punkt widzenia hiring managera – w procesie rekrutacji – a szczególnie tworzenia oferty – rekruter niekiedy koncentruje się wyłącznie na kandydatach, zapominając o wyzwaniach, przed jakimi staje podczas poszukiwania talentu hiring manager. Otwierając się na punkt widzenia hiring managerów, rekruter nie tylko lepiej zrozumie specyfikę pracy teamu i rolę do obsadzenia, ale także pozwoli mu to umieścić proces rekrutacji w szerszym kontekście – celów organizacji, również tych biznesowych i związanych z finansami. Jeśli jednak oczekiwania względem potencjalnego pracownika są niewspółmierne do wynagrodzenia, które chciałby zaoferować hiring manager, rolą rekrutera jest o tym wspomnieć, by spróbować znaleźć kompromis. Nie bez powodu dobry rekruter potrafi uważnie słuchać. Warto dostrzec w hiring managerze partnera, z którym wspólnie dążymy do tego samego celu.
• Hiring manager oczekuje nierealistycznego tempa przeprowadzenia rekrutacji – potrzeba znalezienia pracownika do zatrudnienia „od zaraz” sprawia, że lider zespołu zapomina niekiedy, jak złożonym procesem jest rekrutacja, którą zakończyć chcemy sukcesem. To sytuacja, w której rekruter musi wykazać się asertywnością i jasno zaznaczyć, ile realnie może potrwać poszukiwanie talentu oraz przejście całej ścieżki rekrutacyjnej. Zadowalający efekt, czyli zatrudnienie odpowiedniej osoby, która pozostanie na stanowisku na dłużej, wymaga czasu. Ponadto hiring manager – szczególnie jeśli zależy mu na jak najszybszym zrekrutowaniu talentu – musi być gotowy poświęcić także swój czas i zaangażować się w proces.
• Rekruter i hiring manager nie raportują sobie wzajemnie swoich działań – jak sama nazwa wskazuje, proces rekrutacji to… proces. A to oznacza, że w jego przebiegu następują zmiany. Czasami pojawiają się też problemy i niejasności, na które powinniśmy sprawnie zareagować – w interesie firmy, doświadczenia kandydata, a nawet wizerunku organizacji na rynku pracy.  Podczas przebiegu rekrutacji rekruter i hiring manager powinni pozostawać w stałym kontakcie, komunikować zmiany, weryfikować priorytety, a także zderzać refleksje na temat kandydatów, kryteriów zatrudnienia i oferty. Warto już na początku procesu ustalić harmonogram działań i po każdym kolejnym kroku raportować postępy za pośrednictwem wybranego, dogodnego dla hiring managera i rekrutera kanału komunikacji.

Tworzenie oferty pracy  – o co zapytać hiring managera?

Przygotowanie oferty przez rekrutera warto poprzedzić rozmową z hiring managerem. To kluczowy – a często niestety nieco zaniedbywany – etap, którego przebieg może zaważyć na sukcesie procesu rekrutacji. Wymiana wiedzy między członkami rekrutującej drużyny, ustalenie strategii, celów i priorytetów pozwoli uniknąć nieporozumień w dalszym przebiegu procesu.

W pierwszej kolejności rekruter powinien jak najlepiej poznać dział, zespół i rolę do obsadzenia. W tym celu może posłużyć się wewnętrznym researchem oraz zadać hiring managerowi jak najbardziej konkretne pytania związane z:

• krótko- i długoterminowymi celami zespołu,
• specyfiką projektów,
• produktem,
• niezbędnymi twardymi umiejętnościami poszukiwanego specjalisty (biegłości w językach programowania, technologiach, narzędziach, metodykach),
• zakresem jego obowiązków,
• pozycją w zespołowej hierarchii,
• preferowanym (lub koniecznym) trybem pracy.

Następnie warto zderzyć wiedzę rekrutera dotyczącą panujących na rynku pracy stawek i potencjalnych oczekiwań kandydatów ze – znanymi hiring managerowi – celami biznesowymi i planami budżetowymi. Jeśli zajmujesz się rekrutacją, dopilnuj, by w podczas rozmowy z hiring managerem pojawił się temat widełek finansowych. Pozostają one w zgodzie z preferowaną (a często nawet decydującą o przystąpieniu do rekrutacji) przez kandydatów transparentnością, ogólnymi tendencjami rynkowymi w obszarze jawności wynagrodzeń oraz zbliżającymi się wielkimi krokami regulacjami prawnymi w tym zakresie.

Sprawdź, jakich 3 informacji najczęściej szuka kandydat z branży IT.

Ważne, by na tym etapie rekruter unikał pytań opartych na ogólnikach. To pozwoli nie tylko na doprecyzowanie oczekiwań, ale także ułatwi stworzenie kompleksowej oferty, która zainteresuje wartościowych kandydatów i kandydatki, oraz wpłynie pozytywnie na jakość rozmów kwalifikacyjnych. Warto otwarcie porozmawiać z hiring managerem o tym, jak elastycznie możemy podejść do poszczególnych aspektów oferty oraz określić priorytety. Podstawą jest wypracowanie wspólnego stanowiska, którego spójność pozwoli na stworzenie jakościowej oferty i płynny przebieg procesu.

Współpraca hiring managera i rekrutera powinna opierać się na zaufaniu, transparentności oraz wzajemnym szacunku. W końcu łączy ich wspólny cel, który osiągnąć mogą tylko dzięki współpracy.

Eksperckim okiem:

To niezwykle istotne, by podczas pierwszej rozmowy rekrutera i hiring managera precyzyjnie określić profil kandydata, kluczowe i mile widziane wymagania, możliwe formy współpracy oraz zakres widełek płacowych i kryteria z nimi związane. Z perspektywy rekrutera ważne będzie uzyskanie wiedzy na temat projektu i zespołu — czy rozbudowujemy już istniejący team, czy tworzymy nowy?

 

Z kolei hiring manager może zderzyć swój biznesowy punkt widzenia z posiadaną przez rekrutera ekspercką wiedzą dotyczącą oczekiwań kandydatów i realiów rynku pracy. To także dobry moment, by ustalić oczekiwania względem procesu rekrutacyjnego i jego przebieg. Podczas rekrutacji dbajmy o sprawny przepływ informacji między hiring managerem i rekruterem oparty na praktycznych z perspektywy obu stron narzędziach komunikacyjnych. Warto pamiętać, że gramy do jednej bramki.

 

Stawiajmy więc na partnerstwo i dialog oparty na szczerości.

 

Klaudia Ilczuk IT Recruiter, CodiLime