W każdej grupie społecznej w ciężkich czasach ludzie kierują wzrok w stronę swoich przywódców i przywódczyń. W środowisku zawodowym taką osobą w naturalny sposób staje się szefowa lub szef prowadzący konkretny zespół. Pracownicy obserwują jej lub jego reakcje i zachowanie, ponieważ zakładają, że nadadzą oni ton i wskażą, jak należy się zachować w danej sytuacji. Jest to obecnie szczególnie ważne w zespołach międzykulturowych, tworzonych przez przedstawicieli różnych nacji, nie tylko Polaków, Ukraińców czy Rosjan.
Czasy kryzysu wymagają od liderów szczególnej empatii względem ich zespołów. Każdy z nas w sytuacjach granicznych reaguje inaczej – niektórzy wręcz zamierają obezwładnieni przez emocje, inni negują rzeczywistość i odcinają się od dopływu złych wiadomości. Jeszcze inni czują potrzebę działania lub stałego odświeżania newsów, by być stale na bieżąco poinformowanym. Jedni potrafią na czas pracy zapomnieć o sytuacji zewnętrznej, a drudzy pracując, stale wracają myślami do problemów i obaw, z jakimi w danej chwili mierzą się oni sami ich bliscy czy nawet dalsi znajomi. Trudno wtedy o zaangażowanie, koncentrację i motywację do pracy.
Z pewnością managerom łatwiej dostrzec potrzeby poszczególnych osób, gdy widzi je na żywo w miejscu pracy. Home office czyni takie obserwacje i możliwość szybkiego zareagowania znacznie trudniejszymi. Pracownicy nie mogą przy porannej kawie bezpośrednio podzielić się swoimi obawami, wymienić informacji czy wzajemnie się pocieszyć. Tym bardziej trzeba pamiętać o stworzeniu zespołowi przestrzeni na wymianę myśli i rozmowę o bieżących wydarzeniach. Może to być na przykład przedłużenie codziennego spotkania statusowego.
Złą taktyką jest całkowite unikanie rozmowy na trudne tematy i brak zaadresowania obaw pracowników związanych z eskalacją wojny w Ukrainie.
By jednak rozładować nagromadzone emocje i niewypowiedziane lęki, ale potem wrócić do efektywnej pracy, warto nakreślić wyraźne granice takich spotkań. Jako manager możesz na przykład zaprosić swój zespół na krótkie spotkanie statusowe, np. 15-minutowe. Jednak po upływie wyznaczonego czasu zamknij temat i zachęć pracowników do powrotu do pracy. Oczywiście sytuacja na froncie może ulegać dynamicznym zmianom i jeśli tak się stanie, ze będą one miały bezpośredni wpływ na Twoją firmę czy zespół – konieczne będzie kolejne spotkanie i oderwanie się od codziennych obowiązków.
Empatyczni liderzy i liderki są na wagę złota, a empatia to dziś przede wszystkim okazanie zrozumienia wobec trosk i obaw każdego członka zespołu oraz po prostu zainteresowania emocjami, które pracownicy odczuwają.
Ważne jest także, aby do każdego z członków teamu podejść w miarę możliwości indywidualnie. Dobrym rozwiązaniem będą rozmowy jeden na jeden, które dla każdego pracownika będą opcją, lecz nie obowiązkiem.
By okazać pracownikom zainteresowanie – możesz zapytać, jak radzą sobie z nową sytuacją, czy potrzebują pomocy lub czy znają kogoś, kto takiej pomocy może potrzebować. Być może także pozostali członkowie zespołu zechcą się zaangażować w pomoc uchodźcom albo zaproponują inne działania?
Poczucie wspólnoty, przynależności oraz współdziałania dają dodatkową motywację i pozwalają przezwyciężyć lęki. Dlatego warto wspólnie poszukać najlepszych rozwiązań. Jeśli natomiast pracownik nie chce poruszać tematu, należy to w pełni uszanować i delikatnie się wycofać, jednocześnie zapewniając o gotowości do rozmowy czy wsparcia.
W trudnych okolicznościach spada nasze poczucie bezpieczeństwa. Pracownicy mogą czuć się zagrożeni, martwić się o przyszłość swoją i innych. Niepewna sytuacja polityczna, media przepełnione relacjami wojennymi oraz duży problem z dezinformacją – to wszystko burzy spokój i dodatkowo wzbudza lęk. Dlatego Twoim pierwszym krokiem jako lidera powinno być zapewnienie pracowników o stabilności firmy i ich zatrudnienia. To też dobry moment, by wyrazić uznanie dla zespołu i docenić jego pracę.
Komunikacja z pracownikami musi jednak opierać się na transparentności. Jeśli aktualna sytuacja ma realny wpływ na funkcjonowanie lub przyszłość przedsiębiorstwa, to jego pracownicy powinni być o tym fakcie zawiadomieni.
Rolą managera jest otwarte i uczciwe przekazanie informacji – jeśli to możliwe, powinien on lub ona uspokoić kolegów i koleżanki, ale nie mogą składać obietnic bez pokrycia lub podawać niesprawdzonych faktów.
Jeśli brakuje Ci wiedzy, też możesz podzielić się tym z zespołem. Leadership nie polega na udawaniu, że wie się wszystko. Dobry manager pokaże, że dostrzega obawy swoich pracowników i pomoże im na tyle, na ile jest w stanie.
W zespołach złożonych między innymi z obywateli Ukrainy rolą lidera jest sprawdzić i zapytać – najlepiej indywidualnie – czy firma lub koledzy mogą okazać swoje wsparcie, np. ich krewnym. Nie zawsze liczne i drobiazgowe pytania będą na miejscu – zwłaszcza jeśli do tej pory w zespole rzadko rozmawiało się o sprawach prywatnych, a relacja z przełożonym ma charakter czysto zawodowy i mocno sformalizowany.
Warto natomiast uruchomić w firmie narzędzia wsparcia (np. możliwość rozmowy z psychologiem), jednak koniecznie muszą one być dostępne dla wszystkich pracowników. Każdy – bez względu na narodowość – ma prawo do swoich emocji i wsparcia w ich przeżywaniu.
Szczególnie trudna sytuacja może się pojawić obecnie w teamach, gdzie zatrudniani są również Rosjanie i Białorusini. Wówczas konieczne będą umiejętność prowadzenia dialogu oraz budowanie kultury inkluzywności bazującej na poszanowaniu jednostek. W trudnej i napiętej sytuacji warto przede wszystkim przypomnieć pracownikom, że tworzą zespół, a pochodzenie nie świadczy o intencjach. Nieuniknione konflikty między pracownikami manager warto rozwiązywać bezzwłocznie. Im szybsza reakcja, tym większa szansa na uniknięcie eskalacji sporów. W razie potrzeby warto zaangażować w konflikt także zewnętrznych konsultantów – mediatorów, negocjatorów oraz facylitatorów, którzy umiejętnie zarządzą konfliktem.
W trudnej sytuacji, gdy pracownicy czują niepokój, dobrym pomysłem jest skierowanie ich uwagi na aktywne działania. Obecnie organizowane są rozmaite zbiórki, akcje wolontaryjne oraz pomocowe, których celem jest wsparcie dotknięte skutkami wojny osoby uchodźcze. Warto rozważyć dołączenie firmy lub zespołu do jednej z takich inicjatyw lub stworzenie własnego przedsięwzięcia, które dobrze wpisze się w wartości firmy i jej kulturę organizacyjną, a być może nawet pozwoli wykorzystać jej wyjątkowe zasoby czy wiedzę w określonej dziedzinie. Bardzo ważny jest tutaj udział managera, który powinien jako pierwszy okazać swoje zaangażowanie. W ten sposób pracownicy lepiej poradzą sobie ze stresem oraz poczują, że mają wpływ na otaczającą rzeczywistość i mogą coś zrobić jako grupa, prowadzona przez prawdziwie inspirującego i angażującego lidera.
