Dobry pracodawca na trudne czasy: case study j-labs

  • today śr, 22 Kwi 2020
Jakie wyzwania stawia przed pracodawcami epidemia i jakie w odpowiedzi rozwiązania i działania podejmują firmy? Zapraszamy do lektury trzeciego case study.


Nazwa firmy: j-labs sp. z o.o.

Opis działalności: j-labs to firma technologiczna założona w 2008 r. przez inżynierów i dla inżynierów. Specjalizuje się w outsourcingu specjalistów i zespołów oraz projektów IT. Realizuje działania dla wielu sektorów między innymi bankowości, lotnictwa, telekomunikacji, logistyki, e-commerce. Działa w 3 lokalizacjach w Krakowie, Warszawie i Monachium.

Liczba zatrudnionych: 350 osób / 3 oddziały


Sytuacja wyjściowa

Firma j-labs cały czas prężnie się rozwijała, utrzymując dynamiczne tempo wzrostu. Wybuch epidemii w Polsce zahamował plany, które zakładały rekrutację kolejnych 100 pracowników do nowych projektów dla klientów oraz otwarcie nowego biura. Wraz z rozwojem sytuacji zw. z COVID-19 i kolejnymi obostrzeniami wprowadzanymi przez rząd także w j-labs pojawiły się pytania o status planowanych działań prowadzone w tak wielu obszarach. Konieczne okazało się zawieszenie nie tylko części procesów rekrutacyjnych, ale też różnych projektów wewnętrznych związanych z rozwojem intranetu oraz portalu inżyniera. Zespół HR przeorganizował swoją pracę i choć przejście w tryb pracy zdalnej nie stanowił problemu – firma funkcjonowała w tym trybie nawet przez 3-4 dni w tygodniu – kluczowe stało się przekonanie kandydatów, by równie chętnie aplikowali online.

Z jakimi wyzwaniami przyszło się mierzyć organizacji?

Chociaż praca zdalna w j-labs nie jest nowością, to wyzwaniem stało się przeniesienie niektórych procesów do wirtualnej rzeczywistości. Onboarding i formalizacja umów z pracownikami wymagały wprowadzenia nowych narzędzi i procedur online tak, by móc zachować najwyższy stopień bezpieczeństwa. Obecnie cały proces adaptacji pracowników realizowany jest już zdalnie. Wprowadzono także rozwiązania związane z podpisem elektronicznym, co okazało się doskonałym krokiem w kierunku skrócenia czasu reakcji osób decyzyjnych, a także pozwoliło na zmniejszenie ich bezpośredniego zaangażowania w procesy biurokratyczne. Rozwiązanie to na stałe wpisało się już w sposób funkcjonowania j-labs i będzie wykorzystywane również po powrocie do tradycyjnego systemu pracy. Innymi wyzwaniami, przed jakimi stanęło j-labs, było także – jak prowadzić procesy rekrutacyjne dla klientów? Co z odwołanymi podróżami służbowymi? Jak budować relacje z zagranicznymi partnerami? To kolejne kwestie, z którymi firma musiała się zmierzyć, by utrzymać wysoką efektywność także w czasie pandemii koronawirusa.

Jakie działania zostały podjęte przez organizację?

W trosce o zdrowie i bezpieczeństwo pracowników spółka przyspieszyła digitalizację i większość działań przeniosła do świata wirtualnego.

Co udało się zrobić? Lista zmian jest imponująca.

  • Wdrożenie w stu procentach pracy zdalnej – wszyscy pracownicy realizują swoje obowiązki online. Każdy miał możliwość zabrać z biura potrzebne rzeczy – fotel, komputer itp.
  • Organizacja procesu onboardingu oraz szkoleń wstępnych i wdrożeniowych drogą elektroniczną.
  • Prowadzenie rozmów i spotkań online z klientami, za pośrednictwem dedykowanych narzędzi.
  • Prowadzenie zdalnych procesów rekrutacyjnych organizowanie wideo rozmów z kandydatami.
  • Przeniesienie do sieci rytuałów budujących przyjazną atmosferę i kulturę organizacyjną – spotkania integracyjne i merytoryczne zespołu.

Na szczególną uwagę zasługują kwestie związane z komunikacją. Firma nie tylko zadbała o techniczne i logistyczne aspekty codziennego funkcjonowania w zmienionych warunkach, ale skupiła się również na emocjach i odczuciach pracowników. Ciągłość procesów, dostęp do technologii, profesjonalne wywiązywanie się z obowiązków zawodowych – to wszystko jest bardzo ważne i potrzebne, jednak nie zapomniano również o kwestii podtrzymywania relacji między ludźmi – pracownikami, kandydatami oraz klientami, które są nie do przecenienia zwłaszcza w czasie izolacji społecznej.

Zespół nie zrezygnował z dotychczasowych działań integracyjnych i team-buildingowych – zamiast w firmowej kuchni pracownicy j-labs spotykają się teraz online, żeby porozmawiać przy kawie i herbacie. Nadal praktykowany jest zwyczaj wymiany wiedzy, oglądania prezentacji merytorycznych, udziału w konferencjach – tyle że za pośrednictwem komunikatorów.

Od samego początku pracownicy byli też informowani o wprowadzanych zmianach i aktualnej sytuacji spółki. Załoga bardzo pozytywnie odebrała specjalnie przygotowywane „Minutki z koronawirusa”, czyli e-maile pokazujące w otwarty i transparenty sposób decyzje zarządu. Firma wprowadziła także dyżury działów HR i administracyjnego, podczas których pracownicy mogą zdobyć potrzebne informacje lub po prostu porozmawiać z koleżankami i kolegami. Z doradztwa mogą korzystać też rodziny współpracowników spółki, którzy znaleźli się w trudnej sytuacji. Klienci j-labs również mogą liczyć na stałą komunikację, a także porady związane np. z wdrożeniem narzędzi pracy zdalnej.


Wnioski


Komentarz Spółki: 

Konieczność przystosowania całego zespołu do pracy zdalnej pozwoliła nam wypracować wiele nowych rozwiązań, które będziemy chcieli wykorzystać również w przyszłości. Wygospodarowaliśmy czas na rozwój komunikacji marketingowej i promowanie naszej działalności rekrutacyjnej. To też dobry moment na dzielenie się doświadczeniami zawodowymi między współpracownikami. Epidemia sprawiła, że podjęliśmy zdywersyfikowane działania związane z obsługą klientów. W tym wszystkim bardzo ważna była postawa zarządu, który stał się zarówno dla pracowników, jak i klientów partnerem we wspólnym dążeniu do utrzymania stabilności spółki – mówi Katarzyna Bucka, Head of HR&Recruitment w j-labs.


Komentarz Zyty Machnickiej: 

Małe działania i drobne firmowe gesty mają ogromny wpływ na markę pracodawcy. Aby jednak spełniły one swoją pozytywną funkcję, muszą być dobrze dopasowane do grupy docelowej oraz do kanałów i narzędzi, z których ta grupa na co dzień korzysta.

W przypadku firmy j-labs o tym dobrym dopasowaniu świadczą m.in. mailowe „Minutki z koronawirusa”. To prosty i przy okazji sprytnie nazwany sposób na zwrócenie uwagi pracowników na decyzje wprowadzane przez zarząd. Dzięki temu, że trafiają do nich systematycznie i nie są przeładowane treścią, doskonale spełniają swoją informacyjną rolę. Warto również zwrócić uwagę na wprowadzone przez j-labs dyżury działu HR i administracji, które dostępne są nie tylko dla pracowników firmy, ale również dla ich bliskich. Ponownie się okazuje, że proste rozwiązanie, w którym wzięto pod uwagę szerszy kontekst i realną, także rodzinną sytuację pracowników, może być nie tylko przydatne, ale przy okazji świetnie budować markę prawdziwie zaangażowanego pracodawcy.


Zapraszamy do lektury wywiadu z Zytą Machnicką, który zainicjował cykl case studies „Dobry pracodawca na trudne czasy” :).

Zobacz podobne

Dobry pracodawca na trudne czasy: case study Biedronka

Jakie wyzwania stawia przed pracodawcami epidemia i jakie w odpowiedzi rozwiązania i działania podejmują firmy? Zapraszamy do lektury ósmego case study.

Dobry pracodawca na trudne czasy: case study InPost

Jakie wyzwania stawia przed pracodawcami epidemia i jakie w odpowiedzi rozwiązania i działania podejmują firmy? Zapraszamy do lektury siódmego case study.

Dobry pracodawca na trudne czasy: case study Aviva

Jakie wyzwania stawia przed pracodawcami epidemia i jakie w odpowiedzi rozwiązania i działania podejmują firmy? Zapraszamy do lektury szóstego case study.

Dobry pracodawca na trudne czasy: case study Grupa Kapitałowa Śnieżka

Jakie wyzwania stawia przed pracodawcami epidemia i jakie w odpowiedzi rozwiązania i działania podejmują firmy? Zapraszamy do lektury piątego case study.