Dobry pracodawca na trudne czasy: case study Compensa

  • today pon, 29 Cze 2020
Jakie wyzwania stawia przed pracodawcami epidemia i jakie w odpowiedzi rozwiązania i działania podejmują firmy? Zapraszamy do lektury drugiego case study w II części cyklu.


Nazwa firmy: Compensa TU S.A. Vienna Insurance Group / Compensa TU na Życie SA Vienna Insurance Group

Opis działalności: Powstała w 1990 roku Compensa to jedna z czołowych firm ubezpieczeniowych w Polsce, której głównym akcjonariuszem jest Vienna Insurance Group – austriacki koncern ubezpieczeniowy. Towarzystwo dąży do bycia liderem technologicznym oraz pierwszym wyborem pracowników, klientów i partnerów biznesowych, co potwierdzają liczne nagrody, m.in wyróżnienie europejskim tytułem National Winner w kategorii The Digital Technology Award. Compensa została również zauważona jako firma odpowiedzialna społecznie i otrzymała tytuł „Partner Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego” za kampanię społeczną „Bezpieczna Autostrada”. Towarzystwo oferuje pełen zakres ubezpieczeń komunikacyjnych, majątkowych, osobowych i życiowych, przygotowanych zarówno dla klientów indywidualnych, małych i średnich przedsiębiorstw jak i dla dużych firm. Firma jest także oferentem PPK, jako jedyny ubezpieczyciel w Polsce.

Liczba zatrudnionych: 1679 osób (43 jednostki terenowe)


Sytuacja wyjściowa

W oddziałach terenowych Compensy pracuje wiele osób, które mają bezpośredni kontakt z klientami. Są to przedstawiciele sił sprzedaży i obsługi klienta, pracownicy odpowiedzialni za współpracę z pośrednikami oraz zespoły realizujące likwidację szkód.

W związku z pandemią koronawirusa pierwszy etap zabezpieczania pracowników polegał na przyspieszeniu digitalizacji procesów biznesowych, skróceniu wszelkich formalności i umożliwieniu ich realizacji w trybie jak najbardziej uproszczonym oraz zdalnym. Jako lider technologiczny na rynku ubezpieczeń część działań umożliwiających pracę zdalną Compensa już miała za sobą. O ile przeniesienie części biznesowej do trybu online nie stanowiło większego problemu, o tyle wyzwaniem okazała się migracja części biurowej. Finalnie aż 95% załogi pracowało w trybie zdalnym, w tym pracownicy 53 oddziałów ubezpieczyciela.

Z jakimi wyzwaniami przyszło się mierzyć organizacji?

W pierwszym etapie transformacji wynikającej z ograniczeń, jakie zostały narzucone w zw. z pandemią COVID-19, Compensa powołała sztab kryzysowy, który odpowiadał za stworzenie niezbędnych procedur, a także sposoby komunikacji z pracownikami w tej nietypowej sytuacji. Pierwszym wyzwaniem z jakim należało się zmierzyć było zapewnienie pracownikom niezbędnych narzędzi do pracy zdalnej. Nie wszyscy zatrudnieni na co dzień korzystali z laptopów i mogli pracować poza biurem. Jednak zespół IT zadbał o to, by pracownicy mieli dostęp do pulpitów zdalnych i do zasobów sieciowych (VPN) tak, by pandemia nie wpłynęła negatywnie na realizację zadań. Codzienna praca towarzystwa ubezpieczeniowego wiąże się m.in z codziennym obiegiem dużej ilości poufnych dokumentów, które muszą być odpowiednio chronione. W związku z koronawirusem Compensa wykorzystała wypracowane wcześniej rozwiązania – elektroniczny obieg dokumentów i cyfrowy podpis.

Kluczowa stała się komunikacja, dzięki której wszyscy pracownicy mieli dostęp do aktualnych informacji na temat kondycji biznesowej firmy, działań realizowanych przez poszczególne działy, a także rozwoju sytuacji związanej z pandemią (w tym oficjalnych zaleceń i obostrzeń wprowadzanych przez rząd).

Mimo trudnej sytuacji zewnętrznej Compensa nadal aktywnie rekrutowała nowych pracowników, w tym także stażystów na praktyki letnie. W związku z ryzykiem epidemicznym oraz koniecznością zachowania dystansu, wszystkie działania rekrutacyjne oraz część onboardingu były jednak realizowane online. Etap wdrożenia nowych pracowników został przygotowany w formie filmów i szkoleń dostępnych online, wśród nich znalazły się także wystąpienia zarządu oraz dyrektorów poszczególnych departamentów.

Co ciekawe, część działań została również zaadaptowana na potrzeby klientów zewnętrznych, którzy poszukiwali aktualnych i rzetelnych informacji na temat COVID-19. Dzięki wypracowanym wewnętrznie materiałom powstały poradniki i materiały dla działów Assistance i infolinii, które pozostawały na pierwszej linii kontaktu z klientami.

Jakie działania zostały podjęte przez organizację?

W sytuacjach wyjątkowych – zwłaszcza wtedy, gdy pracownicy nie mają ze sobą bezpośredniego kontaktu – najważniejsza jest komunikacja. Pamiętając o tym, dział HR zainicjował akcję „Zdolni-Zdalnie”, czyli szereg aktywności, które miały na celu podtrzymać wśród pracowników poczucie wspólnoty, zapewnić możliwość kontaktu, a także dać im chwilę wytchnienia w trudnym czasie lockdown’u. Wykorzystano do tego platformę wewnętrzną Compensy, przypominającą interfejsem znane portale społecznościowe, gdzie każdy z pracowników może dodać post, komentarz czy ‘lajka’. W ramach akcji publikowane były zarówno przydatne porady i bieżące informacji, jak i organizowane konkursy z nagrodami, np.:

  • #ZdolniZdalnieKulturalnie – podziel się przepisem świątecznym na jajko wielkanocne;
  • #ZdolniZdalnieKondycjonalnie – pokaż jak ćwiczysz w domu;
  • #ZdolniZdalnieWizualnie – zaprezentuj nam swój domowy dress-code;
  • #ZdolniZdalnieOryginalnie – napisz czego nowego spróbowałeś podczas lockdown’u;
  • #ZdolniZdalnieNaturalnie – podziel się zdjęciem ogrodu/parapetu/balkonu.

Nagrodami w konkursach były bony tematyczne do sklepów internetowych.

Aby zadbać o kondycję psychiczną oraz rozwój pracowników Compensy, zespół HR przygotowywał felietony i poradniki (#ZdolniZdalnieMentalnie) oraz zachęcał do udziału w webinarach. Materiały te były poświęcone sposobom radzenia sobie z negatywnymi skutkami izolacji, zarządzania sobą w trybie pracy zdalnej, a także organizowania wolnego czasu. Pracownicy mieli także możliwość anonimowego skorzystania z konsultacji lub interwencji psychologa.

W ramach akcji zadbano także o możliwość korzystania z oferty kulturalno-rekreacyjnej (#ZdolniZdalnieKulturalnie). Pracownicy otrzymywali newslettery z ciekawymi wydarzeniami online – wystawy, przedstawienia, koncerty, filmy, a także wirtualne wycieczki. Ponadto, zespół Compensy zaangażował się w akcje pomocowe, których beneficjentami były fundacje oraz szpitale walczące z epidemią Covid-19.


Wnioski


Komentarz spółki:

Obecnie jesteśmy w fazie powrotu do biur i oddziałów. Starannie przeanalizowaliśmy cykl aktywności pracowników – od momentu wyjścia z domu przez cały dzień pracy w biurze (którędy wchodzą, jak się poruszają po biurze, z czym mają największą styczność) – wszystko po to, by zminimalizować ewentualne ryzyka i zapewnić jak największe bezpieczeństwo. Pracownicy zostali podzieleni na dwie grupy (zieloną i różową), które pracują w dwutygodniowym trybie rotacyjnym i nie spotykają się ze sobą. Przygotowaliśmy wiele materiałów przypominających o zasadach bezpieczeństwa na terenie biura czy oddziału. W newralgicznych punktach umieszczone zostały materiały informacyjne i dodatkowe środki dezynfekujące. Robimy wszystko, by powrót był jak najbezpieczniejszy dla wszystkich – mówi Paweł Kamiński, Młodszy Specjalista ds. Rekrutacji i Rozwoju, Biuro Zasobów Ludzkich, Compensa TU S.A. Vienna Insurance Group.


Komentarz Zyty Machnickiej: 

Jednym z największych i najbardziej negatywnych skutków pandemii jest jej wpływ na kondycję psychiczną pracowników. Funkcjonowanie w rzeczywistości pełnej obaw o zdrowie swoje i bliskich, kolejne obostrzenia utrudniające codzienne funkcjonowanie oraz nagła zmiana warunków pracy, muszą się w końcu odbić na ludzkim zdrowiu. Dlatego w przypadku działań towarzystwa ubezpieczeniowego Compensa na szczególną uwagę zasługuje projekt #ZdolniZdalnieMentalnie. Gdy pracownicy otrzymują możliwość skorzystania z anonimowych porad lub interwencji psychologa oraz mają łatwy dostęp do poradników, felietonów i webinarów podejmujących zagadnienia zdrowia psychicznego i radzenia sobie w nowych warunkach, jest szansa, że w czasach pandemii poradzą sobie trochę lepiej. Dobrze wiedzieć, że takie działania może wprowadzić nawet pracodawca, który ma w Polsce aż 43 oddziały.


Zapraszamy do lektury wywiadu z Zytą Machnicką, który zainicjował cykl case studies „Dobry pracodawca na trudne czasy” :).

Zobacz podobne

Jak przygotować firmę do udziału w targach pracy online?

Targi pracy online – jedno z najpopularniejszych, ale też najczęściej dyskutowanych narzędzi employer brandingowych. Często zadawane są pytania: czy targi pracy są efektywne, czy warto się na nich pojawiać, jakie to może przynieść efekty? A tymczasem na samych wydarzeniach wciąż i niezmiennie pojawia się wielu kandydatów. Skąd wobec tego takie pytania i obawa, że targi nic nam nie dadzą? Bo sama obecność na targach pracy nie wystarczy, a brak wcześniejszego przygotowania rzeczywiście może skutkować poczuciem, że wydarzenie było miłym przeżyciem, ale nie miało przełożenia na konkretne efekty.

Śladami kandydatek i kandydatów cz. 3 | Co podbija serca szukających pracy?

Czy idealni, dopasowani aplikujący na nasze oferty pracy są niczym mityczne stworzenia, których stale szukamy, ale pozostają dla nas tajemnicą? Niby jesteśmy stale na ich tropie, analizujemy wszelkie ślady i poznajemy zwyczaje, ale pozostają oni często nieosiągalni… Nie. Tak nie jest i nie warto karmić się takimi przekonaniami. Rzeczywistość jest o wiele prostsza, a w sukurs przychodzą badania i analizy z obszaru candidate experience.

Śladami kandydatek i kandydatów cz. 1 | Gdzie szukają informacji o pracodawcach?

Zdecydowana większość szukających pracy – zanim podejmie decyzję o wysłaniu aplikacji – sprawdza informacje o potencjalnym pracodawcy. Źródeł wiedzy o nowym miejscu pracy jest bardzo wiele. Tak dużo, że być może o części z nich zapominasz w natłoku codziennych zajęć! Najważniejsze jest jednak zadbanie o to, by kandydaci dotarli do informacji wg  klucza 3P – prawdziwych, potrzebnych i pozytywnych. Jak zatem zadbać o employer branding, potrzeby informacyjne osób zainteresowanych naszą organizacją i gdzie lokować treści o firmie? 

Śladami kandydatek i kandydatów cz. 2 | Dlaczego chętnie zaglądają za firmowe kulisy?

Wyobraź sobie idealny początek pozytywnego candidate experience w kontakcie z Twoją firmą oczami osoby aplikującej do Twojej firmy. Czyta Twoje ogłoszenie. Omiata wzrokiem przejrzystą, intuicyjną i po prostu ładną wizualnie ofertę. Szybko znajduje najbardziej interesujące dane: opis stanowiska i obowiązków, precyzyjnie określone wymagania, pełną listę benefitów i korzyści dla pracujących oraz spójny obraz marki przekazany za pomocą przemyślanej treści i materiałów audiowizualnych. Ogłoszenie jest dobrze sprofilowane, a dociekliwych kieruje dalej do profilu pracodawcy. Czy to wystarczy?