Zanim powitasz nowych pracowników z Ukrainy w firmie. O czym warto pamiętać?

Niektórzy pracownicy z Ukrainy są w Polsce od lat i tu ułożyli sobie życie. Nie oznacza to, że sytuacja, która zmieniła Europę po 24 lutego jest im obojętna. Część z nich powróciła do swojej ojczyzny, część sprowadziła rodzinę, dla której szuka możliwości rozwoju. Co warto mieć na uwadze - odpowiadając za onboarding, będąc menedżerem, menedżerką - wprowadzając do organizacji nowych pracowników pochodzących z Ukrainy?

Wojna wpływa nie tylko na kraj dotknięty kryzysem, lecz również na inne gospodarki. Polska, jako sąsiad Ukrainy, odczuwa to mocniej – bo to właśnie tu przybywają uchodźcy, którzy nie tylko poszukują schronienia przed działaniami militarnymi, ale przede wszystkim pracy, dzięki której będą mogli rozpocząć życie na nowo. W tym trudnym czasie warto wiedzieć, jak podejść do nowych pracowników, ale też jak zadbać o siebie, bo jak się okazuje jest to kluczowe, aby pomoc była długofalowa i przede wszystkim prawidłowa.

Zanim zatrudnisz pracowników z Ukrainy: przygotuj się!

W początkowych fazach działań zbrojnych większość z nas chce wyciągnąć pomocną dłoń do wschodnich sąsiadów, którzy już od wielu lat żyli i pracowali razem z nami. Angażujemy się na różne sposoby – organizując zbiórki produktów pierwszej potrzeby czy odzieży, przyjmując pod swój dach obcych do tej pory ludzi, wreszcie pomagamy im w transporcie i dzielimy się tym, co mamy. Pierwsze działania wspierające są niezwykle ważne, bo napędzają nas do działania, ale mogą też prowadzić do szybkiego wypalenia, dlatego pomocną dłoń należy wyciągać mądrze. Pomoc obywatelom Ukrainy jest jak maraton, a na każdym etapie wymagać będzie innego podejścia.

Jedną z form pomocy jest zatrudnienie obywateli Ukrainy, którzy muszą zacząć życie na nowo w obcym kraju i niekoniecznie z własnej woli. Oferując pracę osobom w takiej sytuacji życiowej, warto się odpowiednio przygotować, nawet jeśli stale rekrutujemy nowych pracowników i mamy dobrze działający program onboardingowy.

Pierwszym krokiem, teoretycznie oczywistym, jest uświadomienie sobie, że nikt z nas nie jest w stanie zrozumieć, co czują osoby, które właśnie uciekły przed wojną. Owszem, czytamy informacje, wiele rzeczy możemy sobie wyobrazić, ale nie próbujmy za wszelką cenę udowadniać, że doskonale rozumiemy te niechciane, nowe realia życia. Nie starajmy się wczuć w ich sytuację, za to bądźmy otwarci i uważni na to, co mówią, starajmy się zapewnić im to, czego potrzebują, ale nie przekonujmy siebie oraz ich, że wiemy przez co przechodzą. To rzecz, na którą uczuleni muszą być wszyscy pracownicy, a szczególnie kadra menedżerska.

Pamiętaj o obecnych pracownikach i przygotuj ich na nowe okoliczności

Zanim podejmiesz decyzję o zatrudnieniu uchodźców porozmawiaj ze swoimi pracownikami. Poznaj ich obawy, a te mogą być naprawdę różne – dotyczyć będą choćby bariery językowej. Stwórz przestrzeń do szczerej komunikacji, pozwól się wypowiedzieć, a jeśli uważasz, że potrzebna jest także pomoc psychologiczna, skorzystaj z pomocy osoby doświadczonej, która przygotuje Twój zespół na przyjęcie nowych osób. Wojna, która toczy się nieopodal naszej granicy stwarza też obawy wśród rodzimych pracowników: jak choćby ta, czy ich posada jest bezpieczna.

Warto rozważyć: rozmawiając z pracownikami powiedz otwarcie, czy i jakie zagrożenia niesie za sobą wojna w Ukrainie i jak wpłynie lub wpływa to na kondycję firmy. Wiele osób boi się utraty pracy z powodu mniejszego zapotrzebowania na towary i usługi, ale też i tego, że duży napływ imigrantów może wpłynąć na liczbę miejsc pracy.

Zaangażuj pracowników w realną pomoc. Może ona przybierać różne formy – od finansowej kwesty na rzecz jednej z dużych organizacji pomocowych, jak i pomoc rzeczową dla konkretnych rodzin. Zapytaj, czy ktoś z twoich pracowników nie przyjął pod swój dach kogoś z Ukrainy, a jeśli tak – być może drobne wsparcie finansowe lub rzeczowe będzie dokładnie tym, czego potrzebuje.

Zadbaj o zatrudnionych już od dawna pracowników z Ukrainy

Obywatele Ukrainy od wielu lat pracują w Polsce. Zaproś ich na rozmowę – być może potrzebują Twojego lub firmy wsparcia? Kilka dni wolnego, a może pomoc przy relokacji rodziny, będą ważnym gestem. Dobrym rozwiązaniem jest także zapewnienie kilku dni wolnych na wolontariat – osoby posługujące się językiem ukraińskim są bardzo potrzebne na dworcach czy przejściach granicznych, gdzie pomagają pomagając innym w znalezieniu domu czy transportu. Wreszcie – być może Twój pracownik potrzebuje konkretnej pomocy: leków, mieszkania, a może samochodu, którym mógłby przywieźć swoją rodzinę uciekającą przed wojną?

Wielu pracowników decyduje się także na wyjazd i dołączenie do Wojsk Obrony Terytorialnej – jeśli w Twojej organizacji również są takie osoby, to ważne będą dla nich nie tylko słowa wsparcia, ale też na przykład zapewnienie, że po powrocie wciąż będzie czekać na nich miejsce pracy.

Ostatnia prosta

Jeśli już przygotowałeś się na przyjęcie nowych pracowników przybyłych do Polski z ogarniętej wojną Ukrainy i porozmawiałeś na ten temat ze swoimi pracownikami, czas przygotować odpowiednie miejsca pracy. Przygotowując ogłoszenie napisz je nie tylko po polsku, ale też rozważ wersję po ukraińsku oraz rosyjsku. Dla osób z zagranicy ważne będą także benefity – nie musisz oferować ich wszystkich, ale zwróć uwagę na to, co może być pomocne dla osób, które uciekły przed wojną: kurs nauki polskiego; pomoc w znalezieniu mieszkania oraz relokacja rodziny; wsparcie psychologa; przyzakładowy żłobek.

Pamiętaj, że większość uchodźców przybyła do Polski bez niczego albo z jedną torbą. Często nie mają ubrań, nie wspominając o sprzęcie, na którym mogliby podjąć się pracy zdalnej. Wiele osób posiada specjalistyczne uprawnienia, które niekoniecznie znalazły się w walizce w trakcie ucieczki – jeśli jesteś wstanie pomóc ze zdobyciem krajowych certyfikatów, również dodaj taką informację do ogłoszenia.

Pracownik z Ukrainy na pokładzie. Co dalej?

Ukraińscy pracownicy będą potrzebowali chwili, aby oswoić się z nową sytuacją. Może się zdarzyć, że przez pierwsze kilka dni nie będą wiedzieli jak się zachować, co ze sobą zrobić. Postaraj się, aby mieli do wykonania konkretne zadania.

Warto rozważyć: praca zadaniowa ułatwi start. Dzięki niej nowi pracownicy będą mieli okazję zapoznać się z panującymi w firmie zasadami, a jednocześnie będzie to dla nich pomocne we wdrożeniu się. Angażuj ich także w zadania zespołowe, co sprzyja integracji.

Pamiętaj też, że najważniejsze jest wprowadzenie samego pracownika, czyli typowy onboarding. Będzie się on nieco różnił od tego, który znamy – wymaga delikatności i większego wsparcia. Zaoferuj swojemu nowemu pracownikowi dodatkowe dni wolne, gdy tego potrzebuje, zapewnij, że może pytać o najmniejsze szczegóły, zwłaszcza gdy w grę wchodzi bariera językowa.

Choć czasy są szczególne, a sytuacja bardzo delikatna, warto wziąć też pod uwagę, że roztoczenie zbyt dużego, niemal rodzicielskiego „parasola” nad nowymi, ukraińskimi członkami czy członkiniami zespołu może przynieść więcej szkody, niż pożytku – przede wszystkim dlatego, że w efekcie może… utrudnić odnalezienie się w nowej sytuacji, firmy i finalnie wpłynąć na relacje z innymi. Pomagaj z głową, bierz pod uwagę wyjątkowe okoliczności, ale pamiętaj też o firmowych celach, wartościach i pozostałych pracownikach.

Iga Pazio
Inicjatorka i pomysłodawczyni wielu inicjatyw, badań i publikacji dla i o branży HR, wieloletnia redaktor naczelna Kompendium HR i serwisu wyzwaniaHR.pracuj.pl, w latach 2010-2022 związana z Pracuj.pl i Grupą Pracuj. Entuzjastka dzielenia się wiedzą, branży HR i data driven content.

Zobacz podobne

Czy kultura organizacyjna musi być silna? O konieczności konstruktywnego podejścia do tematu.

Kultura organizacyjna to DNA firmy. Przekłada się na sposób zarządzania organizacją, czyli stanowi ścieżkę od wyznaczania misji i strategii działania, przez kształtowanie norm społecznych, systemu wartości i struktury formalnej, po kryteria doboru pracowników, pielęgnowanie wspólnych relacji, na komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej kończąc. Fundamentem kultury organizacji niezmiennie pozostają relacje międzyludzkie, kształtujące społeczność wewnątrzfirmową i atmosferę pracy. Właściwy klimat organizacyjny sprzyja nie tylko lepszemu zrozumieniu celów firmy, przez co umożliwia pełniejsze identyfikowanie się z organizacją i większe zaangażowanie w realizowane projekty, ale przede wszystkim silniej integruje pracowników, ułatwia komunikację zespołową i pomaga w budowaniu zdrowych relacji. 

Nie naklejaj plastrów, daj narzędzia

Obserwując rynek pracy na przestrzeni ponad dwóch ostatnich lat, można zaobserwować znaczące zmiany w postawie, potrzebach i oczekiwaniach pracowników. Na pierwszy plan wyraźnie wysuwa się nastawienie do pracodawcy i HR, postrzeganych jako “instytucji” wspierającej zespół na każdym etapie jego życia. Zatarła się już wyraźna różnica pomiędzy benefitami dotyczącymi życia zawodowego, jak np. finansowanie warsztatów czy szkoleń, a tymi – odnoszącymi się bezpośrednio do życia prywatnego, jak np. dofinansowanie do żłobków czy diet. Co więc ma zrobić owy pracodawca, gdy zespół składa się z kilkudziesięciu pracowników? W jaki sposób może on poznać indywidualne  potrzeby każdego z nich i na nie odpowiedzieć? Według mnie, odpowiedź na te pytania znaleźć można w starym indiańskim przysłowiu „Nie daruj głodnemu ryby. Podaruj mu wędkę i naucz go łowić”. Czym jest wędka, a czym ryba? W odniesieniu do kultury organizacji postaram się wyjaśnić w niniejszym felietonie.

Jak benefity językowe wspierają rozwój firmy i wizerunek pracodawcy?

Trwający przez kilka ostatnich lat rynek pracownika postawił nowe wyzwania przed działami Human Resources. W dobie niskiego bezrobocia, globalizacji i pracy zdalnej znalezienie wartościowego pracownika stało się zadaniem trudniejszym niż kiedykolwiek. Dzięki sprzyjającemu otoczeniu rynkowemu kandydaci coraz większą wagę przykładają do świadczeń pozapłacowych – innych niż firmy oferują zazwyczaj.

Informacja zwrotna się opłaca! Continous feedback dźwignią poprawy efektywności

W zachodnich przedsiębiorstwach tzw. performance review, czyli okresowa ocena pracy, coraz częściej wypierana jest przez nowy trend: continous feedback, czyli bieżącą konstruktywną informację zwrotną. Korelacje z twardymi KPI pokazują, że wdrożenie continous feedback daje policzalne zyski.