10 kroków do (udanego) spotkania firmowego online

Kiedy pandemia dotarła do Polski, nikt nie przypuszczał, jak wiele wyzwań postawi przed nami. Od roku pracujemy hybrydowo lub zdalnie, spotkania na żywo stoją pod znakiem zapytania. Jak w takich okolicznościach zintegrować pracowników podczas spotkania firmowego… online?

Biorąc to pod uwagę, coraz więcej organizacji nie chce dłużej czekać ze spotkaniem firmowym i decyduje się na firmowe spotkanie online. Dla większości osób odpowiedzialnych za organizację takich spotkań, formuła ta jest zupełnie nowa. Czy łatwiejsza? Niekoniecznie, szczególnie, jeśli wydarzenie takie jest przygotowywane po raz pierwszy. Dlatego – nauczona już doświadczeniem organizacji pierwszego w historii Grupy Pracuj wirtualnego spotkania firmowego – przygotowałam listę najważniejszych rzeczy (związanych z przygotowaniem takiego wydarzenia), które sama chciałabym wiedzieć kilka miesięcy temu.


1. Samodzielnie czy z kimś? Bardzo poważnie zastanów się nad współpracą z agencją eventową. Jeszcze przed organizacją takiego spotkania może się wydawać, że jest to prostsza forma, więc po co angażować agencję. Nic bardziej mylnego! Spotkania wirtualne są tak samo, jeśli nie bardziej, wymagające. Odpadają kwestie związane z logistyką, ale za to dochodzą te związane ze studiem, montażem, animacjami, połączeniem i wiele innych, do których potrzeba specjalistycznej wiedzy. Jeśli tylko budżet na to pozwala, rozważ pracę z doświadczoną agencją – oszczędzi Ci to wiele stresu i zapewni bardzo dobry efekt.


2. Dokładnie przemyśl, z jakiego narzędzia będziesz korzystać. Teamsy, Zoom, aplikacje do spotkań online to tylko kilka propozycji narzędzi, przez które możesz zorganizować spotkanie. Wydaje się, że każde będzie dobre? Niestety nie. Intuicyjność, wygląd, a przede wszystkim niezawodność narzędzia może przesądzić o sukcesie lub porażce wydarzenia. Dlatego zanim zdecydujesz się na konkretne rozwiązanie, dokładnie je sprawdź, zobacz, jakie ma możliwości, czy łatwo się do niego zalogować i czy zapewnia bezpieczeństwo danych. Najlepiej o opinię poprosić agencję (jeśli z nią współpracujesz) i dział IT. Warto też zaangażować dział bezpieczeństwa i prawny – kwestie RODO i poufności informacji są ważne, zatem lepiej nie dowiedzieć się na dzień przed spotkaniem, że wybrane narzędzie nie spełnia norm.


3. Przygotuj dokładny plan. Zanim przejdziesz do działania pełną parą, przygotuj sobie dokładny plan: co i do kiedy musisz zrobić, komu przekazać informacje, co potwierdzić i zamówić. W planie zawrzyj również informację od kiedy będziesz pracować nad slajdami (jeśli takie będą używane) i od razu pomnóż ten czas x 2 – prezentacje zawsze pożerają dużo czasu, nawet te przygotowywane przy współpracy z grafikiem. Na plan działania nałóż plan komunikacji z uczestnikami, doprecyzowując co, kiedy, w jaki sposób, jakim narzędziem i kto przekaże pracownikom. Taki matrycowy plan pozwoli Ci zaoszczędzić sobie wiele stresu, ale też sprawi, że będziesz w stanie odpowiedzieć na każde pytanie dot. kolejnych zaplanowanych działań i przewidzieć ewentualne trudności.


4. Stwórz grupę roboczą. Bez względu na to, czy nad organizacją wydarzenia pracujesz samodzielnie, czy wspiera Cię zespół, rozważ powołanie grupy roboczej składającej się z pracowników różnych działów organizacji. Możesz zaangażować ich w przygotowania, ale mogą też mieć rolę opiniodawców Twoich pomysłów. Gość specjalny, motyw przewodni, warsztaty – nikt lepiej nie oceni danej propozycji. Dlatego nie bój się prosić o opinię – pierwsze spotkanie firmowe online to zawsze trochę eksperyment i warto mieć obok siebie zaangażowane osoby, które powiedzą Ci, czy ten eksperyment idzie w dobrą stronę.


5. Postaw na integrację i interaktywność. Planując spotkanie postaw na maksymalnie dużo elementów pozwalających uczestnikom wziąć aktywny udział w spotkaniu. Połączenia z poszczególnymi pracownikami, quizy i konkursy, chat, tablica wyświetlająca selfie uczestników spotkania to tylko kilka pomysłów, które mogą sprawić, że wydarzenie będzie niepowtarzalne. Rozpoczynając przygotowania, zastanów się też, jaki jest jego główny cel. Czy tylko przekazanie informacji? A może warto dodać element integrujący: warsztaty, gry interaktywne – jest wiele możliwości, które pozwolą ciekawie spędzić czas i na pewno zostaną docenione.


6. Skróć agendę. Wiem, że podczas jej tworzenia kusi, by zaplanować jak najwięcej elementów. Niestety, nie jest to dobre rozwiązanie. Podczas spotkania online o uwagę odbiorcy walczysz z dużą większą liczbą bodźców niż podczas spotkania na żywo. Dlatego panele w agendzie muszą być krótkie (maksymalnie 1,5h) i zróżnicowane. Postaraj się tak dobrać tematy, aby nie zabrakło elementów interaktywnych i rozrywkowych.


7. Zaplanuj próby. Występowanie na żywo, a występowanie podczas spotkania online to dwa zupełnie różne doświadczenia. Nikt nie zaśmieje się z dowcipu prowadzącego, a na zachętę do oklasków odpowie głucha cisza. Dlatego kluczowa jest próba przed wydarzeniem – zaplanuj na nią czas i namów wszystkich prowadzących. Kalendarze są napięte i często trudno wygospodarować w nich czas na próby, ale naprawdę warto. Tym bardziej, że na takim spotkaniu łatwo stracić uwagę odbiorców, ale jeżeli są już skupieni, to zauważają każdy błąd czy niedociągnięcie.


8. Zadbaj o komfort występujących. Jak wspomniałam wyżej: wystąpienia podczas spotkań online to naprawdę trudna i stresująca sprawa. Dlatego – jako organizator – zadbaj o komfort występujących. Studia mają różne zaplecza, więc upewnij się, że będzie tam możliwość wypicia kawy i herbaty. Zadbaj też o catering, szczególnie jeżeli spotkanie trwa cały dzień, a studio jest na obrzeżach miasta. Warto także mieć zestaw awaryjny: słodycze, gdy komuś nagle spadnie cukier, wykałaczki, nitkę i igłę, zapasowe rajstopy itp. Nie zapomnij o osobie, która zadba o makijaż prelegentów – światło kamer potrafi być bezlitosne.


9. Przygotuj działania „po”. Dla występujących i uczestników wydarzenie kończy się w momencie wyłączenia transmisji. Dla organizatora wręcz przeciwnie! Często jednak po samym wydarzeniu jesteśmy zmęczeni i ciężko zadbać odpowiednio o pewne elementy. Dlatego już na początku zaplanuj sobie:

  • przygotowanie ankiety (szczególnie, że jest to nowa forma, więc warto sprawdzić, jak została oceniona),
  • komunikację po evencie (podziękowania, podsumowanie, zdjęcia, filmik itp.),
  • dodatkową promocję spotkania, np. post na firmowych social media wspierający Twoje działania employer branding. W końcu taka praca powinna zostać odpowiednio zaprezentowana.

10. Zadbaj o siebie. Pamiętaj o sobie! Spotkanie online wymaga dużo pracy i jest stresujące. Dlatego postaraj się zacząć działać z odpowiednim wyprzedzeniem, trzymaj się planu, a przede wszystkim zadbaj o aktywności, które w najgorętszym okresie przed wydarzeniem pozwolą Ci się odstresować i chociaż na chwilę odciąć od przygotowań.

Spotkania w formie wirtualnej to jeden z elementów naszej nowej rzeczywistości. Organizacja ich to duże wyzwanie, ale też bardzo ciekawy projekt, który pozwala się dużo nauczyć. Ważne jest, aby od początku przemyśleć cel, a następnie na tej podstawie zaplanować plan działania i konsekwentnie go realizować. W trudniejszych momentach z kolei pamiętać, że nic nie zastąpi satysfakcji, którą odczuwa się po spotkaniu! I takiego właśnie wydarzenia Wam życzę oraz mam nadzieję, że te porady pomogą ten efekt osiągnąć.

Agata Grzejda
w Grupie Pracuj odpowiedzialna za komunikacją wewnętrzną i employer branding, w których siłę bardzo wierzy. Prywatnie fanka czytania książek i swoich kotów.

Zobacz podobne

Czy kultura organizacyjna musi być silna? O konieczności konstruktywnego podejścia do tematu.

Kultura organizacyjna to DNA firmy. Przekłada się na sposób zarządzania organizacją, czyli stanowi ścieżkę od wyznaczania misji i strategii działania, przez kształtowanie norm społecznych, systemu wartości i struktury formalnej, po kryteria doboru pracowników, pielęgnowanie wspólnych relacji, na komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej kończąc. Fundamentem kultury organizacji niezmiennie pozostają relacje międzyludzkie, kształtujące społeczność wewnątrzfirmową i atmosferę pracy. Właściwy klimat organizacyjny sprzyja nie tylko lepszemu zrozumieniu celów firmy, przez co umożliwia pełniejsze identyfikowanie się z organizacją i większe zaangażowanie w realizowane projekty, ale przede wszystkim silniej integruje pracowników, ułatwia komunikację zespołową i pomaga w budowaniu zdrowych relacji. 

Nie naklejaj plastrów, daj narzędzia

Obserwując rynek pracy na przestrzeni ponad dwóch ostatnich lat, można zaobserwować znaczące zmiany w postawie, potrzebach i oczekiwaniach pracowników. Na pierwszy plan wyraźnie wysuwa się nastawienie do pracodawcy i HR, postrzeganych jako “instytucji” wspierającej zespół na każdym etapie jego życia. Zatarła się już wyraźna różnica pomiędzy benefitami dotyczącymi życia zawodowego, jak np. finansowanie warsztatów czy szkoleń, a tymi – odnoszącymi się bezpośrednio do życia prywatnego, jak np. dofinansowanie do żłobków czy diet. Co więc ma zrobić owy pracodawca, gdy zespół składa się z kilkudziesięciu pracowników? W jaki sposób może on poznać indywidualne  potrzeby każdego z nich i na nie odpowiedzieć? Według mnie, odpowiedź na te pytania znaleźć można w starym indiańskim przysłowiu „Nie daruj głodnemu ryby. Podaruj mu wędkę i naucz go łowić”. Czym jest wędka, a czym ryba? W odniesieniu do kultury organizacji postaram się wyjaśnić w niniejszym felietonie.

Jak benefity językowe wspierają rozwój firmy i wizerunek pracodawcy?

Trwający przez kilka ostatnich lat rynek pracownika postawił nowe wyzwania przed działami Human Resources. W dobie niskiego bezrobocia, globalizacji i pracy zdalnej znalezienie wartościowego pracownika stało się zadaniem trudniejszym niż kiedykolwiek. Dzięki sprzyjającemu otoczeniu rynkowemu kandydaci coraz większą wagę przykładają do świadczeń pozapłacowych – innych niż firmy oferują zazwyczaj.

Informacja zwrotna się opłaca! Continous feedback dźwignią poprawy efektywności

W zachodnich przedsiębiorstwach tzw. performance review, czyli okresowa ocena pracy, coraz częściej wypierana jest przez nowy trend: continous feedback, czyli bieżącą konstruktywną informację zwrotną. Korelacje z twardymi KPI pokazują, że wdrożenie continous feedback daje policzalne zyski.