Onboarding z uważnością na uchodźców

  • today wt, 5 Kwi 2022
Wojna, ucieczka, nowe życie spakowane do niewielkiego bagażu. Trauma, tęsknota. Lęk i niepewność, które potrafią paraliżować. A w tym wszystkim twarda rzeczywistości, która mówi, że na to nowe życie trzeba przecież zarobić, bo potrzebny jest dach nad głową i jedzenie w lodówce. Poszukiwanie pracy i wdrażanie się w nowym miejscu to dla osób z Ukrainy wymagające doświadczenie. Dlatego onboarding powinien być prowadzony z niezwykłą uważnością, starannością i dbałością o szczegóły. O tym rozmawiamy z Anitą Wojtaś-Jakubowską z firmy Gamfi, oferującej narzędzia do onboardingu i motywacji.

Redakcja: Proces onboardingu bazuje na komunikacji, a do tego potrzebna jest znajomość języka. W firmach technologicznych czy korporacjach działających na rynkach międzynarodowych, językiem organizacji jest często angielski. Osoby z Ukrainy, które się nim posługują, mają łatwiej, ale i tak brak znajomości języka polskiego może wywoływać stres. Jak na etapie wchodzenia do organizacji i wdrażania się w obowiązki, zadbać o kwestie językowe?

Anita Wojtaś-Jakubowska: Nawet jeśli pracownik będzie docelowo pracować w języku angielskim lub polskim, choć pewnie częściej po angielsku, to sporą część materiałów onboardingowych warto przygotować w języku ukraińskim. Przyczyni się to do szybszej adaptacji i minimalizacji stresu – a ta w przypadku pracowników z Ukrainy jest kluczowa. To zrozumiałe, że rekruterzy nie przyswoją nagle znajomości ukraińskiego, więc zapewne dominującym językiem procesu rekrutacyjnego i onboardingu będzie angielski. Zachęcam jednak, by przeznaczyć czas również na dostosowanie komunikatów do potrzeb językowych nowych pracowników.

Pamiętajmy, że mamy do czynienia z kandydatami, których doświadczenia są zupełnie inne niż polskich pracowników i w zasadzie wszystkich dotychczasowych, z którymi mieliśmy do czynienia. Za poszukiwaniami pracy stoją inne motywacje niż chęć zmiany pracodawcy, potrzeba rozwoju czy awansu. To ludzie, którzy zostali zmuszeni do opuszczenia swojego kraju, a teraz muszą zaspokoić swoje podstawowe potrzeby, jak utrzymanie siebie i swojej rodziny w nowym kraju. Stres, z którym wchodzą do nowej organizacji, jest ogromny, nieporównywalny z innymi sytuacjami.

Redakcja: Co pomoże go zmniejszyć, ograniczyć? 

Anita Wojtaś-Jakubowska: Ważne jest świadome stworzenie odpowiedniego kontekstu, żeby można było na spokojnie wdrażać się w swoim rodzimym języku, zapoznawać się nie tylko z informacjami o firmie, ale też praktycznymi wskazówkami, jak odnaleźć się w nowej rzeczywistości.

Zachęcam więc, żeby wdrożenie było nieco szersze. Nie ograniczajmy się do informacji na temat tego, jak działa organizacja, jaką ma strukturę czy jakie benefity oferuje. Ukraińcy chcą też wiedzieć, gdzie mogą załatwić kluczowe dla nich sprawy, jak choćby znalezienie nowego mieszkania czy przedszkola dla swojego dziecka. Jeśli materiały onboardingowe zgromadzone są w jednym miejscu, np. w aplikacji onboardingowej, to uzupełnijmy tę bazę o ważne dane teleadresowe czy informacje o regulacjach prawnych istotnych z punktu widzenia uchodźcy. Niezwykle pomocny będzie też wykaz podstawowych zwrotów używanych w pracy, popularnych i potrzebnych słów po polsku.

Ważne, żeby proces onboardingu był jasnym sygnałem, że organizacja chce wziąć odpowiedzialność i niejako poprowadzić pracownika przez nowe dla niego otoczenie. Pamiętajmy o możliwościach, jakie daje nam technologia. Aby udostępnić informacje online po ukraińsku na firmowej stronie czy platformie onboardingowej, czasem wystarczy kilka szybkich ruchów. Obecnie rozwiązania technologiczne są tak budowane, by łatwo było przetłumaczyć na dany język całe narzędzie i jego interfejs.

Redakcja: Z ilu etapów powinien składać się onboarding, aby był on rzeczywiście efektywny i komfortowy?

Anita Wojtaś-Jakubowska: Kompleksowy, holistyczny onboarding obejmuje cztery etapy: preonboarding, powitanie w firmie, onboarding organizacyjny i wdrożenie do roli. Choć coraz więcej mówi się o tym, jak ważny jest cały proces adaptacji, w rzeczywistości nadal niewiele firm dba choćby o pierwszy etap, czyli preonboarding (który rozpoczyna się z chwilą decyzji o zatrudnieniu, jeszcze przed dołączeniem do firmy). Na tym etapie pracownik, który dowiaduje się o pozytywnym wyniku rekrutacji, ma wiele pytań i wątpliwości: czy to na pewno była dobra decyzja? Czy sobie poradzę? Czy odnajdę się w zespole? A co, jeśli firma zmieni zdanie przez miesiąc oczekiwania na zakończenie mojego okresu wypowiedzenia?

To pytania nowo zatrudnionego, który znajduje się w normalnej sytuacji życiowej – możemy się tylko domyślać, ile wątpliwości pojawia się w głowie osoby w traumie, która kilka tygodni wcześniej uciekła z własnego domu i która ma ekstremalnie zaburzone poczucie bezpieczeństwa. W takiej sytuacji dobrze jest skrócić proces rekrutacji tak bardzo, jak tylko jest to możliwe, ograniczając go do jednego-dwóch spotkań, szybkiej decyzji i informacji zwrotnej, a następnie od razu rozpocząć proces onboardingu.

To właśnie na etapie preonboardingu jest czas na minimalizowanie niepokoju i niewiadomych oraz przekazanie informacji praktycznych. Można przykładowo podpowiedzieć pracownikowi, jakie organizacje pozarządowe pomagają przystosować mieszkanie do komfortowej pracy zdalnej, ale też przekazać wiele cennych wskazówek wykraczających poza kontekst pracy w firmie.

Po okresie preonboardingu przychodzi czas na powitanie w organizacji i zapoznanie z ogólnofirmową częścią działań koordynowanych przez dział HR. Nowy pracownik spotyka się wówczas z różnymi osobami, poznaje produkty firmowe. Warto tutaj zwrócić uwagę na miękkie, psychologiczne aspekty, tak by pracownik poczuł się emocjonalnie zaopiekowany. Nawet jeśli posługuje się on językiem angielskim i wykorzystuje go do wykonywania obowiązków służbowych, to rozmowy przy kawie w firmowej kuchni odbywają się i tak po polsku. Warto przygotować już pracujący zespół na takie sytuacje i zadbać by taka osoba nie czuła się odizolowana. Trzeci etap to wdrożenie do organizacji, czyli już nieco bardziej rozbudowany proces, podczas którego poznaje się wewnętrzne procesy i procedury oraz nieformalne zwyczaje. Ostatni etap stanowi wdrożenie stanowiskowe pod okiem menedżera, skupione na roli, zakresie odpowiedzialności i stawianych celach.

Redakcja: Wdrażanie do organizacji trwa od kilku tygodni do kilku miesięcy, nauka i przyzwyczajanie się do nowego stanowiska też zajmuje czas. Czy w przypadku pracowników z Ukrainy proces onboardingu powinien być wydłużony?

Anita Wojtaś-Jakubowska: Jeśli zadbamy o komplementarność całego procesu, jest szansa, że onboardingu nie trzeba będzie wydłużać. Jeśli natomiast zbagatelizujemy któryś etap, pracownik będzie prawdopodobnie potrzebował więcej czasu niż zwykle. Pamiętajmy, że osoby z Ukrainy wchodzą w jednym momencie nie tylko w nową pracę, ale też w nowy kraj, kulturę, język, otoczenie – i to nie na własne życzenie. Stres i napięcie ograniczają umiejętności poznawcze, utrudniają zapamiętywanie nowych informacji. Dlatego pracodawcy powinni zaprojektować proces wdrożenia, który minimalizuje negatywne emocje i czyni wejście do organizacji przyjemnym, uspokajającym doznaniem (na przykład dzięki wykorzystaniu elementów grywalizacji).  Szczególnie warto zadbać o dostęp do narzędzia onboardingowego, które pozwoli pracownikom z Ukrainy zapoznawać się z treściami asynchronicznie, w swoim tempie, niekoniecznie pod okiem nowych kolegów z pracy.

Redakcja: Jak przygotować zespół na przyjęcie ukraińskich kolegów i koleżanek?

Anita Wojtaś-Jakubowska: Na skutek wojny w Ukrainie wiele polskich firm stanie się wielokulturowymi, choć wcale tego nie planowały. Część firm będzie rekrutować pojedyncze osoby z Ukrainy, ale zdarzają się też organizacje, które prowadzą rekrutacje na dużo większą skalę. W takim przypadku onboarding powinien mieć odrębną ścieżkę dla… już zatrudnionych polskich pracowników. Potrzebne jest dobre przygotowanie menedżerów i zespołów – to zadanie dla pracodawcy, by uwrażliwić pracowników na różne kwestie, które mogą się pojawić. Mam tutaj na myśli choćby pytania, które ludzie sami sobie zadają (choć rzadko się do nich przyznają) jak na przykład „czy osobę z Ukrainy wypada zapytać o prywatne sprawy?”, „czy można rozmawiać z nią o wojnie, rodzinie, przyszłości, planach?”. Warto porozmawiać z pracownikami, zapytać o ich odczucia, wątpliwości, trudności, odpowiedzieć na pytania, zaaranżować np. spotkanie z psychologiem albo warsztaty na temat różnic kulturowych. Tak, aby z większą świadomością i pewnością mogli później dbać o relacje i współpracę z nowymi osobami z Ukrainy. W pierwszej kolejności jednak zapytajmy wprost o obawy, odczucia i potrzeby – nie projektujmy własnych przekonań.

Redakcja: A co z buddym? Powinien być odgórnie wyznaczony przez przełożonego, czy raczej zostawić przestrzeń, by pracownicy mogli wychodzić z własną inicjatywą i zgłaszać się do tej roli?

Anita Wojtaś-Jakubowska: Rola buddy’ego jest istotna w każdym procesie wdrożenia, a w tym przypadku dodatkowo wzrasta. Zwykle pracownicy są typowani w organizacjach do roli buddych, bo rzadko kiedy sami proaktywnie  chcą podjąć się tego zadania – szczególnie, gdy rola buddy’ego jest niedoprecyzowana i “rozmywa się”. W kontekście onboardingu osób z Ukrainy może zdarzyć się tak, że pracownicy będą się zgłaszać z potrzeby serca i chęci niesienia pomocy. Należy jednak mieć świadomość, że na taką osobę będą czekać wyzwania odległe od zwykłych okoliczności. Może się okazać, że pracownik z Ukrainy może poprosić o  pomoc w wypełnianiu pism urzędowych czy szukaniu potrzebnych informacji wykraczających poza kontekst pracy. Oprócz umiejętności językowych oraz inteligencji emocjonalnej buddy’emu przydadzą się też kompetencje project managera, który sprawnie zarządzi zróżnicowanymi działaniami.

Przed wyborem buddy’ego koniecznie należy dokładnie opisać tę rolę, zdefiniować zakres odpowiedzialności  i przedstawić te informacje pracownikom. Następnie pozwolić im na samodzielną decyzję, a na końcu spośród zgłoszeń wytypować taką osobę, która będzie najlepiej dopasowana kompetencyjnie do funkcji opiekuna.

W firmach, które zatrudniają na większą skalę, być może lepszym rozwiązaniem będzie stworzenie stanowiska koordynatora, nadzorującego cały proces onboardingu osób z Ukrainy niż wytypowanie 10 opiekunów.

Redakcja: Na co z kolei warto wyczulić menedżerów?

Anita Wojtaś-Jakubowska: Menedżerowie zwykle mają bardzo napięty grafik i mało wolnego czasu, dlatego onboarding powinny wspierać rozwiązania, które pozwolą odciążyć ich w prostych zadaniach i zautomatyzować powtarzalne czynności. Uwolnieni od tego, co zbędne, będą mogli skupić się na kontakcie face to face, rozmowach i budowaniu relacji. Jest to nieodzowne w procesie wdrażania każdego nowego pracownika, ale w kontekście wojny i uchodźstwa nabiera szczególnego znaczenia.

Redakcja: W jaki sposób weryfikować, czy proces onboardingu przebiega prawidłowo i wywołuje pozytywne wrażenia?

Anita Wojtaś-Jakubowska: Warto udostępnić pracownikom narzędzie, w którym będą mogli w prosty i szybki sposób ocenić proces, np. w formie puls checków. Popularną praktyką naszych klientów jest dwukrotne badanie satysfakcji nowo zatrudnionych: na początku wdrożenia (tu ocenia się pierwsze doświadczenie i emocje z nim związane) i po 3 miesiącach. Przy drugim pomiarze weryfikuje się, czy pracownik czuje się dobrze przygotowany do pracy, zna zasady rozliczania swoich celów i czy menedżer poświęcił mu dostatecznie dużo czasu w procesie. Znając nastroje można odpowiednio szybko zareagować i okazać wsparcie. Dzięki technologii można badać online poziom satysfakcji, ale też mierzyć efektywność procesu poprzez check listy czy quizowe testy wiedzy. Warto też weryfikować, w jaki sposób realizowane są postawione cele, które zwykle definiowane są na początku okresu próbnego. Jest to konkretny, biznesowy miernik, który pozwala sprawdzić, czy nowo zatrudniony jest już przygotowany do samodzielnej pracy.

Redakcja: Czego nie robić, co się nie sprawdzi w kontekście onboardingu pracowników z Ukrainy?

Anita Wojtaś-Jakubowska: Przede wszystkim nie możemy bagatelizować procesu onboardingu. Sytuacja z rekrutacją pracowników z Ukrainy w bardzo jaskrawy sposób pokazuje, jak bardzo potrzebujemy dobrze zaopiekowanego, hiperpoprawnego onboardingu, który pozwoli szybciej odnaleźć się w nowym miejscu, lepiej się poczuć i efektywniej pracować. Ostatnie tygodnie to dla nas wszystkich nowe doświadczenie – dopiero się uczymy, poznajemy, obserwujemy i dopiero po pierwszych procesach wdrażających pracowników z Ukrainy będzie można wyciągnąć wnioski co do ostatecznego kształtu wdrożenia. Możemy czerpać z doświadczeń zespołów wielokulturowych, choć tutaj mamy do czynienia z bardzo specyficzną, niestandardową sytuacją. Nikt z nas nie ma gotowych odpowiedzi, kluczowe jest zatem częste zadawanie pytań pracownikom i wszystkim pracownikom zaangażowanym w proces – pytań o to, czego potrzebują, jak się czują i co może stanowić dla nich realne wsparcie.

Redakcja: Dziękujemy za rozmowę.


rozmawiała: Anita Wojtaś – Jakubowska | Chief Marketing Officer w Gamfi. Marketerka z 20-letnim doświadczeniem zawodowym, wyspecjalizowana w branży HR Tech. Absolwentka Uniwersytetu Warszawskiego i Szkoły Głównej Handlowej, a aktualnie pilna słuchaczka Akademii Psychologii Przywództwa w Szkole Biznesu Politechniki Warszawskiej. Mentorka kobiet w programach Uniwersytet Sukcesu (Digital University) i LeaderSHEp in Tech (Perspektywy Women in Tech). Wielbicielka ludzi, otwartej kultury organizacyjnej i… roślin.

Zobacz podobne

Informacja zwrotna się opłaca! Continous feedback dźwignią poprawy efektywności

W zachodnich przedsiębiorstwach tzw. performance review, czyli okresowa ocena pracy, coraz częściej wypierana jest przez nowy trend: continous feedback, czyli bieżącą konstruktywną informację zwrotną. Korelacje z twardymi KPI pokazują, że wdrożenie continous feedback daje policzalne zyski.

Benefity. Lustro kultury organizacyjnej

„Pokaż mi swój program benefitowy, a powiem Ci, jaką masz – albo możesz mieć – kulturę organizacyjną w swojej firmie”, mógłbym powiedzieć, gdybym lubił aforyzmy. Choć nie oddaje to złożoności zjawiska, jestem przekonany, że sposób myślenia o strategii benefitowej i dobór konkretnych narzędzi wspierających jej wdrożenie w dużej mierze odzwierciedla kulturę organizacyjną firmy.

Podwyżki inflacyjne i co dalej – jak utrzymać pracownika w firmie

Inflacja stała się w ostatnim czasie najczęściej powtarzanym hasłem, odmienianym przez wszystkie przypadki. Stale rosnące ceny podstawowych produktów i usług, a co za tym idzie – diametralny wzrost kosztów utrzymania sprawiły, że wielu pracowników zaczęło szukać nowych, lepiej płatnych miejsc pracy. Pracodawcy zaś zaczęli szukać sposobów na zatrzymanie pracownika. Ale czy podwyżki inflacyjne wystarczą? Odpowiedzią na rosnącą inflację mogą okazać się właściwie dobrane benefity oraz angażująca i solidna kultura organizacyjna.

Dlaczego język angielski jest ważnym benefitem w firmach?

W dzisiejszych czasach angielski bezspornie jest przydatny i wykorzystywany w każdym aspekcie biznesowym. Okres pandemii pokazał, że pracownicy coraz częściej poszukują i oczekują benefitów, które bezpośrednio przełożą się na podniesienie swoich kwalifikacji oraz okażą się dla nich wartością dodaną, pewną inwestycją, a nie jedynie czymś “nice to have”. Znajomość języka angielskiego pozwala nam swobodnie poszerzać swoją wiedzę.