Od informacji do decyzji: w inteligentnym biurze potrzebujemy praktycznych danych

  • today pon, 20 Wrz 2021
W ciągu ostatniego roku model hybrydowy stał się podstawą przyszłości pracy. Wkrótce pracodawcy będą musieli dysponować biurami, które nie tyle umożliwiają pracę w takim modelu, co będą z nim w pełni zintegrowane. Wspierając dobre samopoczucie i zwiększając oszczędności i wydajność, biuro będzie środowiskiem, w którym pracownicy naprawdę będą chcieli przebywać.

Dostosowanie przestrzeni pracy do powyższych oczekiwań to nie lada wyzwanie, które wymaga sprawnego procesu decyzyjnego i fachowej wiedzy. Na szczęście zadanie ułatwiają inteligentne rozwiązania biurowe, które umożliwiają gromadzenie szczegółowych danych na terenie całego biura. Pozwalają one przeprojektować biuro na podstawie wiarygodnych informacji, które pokierują naszym procesem decyzyjnym. Dlaczego więc wciąż tak rzadko się z nich korzysta?

Problem polega na tym, że chociaż firmy dysponują niespotykaną dotąd ilością informacji, nie zawsze gromadzą właściwe dane lub nieodpowiednio je organizują. Aby więc skutecznie dostosować biuro pod kątem przyszłości pracy, trzeba koniecznie uporządkować proces zarządzania danymi. Chodzi o sposób ich gromadzenia, ale także ich przekazywania w firmie. Od czego zacząć?

Aby skutecznie dostosować biuro do nowej rzeczywistości, trzeba koniecznie uporządkować proces zarządzania danymi.

 

Jak ulepszyć dane o biurze: trzy zasady

Kliknij na zasadę, która w największym stopniu dotyczy Twoich potrzeb.

 

  1. Dane muszą być dokładne– Aby informacje były przydatne dla naszej firmy, muszą być szczegółowe. Musimy więc gromadzić drobiazgowe wskaźniki z całej firmy, które pozwolą wprowadzać precyzyjne zmiany. W końcu nie da się ulepszyć czegoś, czego nie widzimy.
  2. Dane muszą występować w kontekście– Dane pozbawione kontekstu są bezużyteczne. Dlatego trzeba je gromadzić przez określony czas, aby umożliwić porównanie i wyjaśnić anomalie. Pozwoli to uniknąć decyzji podjętych na podstawie przeinaczonych faktów. Należy również dostrzec sytuacje, w których przydatne mogą być spostrzeżenia pracowników.
  3. Dane muszą być dostępne– Dane muszą zostać udostępnione zespołom. Brak dostępu może utrudnić ich interpretację i użycie w firmie. Jednocześnie pracodawcy muszą zapewnić pracownikom większą kontrolę nad wykorzystaniem danych (czego oczekuje obecnie 70% pracowników).

Przyjrzyjmy się teraz każdej z tych zasad po kolei, aby zrozumieć, czego dokładnie potrzebujemy.

Dane muszą być szczegółowe

Przy wdrażaniu zmian w firmie nie każda decyzja musi być rewolucją. Często wystarczy drobna zmiana, aby uzyskać nowe, znaczące usprawnienia. Na przykład wprowadzając rozwiązania bezdotykowe, możemy rozładować poranny tłok na wejściu do biura i pozwolić wszystkim szybciej zabrać się za pracę. Dodatkowo wzrośnie higiena, co sprzyja zdrowiu i dobremu samopoczuciu. Natomiast jeśli dane wskazują, że pracownicy mają trudności z koncentracją, możemy stworzyć specjalne strefy do pracy w skupieniu.

Mimo że bardziej ogólne statystyki są wciąż wartościowe, muszą uzupełniać je precyzyjne wskaźniki, które umożliwią bardziej precyzyjne zmiany. W praktyce oznacza to korzystanie z czujników o możliwościach wykraczających poza standardy branżowe. W dzisiejszych hybrydowych biurach szczegółowość jest tym ważniejsza, że pozwala zachować dystans społeczny i zgodność z innymi normami bezpieczeństwa. Najlepiej połączyć informacje pochodzące z przestrzeni wirtualnej i fizycznej, aby uzyskać pełniejszy obraz tego, w jaki sposób pracownicy korzystają z biura.

Ważne wskaźniki fizyczne to: liczba osób na danej powierzchni w ciągu dnia, ich interakcje z innymi zespołami oraz sposób poruszania się po biurze. Jeśli chodzi o środowisko cyfrowe, poznanie zachodzących w nim interakcji między zespołami uzupełni nasze informacje o środowisku fizycznym. Te szczegółowe dane pomogą nam podjąć odpowiednie decyzje w nadchodzącym roku. Które zespoły muszą spotykać się w biurze i kiedy? Czy pracownicy czują się nadal przywiązani do firmy? Ile osób znajduje się w biurze w szczytowym okresie? Czy są w stanie komunikować się bezpiecznie?

Czy pracownicy czują się nadal przywiązani do firmy?

Stwórzmy pełny obraz sytuacji

Naprawdę szczegółowe informacje należy gromadzić w obrębie całej firmy. Wnikliwa analiza jedynie jej określonych części może tworzyć „martwe punkty” utrudniające podejmowanie decyzji. To jeden z głównych powodów, dla których tylko jedna trzecia liderów biznesu uważa, że jakość ich procesu decyzyjnego jest „bardzo dobra”.

Aby rozwiązać ten problem, warto skoncentrować się na następujących obszarach:

  • Wskaźniki dotyczące samopoczucia i środowiska – czy pracownicy przebywają w odpowiednich warunkach (oświetlenie, powietrze, cień, temperatura)?
  • Raporty o wykorzystaniu przestrzeni biurowej – czy pracownicy optymalnie wykorzystują dostępną przestrzeń? Czy biuro jest zatłoczone? Czy pracownicy mogą znaleźć potrzebnych im współpracowników?
  • Style pracy i nawyki związane ze spotkaniami – w jaki sposób pracownicy pracują i czy są w stanie współpracować na miejscu i zdalnie?

Nawet jeśli skupimy się na wszystkich wspomnianych obszarach, w pewnych sytuacjach nadal potrzebujemy czynnika ludzkiego, żeby osadzić dany problem w szerszym kontekście. Dane pozbawione kontekstu nie rozwiązują problemów, a tylko na nie wskazują.

Na przykład w naszym biurze HB Reavis dane pokazały, że jedna z naszych przestrzeni – biblioteka – nie była używana. Zaprojektowaliśmy ją specjalnie do indywidualnej pracy wymagającej skupienia, ale z samych danych nie mogliśmy wywnioskować, dlaczego nie spełniała swojej funkcji. Aby rozwiązać ten problem, musieliśmy zwrócić się do zespołu Origameo.

Ostatecznie nasi eksperci odkryli, że każdy, kto przechodził koło biblioteki, mógł patrzeć na znajdujące się w środku monitory. Ponadto brakowało w niej wygodnych miejsc do pracy przez dłuższy czas. W tym przypadku dane nie pozwoliły zidentyfikować braku komfortu i prywatności jako problemu – dopiero spostrzeżenia naszego zespołu pomogły rozwiązać ten problem.

Dane pozbawione kontekstu nie rozwiązują problemów, a tylko na nie wskazują.

Udostępnijmy dane

Kiedy już zaczniemy gromadzić dane we właściwy sposób, musimy zastanowić się, jak udostępnić je w firmie w przyswajalnej formie. W  końcu pracownicy powinni być w stanie bez trudu odnaleźć najpotrzebniejsze im informacje.

W tym kontekście bardzo przydaje się narzędzie do wizualizacji danych. Zamiast przekazywać wszystkie dane surowe w jednym pliku (który trzeba przeszukiwać ręcznie), możemy je udostępnić na intuicyjnej platformie. Dzięki temu zespoły będą mogły filtrować dane i szybko pozyskać najbardziej potrzebne im informacje.

Na przykład kierownik biura lub obiektu chce wiedzieć, kiedy pracownicy przychodzą i wychodzą. Ta wiedza pozwoli mu wyznaczyć personel do obsługi recepcji lub sprzątania w odpowiednim czasie. Z kolei dział kadr i liderzy zespołów chcą znać pory dnia, kiedy pracownicy są najbardziej wydajni, gdzie wydajność można poprawić oraz jak zespoły współpracują ze sobą.

Udostępniając te dane w prosty sposób odpowiednim osobom, możemy bardziej precyzyjnie dostosować biuro do potrzeb naszej firmy. Pozwoli to bardziej efektywnie wykorzystać powierzchnię biurową i zwiększyć wydajność w tym roku.

Lepsza metoda gromadzenia danych

Dane są bezużyteczne, jeśli nie można wydobyć z nich praktycznych informacji. Nie wystarczą same systemy gromadzenia danych; żeby były one jak najbardziej przydatne, trzeba jeszcze wdrożyć odpowiednie praktyki. W ten sposób możemy podejmować decyzje, które znacząco poprawią wyniki firmy.

Na szczęście inteligentne rozwiązania biurowe takie jak Symbiosy usprawniają ten proces, od samego początku pozwalając gromadzić dane we właściwy sposób.

Zobacz, jak Symbiosy dostarcza firmom praktycznych informacji niezbędnych do zwiększenia wydajności i produktywności.

 

 

Zobacz podobne

Czy kultura organizacyjna musi być silna? O konieczności konstruktywnego podejścia do tematu.

Kultura organizacyjna to DNA firmy. Przekłada się na sposób zarządzania organizacją, czyli stanowi ścieżkę od wyznaczania misji i strategii działania, przez kształtowanie norm społecznych, systemu wartości i struktury formalnej, po kryteria doboru pracowników, pielęgnowanie wspólnych relacji, na komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej kończąc. Fundamentem kultury organizacji niezmiennie pozostają relacje międzyludzkie, kształtujące społeczność wewnątrzfirmową i atmosferę pracy. Właściwy klimat organizacyjny sprzyja nie tylko lepszemu zrozumieniu celów firmy, przez co umożliwia pełniejsze identyfikowanie się z organizacją i większe zaangażowanie w realizowane projekty, ale przede wszystkim silniej integruje pracowników, ułatwia komunikację zespołową i pomaga w budowaniu zdrowych relacji. 

Nie naklejaj plastrów, daj narzędzia

Obserwując rynek pracy na przestrzeni ponad dwóch ostatnich lat, można zaobserwować znaczące zmiany w postawie, potrzebach i oczekiwaniach pracowników. Na pierwszy plan wyraźnie wysuwa się nastawienie do pracodawcy i HR, postrzeganych jako “instytucji” wspierającej zespół na każdym etapie jego życia. Zatarła się już wyraźna różnica pomiędzy benefitami dotyczącymi życia zawodowego, jak np. finansowanie warsztatów czy szkoleń, a tymi – odnoszącymi się bezpośrednio do życia prywatnego, jak np. dofinansowanie do żłobków czy diet. Co więc ma zrobić owy pracodawca, gdy zespół składa się z kilkudziesięciu pracowników? W jaki sposób może on poznać indywidualne  potrzeby każdego z nich i na nie odpowiedzieć? Według mnie, odpowiedź na te pytania znaleźć można w starym indiańskim przysłowiu „Nie daruj głodnemu ryby. Podaruj mu wędkę i naucz go łowić”. Czym jest wędka, a czym ryba? W odniesieniu do kultury organizacji postaram się wyjaśnić w niniejszym felietonie.

Jak benefity językowe wspierają rozwój firmy i wizerunek pracodawcy?

Trwający przez kilka ostatnich lat rynek pracownika postawił nowe wyzwania przed działami Human Resources. W dobie niskiego bezrobocia, globalizacji i pracy zdalnej znalezienie wartościowego pracownika stało się zadaniem trudniejszym niż kiedykolwiek. Dzięki sprzyjającemu otoczeniu rynkowemu kandydaci coraz większą wagę przykładają do świadczeń pozapłacowych – innych niż firmy oferują zazwyczaj.

Informacja zwrotna się opłaca! Continous feedback dźwignią poprawy efektywności

W zachodnich przedsiębiorstwach tzw. performance review, czyli okresowa ocena pracy, coraz częściej wypierana jest przez nowy trend: continous feedback, czyli bieżącą konstruktywną informację zwrotną. Korelacje z twardymi KPI pokazują, że wdrożenie continous feedback daje policzalne zyski.