Dookoła kultury organizacji odc. 1 | Serce firmy interaktywnie i na papierze, czyli dlaczego warto mieć culture booka

W przeprowadzonym w 2022 roku przez Pracuj.pl badaniu „Percepcja pojęcia kultury organizacyjnej” 81% osób pracujących lub szukających pracy odpowiedziało, że podczas aplikowania o pracę zwraca uwagę na kulturę organizacyjną firmy[1]. I aż 99% ankietowanych w tym samym badaniu wskazało, że kultura organizacji jest dla nich ważna (w tym dla 56% – bardzo ważna).

Pokazuje to, jak ważną kartą przetargową firmy na rynku pracy może być właśnie ten aspekt jej funkcjonowania i jak bardzo może on przyjść w sukurs celom rekrutacyjnym i employer brandingowym.

Gdzie umożliwiać zaglądanie za kulisy organizacji?

Kanałów i sposobów na „przemycenie” pożądanych przez aplikujących informacji o tym, jak działa firma od środka jest sporo, między innymi:

• etap rekrutacji – warto pamiętać, że chodzi nie tylko o opowiedzenie o zasadach i atmosferze w firmie w trakcie rozmowy rekrutacyjnej – 43% osób szukających pracy chciałoby mieć styczność z kulturą pracodawcy już na etapie weryfikacji i lektury ogłoszenia o pracę (a tylko 7% deklaruje, że faktycznie na tym etapie się to wydarzyło);
• etap onboardingu / reboardingu nowej lub powracającej osoby na pokładzie firmy;
• działania budujące wizerunek marki pracodawcy, jak choćby obecność przedstawicieli i przedstawicielek firmy na targach pracy, wydarzeniach branżowych, posiadanie obszernego profilu pracodawcy w serwisach z ofertami i inne;
• programy employee advocacy angażujące pracowników i pracowniczki do dzielenia się wiedzą o funkcjonowaniu firmy.

Narzędziem, które może być wykorzystywane we wszystkich wskazanych wyżej obszarach, jest culture book (nazwany też handbookiem czy welcome bookiem), czyli niekoniecznie papierowa „księga”, będąca zbiorem informacji, które powinni znać wszyscy zatrudnieni lub starający się o pracę w organizacji.

Culture book: co powinno się w nim znaleźć?

Kultura organizacji może być różnie definiowana. We wspomnianym wyżej badaniu 3 najczęściej wybierane przez pracowniczki i pracowników odpowiedzi na pytanie „Czym wg Ciebie jest kultura organizacji?” to: atmosfera i relacje (84%), otwartość na różnorodność (65%) oraz zbiór formalnych zasad i procedur panujących w firmie (64%).

Ci sami pracownicy, pracowniczki i osoby szukające pracy, poproszeni o pogłębienie tego obszaru i zapytani o elementy składowe kultury, wskazywali przede wszystkim na: jasne kryteria rozwoju, awansowania i wynagradzania, wartości i komunikację w firmie, sposób komunikowania strategii i celów, a także misji i wizji, charakter relacji na linii kadra menedżerska – pracownicy, jednolite procedury i normy. Nieco mniej istotne (poniżej 50%) okazały się dla nich: oferowane tryby pracy, działalność CSR-owa firmy, czy sposób świętowania ważnych momentów.

Idąc zatem tropem perspektywy pracowników i kandydatów, dobry i zasobny w wiedzę o organizacji culture book powinien zawierać:

• najważniejsze informacje o organizacji – jej misji i wizji, osobach, które stoją na jej czele, zajmowanym miejscu na rynku / w branży, długofalowych perspektywach, ale też i historii;
• wartości, jakimi kieruje się firma – z wyjaśnieniem, jak daną wartość rozumiem i dlaczego akurat ta, a nie inna;
• zestawienie formalnych (ubranych w procedury czy normy), ale i nieformalnych zasad panujących w firmie – dotyczących współpracy, trybu pracy, stacjonarnego biura, komunikacji na co dzień, dress code’u (jeśli obowiązuje);
• podręczny zestaw ważnych: linków (szczególnie, jeśli w firmie działa wiele systemów), osób (np. szefów i szefowych działów, ale przede wszystkim tych, z którymi można załatwić sprawy pracownicze), czy adresów; to też miejsce na pokazanie struktury firmy;
• zasady rekrutacji, wdrażania nowo zatrudnionych, działania programów poleceń pracowniczych;
• wachlarz możliwości rozwoju w firmie, nauki, podnoszenia kompetencji, a także zasady awansowania i wynagradzania;
• przegląd świadczeń pozapłacowych i benefitów oferowanych przez pracodawcę.

W jaką formę ubrać taki „żelazny zestaw” wiedzy o firmie? Jeszcze niedawno popularne były drukowane culture booki, które często wchodziły w skład powitalnego zestawu dla nowo zatrudnionych osób. Obecnie coraz częściej – i słusznie – funkcjonują w formie dokumentu lub innej formy online: osobnej prezentacji, ebooka, osobnej strony czy landing page’a, czy wreszcie jako element firmowego intranetu (choć ta ostatnia opcja jest zazwyczaj niedostępna dla osób spoza firmy).

Garść inspiracji

W Twojej firmie nie funkcjonuje culture book i są przesłanki ku temu, że by się przydał? Warto zatem rozważyć jego przygotowanie i nie zapominać, że… nie od razu Kraków zbudowano. Innymi słowy: ten „podręcznik” kultury organizacji nie musi od razu być bardzo obszernym, rozbudowanym dokumentem, a rozbudowywać go można stopniowo (i dlatego też lepiej sprawdza się forma online’owa – łatwiej ją aktualizować).

Przykłady ciekawych culture booków:

• Satisfly | Poza wymienionymi wcześniej informacjami w CB jest również słowo od CEO i partnerów zarządzających, pokazane archetypy marki, ale też preferowane sposoby tzw. integracji i pasje (domowa nauka pisania kodu idzie pod rękę z bieganiem i rzeźbieniem w glinie polimerowej), czytane książki (od „Wichrowych Wzgórz” po pozycje biznesowe), czy kulinarne wybory pracowników i pracowniczek. Sporo jest też wypowiedzi o Satisfly jako pracodawcy. Warto dodać, że pracodawca nie ucieka też od tematu offboardingu i temat odejść z firmy również jest poruszony.
• Admind | Bardzo „wiedzonośny” materiał, podzielony na części pt. „Dlaczego?”, „Kto & co?” oraz „Jak?”, bogaty w insighty pracowniczek i pracowników, z których można dowiedzieć się, jakie było ich pierwsze wrażenie w firmie, czy co lubią w organizacji, ale też jakie są ich supermoce i co robili przed dołączeniem do Admind.
• Kuźniar Media | Zbudowany podobnie do CB Admind (który zresztą jest wymieniony jako jedna z 3 inspiracji na końcu) prowadzi czytelników i czytelniczki przez najbardziej istotne informacje i kulisy pracy w organizacji. Przybliża też grono klientów, otrzymane nagrody i wyróżnienia oraz działania CSR firmy.

Dlaczego warto mieć culture booka? Przecież stworzenie takiego wymaga jednak inwestycji czasu, a jak pokazuje choćby coroczne badanie „HR-u portret własny”, to ostatnie to nieustająco towar deficytowy wśród przedstawicielek i przedstawicieli branży. Pomijając oczywiste powody – a więc pozytywny wpływ na doświadczenia kandydatek i kandydatów chcących poznać firmę od kuchni, ale i na wizerunek marki jako transparentnie komunikującego się z otoczeniem pracodawcy – spisanie „tego, co wszyscy wiedzą” może okazać się pomocne tak w znalezieniu luk w dotychczasowej komunikacji, jak i nazwaniu i ubraniu w odpowiednie słowa kultury firmy. Bo ta ostatnia zawsze jakaś jest!

[1] Wszystkie dane przytoczone w artykule pochodzą z raportu „Utopia czy realizm? Kultura organizacyjna w oczach zatrudnionych i zatrudniających”: https://wyzwaniahr.pracuj.pl/publications/raport-badanie-kultury-organizacyjnej/