8 błędów, które można (ale nie trzeba!) popełnić organizując spotkanie świąteczne

Świąteczne spotkanie to konieczność, przykry obowiązek i presja. Jakich organizacyjnych błędów unikać, by ta okazja budziła w pracownikach pozytywne skojarzenia?

Wystarczy kilka – z pozoru drobnych – zaniedbań i potknięć, by właśnie niemiłe skojarzenia pojawiły się w głowach pracowników. Kiepska logistyka, nietrafione pomysły, narzucanie jedynej, słusznej wizji – to tylko niektóre składniki przepisu na nieudaną organizację eventu. Główny, podstawowy błąd kryje się jednak znaczniej głębiej – poza budżetem, stosem prezentów i pachnącymi potrawami. Dotyczy codziennych, nie – świątecznych relacji w firmie.

Jak NIE organizować spotkania świątecznego dla pracowników? Co stoi za nieudaną i nienajlepiej wspominaną imprezą firmową? Oto najczęstsze powody:

  1. Brak spójności z kulturą organizacyjną

Pracodawcy coraz częściej zwracają uwagę na dopasowanie kandydatów do kultury organizacyjnej. To aspekt ważny również dla samych pracowników. Liczy się poczucie, że to, co robię ma sens i jest spójne z wizją przedsiębiorstwa. Ważna jest świadomość, że utożsamiam się z firmowymi wartościami, akceptuję obowiązujące zasady, nie postępuję wbrew sobie. Sposób organizacji spotkań świątecznych może wiele powiedzieć o tym, czy deklarowane przez firmę postawy i wartości mają zastosowanie w praktyce. To okazja, żeby przekonać się, czy faktycznie funkcjonujemy w kulturze otwartości, życzliwości, współpracy i wzajemnego poszanowania. – Jeśli kultura organizacyjna jest nastawiona na pracownika, to badane są jego potrzeby i oczekiwania – mówi Konstancja Zyzik, Talent Acquisition Manager w Grupie Pracuj. – Można to robić na przykład w formie anonimowych ankiet, w której znajdują się pytania dotyczące tego, jak chcielibyśmy spędzić firmowe spotkanie, co nam się podoba, a co nie jest mile widziane, co nas zniechęca, co pozwoli nam się zintegrować i umocnić firmowe wartości, a z czym zupełnie się nie identyfikujemy. Przy tej okazji warto też zapytać o wrażenia z ostatniej wigilii.

  1. Nieuwzględnianie pomysłów i opinii pracowników

Jednym z głównych „grzechów” dotyczących firmowych eventów jest zamknięcie się na sugestie i pomysły pracowników. Tymczasem nasze wyobrażenia niekoniecznie mogą pokrywać się ze sposobem myślenia innych osób. Nie w każdej firmie sprawdzi się świąteczny wyjazd integracyjny. Tradycyjna kolacja i kosztowanie potraw jednym może wydawać się sztampowym pomysłem, podczas gdy dla drugich będzie spełnieniem wyobrażeń o spotkaniu w gronie współpracowników. Dlatego tak ważne jest poznanie preferencji pracowników, jeszcze na długo przed grudniowymi wydarzeniami. Pod uwagę trzeba też wziąć wielkość i strukturę firmy. – Może się okazać, że organizowane co roku spotkanie całej firmy nie ma już sensu, ponieważ organizacja tak się rozrosła, że gromadzenie w jednym miejscu kilku tysięcy osób mija się z celem, a pracownikom tak naprawdę zależy na kameralnym gronie. Wówczas dobrym rozwiązaniem będą wigilie działowe, w niewielkich zespołach, organizowane według własnych pomysłów, a nie jednego, narzuconego z góry scenariusza – mówi Konstancja Zyzik. W takiej sytuacji dział np. marketingu bierze udział w warsztatach kulinarnych i piecze pierniczki, dział sprzedaży ma wyjście do kina, a dział HR organizuje sobie poczęstunek z prezentami i z karaoke w tle. O preferencje pracowników warto zapytać ok. 2-3 miesiące przed planowanym spotkaniem, następnie zestawić je z budżetem i możliwościami firmy po to, by wybrać rozwiązanie realne, a jednocześnie przynoszące pracownikom satysfakcję.

  1. Powtarzanie błędów z poprzednich lat

Jedna i ta sama formuła. Co roku. Słabe opinie albo niska frekwencja, które nie dają do myślenia. To pułapka, w którą wpadają firmy niepodejmujące współpracy z pracownikami przy organizacji spotkań świątecznych. Warto dowiedzieć się, czy i co było mankamentem zeszłorocznych imprez, nad czym należy popracować, co udoskonalić i jaką rolę w tym wszystkim może odegrać praca zespołowa. Wyniki mogą czasem zaskoczyć. Może się okazać, że coś, co naszym zdaniem powinno budzić zachwyt, tak naprawdę przyniosło efekt odwrotny od zamierzonego.

  1. Słaby plan, organizacja i komunikacja

Spontaniczny zryw, pośpiech i nieprzemyślane działania w nerwowej, pełnej napięcia atmosferze – tak na pewno nie należy organizować spotkania świątecznego, którego idea zakłada możliwość odprężenia się, zrelaksowania i zwolnienia tempa. Pracownicy powinni być odpowiednio wcześniej poinformowani o wydarzeniu tak, by mogli je na spokojnie zaplanować i dopasować do własnego grafiku. Ważne, by mieć kontrolę nad każdym aspektem wydarzenia. Przykładowo, jeśli planujemy wręczenie prezentów, to dobrze, aby były one faktycznie przemyślane i dobrze dobrane. Jeśli zamierzamy zorganizować christmas party w restauracji/klubie, to możemy przygotować listę miejsc i przedstawić pracownikom, by wspólnie wybrali takie, które spełnia ich kryteria. Jeżeli spodziewamy się na firmowym spotkaniu gości z innych oddziałów firmy – przygotujmy dla nich np. praktyczne wskazówki dotyczące miasta i rekomendacje noclegowe. Planując wręczenie nagród i wyróżnień, należy dopilnować, by nikogo nie przeoczyć. Firmowe spotkanie jest wtedy udane, gdy wszystkie jego elementy są ze sobą zgrane i zapięte na ostatni guzik.

  1. Niemiłe niespodzianki

Świąteczne spotkanie to nie jest właściwy moment, by fundować pracownikom zaskakujące „newsy” i niemiłe niespodzianki. A może je wywołać wszystko – od samego sposobu organizacji wydarzenia i formuły spotkania po usłyszane słowa i przekazane wiadomości. Podczas spotkania pracownicy powinni czuć się spokojnie i pewnie. Dobrze, żeby ci, którzy przyjeżdżają na event z innych miast/filii firmy nie napotykali np. na logistyczne niespodzianki, a mieli wrażenie, że są zaopiekowani i życzliwie potraktowani. Tego typu wydarzenia nie powinny być pretekstem do przekazania niekorzystnych informacji (np. na temat kondycji finansowej firmy), opakowanych w piękny, świąteczny papier. Niewłaściwym krokiem jest też zaskakiwanie pracowników przepychem i blichtrem na świątecznym bankiecie w sytuacji, gdy doszło niedawno do zwolnień, a o podwyżkach i premiach pracownicy mogą zapomnieć.

  1. Detale, które uwierają

To z pozoru małe rzeczy, błahe sprawy, a jednak potrafią zostawić rysę na ogólnym obrazie spotkania. Wystarczy posłuchać pracowników. – Lubię nasze firmowe wigilie, co roku w nich uczestniczę, ale to czego mi brakuje, to… miejsc siedzących. Jest ich za mało, a za dużo czasu spędza się na stojąco – mówi Anna, pracownica korporacji.

A mnie czasem irytują zbyt długie przemówienia prezesa. Brzmi to bardzo oficjalnie, sztucznie. Przy okazji pojawiają się wątki zupełnie niezwiązane ze spotkaniem – mówi 30-letni Tomek. Analizy, prezentacje, podsumowania – jeśli są długie i obszerne, to wywołują poczucie niesmaku i znudzenia.

Jeszcze inne przemyślenia ma Marta z branży wydawniczej: – Uważam, że ważny jest czas spotkania. Jeśli jest to tradycyjny poczęstunek, z kolędami itd. to powinien być w godzinach pracy, a nie dopiero po zakończonym dniu.

  1. Wywieranie presji

Udział w spotkaniu powinien być dobrowolny. Wywieranie nacisków i stosowanie manipulacji nie ma nic wspólnego z budowaniem świątecznej atmosfery i relacji wysokiej jakości. Należy też uszanować poglądy osób, które np. w danym okresie roku nie tańczą i nie spożywają alkoholu. – Pracownicy powinni mieć jasno zakomunikowane, że przyjście na spotkanie nie jest obowiązkowe. Nie trzeba usprawiedliwiać i tłumaczyć się, dlaczego tak właśnie zdecydowaliśmy – mówi Konstancja Zyzik.

  1. Pozory i maski

Po co organizujemy spotkanie świąteczne? To pytanie, które wbrew pozorom może zaskoczyć. Jeśli – w pośpiechu, z przyzwyczajenia, „bo tak wypada”, „bo tak wszyscy robią” – to można stracić z oczu główny cel. Firmowe wydarzenie nie powinno być „robieniem dobrej miny do złej gry”, a więc okazją, by zatuszować inne nieprzyjemne wydarzenia czy decyzje. Nie chodzi też o „dobry PR” i podporządkowanie się trendom. Wśród założeń spotkania powinny znaleźć się m.in. integracja zespołu, odprężenie i odpoczynek oraz uchwycenie świątecznego klimatu. Zakładanie maski i pozowanie szybko zostanie wychwycone. Dlatego tak ważna jest naturalna, autentyczna atmosfera i szczere zaangażowanie. Na taki scenariusz pracuje się jednak przez cały rok, a nie tylko okazjonalnie. Tak ważne są więc codzienne relacje, sposób komunikacji, zarządzania i motywowania. Wówczas pracownicy chętnie biorą udział w spotkaniu i nie traktują go jako przykrego obowiązku. Chce im się chcieć!

Katarzyna Klimek - Michno
Redaktorka, autorka książek. Laureatka nagrody „Phil Epistemoni – Przyjaciel Nauki” przyznawanej dziennikarzom popularyzującym naukę. Ma doświadczenie pracy w mediach i w branży marketingu internetowego. Stały współpracownik Pracuj.pl. Specjalizuje się w tematyce dotyczącej rynku pracy i HR.

Zobacz podobne

Benefity. Lustro kultury organizacyjnej

„Pokaż mi swój program benefitowy, a powiem Ci, jaką masz – albo możesz mieć – kulturę organizacyjną w swojej firmie”, mógłbym powiedzieć, gdybym lubił aforyzmy. Choć nie oddaje to złożoności zjawiska, jestem przekonany, że sposób myślenia o strategii benefitowej i dobór konkretnych narzędzi wspierających jej wdrożenie w dużej mierze odzwierciedla kulturę organizacyjną firmy.

Jak hartował się… HR Day

Zaczęło się spontanicznie. Najpierw pojawiło się pytanie: co zrobić inaczej niż zwykle? Jak docenić, spotkać się oraz świętować? Potem przyszedł czas na dyskusje, a do życia została powołana koncepcja, która w toku współpracy różnych osób ewoluowała, nabierała kształtów i stopniowo się rozrastała. Dzisiaj HR Day to już kolejna edycja Ogólnopolskiego Dnia Pracowniczek i Pracowników HR. Ale nie tylko – to coś więcej niż święto przypadające 20 czerwca. To znacznie większa świadomość biznesowa roli HR w organizacjach, bezcenne branżowe więzi i wsparcie, a także bardzo potrzebne poczucie docenienia.

Poznaj tegoroczną kapitułę konkursu HR Dream Team 2022

Przedstawiamy kapitułę tegorocznej edycji konkursu HR Dream Team, która będzie oceniać projekty zgłoszone przez zespoły HR, wytypuje grono nominowanych i finalnie wyłoni zwycięzców edycji A.D. 2022. Do kapituły zaprosiliśmy w tym roku ponownie ekspertki i ekspertów z różnych obszarów – zapraszamy do bliższego poznania sylwetek członkiń i członków naszego jury.

Cyfrowe wsparcie HR: analiza predykcyjna w HR

Analiza predykcyjna z powodzeniem funkcjonuje m. in. w finansach, marketingu, zarządzaniu łańcuchem dostaw czy technologiach informacyjnych. Wnioski wysnuwane na podstawie przetwarzania ogromnej ilości danych z przeszłości i czasu rzeczywistego ułatwiają podejmowanie kluczowych decyzji i planowanie dalszych kroków managerom zarządzającym organizacjami. Od kilku lat specjaliści w zakresie sztucznej inteligencji, uczenia maszynowego, neuronauki i data science łączą siły, by wesprzeć również branżę HR. W Polsce ten obszar de facto jest nieobecny, ponieważ firmy albo nie gromadzą odpowiednich danych, mają je rozrzucone, albo nie wiedzą, jak je wykorzystać. A szkoda – bo wdrożenie analizy predykcyjnej to milowy krok na drodze do data-driven i evidence-based HR.