The new normal. Jak firmy radzą sobie z korona-sytuacją?

Otoczenie biznesowe zmieniło się zasadniczo, a ład gospodarczy jest w trakcie transformacji. Środowisko pracy ma ograniczone możliwości, a przystosowanie się organizacji do nowej sytuacji nie jest oczekiwaniem, a koniecznością.

Pojęcie „the new normal” wykreował czas pandemii. Dyskurs nie napawa optymizmem. To czas przypominający roller-coaster, który z natury rzeczy przemieszcza się z dużą prędkością i z dnia na dzień staje się coraz bardziej szalony i kłopotliwy.

Zarządzanie w nowym i niepewnym środowisku będzie testem dla większości kadry kierowniczej. Praca zdalna od 2 tygodni nie jest już pojęciem nowym, choć obecnie – jako fraza – przeżywa żniwa w wyszukiwarce Google. Niniejszy artykuł przedstawia najlepsze praktyki, którym warto się przyjrzeć w kontekście organizacji pracy w firmach.

Zespół zarządzania kryzysowego

Wiele firm w ciągu ostatnich dwóch tygodni powołało specjalne zespoły kryzysowe (lub grupy zadaniowe), które koncentrują się na zachowaniu ciągłości pracy organizacji, przy jednoczesnym monitorowaniu bieżącej sytuacji w kraju i na świecie oraz prognozowaniu możliwych przyszłych wydarzeń.

Ważnym aspektem pracy zespołu kryzysowego jest przygotowanie procedury dotyczącej zgłaszania przez pracowników przypadków zachorowań na COVID-19 dotyczących ich samych oraz członków rodziny. Inna procedura będzie obowiązywać pracowników zdalnych, a inna tych, którzy zostali zdiagnozowani w pracy np. w zakładzie produkcyjnym czy sklepie spożywczym.

Wartym wdrożenia rozwiązaniem jest również utworzenie specjalnego miejsca na platformie informacyjnej firmy, które będzie miejscem komunikacji wszystkich zmian i decyzji. Miejsce to powinno także dawać możliwość zgłaszania nowych inicjatyw przez pracowników (jeżeli nie korzystamy z platform, możemy wdrożyć dedykowany sytuacji adres mailowy). Czas kryzysu to moment, w którym szczególnie powinniśmy stymulować kreatywność. Warto otworzyć się na pomysły i usprawnienia naszych pracowników nie tylko w obszarach organizacji pracy, ale i zmian produktowych/usługowych.

Transparentna komunikacja

Organizacje powinny poświęcić czas, aby upewnić się, że pracownicy rozumieją wyzwania, przed którymi stoi firma, oraz działania, które podjęto w celu ich rozwiązania. W trudnych czasach ludzie są spragnieni informacji i przywództwa. W próżni informacyjnej połączą kropki w najgorszy możliwy sposób, dlatego tak ważna jest komunikacja oparta na faktach.

  1. Spotkania z pracownikami

Działaniem, które warto wdrożyć, są cykliczne spotkania dla grona menadżerów i pracowników niższego szczebla, w których zarząd lub zespół kryzysowy:

  • podzieli się wiedzą o aktualnej sytuacji firmy,
  • opowie o podjętych lub planowanych decyzjach,
  • będzie miał szansę w sposób bezpośredni wyjaśnić i uargumentować genezę różnych działań.

Takie spotkania powinny również dać przestrzeń pracownikom do zadawania pytań. Formuła może nieco obciążyć zasoby czasowe kadry menadżerskiej, ale jednocześnie zwiększy komfort pracy i poczucie bezpieczeństwa pracowników.

  1. Komunikacja wewnątrz zespołów i raportowanie

Warto również usprawnić komunikację zespołową. Pierwszymi, najprostszymi narzędziami organizacyjnymi są codzienne, 10-minutowe telekonferencje organizujące dzień pracy dla małych grup. Co ciekawe, niektórzy psycholodzy wskazują, że powinno się odbyć telekonferencję z użyciem połączenia video, dzięki czemu każdy członek zespołu będzie mógł się poczuć jak na spotkaniu – przygotować swój profesjonalny ubiór i wygląd nie wytrącając się z rytmu pracy, który funkcjonował dotychczas.

Niektóre spółki wdrożyły na czas pracy zdalnej dodatkowe systemy raportowania, by monitorować pracę i realizowane projekty. Pracownicy mogą raportować pod koniec dnia swoje czynności (projekt, spędzony czas, postęp, napotkane problemy), a przełożony na jednym ekranie widzieć progres prac oraz obłożenie poszczególnych członków zespołu. W sytuacji, kiedy nie mamy zasobów lub możliwości technicznych do skorzystania z zewnętrznych systemów, możemy wykorzystać prosty arkusz w programie Excel, który pracownicy będą wypełniać podsumowując swój czas pracy i każdego dnia odsyłać do przełożonego.

  1. Dynamika pracy

Ostatnia rzecz, o której musimy pamiętać, to to, że każdy tydzień pracy w nowych warunkach, a szczególnie „zdalnych”, będzie inny.

I faza: W pierwszych dwóch tygodniach pracownicy będą odczuwać ciekawość, adrenalinę, a nawet euforię. Ta faza charakteryzuje się dużym tempem pracy, dlatego należy mocno pilnować priorytetów, aby inne zadania nie przysłoniły nam wspólnego celu.

II faza: Kolejna faza to naprzemienne stany pozytywnych i negatywnych emocji, którymi przełożeni powinni starać się zarządzić. Pracownicy zaczną być zmęczeni formą pracy i izolacją w domowej przestrzeni, a dodatkowo mogą zacząć zadawać sobie pytanie „jak długo jeszcze” oraz „czy z powodu mniejszej liczby zadań mój wakat nie zostanie ścięty”. Szczególnie w tym momencie menadżerowie powinni czujnie obserwować nastroje pracowników i zadbać o ich motywacje. Rola przełożonych będzie rosła wraz z wydłużeniem się okresu pracy zdalnej.

Wellbeing

Zagrożenie dla fizycznego i finansowego samopoczucia pracowników jest duże, dlatego firmy na czas pracy w nowych warunkach przygotowały szereg działań łagodzących i dbających o higienę codziennej pracy. Pamiętajmy, żeby zadbać o ustanowienie spójnych zasad pracy zdalnej, które będą zawierały również niezbędne przerwy i aspekt relacyjny.

Warto czerpać z przykładów firm, które wykraczają poza standardową formę pracy:

  1. Firma Whole Whale dodała do obowiązków swoich pracowników koncept BOC (Beverage of Choice), by pracownicy raz w miesiącu mogli spotkać się na komunikatorze video i porozmawiać o wszystkim, co nie jest związane z pracą – tematy rodzinne, pasje, gry, muzyka i wszystko inne, co pomoże utrzymać dobry kontakt i nastroje w zespole. Obowiązkiem pracownika jest jedynie przygotowanie swojego ulubionego napoju.
  2. Amerykański fundusz a16z wprowadził wspólne lunche. Pracownicy mają krótką przerwę podczas dnia na wspólny – wirtualny – obiad. Jak się okazało, niektórzy pracownicy wskazali, że dzięki temu korzystają z przerwy lunchowej częściej niż podczas normalnej pracy.

Dobrą praktyką jest również wspólna poranna kawa. Pracownicy mają szansę rozpocząć pracę w warunkach zbliżonych do tych biurowych. 10 minut krótkiej konwersacji i poczucie przynależności do zespołu może oddziaływać bardzo pozytywnie na spokój wewnętrzny i nastrój pracownika.

Niektóre zespoły idą nawet o krok dalej i przenoszą do świata online treningi sportowe oraz wcześniej zaplanowane spotkania integracyjne. Jak widać każde ograniczenie ma również swoją twórczą alternatywę.

Bądź liderem

Liderzy jasno określają oczekiwania. Mobilizują zespół, żeby nawet w najtrudniejszych czasach mieć w swoich zasobach zmotywowanych pracowników zdolnych do realizacji celów. Motywowanie personelu, gdy trzeba podjąć trudne decyzje, wymaga dobrze wyważonego podejścia. Inicjatywy wymagają określonych kamieni milowych i wskaźników oraz właścicieli projektów. Liderzy muszą rygorystycznie śledzić postępy na podstawie przyjętych wskaźników, interweniować w razie potrzeby i informować o wszelkich zmianach kierunku działań. Muszą także świętować sukces i rozpoznawać członków zespołu, którzy osiągają najlepsze wyniki.

Choć każdą złotówkę należy obecnie oglądać dwa razy, nie możemy zapominać o inwestycji w ludzi. Zachowanie najlepszych talentów stanie się jeszcze większym wyzwaniem, ponieważ powolny wzrost ograniczy możliwości awansu zawodowego. Ważne jest, aby opracować nowe podejście do wynagradzania pracowników i rozwiązywania problemów takich jak równowaga pomiędzy życiem zawodowym, a prywatnym zwłaszcza w sytuacji długiej pracy zdalnej. Jeżeli nie zadbamy o najbardziej wartościowych pracowników to być może przeczekają z nami kryzys z racji ograniczonego pola manewru na rynku pracy, ale zaraz po nim spakują swoją walizkę doświadczeń i kompetencji i ruszą w świat szukają lepszych warunków pracy.


Czasy „the new normal” wymagają szybkiego dostosowania się i adaptacji organizacji oraz pracowników do standardów i etyki pracy w nowych warunkach. Pierwsze tygodnie pracy home office pokazały, że nasze domowe biura i praktyki pracy są teraz ważną częścią życia, a połączenie wysokiej efektywności przy utrzymaniu aspektów socjalnych, które ukazują swoją wartość w trudnych czasach jest nowym wyzwaniem dla organizacji.

Niniejszy materiał przedstawia wypracowane schematy działań niektórych z firm. Warto jednak eksperymentować i szukać najlepszej metody, która mogłaby zadziałać w danej organizacji i przetrwać próbę czasu.


Strefa Pracuj.pl
Szukasz miejsca, które ułatwi Ci efektywną rekrutację zdalną? Sprawdź Strefę Pracuj.pl i kompleksowo zarządzaj całym procesem komunikacji z kandydatem! Od oceny CV i przesyłania statusów aplikacji poprzez umawianie i przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej. Pobierz ebook.

Emilia Dąbrowska
Category Marketing Coordinator w Pracuj.pl. Sportsmenka, która po zakończeniu 16-letniej sportowej kariery rozpoczęła drogę na szczyt w obszarze marketingu i zarządzania projektami. Odpowiada za tworzenie i realizację strategii produktowo – marketingowych. Koordynatorka projektu Festiwalu Pracy Jobicon.

Zobacz podobne

Jak hartował się… HR Day

Zaczęło się spontanicznie. Najpierw pojawiło się pytanie: co zrobić inaczej niż zwykle? Jak docenić, spotkać się oraz świętować? Potem przyszedł czas na dyskusje, a do życia została powołana koncepcja, która w toku współpracy różnych osób ewoluowała, nabierała kształtów i stopniowo się rozrastała. Dzisiaj HR Day to już kolejna edycja Ogólnopolskiego Dnia Pracowniczek i Pracowników HR. Ale nie tylko – to coś więcej niż święto przypadające 20 czerwca. To znacznie większa świadomość biznesowa roli HR w organizacjach, bezcenne branżowe więzi i wsparcie, a także bardzo potrzebne poczucie docenienia.

Poznaj tegoroczną kapitułę konkursu HR Dream Team 2022

Przedstawiamy kapitułę tegorocznej edycji konkursu HR Dream Team, która będzie oceniać projekty zgłoszone przez zespoły HR, wytypuje grono nominowanych i finalnie wyłoni zwycięzców edycji A.D. 2022. Do kapituły zaprosiliśmy w tym roku ponownie ekspertki i ekspertów z różnych obszarów – zapraszamy do bliższego poznania sylwetek członkiń i członków naszego jury.

Cyfrowe wsparcie HR: analiza predykcyjna w HR

Analiza predykcyjna z powodzeniem funkcjonuje m. in. w finansach, marketingu, zarządzaniu łańcuchem dostaw czy technologiach informacyjnych. Wnioski wysnuwane na podstawie przetwarzania ogromnej ilości danych z przeszłości i czasu rzeczywistego ułatwiają podejmowanie kluczowych decyzji i planowanie dalszych kroków managerom zarządzającym organizacjami. Od kilku lat specjaliści w zakresie sztucznej inteligencji, uczenia maszynowego, neuronauki i data science łączą siły, by wesprzeć również branżę HR. W Polsce ten obszar de facto jest nieobecny, ponieważ firmy albo nie gromadzą odpowiednich danych, mają je rozrzucone, albo nie wiedzą, jak je wykorzystać. A szkoda – bo wdrożenie analizy predykcyjnej to milowy krok na drodze do data-driven i evidence-based HR.

Cyfrowe wsparcie HR: wewnętrzne platformy talent marketplace

Jeden z największych autorytetów w zakresie identyfikowania przyszłych trendów HRtech – Josh Bersin – uważa je za najlepszy pomysł tej dekady. O co chodzi? O platformy talent marketplace, które są odpowiedzią na wielką zagwozdkę pracodawców, którzy rozumieją, że ich pracownicy w razie niezadowolenia z pracy w naturalny sposób zaczynają szukać nowej. Ale czemu nie zmienić ich podejścia i nie zachęcić ich do szukania nowych dróg rozwoju i kariery wewnątrz organizacji? Nowe narzędzie daje pracownikom możliwość rozwoju zawodowego i znalezienia nowych wyzwań bez zmiany firmy, a samemu pracodawcy pozwala szybko realizować cele w systemie zadań i projektów zgodnie z kompetencjami już zatrudnionych w organizacji osób. Brzmi jak win-win, prawda?