Świąteczne (online) SOS w 6 punktach

  • today śr, 25 Lis 2020
  • person Iga Pazio
  • bar_chart 517 wyświetleń
Nie tak to sobie wyobrażaliśmy. Święta online? Kolejne spotkanie przed monitorem? Bez atrakcji, pysznego jedzenia i spotkań w pełnym składzie? Nie ulega wątpliwości, że w tym roku to pandemia dyktuje warunki. Dlatego korzystając z mądrości Marka Aureliusza nie traćmy energii na narzekanie i walkę z rzeczami, na które wpływu nie mamy. Zadbajmy o to, by spotkanie świąteczne AD 2020 zapewniło pracownikom poczucie wspólnoty, bliskości i stanowiło okazję do niespiesznej celebracji. Specjalnie z myślą o Was przygotowaliśmy zestaw porad, jak zadbać o to, by grudniowe „śledziki”, „karpiki” czy „Xmas parties” były po prostu udane.
Pandemia pokrzyżowała plany wszystkim i każdego zmusiła do zachowania dystansu. Oczywiście dystansu fizycznego, bo ten wynikający z bliskości relacji międzyludzkich nie powinien się pogłębiać. Poczucie wyobcowania, izolacji i spadający niczym listopadowe liście zapał do pracy wymagają zdecydowanego przeciwdziałania i dlatego przede wszystkim... Nie rezygnuj ze świątecznego spotkania firmowego! Jest ono wydarzeniem, na które czekają wszyscy pracownicy i które w tym roku jest im szczególnie potrzebne. By zadbać o dobre samopoczucie uczestników i sprawny przebieg wydarzenia, warto się do niego jednak nieco inaczej niż dotychczas przygotować.

Wigilia? A kiedy wyprawiacie?

Końcówka roku to zazwyczaj bardzo gorący czas w wielu firmach. Domykanie planów sprzedażowych, realizacja budżetów, strategiczne planowanie kolejnego roku. Aby zsynchronizować kalendarze i wybrać dogodny dla wszystkich termin świątecznej fiesty, potrzebna jest sprawna komunikacja uruchomiona kilka tygodni przed wydarzeniem. Wiele firm oczywiście planuje coroczne „śledziki” ze znacznie większym wyprzedzeniem, ale nie oszukujmy się: zmieniająca się niczym w kalejdoskopie koronawirusowa rzeczywistość nie wszystkim pozwoliła tak skutecznie planować. By jednak tradycji stało się zadość i by odpowiednio wykorzystać okazję do kultywowania wspólnych wartości, przede wszystkim wybierz dogodny dla wszystkich termin. Co to oznacza? Być może w pożarze codziennych obowiązków, deadline’ów i nie tylko zawodowych obowiązków okaże się, że najbliższy wolny termin dla całej pracowniczej braci przypadnie jeszcze przed Mikołajkami lub między Bożym Narodzeniem a Sylwestrem. Odpowiednio wcześniej zaproponuj nie tylko kilka alternatywnych terminów świątecznej imprezy, ale też ich pory i godziny. Być może w tym roku większości bardziej będzie pasował świąteczny brunch niż tradycyjna wieczerza? Pamiętaj, że ten rok naprawdę jest wyjątkowy i dlatego... podejdź do tego elastycznie i z wyrozumiałością. Najważniejsze pozostaje niezmienne - spotkać się i wspólnie świętować.

Firmowa Wigilia czy seans spirytystyczny

Zbliżające się Boże Narodzenie i Nowy Rok, jak mało które wydarzenia w roku, kojarzą się z magią spotkań, radością z drobnych rzeczy i generowaniem pełnych ciepła wspomnień. Pytanie czy unikatową atmosferę uda się odtworzyć w trakcie wideokonferencji lub za pośrednictwem komunikatorów? By firmowe spotkanie – niczym w popularnym ostatnio memie internetowym - nie przypominało seansu spirytystycznego, podczas którego większość uczestników przede wszystkim usiłuje się usłyszeć i zobaczyć, warto zadbać o stronę techniczną. W pierwszej kolejności do sprawdzenia pozostaje zatem - czy wszyscy pracownicy / uczestnicy spotkania świątecznego mają techniczną możliwość wzięcia w nim udziału? Czy mają odpowiedni sprzęt, oprogramowanie i dostęp do internetu? W następnym kroku warto się zastanowić czy posiadane narzędzia i infrastruktura IT pozwalają na prowadzenie spotkania dla całej firmy czy też liczba uczestników musi zostać ograniczona? Nie wszystkie dostępne narzędzia umożliwiają swobodną rozmowę w większym gronie dlatego to również warto z odpowiednim wyprzedzeniem przetestować.

Razem choć oddzielnie

Jeśli z przyczyn organizacyjnych lub technologicznych nie uda Ci się zorganizować spotkania w pełnym firmowym składzie, wówczas dobrą opcją wydaje się podzielenie zespołu na mniejsze podgrupy - np. zespoły funkcyjne lub zadaniowe. W takiej sytuacji szczególnie mile widziane będą wszelkie ogólnofirmowe i między działowe inicjatywy podtrzymujące ducha zespołowości. Jak można to zrobić zdalnie? Oczywistym przykładem wydaje się przygotowanie filmowego kolażu z życzeniami od wszystkich pracowników, bądź przedstawicieli wszystkich departamentów, który zostanie odtworzony w tym szczególnym dniu. W podobny sposób można również przygotować świąteczną kartkę z fotografiami pracowników lub książkę kucharską z przepisami świątecznych potraw przygotowywanych tradycyjnie w ich rodzinnych domach. Projekty te będą nie tylko sposobem na wspólne przygotowania do świąt, ale również miłą pamiątką i gwiazdkowym prezentem wspominanym równie chętnie wiele lat później.

Agenda 007

Od możliwości technicznych zależy nie tylko sposób organizacji i przebieg firmowego „śledzika”, ale też szczegółowy plan atrakcji czyli agenda. Przygotowując wydarzenie pamiętaj, że uwagę uczestników dużo trudniej utrzymać za pośrednictwem monitora, dlatego spotkania online muszą mieć bardziej zwięzłą i skondensowaną formę, a także zawierać dostosowane do możliwości technicznych i logistycznych elementy interakcji. Nie martw się - wiele atrakcji, które zazwyczaj uświetniają firmowe spotkania świąteczne z powodzeniem można zorganizować w trybie zdalnym. Od przemówienia zarządu począwszy, na występach artystów i ciekawych warsztatach skończywszy. Jeśli zaplanowane świąteczne spotkania nie będą odbywały się tym samym czasie technologia również jest po Twojej stronie – nie wszystko musi odbywać się na żywo – wiele elementów programu można nagrać i odtwarzać uczestnikom w zależności od wybranego terminu elastycznie prawie dowolnie żonglując poszczególnymi punktami programu.

Atrakcje na miarę pandemii

Jakie atrakcje wybrać na świąteczną imprezę? Zwłaszcza te, które wzmacniają zespołowego ducha i pozwalają zacieśniać także nieformalne relacje. Team building dotychczas zazwyczaj organizowany w plenerze, podczas firmowych wyjazdów – teraz z powodzeniem przenoszony jest do świata wirtualnego. Jednoczące bywają zarówno zespołowe challenge’e czy zadania, jak i wspólnie organizowane akcje pomocowe, których beneficjentem są potrzebujący. Z kolei świąteczne quizy, konkursy, gry i zagadki to tylko kilka z wielu grywalizacyjnych propozycji, które również świetnie sprawdzają się podczas firmowych spotkań i doskonale funkcjonują w trybie online. Także występy kabaretowe, pokazy, koncerty, a nawet degustacje potraw można zorganizować zdalnie – wszak „dla chcącego nic trudnego”. Z pomocą mogą przyjść zarówno wyspecjalizowane firmy zewnętrzne, jak i... własny zespół pracowników. Co nie pozostaje bez znaczenia w sytuacji, kiedy część budżetów została znacząco ograniczona lub gdy inne palące potrzeby skonsumowały imprezowy budżet. Wszystko zależy od kreatywności oraz zaangażowania. Dodatkowym atutem organizacji spotkania „własnym sumptem”, w ramach firmowego scenariusza i przy wykonaniu zespołu kolegów jest ten najważniejszy dziś element – poczucie więzi, przynależności i jedności.

Świąteczne SOS w 6 punktach:

  1. Wybierz odpowiedni termin i porę - bądź gotów na nietypowe i nieoczywiste sugestie, grunt, by odpowiadały one jak największej liczbie pracowników;
  2. Zaplanuj szczegółowo, ale pozostań elastyczny i otwarty na spontaniczne akcje „oddolne”;
  3. Zadbaj o zaplecze technologiczne i odpowiednie narzędzia – korzystaj z tego, co masz lub odpowiednio wcześniej przetestuj nowe rozwiązania;
  4. Zbuduj agendę opartą na oczekiwaniach, ale też możliwościach – przygotuj ankietę z sugerowanym zestawem odpowiedzi, by wybrać spośród realnych opcji;
  5. Potraktuj spotkanie świąteczne jako firmowy projekt, w który zaangażujesz innych pracowników – dzięki temu zyskasz nie tylko cenne wsparcie, ale też zwiększysz zaangażowanie i być może także zoptymalizujesz nadwątlony pandemią budżet;
  6. Zadbaj przede wszystkim o dobrą zabawę i swobodną interakcję – tego dziś najbardziej wszystkim brakuje!

Udanej zabawy!
Iga Pazio
Redaktor naczelna Kompendium HR i serwisu wyzwaniaHR.pracuj.pl. Autorka cyklicznego badania "HR-owca portret własny", programów merytorycznych konferencji Wyzwania HR i innych inicjatyw branżowych. Entuzjastka dzielenia się wiedzą, branży HR i data driven content. B2B Marketing Communications Manager, w Grupie Pracuj od 2010 roku.

Zobacz podobne

Docenić, jak to łatwo powiedzieć…

…ale nie zawsze łatwo wprowadzić w życie. Dzień Doceniania uplasował się wygodnie między Dniem Zakochanych a Dniem Kobiet i coraz popularniejszym Dniem Mężczyzn. Przedwiośnie sprzyja świętowaniu, ponieważ każdy z nas czeka już z wytęsknieniem na pierwsze cieplejsze dni (a z nimi na możliwość bezpośredniego przyswojenia większej dawki witaminy D). Zmęczeni trudami rozpoczynającego się roku szukamy pocieszenia i okazji do celebrowania. Jednak jak docenić pracownika, gdy nawał pracy i praca zdalna skutecznie kradną czas i uwagę? W ramach świątecznego SOS podpowiadamy, jak mniejszymi i większymi gestami sprawić, by pracownik poczuł, że jest ważny, a jego praca wartościowa z punktu widzenia całej organizacji.

10 kroków do (udanego) spotkania firmowego online

Kiedy pandemia dotarła do Polski, nikt nie przypuszczał, jak wiele wyzwań postawi przed nami. Od roku pracujemy hybrydowo lub zdalnie, spotkania na żywo stoją pod znakiem zapytania. Jak w takich okolicznościach zintegrować pracowników podczas spotkania firmowego… online?

Uścisk dłoni i podwyżka. Czy świat doceniania pracowników jest czarno-biały?

Podwyżka, awans, benefity. To pierwsze skojarzenia, które przychodzą na myśl. Choć wynagrodzenie odgrywa kluczową funkcję motywacyjną, to jednak w tym obszarze obraz nie jest czarno-biały. To, co dla Piotrka będzie najlepszą formą docenienia, dla Magdy może być demotywujące. Co zatem robić, aby pracownicy czuli się wzmocnieni i dowartościowani?

Kultura przez duże K służy pracownikom

Każda organizacja ma kulturę organizacyjną. To niepisane i pisane normy oraz wartości, które przyświecają pracownikom. Kultura tworzy nawyki i zachowania, które są pożądane oraz takie, których nie akceptujemy. To ona powoduje, że pewni ludzie do niej pasują, a inni nie.