W tym artykule:
Rozproszone zespoły wypełniające swoje obowiązki w trybie zdalnym lub hybrydowym dziś stanowią stały element zawodowego krajobrazu. W kwietniu w życie wejdą zmiany w Kodeksie Pracy, które regulują kwestie związane z niestacjonarnymi modelami. Według naszego badania „Rynek pracy trzy lata po pandemii” 28 proc. badanych dziś pracuje zdalnie lub hybrydowo. 38 proc. respondentów deklaruje natomiast, że informacja o możliwości pracy zdalnej zachęca do odpowiedzenia na ofertę. Również wyniki przeprowadzonego przez Instytut Gallupa badania „People at Work 2022: A Global Workforce View” nie pozostawiają wątpliwości – 6 na 10 polskich pracowników rozważyłoby zmianę pracodawcy, gdyby obecny przełożony wprowadził z powrotem obowiązek pełnej pracy stacjonarnej.
Elastyczność sprzyjająca zachowaniu work-life balance – szczególnie dla przedstawicieli pokolenia Z – nie stanowi już benefitu z półki „nice to have”. Dziś widzimy ją jako niezbędny element atrakcyjnego miejsca pracy.
Zmiana modeli pracy to także zmiana strategii zarządzania zespołami. Jak radzą sobie z tym menedżerowie? Co czwarty ankietowany badania GoodHabitz i Markteffect uważa, że ich przełożony nie posiada niezbędnych kompetencji, by zarządzać rozproszonym i hybrydowym zespołem. 23 proc. badanych deklaruje, że wspomniany brak umiejętności zarządzania zdalnym teamem jest dla nich powodem do zmartwienia. Pandemia postawiła liderów przed nagłą koniecznością wejścia w nowy tryb organizacji pracy, na który większość nie była przygotowana. Wdrażane rozwiązania testowano w czasie rzeczywistym metodą prób i błędów. Dziś menedżerowie mogą jednak podejść do zarządzania rozproszonymi zespołami bogatsi o nową wiedzę i dwa lata doświadczenia, a także szereg sprawdzonych narzędzi i rozwiązań.
Lider zespołu pracującego w trybie zdalnym lub hybrydowym powinien w szczególności poświęcić uwagę następującym aspektom:
Organizacja pracy: Ustal z członkami zespołu godziny pracy, w których możliwe będzie zsynchronizowanie wspólnych działań. To zmniejsza presję związaną z koniecznością bycia „zawsze aktywnym”. Z badania przeprowadzonego przez Future Forum i Slack „Inflexible return-to-office policies are hammering employee experience scores” wynika, że osoby, które czują przymus ciągłego pozostawania „w kontakcie”, niemal dwa razy częściej doświadczają wypalenia zawodowego. Zaplanuj regularne spotkania, aby omawiać postępy, cele i wszelkie wyzwania, przed którymi mogą stanąć pracownicy. Równocześnie jednak pilnuj, by spotkania online nie odbywały się w dużych blokach czasowych – to pozwoli zespołowi uniknąć syndromu Zoom fatigue, a pracownicy będą także mieli czas na pracę własną.
Komunikacja: Stwórz jasne kanały komunikacji. Upewnij się, że Twój zespół korzysta z odpowiednich narzędzi, takich jak poczta e-mail, komunikatory, platformy do wideokonferencji i oprogramowanie do zarządzania projektami. Wybierając kanały komunikacji, doprecyzuj, które dla zespołu będą łatwo dostępne i proste w użyciu. Zadbaj też o odpowiednie wdrożenie. Zachęć członków teamu do wyrażania opinii na temat Twojego stylu komunikacji. Pomoże Ci to usprawnić przepływ informacji.
Transparentność: Ustalaj jasne cele, terminy realizacji zadań i obowiązki poszczególnych członków zespołu. Stwórz zestaw wewnątrzfirmowych zasad związanych z trybem pracy, które później będziesz mógł przedstawić pracownikom, na przykład w procesie onboardingu. Wsparcia w opracowaniu takich norm mogą udzielić Ci specjaliści HR – przeczytasz o tym w dalszej części artykułu.
Integracja: Wspieraj silną kulturę zespołową. Członkowie zespołu mogą pracować w różnych lokalizacjach. Tym bardziej warto zachęcać ich do wzajemnego poznawania się. Regularnie zapewniaj przestrzeń do wspólnych aktywności – spotkania integracyjne to nie tylko okazja, by porozmawiać twarzą w twarz, ale także świetny sposób na docenienie osób zatrudnionych za ich pracę. Podczas spotkań online poświęć chwilę na rozmowy spoza sfery zawodowej, nie unikaj small talku i pozwól każdemu zabrać głos. W miarę możliwości proś uczestników o włączenie kamerek, by wszyscy mogli widzieć się nawzajem.
Technologia: Korzystaj z nowoczesnych rozwiązań. Liderzy mają dziś do dyspozycji mnóstwo przydatnych narzędzi i rozwiązań technologicznych, które wspierają ich w zarządzaniu rozproszonymi zespołami. Inwestycja w narzędzia dedykowane zarządzaniu projektami i komunikatory zwróci się z nawiązką –procesy będą przebiegały sprawnie, a pracownicy będą widzieć, że Twoja firma podąża z duchem czasu i stawia na innowacyjne udogodnienia.
Zaufanie: Bądź elastyczny i buduj wzajemne zaufanie. 13 proc. ankietowanych uczestniczących w badaniu przeprowadzonym na zlecenie Sodexo Benefits and Rewards Services Polska „Lider w oczach pracowników” deklaruje, że w pracy potrzebuje więcej elastyczności, a mniej kontroli. Pracownicy wiedzą, kiedy są najbardziej produktywni oraz w jakich warunkach najlepiej się im pracuje. Uwzględnij aspekt neuroróżnorodności i pozwól członkom zespołu na samodzielną organizację pracy. Zaufanie rodzi zaufanie.
Rozmowa: Bądź otwarty na pomysły i rozwiązania, które zdaniem członków Twojego zespołu mogłyby korzystnie wpłynąć na przebieg Waszej pracy. Poznaj ich punkt widzenia. Buduj atmosferę sprzyjającą zadawaniu pytań i proszeniu o pomoc. Mimo tego, że nie dzielisz ze swoim zespołem biura, wyraźnie komunikuj, że jesteś dostępny, gdyby pracownicy Cię potrzebowali – pod telefonem, e-mailem czy komunikatorem. To nie tylko pozytywnie wpłynie na budowanie relacji na linii lider-zespół, ale pozwoli także zapobiegać ewentualnym nieporozumieniom i rozwiewać wszelkie wątpliwości.
Rozproszone zespoły wymagają od liderów innego podejścia do strategii zarządzania, rodzą też zupełnie odmienne wyzwania niż praca z teamem stacjonarnym.W strategii zarządzania zdalnymi zespołami warto uwzględnić aspekty związane z organizacją pracy, przydatnymi narzędziami i technologiami. Kluczem pozostaje transparentna, oparta na zaufaniu komunikacja i wspieranie inicjatyw integracyjnych.HR może pomóc liderom w efektywnym zarządzaniu rozproszonymi zespołami, by pracownicy czuli się częścią dążącej do wspólnego celu drużyny, a ich zaangażowanie i produktywność wzrastały.
Zarządzanie zdalnymi zespołami może być wyzwaniem dla liderów, zwłaszcza jeśli chodzi o utrzymanie zaangażowania, sprawnej i transparentnej komunikacji oraz wspierania produktywności i motywacji pracowników. To obszary, w których HR może odegrać kluczową rolę.
