Prezent zamiast przymusu, czyli jak zorganizować spotkanie świąteczne

To może być wspólne ozdabianie bombek. Równie dobrze - karaoke albo wyjście do kina. Albo tradycyjna kolacja. Pomysłów jest wiele, ale każdy powinien zostać „uszyty na miarę”.
Jedni podchodzą do nich sceptycznie, inni reagują entuzjastycznie. Spotkania firmowe potrafią budzić wiele skrajnych emocji – od cennych wspomnień po zniesmaczenie i frustrację. Dlatego jeśli organizujemy spotkanie świąteczne, to pamiętajmy, że tego typu wydarzenia powinny nieść ze sobą miłe i przyjemne chwile. Ich celem jest przede wszystkim: • Integracja zespołu i możliwość bliższego poznania się • Motywowanie i budowanie zaangażowania • Zatrzymania się i odprężenia w natłoku grudniowych obowiązków • Utrwalenie świątecznego klimatu • Budowanie pozytywnego wizerunku pracodawcy Dążąc do tych celów, warto uwzględnić takie czynniki, jak: 1. Atmosfera Nawet najbardziej spektakularne pomysły, scenariusze i aranżacje nie wzbudzą entuzjazmu, jeśli w firmie nie panuje przyjazna atmosfera, a relacje z przełożonymi i współpracownikami pozostawiają wiele do życzenia. Dlatego tak ważne jest, aby dbać o świąteczny klimat nie tylko w grudniu, ale przez cały rok. Świąteczny, czyli taki, w którym jest miejsce i czas na rozmowę, uważne słuchanie, partnerstwo i otwartość na innych. To pierwszy i zarazem kluczowy krok w stronę udanego spotkania. 2. Program spotkania - Zachęcam, aby spotkanie świąteczne było dopasowane do kultury organizacyjnej oraz potrzeb pracowników, a nie – na siłę - do obowiązujących trendów – mówi Kamila Czarnomska, Trener Rynku Pracy i Audytor Biznesu. Oznacza to, że równie dobrze może wypaść tradycyjne spotkanie wigilijne z karpiem i śpiewaniem kolęd, jak i zupełnie nieszablonowe pomysły. – Wszystko zależy od ludzi – przekonuje Kamila Czarnomska. – Jeśli zespół na co dzień jest rozproszony, pracuje w różnych oddziałach i lokalizacjach, to prawdopodobnie spotkanie przedświąteczne jest jedną z nielicznych, jeśli nie jedyną okazją, żeby pobyć razem. Wówczas dobrym rozwiązaniem będzie wspólny uroczysty bankiet, kolacja w tradycyjnym stylu. Natomiast w mniejszych firmach można sobie pozwolić na bardziej kameralny charakter. Co może być uzupełnieniem albo alternatywą dla „siedzenia przy stole i jedzenia”? Jakie dodatkowe atrakcje wywołają pozytywne wrażenia? Pomysłów może być wiele – ograniczeniem jest tylko wyobraźnia i… budżet. Oto przykładowe inspiracje: • Spotkanie z poczęstunkiem połączone z karaoke • Konkursy z nagrodami • Prezentacja zabawnego filmiku z życia firmy, wspominanie ciekawych wydarzeń • Wspólne tworzenie prezentów, kartek świątecznych • Wspólne przygotowywanie potraw • Wyjście do kina • Koncert • Wyjazd integracyjny, w ramach którego odbędzie się np. kolacja i kulig • Zabawy i gry team building 3. Czas i miejsce Dobrze jeśli spotkanie odbywa się w godzinach lub pod koniec dnia pracy. Siedziba firmy nie jest obligatoryjnym miejscem. Bez względu na lokalizację, powinniśmy jednak zadbać o dobrą organizację i komfort pracowników. Jeśli wiemy, że będą osoby przyjezdne, np. z innych oddziałów, to ważne, aby nie czuły się zagubione i pozostawione same sobie. Manual z praktycznymi poradami, zagwarantowanie noclegu, przydatne rekomendacje, zniżki od firmy – to wszystko spowoduje, że pracownicy będą potraktowani jak goście, a wydarzenie firmowe będzie im się kojarzyć z prezentem, a nie z przykrą koniecznością. 4. Komunikacja Organizując spotkanie, należy odpowiednio wcześniej poinformować pracowników o ustalonej dacie. Dzięki temu będą czuli, że faktycznie ich sprawy i grafik są wzięte pod uwagę. Planując program wydarzenia – oprócz budżetu, którym dysponujemy – warto uwzględnić pomysły pracowników. Np. w formie krótkiej ankiety zapytać, jak chcieliby spędzić ten czas, jak oceniają ubiegłoroczne spotkanie, czy czegoś im zabrakło, co się podobało, co chcieliby zmienić, co nowego wprowadzić, co jest dla nich najważniejsze itd. – Angażowanie pracowników w wybór działa motywująco, wpływa pozytywnie na atmosferę i pozostawia dobre wrażenie. Jeśli tylko mamy taką możliwość, pozwólmy, żeby pracownicy mieli wpływ na miejsce spotkania, menu, nastrój czy poszczególne aktywności – radzi Kamila Czarnomska. Komunikacja ma duże znaczenie zarówno podczas planowania spotkania, jak i w trakcie wydarzenia. Chodzi m.in. o słowa podziękowania, pochwały i wskazanie rzeczy, które udało się zrobić w ciągu roku i które przyniosły satysfakcję. – Docenienie na forum, wręczenie dyplomów czy nagród również ma duże znaczenie w oczach pracowników – podkreśla ekspert. Spotkanie można połączyć z krótkim podsumowaniem roku i wydarzeń pracowniczych.
Pamiętajmy jednak, aby nie były to długie prezentacje i nużące analizy. Celem spotkania jest przede wszystkim integracja i miłe spędzanie czasu.
AUTOR ARTYKUŁU Katarzyna Klimek - Michno
Redaktorka, autorka książek. Laureatka nagrody „Phil Epistemoni – Przyjaciel Nauki” przyznawanej dziennikarzom popularyzującym naukę. Ma doświadczenie pracy w mediach i w branży marketingu internetowego. Stały współpracownik Pracuj.pl. Specjalizuje się w tematyce dotyczącej rynku pracy i HR.

Zobacz podobne

Poznaj zespoły nominowane do nagrody głównej w konkursie HR DREAM TEAM 2021!

Niezmiennie ideą konkursu HR DREAM TEAM jest wyróżnienie najbardziej efektywnych zespołów realizujących projekty z obszaru human resources. Ogromnie się cieszymy, że firmy dostrzegają wartość w rozwijaniu kultury organizacyjnej oraz wprowadzaniu innowacyjnych rozwiązań w zakresie rekrutacji i rozwoju pracowników. Projekty, które otrzymaliśmy w tym roku – w rekordowej liczbie 169 – były pełne kreatywnych i świeżych rozwiązań.

Sekret korporacji odnoszących sukcesy: Wellness w miejscu pracy

Interesuje Cię, w jaki sposób Heineken, HRM i inne globalne organizacje poprawiły zdrowie i samopoczucie swoich pracowników i utrzymały ich zaangażowanie nawet w trudnych czasach COVID?

Opiekuńcza korporacja w hybrydowej rzeczywistości

Pandemia COVID-19 przedefiniowała nasze życie, zarówno to prywatne, jak i zawodowe. Niektóre ograniczenia i utrudnienia w „normalnym” – jak postrzegaliśmy je przed marcem 2020 roku – funkcjonowaniu pozostaną z nami na dłużej. Pytanie, jak szybko i jak sprawnie dostosują się do nich polscy pracodawcy. Od tego jak zadbają o swoich pracowników, będzie zależało utrzymanie wysoko wykwalifikowanych specjalistów oraz zespołów przez nich tworzonych.

Personalizacja w rekrutacji. Jak czytać w myślach kandydata i biznesu?

Wyobraź sobie, że prowadzisz rekrutację i spływają do Ciebie CV kandydatów, które są doskonale dopasowane do potrzeb Twojej organizacji. Świetne uczucie, prawda? A teraz „wejdź w buty” kandydata do pracy – co się dzieje, gdy dostajesz oferty pracy niespełniające Twoich oczekiwań, w których brakuje istotnych dla Ciebie informacji? Co, gdy cały proces rekrutacji pozostawia wiele do życzenia? Personalizacja to jeden ze sposobów, dzięki którym możesz pielęgnować candidate experience, prowadzić efektywne rekrutacje i budować employer branding. W czasach globalizacji indywidualne podejście zyskuje na znaczeniu i toruje drogę kolejnym trendom HR.