Pit stop w rekrutacji. Jak zadbać o usprawnienia i optymalizację procesu?

  • today pon, 8 Lis 2021
Formuła 1 to przede wszystkim prędkość. To walka z czasem, w jakim bolidy pokonają odpowiedni dystans na specjalnie przygotowanym autodromie. Liczą się ułamki sekund i drobne usprawnienia podczas pit stopów – przerw technicznych, podczas których auta zjeżdżają do alei serwisowych, by zmienić opony i dokonać ekspresowych napraw - które decydują o wygranej. Podobnie jest w rekrutacji. Tu również toczy się zaciekła walka z czasem i rywalizacja o najlepszych kandydatów. Choć pracodawcy dysponują wieloma atrybutami budującymi ich przewagi, niekiedy to drobiazgi decydują nie tylko o sukcesie, ale też o komforcie pracowników zaangażowanych w proces.
Rozwój pojawia się tam, gdzie konieczne jest włożenie dodatkowego wysiłku, by poznać  i zrozumieć nowe okoliczności. Często słyszymy, że warto wychodzić z osobistej strefy komfortu, właśnie po to, by zyskać odmienną perspektywę lub nowe umiejętności. Z jednej strony warto więc unikać „kolein” przyzwyczajeń, z drugiej jednak, eksperci podkreślają, jak ważne jest doskonalenie pewnych nawyków i rutyn, które zwiększają naszą codzienną efektywność. Brzmi jak paradoks? Niekoniecznie. Są rozwiązania, których poznanie pozwoli jednocześnie zyskać nowe możliwości oraz skuteczniej działać. Przykładem są Strefa Pracuj oraz dodatkowa oferta Strefa+ dostępne dla rekruterów publikujących ogłoszenia o pracę w serwisie Pracuj.pl.

Strefa komfortu rekrutera

Strefa Pracuj to platforma z wieloma rozwiązaniami wspierającymi pracę rekrutera, zwiększająca siłę oddziaływania publikowanego ogłoszenia. Służy ona zarówno do zbierania aplikacji, ich selekcji, jak i komunikacji z kandydatami. Funkcjonalności platformy pozwalają oszczędzić czas HR-owców i służą jako „centrum zarządzania” wszystkimi rekrutacjami w jednym miejscu. Podobnie jak na torze Formuły 1, tak i w tym przypadku, o sukcesie (i niezwykle ważnej dziś wygodzie HR-owca) decydują tu ważne usprawnienia i dostępne funkcje, które budują istotne przewagi. Dzięki platformie Strefa Pracuj rekruter ma pełną kontrolę nad gromadzonymi aplikacjami. Może je wygodnie wyszukiwać, segregować, oznaczać i – co równie dziś ważne - także bezpiecznie przechowywać dane kandydatów zgodnie z rygorami RODO.
Dodatkowo, pracownik prowadzący rekrutację nie musi pamiętać o bieżącym informowaniu kandydatów o kolejnych etapach procesu. Wbudowany moduł Status Aplikacji „zdejmuje z barków” HR-owców to zadanie, ponieważ automatyzuje ten obszar komunikacji z kandydatami.
Pozwala to z jednej strony na bieżąco analizować przebieg rekrutacji i dbać o pozytywne doświadczenia kandydatów w trakcie całego procesu, z drugiej ułatwiać pracę rekrutera tak, by mógł się skupić na tym, co ważne – najlepszym wyborze nowego pracownika. 

Rekrutacja rekrutacji nierówna

Procesy rekrutacyjne przebiegają w różny sposób zależnie od pracodawcy, branży i zakresu poszukiwanych przez organizację kompetencji. Poszukiwanie pracowników na niektóre stanowiska wiąże się z koniecznością zarządzania pokaźnymi zbiorami dokumentów oraz danych. To z kolei sprawia, że trudniej jest zidentyfikować idealnego kandydata. Zwłaszcza, że tu również o dopasowaniu mogą świadczyć drobne różnice trudne do wyrażenia w wypunktowanej liście zajmowanych wcześniej stanowisk czy zakresów odpowiedzialności.
W takiej sytuacji – już na etapie tworzenia oferty pracy – warto zadać potencjalnym pracownikom dodatkowe pytania, doprecyzowujące oczekiwania pracodawcy. Uzyskane odpowiedzi umożliwiają ocenę danej aplikacji na bardzo wstępnym etapie, zanim rekrutujący zdecyduje się na zakwalifikowanie jej do kolejnego etapu rekrutacji czy też zaproszenia danego kandydata na rozmowę.
W kreatorze ogłoszeń serwisu Pracuj.pl można zadać kandydatom aplikującym na daną ofertę pracy kilka dodatkowych, najważniejszych pytań pokrywających się z kluczowymi kryteriami rekrutacji. Odpowiedzi udzielone przez kandydatów są widoczne w Strefie Pracuj, w której osoby prowadzące rekrutację mają zebrane wszystkie aplikacje. Nie muszą analizować każdego dokumentu, by wyłuskać najważniejsze dane. Wystarczy, że oznaczą według jakiego kryterium chcą wybrać kandydata i automatycznie generuje im się lista osób spełniających te wymogi. W ten sposób łatwiej jest – już na etapie ogłoszenia – doprecyzować oczekiwania, wybrać te osoby, których doświadczenia i kompetencje na nie odpowiadają.

Sukces tkwi w szczegółach

W listopadzie 2019 roku podczas Grand Prix Brazylii w wyścigach Formuły 1 został pobity rekord świata w długości pit stopu. Mechanicy Red Bull Racing zmienili koła w bolidzie kierowcy austriackiego teamu - Maxa Verstappena - w czasie 1.82 sekundy. Oznacza to, że poprawili dotychczasowy rekord należący... do nich samych z lipca tego roku. Wówczas zdołali zmienić opony w bolidzie Pierre'a Gasly'ego w 1.90 sekundy. O sukcesie zadecydowały dosłownie ułamki sekund. W tym przypadku 0,08 ułamka sekundy, by być dokładnym.
Naturalnie o sukcesie rekrutacji nie świadczy jedynie tempo ich prowadzenia czy zakończenia. Trudno jednak nie wziąć pod uwagę czynnika czasu, który ma wpływ na efektywność biznesową całej organizacji.
Dłuższe poszukiwania pracownika na nieobsadzone stanowisko to istotne koszty i straty. Jednak to, co w historii rekordów pit stopów zasługuje na najwyższe uznanie, to dążenie do doskonałości i poprawianie istniejących procesów choćby o ich najdrobniejsze składowe.

Rekrutacja z dodatkowym wsparciem

Strefa Pracuj to platforma przydatnych funkcjonalności dostępna bezpłatnie dla każdego ogłoszeniodawcy, decydującego się zamieścić ofertę pracy w serwisie Pracuj.pl. Jednak by podnieść komfort pracy rekruterów, poprawić jakość rekrutacji oraz ją znacząco przyspieszyć, do dyspozycji HR-owców jest również pakiet Strefa+. Umożliwia on między innymi:
  • podział całego procesu na etapy (np. analiza CV, I tura rekrutacji, II tura rekrutacji i zatrudnienie),
  • wygodne przypisywanie kandydatów adekwatnie do zaawansowania rozmów,
  • prowadzącym rekrutację dowolne zmienianie, nazywanie i oznaczanie wybranym kolorem etapó zgodnie ze zmianami zachodzącymi w czasie rekrutacji,
  • prowadzenie w.w. działań nie tylko na jednym ogłoszeniu, ale i na grupie ogłoszeń.
Dodatkowo, dzięki Strefie+ możliwe jest zaangażowanie w proces także innych pracowników np. szefa zespołu, do którego prowadzony jest nabór lub innych współpracowników niekorzystających z rozwiązań działu HR, poprzez przesyłanie aplikacji wybranych kandydatów. Znacząco ułatwia to zarządzanie rekrutacyjnymi dokumentami, przepływ informacji i komunikację wewnątrz organizacji.

„Zarządzanie na zaś”, czyli przewidywanie przyszłych potrzeb

Mówiąc o zarządzaniu dokumentacją trudno pominąć też niezwykle ważne wyzwanie, z jakim mierzą się HR-owcy. Jest nim przechowywanie danych kandydatów oraz wykorzystywanie już złożonych aplikacji do nowych lub po prostu innych procesów rekrutacyjnych. Wielokrotnie dzieje się tak, że na dane stanowisko udało się pozyskać kandydata, który najlepiej spełniał oczekiwania, ale... był on jednym z kilku równie dobrych wyborów. Szkoda jest tracić z oczu cenne talenty, które akurat na to stanowisko nie zostały wybrane. Innym przykładem może być sytuacja, gdy w toku postępowania rekrutujący zidentyfikował kandydata idealnie spełniającego kryteria innego obszaru biznesowego, który akurat w danym momencie nie szuka nowych pracowników. Co zrobić z takimi aplikacjami? Warto je zatrzymać i wrócić do kandydatów w odpowiedniej chwili. Ponownie pomocna będzie tu Strefa+, dzięki której możliwe jest przechowywanie dokumentów kandydatów ponad 12 miesięcy, a także kopiowanie wybranych aplikacji do innych rekrutacji.
Podobnie jak w przypadku wyścigów Formuły 1 także w procesach biznesowych ważne jest dążenie do doskonałości. Stwierdzenie „lepsze jest wrogiem dobrego” to przykład myślenia nie nastawionego na rozwój. To właśnie małe usprawnienia, ułamki sekund czy drobne ale niezwykle przydatne funkcjonalności pozwalają nie tylko pracować wydajniej, ale również wygodniej.

Zobacz podobne

Wymarzona firma pracownika blue collar

Rotacja pracowników w firmie jest jednym z poważniejszych problemów, z którym w dzisiejszych czasach mierzą się przedsiębiorcy. Przynosi ona nie tylko realne straty finansowe, ale również takie, które ciężko przedstawić za pomocą arkuszy w Excelu i rzędów cyfr. O czym powinien pamiętać pracodawca, aby zmniejszyć rotację w firmie?

Jak wykreować ofertę pracy na miarę kandydata?

Aby uszyć wygodne spodnie czy sukienkę, często wystarczy dobry materiał, prosty wykrojnik i doświadczone oko krawca. Jednak jeśli szykujesz się na wyjątkowe wyjście – na przykład galę HR Day lub HR Dream Team – wówczas warto stworzyć niezapomnianą kreację. Opracowanie oferty pracy przypomina proces projektowania stroju – łatwo stworzyć ogłoszenie poprawne i spełniające swoje zadanie na co dzień, ale co zrobić, by nie tylko oferta zrobiła odpowiednie wrażenie, ale była również szyta na miarę i przyciągnęła oko najbardziej poszukiwanego talentu? 

Nie tylko rekrutacja! W czym dział HR może wesprzeć dobry partner?

Agencja doradztwa personalnego przede wszystkim kojarzą się z rekrutacjami. Sama rekrutacja i dobór odpowiednich pracowników, z odpowiednimi kompetencjami wpisującymi się w kulturę organizacji, jest jednym z kluczowych procesów, w którym może wesprzeć agencja. Ale – nie jedynym!

Przepis na angażujące szkolenie online, czyli czego nauczyliśmy się prowadząc 300 000+ szkoleń online

Ucząc online od 2015 roku, przekonaliśmy się, że szkolenia zdalne są czymś zdecydowanie więcej niż tylko alternatywą do szkoleń stacjonarnych. Działanie w przestrzeni online sprawia, że najlepsze i najnowocześniejsze rozwiązania znajdują się w zasięgu ręki bez względu na to, czy szkolimy (się) w Warszawie, Radomiu czy Nowym Jorku. Jak zatem wykorzystać drzemiący online potencjał, aby przeprowadzić efektywne i efektowne szkolenie?