Pit stop w rekrutacji. Jak zadbać o usprawnienia i optymalizację procesu?

  • today pon, 8 Lis 2021
Formuła 1 to przede wszystkim prędkość. To walka z czasem, w jakim bolidy pokonają odpowiedni dystans na specjalnie przygotowanym autodromie. Liczą się ułamki sekund i drobne usprawnienia podczas pit stopów – przerw technicznych, podczas których auta zjeżdżają do alei serwisowych, by zmienić opony i dokonać ekspresowych napraw - które decydują o wygranej. Podobnie jest w rekrutacji. Tu również toczy się zaciekła walka z czasem i rywalizacja o najlepszych kandydatów. Choć pracodawcy dysponują wieloma atrybutami budującymi ich przewagi, niekiedy to drobiazgi decydują nie tylko o sukcesie, ale też o komforcie pracowników zaangażowanych w proces.

Rozwój pojawia się tam, gdzie konieczne jest włożenie dodatkowego wysiłku, by poznać  i zrozumieć nowe okoliczności. Często słyszymy, że warto wychodzić z osobistej strefy komfortu, właśnie po to, by zyskać odmienną perspektywę lub nowe umiejętności. Z jednej strony warto więc unikać „kolein” przyzwyczajeń, z drugiej jednak, eksperci podkreślają, jak ważne jest doskonalenie pewnych nawyków i rutyn, które zwiększają naszą codzienną efektywność. Brzmi jak paradoks? Niekoniecznie. Są rozwiązania, których poznanie pozwoli jednocześnie zyskać nowe możliwości oraz skuteczniej działać. Przykładem są Strefa Pracuj oraz dodatkowa oferta Strefa+ dostępne dla rekruterów publikujących ogłoszenia o pracę w serwisie Pracuj.pl.

Strefa komfortu rekrutera

Strefa Pracuj to platforma z wieloma rozwiązaniami wspierającymi pracę rekrutera, zwiększająca siłę oddziaływania publikowanego ogłoszenia. Służy ona zarówno do zbierania aplikacji, ich selekcji, jak i komunikacji z kandydatami. Funkcjonalności platformy pozwalają oszczędzić czas HR-owców i służą jako „centrum zarządzania” wszystkimi rekrutacjami w jednym miejscu. Podobnie jak na torze Formuły 1, tak i w tym przypadku, o sukcesie (i niezwykle ważnej dziś wygodzie HR-owca) decydują tu ważne usprawnienia i dostępne funkcje, które budują istotne przewagi.

Dzięki platformie Strefa Pracuj rekruter ma pełną kontrolę nad gromadzonymi aplikacjami. Może je wygodnie wyszukiwać, segregować, oznaczać i – co równie dziś ważne – także bezpiecznie przechowywać dane kandydatów zgodnie z rygorami RODO.

Dodatkowo, pracownik prowadzący rekrutację nie musi pamiętać o bieżącym informowaniu kandydatów o kolejnych etapach procesu. Wbudowany moduł Status Aplikacji „zdejmuje z barków” HR-owców to zadanie, ponieważ automatyzuje ten obszar komunikacji z kandydatami.

Pozwala to z jednej strony na bieżąco analizować przebieg rekrutacji i dbać o pozytywne doświadczenia kandydatów w trakcie całego procesu, z drugiej ułatwiać pracę rekrutera tak, by mógł się skupić na tym, co ważne – najlepszym wyborze nowego pracownika. 

Rekrutacja rekrutacji nierówna

Procesy rekrutacyjne przebiegają w różny sposób zależnie od pracodawcy, branży i zakresu poszukiwanych przez organizację kompetencji. Poszukiwanie pracowników na niektóre stanowiska wiąże się z koniecznością zarządzania pokaźnymi zbiorami dokumentów oraz danych. To z kolei sprawia, że trudniej jest zidentyfikować idealnego kandydata. Zwłaszcza, że tu również o dopasowaniu mogą świadczyć drobne różnice trudne do wyrażenia w wypunktowanej liście zajmowanych wcześniej stanowisk czy zakresów odpowiedzialności.

W takiej sytuacji – już na etapie tworzenia oferty pracy – warto zadać potencjalnym pracownikom dodatkowe pytania, doprecyzowujące oczekiwania pracodawcy. Uzyskane odpowiedzi umożliwiają ocenę danej aplikacji na bardzo wstępnym etapie, zanim rekrutujący zdecyduje się na zakwalifikowanie jej do kolejnego etapu rekrutacji czy też zaproszenia danego kandydata na rozmowę.

W kreatorze ogłoszeń serwisu Pracuj.pl można zadać kandydatom aplikującym na daną ofertę pracy kilka dodatkowych, najważniejszych pytań pokrywających się z kluczowymi kryteriami rekrutacji. Odpowiedzi udzielone przez kandydatów są widoczne w Strefie Pracuj, w której osoby prowadzące rekrutację mają zebrane wszystkie aplikacje. Nie muszą analizować każdego dokumentu, by wyłuskać najważniejsze dane. Wystarczy, że oznaczą według jakiego kryterium chcą wybrać kandydata i automatycznie generuje im się lista osób spełniających te wymogi. W ten sposób łatwiej jest – już na etapie ogłoszenia – doprecyzować oczekiwania, wybrać te osoby, których doświadczenia i kompetencje na nie odpowiadają.

Sukces tkwi w szczegółach

W listopadzie 2019 roku podczas Grand Prix Brazylii w wyścigach Formuły 1 został pobity rekord świata w długości pit stopu. Mechanicy Red Bull Racing zmienili koła w bolidzie kierowcy austriackiego teamu – Maxa Verstappena – w czasie 1.82 sekundy. Oznacza to, że poprawili dotychczasowy rekord należący… do nich samych z lipca tego roku. Wówczas zdołali zmienić opony w bolidzie Pierre’a Gasly’ego w 1.90 sekundy. O sukcesie zadecydowały dosłownie ułamki sekund. W tym przypadku 0,08 ułamka sekundy, by być dokładnym.

Naturalnie o sukcesie rekrutacji nie świadczy jedynie tempo ich prowadzenia czy zakończenia. Trudno jednak nie wziąć pod uwagę czynnika czasu, który ma wpływ na efektywność biznesową całej organizacji.

Dłuższe poszukiwania pracownika na nieobsadzone stanowisko to istotne koszty i straty. Jednak to, co w historii rekordów pit stopów zasługuje na najwyższe uznanie, to dążenie do doskonałości i poprawianie istniejących procesów choćby o ich najdrobniejsze składowe.

Rekrutacja z dodatkowym wsparciem

Strefa Pracuj to platforma przydatnych funkcjonalności dostępna bezpłatnie dla każdego ogłoszeniodawcy, decydującego się zamieścić ofertę pracy w serwisie Pracuj.pl. Jednak by podnieść komfort pracy rekruterów, poprawić jakość rekrutacji oraz ją znacząco przyspieszyć, do dyspozycji HR-owców jest również pakiet Strefa+. Umożliwia on między innymi:

  • podział całego procesu na etapy (np. analiza CV, I tura rekrutacji, II tura rekrutacji i zatrudnienie),
  • wygodne przypisywanie kandydatów adekwatnie do zaawansowania rozmów,
  • prowadzącym rekrutację dowolne zmienianie, nazywanie i oznaczanie wybranym kolorem etapó zgodnie ze zmianami zachodzącymi w czasie rekrutacji,
  • prowadzenie w.w. działań nie tylko na jednym ogłoszeniu, ale i na grupie ogłoszeń.

Dodatkowo, dzięki Strefie+ możliwe jest zaangażowanie w proces także innych pracowników np. szefa zespołu, do którego prowadzony jest nabór lub innych współpracowników niekorzystających z rozwiązań działu HR, poprzez przesyłanie aplikacji wybranych kandydatów. Znacząco ułatwia to zarządzanie rekrutacyjnymi dokumentami, przepływ informacji i komunikację wewnątrz organizacji.

„Zarządzanie na zaś”, czyli przewidywanie przyszłych potrzeb

Mówiąc o zarządzaniu dokumentacją trudno pominąć też niezwykle ważne wyzwanie, z jakim mierzą się HR-owcy. Jest nim przechowywanie danych kandydatów oraz wykorzystywanie już złożonych aplikacji do nowych lub po prostu innych procesów rekrutacyjnych. Wielokrotnie dzieje się tak, że na dane stanowisko udało się pozyskać kandydata, który najlepiej spełniał oczekiwania, ale… był on jednym z kilku równie dobrych wyborów. Szkoda jest tracić z oczu cenne talenty, które akurat na to stanowisko nie zostały wybrane.

Innym przykładem może być sytuacja, gdy w toku postępowania rekrutujący zidentyfikował kandydata idealnie spełniającego kryteria innego obszaru biznesowego, który akurat w danym momencie nie szuka nowych pracowników. Co zrobić z takimi aplikacjami? Warto je zatrzymać i wrócić do kandydatów w odpowiedniej chwili. Ponownie pomocna będzie tu Strefa+, dzięki której możliwe jest przechowywanie dokumentów kandydatów ponad 12 miesięcy, a także kopiowanie wybranych aplikacji do innych rekrutacji.


Podobnie jak w przypadku wyścigów Formuły 1 także w procesach biznesowych ważne jest dążenie do doskonałości. Stwierdzenie „lepsze jest wrogiem dobrego” to przykład myślenia nie nastawionego na rozwój. To właśnie małe usprawnienia, ułamki sekund czy drobne ale niezwykle przydatne funkcjonalności pozwalają nie tylko pracować wydajniej, ale również wygodniej.


Zobacz podobne

Rusza VIII edycja konkursu HR Dream Team!

Konkurs HR Dream Team od wielu lat cieszy się dużym zainteresowaniem zespołów i branży HR. To idealna przestrzeń na docenienie i wyróżnienie projektów małych, średnich i dużych firm.

Nowy model pracy i rekrutacji. Czy masz wszystko, aby przyciągać największe talenty?

Czy naprawdę nikt nie szuka pracy? Dlaczego znalezienie pracownika tak długo trwa? Nie da się zliczyć na palcach, ilu pracodawców zadaje sobie takie pytanie. A czy rzeczywiście tak jest, że wszyscy ludzie są zatrudnieni na tak dobrych posadach, że ani myślą to zmieniać? Oczywiście, że nie.

Kiedy programista i programistka idą na branżową emeryturę?

Duże wymagania, trudne i często zakończone niepowodzeniem rekrutacje i wysokie ryzyko utraty ważnych talentów – szukanie i zatrudnianie specjalistów z branży IT nie jest łatwe. Ale pośród wielu wyzwań, jakie przed pracodawcami i wspierającymi ich działami HR stawiają programiści i programistki, póki co nie ma obawy przed odchodzeniem pracowników na emeryturę. Ale czy na pewno? Czy liczy się tylko zapisana w ustawie granica wieku? Być może do odejścia na „emeryturę” wystarczy pasja lub oszczędności, które przecież jest z czego odkładać? Albo tak częste dzisiaj wypalenie zawodowe.

Krótsza praca, szczęśliwszy pracownik, czyli czterodniowy dzień pracy w IT?

Mniej stresu, więcej czasu na swoje pasje, mechanizm ochrony przed wypaleniem zawodowym, zadowolona rodzina, z którą wreszcie można spędzić więcej czasu, szansa na dłuższy i bardziej jakościowy odpoczynek oraz dowiedziony badaniami wzrost produktywności i zaangażowania pracowników – to tylko część zalet czterodniowego tygodnia pracy. Co więcej, wydaje się on idealnym rozwiązaniem na przyciąganie talentów z ultra konkurencyjnego rynku pracy w branży IT, gdzie pracownicy ponad wszystko cenią sobie elastyczność pracy. Czy zatem skoncentrowany tydzień roboczy to benefit przyszłości dla programistów?