Personalizacja w rekrutacji. Jak czytać w myślach kandydata i biznesu?

Wyobraź sobie, że prowadzisz rekrutację i spływają do Ciebie CV kandydatów, które są doskonale dopasowane do potrzeb Twojej organizacji. Świetne uczucie, prawda? A teraz „wejdź w buty” kandydata do pracy – co się dzieje, gdy dostajesz oferty pracy niespełniające Twoich oczekiwań, w których brakuje istotnych dla Ciebie informacji? Co, gdy cały proces rekrutacji pozostawia wiele do życzenia? Personalizacja to jeden ze sposobów, dzięki którym możesz pielęgnować candidate experience, prowadzić efektywne rekrutacje i budować employer branding. W czasach globalizacji indywidualne podejście zyskuje na znaczeniu i toruje drogę kolejnym trendom HR.
Personalizacja to dostosowanie czegoś (np. urządzenia, usługi, oferty) do potrzeb indywidualnego użytkownika, ale też nadawanie czemuś osobistego charakteru. Z tym terminem spotykamy się w różnych obszarach, takich jak np. marketing, reklama, komunikacja czy projektowanie, ale także w HR. W obliczu zmian społecznych i technologicznych, pojawiają się coraz szersze możliwości personalizowania działań rekrutacyjnych, które warto - a nawet trzeba - wykorzystać, by sprostać oczekiwaniom kandydatów i potrzebom biznesu.

Czego potrzebują kandydaci?

Współczesny kandydat – przyzwyczajony do responsywności i interakcji  online – wysoko ceni takie procesy rekrutacyjne, w których może otrzymać spójny obraz marki, szybki i wielokanałowy przekaz, feedback na różnych etapach rekrutacji, a także poszerzoną informację na temat stanowiska i kultury organizacyjnej. Jak można mu to zapewnić? Na przykład korzystając z dobrodziejstw automatyzacji i rozwiązań technologicznych wspierających candidate experience. Sami kandydaci są coraz bardziej gotowi i otwarci na nowoczesne działania. Jak wynika z badania Pracuj.pl „Cyfrowa ewolucja kariery”, dwie trzecie badanych Polaków nie byłoby zniechęconych do rekrutacji, gdyby wspierała ją sztuczna inteligencja*.

Personalizacja od A do Z

Choć kojarzona jest często z wysyłaniem imiennych wiadomości, w rzeczywistości personalizacja to znacznie bardziej złożony i wielowymiarowy proces. Rozpoczyna się już w momencie przygotowywania ogłoszenia o pracy, które będzie dopasowane do potrzeb konkretnej branży i grupy zawodowej. Dlaczego? Chodzi o dobór formy i języka, którym mówimy do kandydatów w ogłoszeniu. Na inne zagadnienia zwrócisz uwagę w ofercie dla specjalistów IT, a innym językiem korzyści przemówisz do handlowców, prawników czy filologów. Z kolei na poszczególnych etapach rekrutacji potencjalny pracownik powinien mieć poczucie, że zadania, o których wykonanie jest proszony, są faktycznie zgodne z wymogami stanowiska.
Ważną rolę odgrywa też dostępność i otwartość rekrutera, gdy podczas rozmowy rekrutacyjnej kandydat zadaje pytania lub chce coś doprecyzować. Komunikację mailową oraz udzielanie informacji zwrotnej również można spersonalizować tak, by potencjalny pracownik poczuł się potraktowany indywidualnie.
"Zakłada się, że 65% populacji to wzrokowcy, zatem można zaryzykować twierdzenie, że atrakcyjna forma komunikacji, na przykład w formie zdjęć czy materiałów wideo, to klucz do sukcesu" – mówi Piotr Piankowski, Kierownik Działu Rekrutacji i Rozwoju w Wakacje.pl. "Co więcej, treści kierowane do kandydatów powinny bazować na storytellingu i być spójne z procesem onboardingu. Na każdym etapie rekrutacji od momentu publikacji ogłoszenia do dnia zakończenia wdrażania pracownika, komunikacja powinna mieć ten sam wydźwięk, spójny layout i atrakcyjne treści, które wspólnie stworzą całą historię, zaciekawią pracownika w taki sposób, że sam będzie chciał dążyć do odkrywania kolejnych kart tej "opowieści".

Czy technologia umożliwia personalizację rekrutacji?

Zadbaniu o personalizację w rekrutacji z pewnością sprzyjać może system rekrutacyjny. Warto postawić na rozwiązanie, które daje możliwość dopasowania go do indywidualnych potrzeb firmy i jego pracowników, ale jednocześnie takie, w którym personalizację można wykonać szybko, a w dodatku samodzielnie. Jest to szczególnie istotne w dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym, gdzie przeobrażeniom ulegają potrzeby kandydatów, oczekiwania menedżerów, a procesy rekrutacyjne mogą  różnić się od siebie diametralnie. "Każda rekrutacja, każde stanowisko, każdy manager to inne potrzeby w zakresie rekrutacji" - podkreśla Piotr Piankowski. "Jestem fanem automatyzacji i stosowania nowych rozwiązań w HR. Każdego dnia zastanawiam się nad tym, co zrobić, aby doświadczenia i wrażenia kandydata z procesów rekrutacyjnych były w Wakacje.pl na najwyższym poziomie. Dążymy do personalizacji, automatyzacji procesów, ale również jako innowacyjna firma sięgamy po nowe technologie jak np. voiceboty czy chatboty rekrutacyjne". Zdaniem respondentów badania Pracuj.pl „HR-owca portret własny 2021” w czasie zmian wywołanych pandemią technologia stanowiła najmocniejsze wsparcie dla obszarów takich jak rekrutacja pracowników (52% wskazań) oraz komunikacja wewnętrzna (42% wskazań). Są to te same obszary, które respondenci badania wskazali jako te, które w tamtym czasie uległy największym zmianom**.

Uniwersalny system, indywidualne funkcje

Które elementy systemu do rekrutacji warto spersonalizować? Tak,  by odwzorowały charakter procesu rekrutacji, sposób komunikacji z kandydatami i biznesem oraz indywidualne preferencje użytkowników. Z pewnością powinno to być dopasowanie narzędzia do struktury organizacji. System powinien pozwalać na efektywną pracę niezależnie od tego czy firma ma strukturę rozbudowaną i rozproszoną czy płaską i scentralizowaną. Powinien zatem posiadać udogodnienia dla różnych typów organizacji. Inaczej bowiem procesy są ułożone w firmie o rozproszonej strukturze, inaczej w scentralizowanej, a jeszcze inaczej w takiej, gdzie z jednego systemu korzysta kilka spółek w grupie kapitałowej. Kolejnym obszarem jest personalizacja działań employer brandingowych i komunikacji z kandydatami, jak choćby tworzenie własnych szablonów ogłoszeń, formularzy, wiadomości spójnych z identyfikacją wizualną firmy, odpowiadających charakterystyce poszukiwanych pracowników, czy specyfice wybranych procesów rekrutacyjnych. Na indywidualny i elastyczny charakter narzędzia do rekrutacji składa się także możliwość takiej konfiguracji ustawień w systemie, by odpowiadały preferencjom poszczególnych użytkowników i ich stylowi pracy. Personalizacja systemu do rekrutacji przynosi korzyści nie tylko rekruterom i kandydatom, ale także menedżerom. Biznes zyskuje dzięki temu zachowanie spójności strategii, oszczędność czasu, bardziej uporządkowany proces i skuteczniejsze zarządzanie rozproszonymi strukturami, co finalnie przekłada się na większą efektywność rekrutacji.

Narzędzia na miarę czasów

Co konkretnie możesz zrobić, by ideę personalizacji wcielić w życie? Czasem wystarczy kilka drobnych ruchów, czytaj: kliknięć. Na przykład system ATS eRecruiter pozwala odwzorować każdy proces rekrutacyjny w skali 1:1. W prosty sposób i bez angażowania dostawcy możesz stworzyć w narzędziu poszczególne etapy zgodnie z tym, jak faktycznie jest zaplanowana rekrutacja. Możesz także odzwierciedlić strukturę organizacji i angażować menedżerów oraz współpracowników w proces nadając różne poziomy dostępu, którymi również zarządzasz samodzielnie. To daje dużą elastyczność i swobodę działania. Dobór kanałów komunikacji, oznaczanie różnych powiadomień, ustawianie automatycznych wiadomości – wszystko to można zrobić w sposób spersonalizowany, uwzględniając potrzeby zarówno organizacji i rekrutera, jak i kandydatów. "Ostatnim naszym wdrożeniem, które zrealizowaliśmy z pomocą naszego dostawcy systemu ATS eRecruiter, było wprowadzenie wirtualnego rekrutera Wakacje.pl, który w wysokim sezonie rekrutacyjnym znacząco odciążył zespół i przyczynił się do gigantycznych oszczędności. Dodatkowo nawiązywał niezwłoczny kontakt z kandydatami, a na dzisiejszym rynku pracy czas reakcji na złożona aplikację  ma duże znaczenie" – wspomina Piotr Piankowski. "Dzięki customizacji i personalizacji  można nie tylko sprawnie zarządzić procesem, ale również wygenerować odpowiednie raporty funnelowe w zależności od potrzeb". W systemie zadbasz też o spójną identyfikację wizualną tak, by formularz rekrutacyjny i szablony wiadomości do kandydatów miały grafikę charakterystyczną dla Twojej organizacji.

Wielowymiarowa komunikacja

Trendy technologiczne pokazują, że coraz więcej rozwiązań idzie w stronę ekosystemów, które przyciągają użytkowników różnorodnością możliwości. Dzieje się tak za sprawą m.in. integracji z innymi narzędziami. To sprawia, że np. ATS przestaje być wyłącznie systemem do selekcji i weryfikacji CV, a staje się kompleksowym narzędziem wspierającym działania rozwojowe i biznesowe. Rekruterzy korzystający z eRecruiter mogą przygotować w systemie szablon ogłoszenia, wykorzystać go do przygotowania oferty i szybko opublikować ją w wielu miejscach, np. na firmowej stronie czy w zakładce „Kariera”, a także na portalach rekrutacyjnych, jak Pracuj.pl czy w mediach społecznościowych. Na wyciągnięcie ręki mają również testy osobowościowe i ankiety, które mogą zaproponować swoim kandydatom. W ramach prowadzonych przez siebie procesów rekrutacyjnych mogą sięgnąć też po wsparcie voicebotów. Wszystkie te funkcje zgromadzone są w jednym systemie, co stanowi duże ułatwienie. Personalizacji podlegają także miejsca spotkań z kandydatami, którzy na skutek pandemii zdążyli się już oswoić z wideorekrutacjami. W tym wypadku również widoczne są indywidualne preferencje – większy komfort spotkania odczuwa się wówczas, gdy korzysta się ze znajomego, używanego na co dzień narzędzia. Dlatego mając na uwadze wrażenia kandydatów eRecruiter zintegrował się z takimi platformami jak MS Teams i Google Meet. Jest to wygodniejsze również dla samych rekrutujących. W zaproszeniach na spotkanie wysyłanych do kandydatów poprzez eRecruiter automatycznie generowany jest link do wybranej aplikacji.
To, z jakich narzędzi korzysta rekruter, wpływa na całościowy wizerunek marki. Rozwiązania technologiczne dla HR, które można customizować i personalizować, są swego rodzaju liną przyciągającą talenty i przybliżającą do lepszych doświadczeń. Z jednej strony zapewniają dostęp do kompleksowych ekosystemów, a z drugiej – tworzą przestrzeń dla indywidualnych preferencji.
Istotne jest tutaj także to, czy personalizacji i zmian można dokonać w prosty i szybki sposób, a dodatkowo bez angażowania innych działów, czy zewnętrznych zasobów. W zmieniającym się świecie możliwość szybkiego dostosowania do oczekiwań i potrzeb jest w stanie bardzo korzystnie wpłynąć na efektywność i skuteczność rekrutacji. Dobrze dopasowane rozwiązania technologiczne w połączeniu z empatią HR-u pozwalają niejako „czytać w myślach”, a więc przewidywać, czego będą potrzebować kandydaci, i odpowiednio na to reagować.
* Badanie Pracuj.pl „Cyfrowa ewolucja kariery”, N=1051, grupa reprezentatywna dla populacji osób czynnych zawodowo w wieku 18-65.
** Badanie „HR-owca portret własny” zostało przeprowadzone przez Pracuj.pl techniką CAWI, polegającą na samodzielnym wypełnieniu ankiety internetowej przez respondentów (N=357) w dniach 27.04-11.05.2021 r.
Katarzyna Trzaska
Ekspert eRecruiter, od 2013 roku związana z marką eRecruiter, gdzie odpowiada za działania w obszarze digital marketing. Od początku zaangażowana jest w przygotowanie oraz opracowanie cyklicznego badania Candidate Experience oraz w działania Koalicji na rzecz Przyjaznej Rekrutacji. Od 2020 roku odpowiada również za budowanie strategii marketingowej i pozycjonowanie marki eRecruiter.

Zobacz podobne

Pandemiczna kontuzja kultury organizacji? Rehabilitację zacznij od pracowników oraz ich doświadczeń

Czas (post)pandemiczny to czas powolnego kształtowania się nowego porządku w organizacjach. Dotyczy to relacji z klientami, kontrahentami, ale przede wszystkim z pracownikami. To dobry czas dla organizacji, aby zacząć tworzyć nową jakość, bardziej dopasowaną do obecnych wyzwań w miejscu pracy, jednocześnie próbując utrzymać emocjonalne zaangażowanie i atmosferę kultury organizacji. W obliczu bezprecedensowego kryzysu zdrowia publicznego, działy HR przodują w zarządzaniu zmianami strukturalnymi w organizacjach i stoją przed kilkoma wyzwaniami: praca zdalna, wydłużony urlop zdrowotny, bezrobocie, nowe stanowiska i role w firmach, cyfryzacja czy spowolnienie gospodarcze.

Tajniki rekrutacji: niebieskie kołnierzyki

Jak dzisiaj rozumiane jest pojęcie blue collars? O czym powinien pamiętać rekruter, który poszukuje właśnie w tej kategorii stanowisk i jak bardzo są zdywersyfikowane potrzeby rekrutacyjne tej grupy? Dziś odpowiemy sobie na wszystkie pytania.

3xK: sekrety udanej relacji na linii kandydat-konsultant-klient

3xK, czyli sekrety udanej relacji we współpracy pomiędzy kandydatem, konsultantem a klientem, to sieć rozwiązań oraz standardów postępowania wypracowanych na bazie obowiązujących zasad prawnych i ustaleń biznesowych. Ich powstanie podyktowane jest potrzebą optymalizacji obsługi i koordynacji projektu zatrudnienia przez wyspecjalizowany podmiot. Co się składa na dobre praktyki we współpracy? I dlaczego w modelu 3xKażdy ma znaczenie?

Poznaj zespoły nominowane do nagrody głównej w konkursie HR DREAM TEAM 2021!

Niezmiennie ideą konkursu HR DREAM TEAM jest wyróżnienie najbardziej efektywnych zespołów realizujących projekty z obszaru human resources. Ogromnie się cieszymy, że firmy dostrzegają wartość w rozwijaniu kultury organizacyjnej oraz wprowadzaniu innowacyjnych rozwiązań w zakresie rekrutacji i rozwoju pracowników. Projekty, które otrzymaliśmy w tym roku – w rekordowej liczbie 169 – były pełne kreatywnych i świeżych rozwiązań.