10 kroków do (udanego) spotkania firmowego online

  • today wt, 16 Lut 2021
  • person Agata Grzejda
  • bar_chart 741 wyświetleń
Kiedy pandemia dotarła do Polski, nikt nie przypuszczał, jak wiele wyzwań postawi przed nami. Od roku pracujemy hybrydowo lub zdalnie, spotkania na żywo stoją pod znakiem zapytania. Jak w takich okolicznościach zintegrować pracowników podczas spotkania firmowego… online?
Biorąc to pod uwagę, coraz więcej organizacji nie chce dłużej czekać ze spotkaniem firmowym i decyduje się na firmowe spotkanie online. Dla większości osób odpowiedzialnych za organizację takich spotkań, formuła ta jest zupełnie nowa. Czy łatwiejsza? Niekoniecznie, szczególnie, jeśli wydarzenie takie jest przygotowywane po raz pierwszy. Dlatego - nauczona już doświadczeniem organizacji pierwszego w historii Grupy Pracuj wirtualnego spotkania firmowego - przygotowałam listę najważniejszych rzeczy (związanych z przygotowaniem takiego wydarzenia), które sama chciałabym wiedzieć kilka miesięcy temu.
1. Samodzielnie czy z kimś? Bardzo poważnie zastanów się nad współpracą z agencją eventową. Jeszcze przed organizacją takiego spotkania może się wydawać, że jest to prostsza forma, więc po co angażować agencję. Nic bardziej mylnego! Spotkania wirtualne są tak samo, jeśli nie bardziej, wymagające. Odpadają kwestie związane z logistyką, ale za to dochodzą te związane ze studiem, montażem, animacjami, połączeniem i wiele innych, do których potrzeba specjalistycznej wiedzy. Jeśli tylko budżet na to pozwala, rozważ pracę z doświadczoną agencją – oszczędzi Ci to wiele stresu i zapewni bardzo dobry efekt.
2. Dokładnie przemyśl, z jakiego narzędzia będziesz korzystać. Teamsy, Zoom, aplikacje do spotkań online to tylko kilka propozycji narzędzi, przez które możesz zorganizować spotkanie. Wydaje się, że każde będzie dobre? Niestety nie. Intuicyjność, wygląd, a przede wszystkim niezawodność narzędzia może przesądzić o sukcesie lub porażce wydarzenia. Dlatego zanim zdecydujesz się na konkretne rozwiązanie, dokładnie je sprawdź, zobacz, jakie ma możliwości, czy łatwo się do niego zalogować i czy zapewnia bezpieczeństwo danych. Najlepiej o opinię poprosić agencję (jeśli z nią współpracujesz) i dział IT. Warto też zaangażować dział bezpieczeństwa i prawny – kwestie RODO i poufności informacji są ważne, zatem lepiej nie dowiedzieć się na dzień przed spotkaniem, że wybrane narzędzie nie spełnia norm.
3. Przygotuj dokładny plan. Zanim przejdziesz do działania pełną parą, przygotuj sobie dokładny plan: co i do kiedy musisz zrobić, komu przekazać informacje, co potwierdzić i zamówić. W planie zawrzyj również informację od kiedy będziesz pracować nad slajdami (jeśli takie będą używane) i od razu pomnóż ten czas x 2 - prezentacje zawsze pożerają dużo czasu, nawet te przygotowywane przy współpracy z grafikiem. Na plan działania nałóż plan komunikacji z uczestnikami, doprecyzowując co, kiedy, w jaki sposób, jakim narzędziem i kto przekaże pracownikom. Taki matrycowy plan pozwoli Ci zaoszczędzić sobie wiele stresu, ale też sprawi, że będziesz w stanie odpowiedzieć na każde pytanie dot. kolejnych zaplanowanych działań i przewidzieć ewentualne trudności.
4. Stwórz grupę roboczą. Bez względu na to, czy nad organizacją wydarzenia pracujesz samodzielnie, czy wspiera Cię zespół, rozważ powołanie grupy roboczej składającej się z pracowników różnych działów organizacji. Możesz zaangażować ich w przygotowania, ale mogą też mieć rolę opiniodawców Twoich pomysłów. Gość specjalny, motyw przewodni, warsztaty – nikt lepiej nie oceni danej propozycji. Dlatego nie bój się prosić o opinię – pierwsze spotkanie firmowe online to zawsze trochę eksperyment i warto mieć obok siebie zaangażowane osoby, które powiedzą Ci, czy ten eksperyment idzie w dobrą stronę.
5. Postaw na integrację i interaktywność. Planując spotkanie postaw na maksymalnie dużo elementów pozwalających uczestnikom wziąć aktywny udział w spotkaniu. Połączenia z poszczególnymi pracownikami, quizy i konkursy, chat, tablica wyświetlająca selfie uczestników spotkania to tylko kilka pomysłów, które mogą sprawić, że wydarzenie będzie niepowtarzalne. Rozpoczynając przygotowania, zastanów się też, jaki jest jego główny cel. Czy tylko przekazanie informacji? A może warto dodać element integrujący: warsztaty, gry interaktywne - jest wiele możliwości, które pozwolą ciekawie spędzić czas i na pewno zostaną docenione.
6. Skróć agendę. Wiem, że podczas jej tworzenia kusi, by zaplanować jak najwięcej elementów. Niestety, nie jest to dobre rozwiązanie. Podczas spotkania online o uwagę odbiorcy walczysz z dużą większą liczbą bodźców niż podczas spotkania na żywo. Dlatego panele w agendzie muszą być krótkie (maksymalnie 1,5h) i zróżnicowane. Postaraj się tak dobrać tematy, aby nie zabrakło elementów interaktywnych i rozrywkowych.
7. Zaplanuj próby. Występowanie na żywo, a występowanie podczas spotkania online to dwa zupełnie różne doświadczenia. Nikt nie zaśmieje się z dowcipu prowadzącego, a na zachętę do oklasków odpowie głucha cisza. Dlatego kluczowa jest próba przed wydarzeniem – zaplanuj na nią czas i namów wszystkich prowadzących. Kalendarze są napięte i często trudno wygospodarować w nich czas na próby, ale naprawdę warto. Tym bardziej, że na takim spotkaniu łatwo stracić uwagę odbiorców, ale jeżeli są już skupieni, to zauważają każdy błąd czy niedociągnięcie.
8. Zadbaj o komfort występujących. Jak wspomniałam wyżej: wystąpienia podczas spotkań online to naprawdę trudna i stresująca sprawa. Dlatego - jako organizator - zadbaj o komfort występujących. Studia mają różne zaplecza, więc upewnij się, że będzie tam możliwość wypicia kawy i herbaty. Zadbaj też o catering, szczególnie jeżeli spotkanie trwa cały dzień, a studio jest na obrzeżach miasta. Warto także mieć zestaw awaryjny: słodycze, gdy komuś nagle spadnie cukier, wykałaczki, nitkę i igłę, zapasowe rajstopy itp. Nie zapomnij o osobie, która zadba o makijaż prelegentów – światło kamer potrafi być bezlitosne.
9. Przygotuj działania „po”. Dla występujących i uczestników wydarzenie kończy się w momencie wyłączenia transmisji. Dla organizatora wręcz przeciwnie! Często jednak po samym wydarzeniu jesteśmy zmęczeni i ciężko zadbać odpowiednio o pewne elementy. Dlatego już na początku zaplanuj sobie:
  • przygotowanie ankiety (szczególnie, że jest to nowa forma, więc warto sprawdzić, jak została oceniona),
  • komunikację po evencie (podziękowania, podsumowanie, zdjęcia, filmik itp.),
  • dodatkową promocję spotkania, np. post na firmowych social media wspierający Twoje działania employer branding. W końcu taka praca powinna zostać odpowiednio zaprezentowana.

10. Zadbaj o siebie. Pamiętaj o sobie! Spotkanie online wymaga dużo pracy i jest stresujące. Dlatego postaraj się zacząć działać z odpowiednim wyprzedzeniem, trzymaj się planu, a przede wszystkim zadbaj o aktywności, które w najgorętszym okresie przed wydarzeniem pozwolą Ci się odstresować i chociaż na chwilę odciąć od przygotowań. Spotkania w formie wirtualnej to jeden z elementów naszej nowej rzeczywistości. Organizacja ich to duże wyzwanie, ale też bardzo ciekawy projekt, który pozwala się dużo nauczyć. Ważne jest, aby od początku przemyśleć cel, a następnie na tej podstawie zaplanować plan działania i konsekwentnie go realizować. W trudniejszych momentach z kolei pamiętać, że nic nie zastąpi satysfakcji, którą odczuwa się po spotkaniu! I takiego właśnie wydarzenia Wam życzę oraz mam nadzieję, że te porady pomogą ten efekt osiągnąć.
Agata Grzejda
W Grupie Pracuj zajmuje się komunikacją wewnętrzną, w której siłę bardzo wierzy. Posiada też doświadczenie w obszarze HR i employer brandingu. Prywatnie fanka czytania, jogi i swoich dwóch kotów.

Zobacz podobne

Zmiksuj employer branding wg receptury Twojej marki

Powszechnie znane są koncepcje 4P, 4C czy 7P – czyli składowe marketingowej mieszanki idealnej. Liczba składników skutecznego zarządzania popytem na produkt czy usługę zmienia się oczywiście w czasie, a jej twórcami są praktycy i eksperci na co dzień dbający o marketing. Dlaczego o tym piszemy? Ponieważ employer branding również rządzi się prawami zbliżonymi do tych, ze świata marketingu i także w przypadku tego obszaru, by odnieść sukces trzeba dobrze skomponować odpowiednie składniki. Czy marketingowy „narzędziownik” może przydać się specjalistom employer brandingu? Jak najbardziej! Zapraszamy na przegląd rozwiązań, które warto „wypożyczyć” od koleżanek i kolegów z tego działu.

Jak zwiększyć zaangażowanie kandydata podczas rekrutacji zdalnej?

Wystarczy kilka kliknięć i już! – wideorozmowa rekrutacyjna może się rozpocząć. Wygodnie, bezpiecznie, z własnego domu. Ale zaraz, zaraz… po drugiej stronie ekranu nie ma kandydata, który deklarował chęć spotkania. Nie zadzwonił, nie uprzedził, że rezygnuje. Brzmi znajomo? W dobie pandemii narzędzia rekrutacji zdalnej są dobrodziejstwem – pozwalają szybko i łatwo nawiązać kontakt. Niestety podobnie jak przy spotkaniach stacjonarnych, kandydatom zdarza się rezygnować z udziału w rozmowie bez wcześniejszego uprzedzenia. Co zrobić, by aplikujący na ogłoszenia „wylogowali się” ze sfery niepewności, ale zalogowali na spotkaniu rekrutacyjnym? Podpowiadamy, jak przy wykorzystaniu dostępnych narzędzi można zwiększyć zaangażowanie kandydatów w zdalne procesy rekrutacyjne i przy okazji budować pozytywne candidate experience.

Czy mobilność cyfrowa to przyszłość rynku pracy?

Mieszkasz w Krakowie, Łodzi albo nieco mniejszym Rajszewie, jednak Twój pracodawca to firma z Londynu, Dubaju, a może dalekiego Tokio. Nie opuszczasz rodzinnej miejscowości, a jesteś częścią multikulturowego zespołu. Pandemia, lockdown i zamknięte granice osłabiają otwartość pracowników na przeprowadzki do innego kraju. Alternatywą dla mobilności fizycznej jest jednak mobilność cyfrowa. W globalnej wiosce międzynarodowy model pracy zdalnej może stać się szansą na zrekrutowanie talentów i „ucieczkę do przodu” przed konkurencją. Przed działami HR nowe wyzwania, które wiążą się nie tylko z rozwijaniem świadomości wśród kandydatów i pracowników, ale też przedefiniowaniem strategii i kultury organizacji.

Edukacyjny zawrót głowy

Kaganek oświaty jest niczym światełko w tunelu. W tunelu czasoprzestrzeni, który prowadzi nas do potrzeb i oczekiwań pracodawców ważnych jutro i w kolejnych latach. Innymi słowy, żeby dobrze przygotować się i umieć odpowiedzieć na wyzwania przyszłości, trzeba postawić na rozwój i edukację. Tylko jak skutecznie (i czego?) warto się dziś uczyć, skoro tak trudno przewidzieć przyszłość, a codzienność zmienia się jak w kalejdoskopie? Tak samo cenną kompetencją jest dziś zarówno umiejętność uczenia się, jak i oduczania. Dlatego warto rozwijać swoją „learning agility”, czyli zwinność w poruszaniu się zarówno pośród licznych narzędzi i kanałów służących zdobywaniu wiedzy, jak i wśród zalewu edukacyjnych treści.