Organizacja pracy z domu całego zespołu? Formalności

  • today czw, 19 Mar 2020
  • person Anna Kordalska
  • bar_chart 1541 wyświetleń
W wielu organizacjach możliwość wykonywania pracy poza biurem jest wpisana w zarządzanie ludźmi, a zorganizowanie pracy z domu dla pojedynczych pracowników jest stosunkowo prostym zdaniem. Co jednak w sytuacji, kiedy w tryb zdalny musi przejść cały zespół?

Formalności

Na początku zadbaj o formalne polecenie pracy zdalnej dla wszystkich członków swojego zespołu. Dlaczego? To pracodawca zleca wykonywanie pracy zdalnej pracownikowi. Pracownik może wystąpić do przełożonego z wnioskiem o umożliwienie pracy z domu w danym okresie, jednak pracodawca nie ma obowiązku wyrażania zgody. Osoby zatrudnione nie mogą narzucić formy ani miejsca wykonywania obowiązków. W tej sytuacji pracownik zobowiązany jest do stawienia się w miejscu pracy podanym w umowie zatrudnienia. W przeciwnym razie pracodawca może nałożyć na pracownika karę nagany.
Polskie prawo nie reguluje formy wydania polecenia pracy zdalnej, to znaczy, że dopuszczalna jest zarówno wersja pisemna, jak i słowna.
Warto jednak wybrać formę pisemną, ponieważ pozwoli to na uniknięcie nieporozumień.

Regulamin pracy zdalnej

Regulamin pracy zdalnej jest wewnętrznym dokumentem tworzonym na potrzeby organizacji. Niezależnie od tego, czy pracę zdalną wykonuje pojedyncza jednostka, czy cały zespół warto stworzyć zasady, które zabezpieczą interes pracodawcy i rozwieją wątpliwości pracowników. Na co zwrócić uwagę?
  1. Pomiar czasu pracy i nadgodziny. Wśród zasad opisujących pracę zdalną należy określić sposób pomiaru czasu pracy oraz formę rozliczania pracowników z wykonanych obowiązków. Ustawa nie narzuca zasad, którymi należałoby się kierować tworząc taki zapis w regulaminie, jednak powinien być on jasny i zrozumiały. W tym punkcie dobrze jest również wyjaśnić kwestię nadgodzin. Zdarza się, że pracownicy podczas pracy z domu spędzają więcej czasu przed służbowym monitorem. Pracownik, który będzie chciał „odebrać” godziny lub zażąda za nie zapłaty, a nie otrzymał polecenia pracy w godzinach nadliczbowych musi wykazać, że pracodawca wiedział o nadgodzinach i akceptował je. Aby uniknąć nieporozumień, warto zaznaczyć w regulaminie, jaki jest stosunek pracodawcy do dodatkowych godzin pracy.
  2. Miejsce wykonywania pracy zdalnej. Prawo nie określa obszaru świadczenia pracy – pozostawia tę decyzję pracodawcy. Firma może, ale nie musi wyznaczać miejsca wykonywania zadań pracownikowi. W regulaminie organizacja może zaznaczyć obszar np. miasto lub województwo, w którym dopuszcza pracę zdalną zatrudnionych osób. Takie rozwiązanie zabezpiecza interes pracodawcy w sytuacji wydania pracownikowi nagłego polecenia o powrocie do pracy w trybie stacjonarnym.
  3. Bezpieczeństwo pracownika. Jeżeli pracodawca nie wskazuje pracownikowi konkretnego miejsca wykonywania pracy zdalnej, nie ma on również możliwości sprawdzenia jego warunków pod względem zasad BHP. Warto więc ustalić formę odpowiedzialności organizacji i pracownika w tym zakresie. Wykonywanie pracy zdalnej nie zwalnia firmy z wymogu przeprowadzania badań lekarskich, zarówno wstępnych jak i okresowych, zatrudnionych jednostek.

Dostępy i jakość połączeń

Ostatnim krokiem do zorganizowania pracy zdalnej dla zespołu są odpowiednie dostępy i połączenie z siecią firmową. Praca w biurze i praca w domu powinna różnić się tylko miejscem wykonywania pracy. Tym samym pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia pracownikom takich warunków, aby jakość ich pracy nie uległa negatywnej zmianie. Przy kilku osobach pracujących z domu sieć firmowa nie jest narażona na obciążenie, jednak w przypadku zwiększenia się liczby „zdalnych” pracowników mogą wystąpić problemy techniczne – zawieszenie programu, zrywanie połączeń lub inne problemy systemowe niepozwalające na dalsze wykonywanie pracy. W takich sytuacjach warto zabezpieczyć organizację w dodatkowe serwery, które „udźwigną” nadmierną liczbę użytkowników. Pamiętajmy jednak, że dobre połączenie to nie wszystko. W wielu firmach i korporacjach poszczególne oprogramowania są udostępniane tylko w siedzibie organizacji. Istotne jest, aby pracownik, który na co dzień pracuje w oparciu o dany system, otrzymał do niego dostęp przed rozpoczęciem pracy zdalnej.
Organizacja pracy dla zespołu niewątpliwie jest sporym wyzwaniem. Aby uniknąć nieporozumień i stresu po stronie managera i członków zespołu warto wcześniej przygotować się do zmiany trybu pracy. Przygotowanie dokumentów, zasad pracy i nadanie odpowiednich dostępów pozwoli pracownikom na „przejście” w tryb zdalny bez uszczerbku na jakości ich pracy

Zobacz podobne

Ile waży wynagrodzenie?

Gdyby chcieć oszacować wagę doświadczenia, kompetencji, atmosfery w pracy czy relacji zawodowych, to śmiało można powiedzieć, że są to wartości bezcenne. To pewien miks atrybutów pracodawcy, który powoduje, że pracownik po prostu czuje się w swojej pracy dobrze, rozwija się i jest efektywny. Jest także lojalny wobec firmy i niechętnie zmienia zatrudnienie. Ale, ale… Nie możemy patrzeć na pracę jedynie górnolotnie – jako misję i sposób samorealizacji. Praca to też sprawy czysto przyziemne, bardzo materialne. Dlatego nic dziwnego, że kładąc na szali wszystkie argumenty przemawiające za „zostać lub odejść” – od nawet najlepszego pracodawcy – koronnym argumentem staje się ona. Pensja.

Kultura przez duże K służy pracownikom

Każda organizacja ma kulturę organizacyjną. To niepisane i pisane normy oraz wartości, które przyświecają pracownikom. Kultura tworzy nawyki i zachowania, które są pożądane oraz takie, których nie akceptujemy. To ona powoduje, że pewni ludzie do niej pasują, a inni nie.

Nowa komunikacja w nowej normalności, czyli wszystko po staremu?

W czasie, gdy świat wokół nas zmienia się błyskawicznie, instynktownie szukamy pewności. Praca zdalna i dezorientacja z nią związana, nowe narzędzia elektroniczne i nowe nawyki za chwilę nam spowszednieją. Zostanie to, co działa zawsze: bliskość, empatia, otwartość, autentyczność. Na to, że działania komunikacyjne oparte o wartości sprawdzają się dziś najlepiej, są twarde biznesowe dowody.

Historia o chłopcu, któremu urodziła się mama

Do czego nawiązuje ten temat? Do paradoksu, który pobudza ośrodek ciekawości, wywołując przyjemne swędzenie mózgu. Celowo nie napisałem w nim o HR, aby sprawdzić, czy wywołam u Ciebie NOR, czyli najbardziej oczekiwaną reakcję. Mam nadzieję, że mi się udało.