Organizacja pracy z domu całego zespołu? Formalności

W wielu organizacjach możliwość wykonywania pracy poza biurem jest wpisana w zarządzanie ludźmi, a zorganizowanie pracy z domu dla pojedynczych pracowników jest stosunkowo prostym zdaniem. Co jednak w sytuacji, kiedy w tryb zdalny musi przejść cały zespół?

Formalności

Na początku zadbaj o formalne polecenie pracy zdalnej dla wszystkich członków swojego zespołu. Dlaczego? To pracodawca zleca wykonywanie pracy zdalnej pracownikowi. Pracownik może wystąpić do przełożonego z wnioskiem o umożliwienie pracy z domu w danym okresie, jednak pracodawca nie ma obowiązku wyrażania zgody. Osoby zatrudnione nie mogą narzucić formy ani miejsca wykonywania obowiązków. W tej sytuacji pracownik zobowiązany jest do stawienia się w miejscu pracy podanym w umowie zatrudnienia. W przeciwnym razie pracodawca może nałożyć na pracownika karę nagany.

Polskie prawo nie reguluje formy wydania polecenia pracy zdalnej, to znaczy, że dopuszczalna jest zarówno wersja pisemna, jak i słowna.

Warto jednak wybrać formę pisemną, ponieważ pozwoli to na uniknięcie nieporozumień.

Regulamin pracy zdalnej

Regulamin pracy zdalnej jest wewnętrznym dokumentem tworzonym na potrzeby organizacji. Niezależnie od tego, czy pracę zdalną wykonuje pojedyncza jednostka, czy cały zespół warto stworzyć zasady, które zabezpieczą interes pracodawcy i rozwieją wątpliwości pracowników.

Na co zwrócić uwagę?


  1. Pomiar czasu pracy i nadgodziny. Wśród zasad opisujących pracę zdalną należy określić sposób pomiaru czasu pracy oraz formę rozliczania pracowników z wykonanych obowiązków. Ustawa nie narzuca zasad, którymi należałoby się kierować tworząc taki zapis w regulaminie, jednak powinien być on jasny i zrozumiały. W tym punkcie dobrze jest również wyjaśnić kwestię nadgodzin. Zdarza się, że pracownicy podczas pracy z domu spędzają więcej czasu przed służbowym monitorem. Pracownik, który będzie chciał „odebrać” godziny lub zażąda za nie zapłaty, a nie otrzymał polecenia pracy w godzinach nadliczbowych musi wykazać, że pracodawca wiedział o nadgodzinach i akceptował je. Aby uniknąć nieporozumień, warto zaznaczyć w regulaminie, jaki jest stosunek pracodawcy do dodatkowych godzin pracy.
  2. Miejsce wykonywania pracy zdalnej. Prawo nie określa obszaru świadczenia pracy – pozostawia tę decyzję pracodawcy. Firma może, ale nie musi wyznaczać miejsca wykonywania zadań pracownikowi. W regulaminie organizacja może zaznaczyć obszar np. miasto lub województwo, w którym dopuszcza pracę zdalną zatrudnionych osób. Takie rozwiązanie zabezpiecza interes pracodawcy w sytuacji wydania pracownikowi nagłego polecenia o powrocie do pracy w trybie stacjonarnym.
  3. Bezpieczeństwo pracownika. Jeżeli pracodawca nie wskazuje pracownikowi konkretnego miejsca wykonywania pracy zdalnej, nie ma on również możliwości sprawdzenia jego warunków pod względem zasad BHP. Warto więc ustalić formę odpowiedzialności organizacji i pracownika w tym zakresie. Wykonywanie pracy zdalnej nie zwalnia firmy z wymogu przeprowadzania badań lekarskich, zarówno wstępnych jak i okresowych, zatrudnionych jednostek.

Dostępy i jakość połączeń

Ostatnim krokiem do zorganizowania pracy zdalnej dla zespołu są odpowiednie dostępy i połączenie z siecią firmową. Praca w biurze i praca w domu powinna różnić się tylko miejscem wykonywania pracy. Tym samym pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia pracownikom takich warunków, aby jakość ich pracy nie uległa negatywnej zmianie. Przy kilku osobach pracujących z domu sieć firmowa nie jest narażona na obciążenie, jednak w przypadku zwiększenia się liczby „zdalnych” pracowników mogą wystąpić problemy techniczne – zawieszenie programu, zrywanie połączeń lub inne problemy systemowe niepozwalające na dalsze wykonywanie pracy. W takich sytuacjach warto zabezpieczyć organizację w dodatkowe serwery, które „udźwigną” nadmierną liczbę użytkowników.

Pamiętajmy jednak, że dobre połączenie to nie wszystko. W wielu firmach i korporacjach poszczególne oprogramowania są udostępniane tylko w siedzibie organizacji. Istotne jest, aby pracownik, który na co dzień pracuje w oparciu o dany system, otrzymał do niego dostęp przed rozpoczęciem pracy zdalnej.


Organizacja pracy dla zespołu niewątpliwie jest sporym wyzwaniem. Aby uniknąć nieporozumień i stresu po stronie managera i członków zespołu warto wcześniej przygotować się do zmiany trybu pracy. Przygotowanie dokumentów, zasad pracy i nadanie odpowiednich dostępów pozwoli pracownikom na „przejście” w tryb zdalny bez uszczerbku na jakości ich pracy

Anna Kordalska
Marketingowiec, od niedawna w Grupie Pracuj. Socjolożka z zamiłowaniem do HR-u, PR-u i employer brandingu. Entuzjastka mediów społecznościowych, dziennikarstwa oraz psychologii.

Zobacz podobne

HR priorytety w czasach zmian | case study MB Pneumatyka

Z raportu „Silniejsza pozycja HR i potencjał dla technologii” w listopadzie 2021 roku wynika, że 51% działów HR skupiło się na wsparciu liderów zespołów w zakresie zarządzania i rozwoju pracowników. Również dla MB Pneumatyka podnoszenie kompetencji zespołu stało się ważnym aspektem rozwojowym w czasie pandemii.

HRexperience: O to, czy HR zajmie miejsce przy biznesowym stole, pytamy Annę Wróbel

HR stoi obecnie na rozdrożu – albo umocni swoją pozycję, stanie się partnerem dla biznesu i usiądzie z nim przy jednym stole, albo utknie w roli serwisowej. O dwóch scenariuszach dla HR-u, umiejętności zarządzania zmianą oraz kompetencjach przyszłości opowiada Anna Wróbel, HR Director w Allegro. 

HRexperience: O pełnej integracji HR z firmą mówi Małgorzata Bieniaszewska

Pandemia zdemaskowała słabe strony organizacji i skłoniła do skupienia większej uwagi na pracownikach. Działy HR mają więc pełne ręce roboty, by właściwe połączyć wiadome i niewiadome, nie tylko by dostosować funkcjonowanie firmy do „nowej normalności”, ale by przede wszystkim zapewnić pracownikom optymalne warunki do pracy. O potrzebie holistycznego podejścia do zatrudnionych, wdrażaniu modelu zarządzania skupionego na człowieku oraz jaka jest rola HR opowiada Małgorzata Bieniaszewska, założycielka MB Pneumatyka – firmy produkcyjnej z branży automotive.

HR priorytety w czasach zmian | case study Play

„Silniejsza pozycja HR i potencjał dla technologii”, raport opublikowany w listopadzie 2021 roku, wskazuje, że ponad połowa ankietowanych przedstawicielem i przedstawicieli HR uznaje wsparcie liderów w zarządzaniu zespołami zdalnymi jako ważny obecnie obszar dla działów personalnych. Poniżej przedstawiamy case study firmy Play, dla której także był to priorytet w czasie pandemii.