Dostosowanie przestrzeni pracy do powyższych oczekiwań to nie lada wyzwanie, które wymaga sprawnego procesu decyzyjnego i fachowej wiedzy. Na szczęście zadanie ułatwiają inteligentne rozwiązania biurowe, które umożliwiają gromadzenie szczegółowych danych na terenie całego biura. Pozwalają one przeprojektować biuro na podstawie wiarygodnych informacji, które pokierują naszym procesem decyzyjnym. Dlaczego więc wciąż tak rzadko się z nich korzysta?
Problem polega na tym, że chociaż firmy dysponują niespotykaną dotąd ilością informacji, nie zawsze gromadzą właściwe dane lub nieodpowiednio je organizują. Aby więc skutecznie dostosować biuro pod kątem przyszłości pracy, trzeba koniecznie uporządkować proces zarządzania danymi. Chodzi o sposób ich gromadzenia, ale także ich przekazywania w firmie. Od czego zacząć?
Aby skutecznie dostosować biuro do nowej rzeczywistości, trzeba koniecznie uporządkować proces zarządzania danymi.
Kliknij na zasadę, która w największym stopniu dotyczy Twoich potrzeb.
Przyjrzyjmy się teraz każdej z tych zasad po kolei, aby zrozumieć, czego dokładnie potrzebujemy.
Przy wdrażaniu zmian w firmie nie każda decyzja musi być rewolucją. Często wystarczy drobna zmiana, aby uzyskać nowe, znaczące usprawnienia. Na przykład wprowadzając rozwiązania bezdotykowe, możemy rozładować poranny tłok na wejściu do biura i pozwolić wszystkim szybciej zabrać się za pracę. Dodatkowo wzrośnie higiena, co sprzyja zdrowiu i dobremu samopoczuciu. Natomiast jeśli dane wskazują, że pracownicy mają trudności z koncentracją, możemy stworzyć specjalne strefy do pracy w skupieniu.
Mimo że bardziej ogólne statystyki są wciąż wartościowe, muszą uzupełniać je precyzyjne wskaźniki, które umożliwią bardziej precyzyjne zmiany. W praktyce oznacza to korzystanie z czujników o możliwościach wykraczających poza standardy branżowe. W dzisiejszych hybrydowych biurach szczegółowość jest tym ważniejsza, że pozwala zachować dystans społeczny i zgodność z innymi normami bezpieczeństwa. Najlepiej połączyć informacje pochodzące z przestrzeni wirtualnej i fizycznej, aby uzyskać pełniejszy obraz tego, w jaki sposób pracownicy korzystają z biura.
Ważne wskaźniki fizyczne to: liczba osób na danej powierzchni w ciągu dnia, ich interakcje z innymi zespołami oraz sposób poruszania się po biurze. Jeśli chodzi o środowisko cyfrowe, poznanie zachodzących w nim interakcji między zespołami uzupełni nasze informacje o środowisku fizycznym. Te szczegółowe dane pomogą nam podjąć odpowiednie decyzje w nadchodzącym roku. Które zespoły muszą spotykać się w biurze i kiedy? Czy pracownicy czują się nadal przywiązani do firmy? Ile osób znajduje się w biurze w szczytowym okresie? Czy są w stanie komunikować się bezpiecznie?
Czy pracownicy czują się nadal przywiązani do firmy?
Naprawdę szczegółowe informacje należy gromadzić w obrębie całej firmy. Wnikliwa analiza jedynie jej określonych części może tworzyć „martwe punkty” utrudniające podejmowanie decyzji. To jeden z głównych powodów, dla których tylko jedna trzecia liderów biznesu uważa, że jakość ich procesu decyzyjnego jest „bardzo dobra”.
Aby rozwiązać ten problem, warto skoncentrować się na następujących obszarach:
Nawet jeśli skupimy się na wszystkich wspomnianych obszarach, w pewnych sytuacjach nadal potrzebujemy czynnika ludzkiego, żeby osadzić dany problem w szerszym kontekście. Dane pozbawione kontekstu nie rozwiązują problemów, a tylko na nie wskazują.
Na przykład w naszym biurze HB Reavis dane pokazały, że jedna z naszych przestrzeni – biblioteka – nie była używana. Zaprojektowaliśmy ją specjalnie do indywidualnej pracy wymagającej skupienia, ale z samych danych nie mogliśmy wywnioskować, dlaczego nie spełniała swojej funkcji. Aby rozwiązać ten problem, musieliśmy zwrócić się do zespołu Origameo.
Ostatecznie nasi eksperci odkryli, że każdy, kto przechodził koło biblioteki, mógł patrzeć na znajdujące się w środku monitory. Ponadto brakowało w niej wygodnych miejsc do pracy przez dłuższy czas. W tym przypadku dane nie pozwoliły zidentyfikować braku komfortu i prywatności jako problemu – dopiero spostrzeżenia naszego zespołu pomogły rozwiązać ten problem.
Dane pozbawione kontekstu nie rozwiązują problemów, a tylko na nie wskazują.
Kiedy już zaczniemy gromadzić dane we właściwy sposób, musimy zastanowić się, jak udostępnić je w firmie w przyswajalnej formie. W końcu pracownicy powinni być w stanie bez trudu odnaleźć najpotrzebniejsze im informacje.
W tym kontekście bardzo przydaje się narzędzie do wizualizacji danych. Zamiast przekazywać wszystkie dane surowe w jednym pliku (który trzeba przeszukiwać ręcznie), możemy je udostępnić na intuicyjnej platformie. Dzięki temu zespoły będą mogły filtrować dane i szybko pozyskać najbardziej potrzebne im informacje.
Na przykład kierownik biura lub obiektu chce wiedzieć, kiedy pracownicy przychodzą i wychodzą. Ta wiedza pozwoli mu wyznaczyć personel do obsługi recepcji lub sprzątania w odpowiednim czasie. Z kolei dział kadr i liderzy zespołów chcą znać pory dnia, kiedy pracownicy są najbardziej wydajni, gdzie wydajność można poprawić oraz jak zespoły współpracują ze sobą.
Udostępniając te dane w prosty sposób odpowiednim osobom, możemy bardziej precyzyjnie dostosować biuro do potrzeb naszej firmy. Pozwoli to bardziej efektywnie wykorzystać powierzchnię biurową i zwiększyć wydajność w tym roku.
Dane są bezużyteczne, jeśli nie można wydobyć z nich praktycznych informacji. Nie wystarczą same systemy gromadzenia danych; żeby były one jak najbardziej przydatne, trzeba jeszcze wdrożyć odpowiednie praktyki. W ten sposób możemy podejmować decyzje, które znacząco poprawią wyniki firmy.
Na szczęście inteligentne rozwiązania biurowe takie jak Symbiosy usprawniają ten proces, od samego początku pozwalając gromadzić dane we właściwy sposób.