Obowiązki informacyjne względem uczestników wewnątrzzakładowych postępowań antymobbingowych

  • today śr, 1 Wrz 2021
  • bar_chart 481 wyświetleń
Pracodawca powinien przeciwdziałać mobbingowi w szczególności przez szkolenie pracowników, informowanie o niebezpieczeństwie i konsekwencjach mobbingu czy przez stosowanie procedur, które umożliwią wykrycie i zakończenie tego zjawiska. Czy spoczywają na nim także obowiązki informacyjne dotyczące postępowań antymobbingowych?

artykuł sponsorowany

Przeciwdziałanie mobbingowi powinno być prowadzone co najmniej w obszarze wewnątrzzakładowego prawa danej organizacji, praktyki zarządzania oraz w obszarze etyki i kultury organizacyjnej. Należy także pamiętać, że w związku z prowadzonym postępowaniem antymobbingowym pracodawca przetwarza również dane osobowe.

Obowiązek pracodawcy przeciwdziałania mobbingowi

Przeciwdziałanie mobbingowi jest ustawowym obowiązkiem pracodawcy[1], który nie polega jedynie na działaniach dotyczących przypadków wystąpienia tego zjawiska, ale również na działaniach zapobiegawczych, które powinny być realne i efektywne[2]. Obowiązek ten polega na starannym działaniu. Pracodawcy tworzą polityki antymobbingowe, które włączane są do regulaminów pracy, stanowiąc tzw. wewnątrzzakładowe źródło prawa pracy.

Dane osobowe przetwarzane podczas postępowania antymobbingowego

W trakcie wewnątrzzakładowych postępowań antymobbingowych zakres danych osobowych, który jest przetwarzany wykracza często poza rodzaje danych, których podania pracodawca może żądać od pracownika na podstawie art. 22(1) k.p. Są to często tzw. szczególne kategorie danych osobowych[3],  ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, poglądy polityczne, przekonania religijne lub światopoglądowe, czy też dotyczące zdrowia, seksualności lub orientacji seksualnej. W trakcie postępowania antymobbingowego pracodawca może przetwarzać zarówno dane zebrane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą (np. od osoby zgłaszającej mobbing), jak i w sposób wtórny, pośredni (inny niż od osoby, której dane dotyczą).

Obowiązki informacyjne związane z przetwarzaniem danych osobowych

Do jednych z obowiązków administratorów danych należy obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 i 14 RODO, w zależności od tego czy mamy do czynienia z danymi pozyskanymi w sposób pierwotny czy wtórny. Obowiązek ten w przypadku pozyskiwania danych osobowych w sposób inny niż od osoby, której dane dotyczą uregulowany został w art. 14 RODO i to właśnie on rodzi najwięcej kontrowersji.

Jakie informacje powinna otrzymać osoba, której dane dotyczą?

Zgodnie z art. 14 RODO administrator podaje osobie, której dane dotyczą, m.in.:
  • informacje dotyczące celów przetwarzania, do których mają posłużyć dane osobowe, oraz podstawę prawną przetwarzania;
  • kategorie odnośnych danych osobowych;
  • informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją;
  • wzmiankę o odpowiednich lub właściwych zabezpieczeniach oraz o możliwościach uzyskania kopii danych lub o miejscu udostępnienia danych;
  • a także (w celu zapewnienia rzetelności i przejrzystości przetwarzania wobec osoby, której dane dotyczą) okres, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu;
  • informacje o prawie do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz źródle pochodzenia danych osobowych, a gdy ma to zastosowanie – czy pochodzą one ze źródeł publicznie dostępnych.
Informacje te administrator podaje w rozsądnym terminie po pozyskaniu danych osobowych – najpóźniej w ciągu miesiąca – mając na uwadze konkretne okoliczności przetwarzania danych osobowych, a jeżeli planuje się ujawnić dane osobowe innemu odbiorcy – najpóźniej przy ich pierwszym ujawnieniu.

Kiedy obowiązek informacyjny może zostać wyłączony?

Na podstawie art. 14 ust. 5 RODO obowiązek informacyjny został wyłączony w sytuacjach, w których:
  • osoba, której dane dotyczą, dysponuje już tymi informacjami (lit. a);
  • udzielenie takich informacji okazuje się niemożliwe lub wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku (np. gdy były pracownik zmienił adres zamieszkania); w szczególności w przypadku przetwarzania do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych lub do celów statystycznych, lub o ile obowiązek może uniemożliwić lub poważnie utrudnić realizację celów takiego przetwarzania. W takich przypadkach administrator podejmuje odpowiednie środki, by chronić prawa i wolności oraz prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą, w tym udostępnia informacje publicznie (lit. b);
  • pozyskiwanie lub ujawnianie danych jest wyraźnie uregulowane prawem Unii lub prawem państwa członkowskiego, któremu podlega administrator, przewidującym odpowiednie środki chroniące prawnie uzasadnione interesy osoby, której dane dotyczą (lit. c) oraz
  • dane osobowe muszą pozostać poufne zgodnie z obowiązkiem zachowania tajemnicy zawodowej przewidzianym w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego, w tym ustawowym obowiązkiem zachowania tajemnicy (lit. d).
Zwolnienie z konieczności realizacji obowiązku informacyjnego w przypadku pośredniego pozyskiwania danych we wszystkich wymienionych w nim okolicznościach może nastąpić nie tylko w całości, ale również w części[4]. Uważam, że w sytuacjach, w których pracodawca przetwarza dane pozyskane w sposób wtórny, a ich pozyskanie lub ujawnianie jest uregulowane prawem państwa członkowskiego, zwolniony będzie z obowiązku informacyjnego, o którym mowa w art. 14 RODO na podstawie wyłączenia zawartego w art. 14 ust. 5 lit. b (obowiązek może uniemożliwić lub poważnie utrudnić realizację celów takiego przetwarzania). Trudno byłoby wykazać pracodawcy, który w trakcie toczącego się postępowania wyjaśniającego w sprawie mobbingu przekaże wszystkim uczestnikom postępowania, w tym osobie podejrzanej o mobbing komplet informacji, o których mowa w art. 14 RODO na ich temat, że realnie i efektywnie realizuje ustawowy obowiązek przeciwdziałania mobbingowi.
Postępowania antymobbingowe z reguły nie zamykają się w jednym miesiącu (najdłuższy termin realizacji obowiązku informacyjnego w przypadku zebrania danych w sposób pośredni), a ujawnienie wymaganych przez RODO informacji (np. osobie podejrzanej o mobbing) w trakcie trwania postępowania wyjaśniającego mogłoby zniwelować cały sens tego postępowania i narazić część jego uczestników na dodatkowe szykany.
Reasumując, do czasu zakończenia postępowania wyjaśniającego w sprawie o mobbing, dla dobra tego postępowania oraz ochrony osób potencjalnie zagrożonych mobbingiem na pracodawcy nie spoczywa obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 14 RODO w takim zakresie w jakim dane te powinny być zachowane w tajemnicy dla realizacji ustawowego obowiązku pracodawcy przeciwdziałania mobbingowi.
autorka  |  dr Magdalena Rycak  |  Radca prawny, kierownik studiów podyplomowych Prawo pracy i ubezpieczeń społecznych – kadry i płace oraz Ochrona danych osobowych i zarządzanie bezpieczeństwem informacji realizowanych w Centrum Kształcenia Podyplomowego Uczelni Łazarskiego w Warszawie.
  [1] Art. 94(3) §1 kodeksu pracy, dalej k.p. [2] Wyr. SN z dnia 21 kwietnia 2015 r., II PK 149/14. [3] Art. 9 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE L z 2016 r. 119, s. 1), dalej RODO. [4] J. Łuczak [w:] RODO Ogólne Rozporządzenie o Ochronie danych (lit. d)h. Komentarz, Warszawa 2018, s. 505.

Zobacz podobne

Pandemiczna kontuzja kultury organizacji? Rehabilitację zacznij od pracowników oraz ich doświadczeń

Czas (post)pandemiczny to czas powolnego kształtowania się nowego porządku w organizacjach. Dotyczy to relacji z klientami, kontrahentami, ale przede wszystkim z pracownikami. To dobry czas dla organizacji, aby zacząć tworzyć nową jakość, bardziej dopasowaną do obecnych wyzwań w miejscu pracy, jednocześnie próbując utrzymać emocjonalne zaangażowanie i atmosferę kultury organizacji. W obliczu bezprecedensowego kryzysu zdrowia publicznego, działy HR przodują w zarządzaniu zmianami strukturalnymi w organizacjach i stoją przed kilkoma wyzwaniami: praca zdalna, wydłużony urlop zdrowotny, bezrobocie, nowe stanowiska i role w firmach, cyfryzacja czy spowolnienie gospodarcze.

Tajniki rekrutacji: niebieskie kołnierzyki

Jak dzisiaj rozumiane jest pojęcie blue collars? O czym powinien pamiętać rekruter, który poszukuje właśnie w tej kategorii stanowisk i jak bardzo są zdywersyfikowane potrzeby rekrutacyjne tej grupy? Dziś odpowiemy sobie na wszystkie pytania.

3xK: sekrety udanej relacji na linii kandydat-konsultant-klient

3xK, czyli sekrety udanej relacji we współpracy pomiędzy kandydatem, konsultantem a klientem, to sieć rozwiązań oraz standardów postępowania wypracowanych na bazie obowiązujących zasad prawnych i ustaleń biznesowych. Ich powstanie podyktowane jest potrzebą optymalizacji obsługi i koordynacji projektu zatrudnienia przez wyspecjalizowany podmiot. Co się składa na dobre praktyki we współpracy? I dlaczego w modelu 3xKażdy ma znaczenie?

Poznaj zespoły nominowane do nagrody głównej w konkursie HR DREAM TEAM 2021!

Niezmiennie ideą konkursu HR DREAM TEAM jest wyróżnienie najbardziej efektywnych zespołów realizujących projekty z obszaru human resources. Ogromnie się cieszymy, że firmy dostrzegają wartość w rozwijaniu kultury organizacyjnej oraz wprowadzaniu innowacyjnych rozwiązań w zakresie rekrutacji i rozwoju pracowników. Projekty, które otrzymaliśmy w tym roku – w rekordowej liczbie 169 – były pełne kreatywnych i świeżych rozwiązań.