Jak przeprojektować obieg dokumentów kadrowych, zatrudnić pracownika i ułożyć procesy w dziale kadr i płac w czasach „zdalnych”?

Praca zdalna – czy dla każdego?

Jeszcze całkiem niedawno możliwość pracy zdalnym traktowana była jako benefit, w obecnej sytuacji dla większości firm stała się koniecznością. I o ile duża część z nich już wcześniej dawała swoim pracownikom taką możliwość, to:

1. albo nie dotyczyło to wszystkich działów,
2. albo odbywało się w niepełnym wymiarze np. raz w tygodniu.

Mimo że dla części pracowników i działów tryb home office nie jest szczególnie problemowy (np. dla informatyków, marketingowców, czy grafików – o ile oczywiście mają odpowiednie narzędzia), to dla wielu stanowi duże wyzwanie.

Dział kadr w dobie „przymusowej kwarantanny”

Nie chodzi tylko o te zawody, które wykonywane są poza domem, jak chociażby tzw. blue collars, czy te mające bezpośredni kontakt z ludźmi, ale także o osoby, które w codziennej pracy procesują dokumenty i umowy. Choć powstają różne interpretacje dotyczące zarządzania obiegiem dokumentów w czasie koronawirusa, to wciąż w tym obszarze jest sporo luk. Nie ma się jednak co dziwić, bo sytuacja zmienia się dynamicznie. Przed działem kadr stoi duże wyzwanie nie tylko w kontekście umów, ale także zmian w obszarze badań okresowych, szkoleń BHP, czy prawa do zasiłku w czasie kwarantanny.

Jak sobie radzić w sytuacji, gdy perspektywa powrotu do biura przesuwa się w czasie, a oficjalnych rozporządzeń dotyczących rynku pracy i procesowania umów brak? Wysyłanie dokumentów kurierem? Podpis elektroniczny? A może dyżury w biurze? Na forach branżowych roi się od różnych pomysłów, którymi wymieniają się HR-owcy. Który z nich jest najlepszy? Wszystko zależy od specyfiki firmy, branży, czy liczby zatrudnianych pracowników.

Przedstawiamy 3 najpopularniejsze przykłady rozwiązań!

Procesowanie dokumentów kadrowych

Nawiązywanie stosunku pracy

Przykład #1

Pierwsze rozwiązanie wymaga zaangażowania minimum dwóch osób – reprezentanta spółki oraz pracownika, który będzie skanował dokumenty. Obie te osoby będą musiały pojawić się w biurze raz w tygodniu, co ważne – nie w tym samym czasie. Niezbędna jest także skrzynka na dokumenty. Przy czym warto pamiętać o jej odpowiednim zabezpieczeniu – wystarczy, że 2 wymienione osoby będą miały do niej dostęp lub klucz. Oto jak przebiega proces obiegu dokumentów w tym wariancie:

1. Raz w tygodniu dokumenty są podpisywane przez osoby reprezentujące spółkę.
2. Następnie w zamkniętej kopercie zwracane są do skrzynki HR pozostawionej w biurze.
3. Analogicznie raz w tygodniu wszystkie dokumenty ze skrzynki są skanowane przez wyznaczonego pracownika i przesyłane mailem do menedżerów oraz pracowników, których dotyczą.
4. Pracownik, który otrzyma dokumenty potwierdza zawarte w umowie warunki drogą mailową.
5. Oryginały dokumentów zostaną podpisane przez pracowników po wznowieniu normalnej pracy biura.
6. W aktach musi się znaleźć adnotacja, dlaczego umowa została podpisana później.

Przykład #2

Kolejne rozwiązanie dotyczy firm, w których nie tylko zarząd, ale i pracownicy posiadają kwalifikowany podpis elektroniczny lub są w stanie go zakupić. W tym wariancie fizyczna obecność w biurze żadnego z pracowników nie jest konieczna. Warto pamiętać, że prędzej, czy później papierowe dokumenty i tak będą niezbędne, a podpis elektroniczny ich nie zastąpi. Poniżej opis procesu:

1. Wystawione dokumenty podpisywane są kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby uprawnione do reprezentowania spółki.
2. Następnie mailowo przesyłane są do menedżera oraz pracownika.
3. Pracownik potwierdza dokumenty również podpisem elektronicznym.
4. Dokumenty papierowe zostają podpisane po wznowieniu pracy biura.
5. W aktach musi się znaleźć adnotacja, dlaczego umowa została podpisana później.

Przykład #3

Ostatni przykład wymaga wystawienia specjalnego pełnomocnictwa najczęściej pracownikowi działu kadr. Dodatkowo pracownik ten usi mieć dostęp do drukarki i skanera, więc niezbędne jest dostarczenie do niego odpowiedniego sprzętu. W tym wariancie konieczne jest także zaangażowanie kuriera lub wizyta na poczcie. Proces wygląda następująco:

1. Wystawiane jest jednoosobowe pełnomocnictwo dla osoby uprawnionej do wystawiania umów na czas zdalnej pracy biura.
2. Wstawienie drukarki i skanera do pracownika, który otrzymał pełnomocnictwo.
3. Dokumenty są podpisywane i procesowane jednostronnie ze strony spółki.
4. Następnie dokumenty są przesyłane mailowo jako skan lub poprzez kuriera na adres domowy pracownika.
5. Pracownik odsyła dokument na adres biura.

Którą opcję wybrać?

Warto zwrócić uwagę, że w dwóch pierwszych przykładach ostatni punkt się powtarza – „W aktach musi się znaleźć adnotacja, dlaczego umowa została podpisana później.” W obecnej sytuacji będzie to zapis o pracy zdalnej wywołanej epidemią, która uniemożliwia normalne funkcjonowanie biura i podpisanie umów w terminie. I choć teraz wydaje się to nie istotne, to za 5 lat z takiej rozbieżności pomiędzy datą na umowie, a datą rozpoczęcia pracy, firma będzie musiała się tłumaczyć.

Każdy z przykładów ma swoje mocne i słabe strony i w każdej firmie sprawdzi się inny. Takie tymczasowe rozwiązania pomogą działom kadr, dopóki nie pojawią się oficjalne regulacje dotyczące obecnej sytuacji. Dzięki odpowiedniemu zarządzaniu obiegiem dokumentów firma może zatrudniać nowych pracowników bez konieczności wizyty w biurze. Jak wiadomo procesy rekrutacyjne mogą się ciągnąć tygodniami, więc może ten specyficzny czas jest dobrym momentem na zatrudnianie nowych osób? Tak by po zażegnaniu kryzysu na pokładzie znalazły się ręce gotowe do pracy…?