Benefity to dziś ważny temat w każdej komercyjnej organizacji. Szefowie HR świetnie zdają sobie sprawę z ich znaczenia i coraz częściej sięgają po nowoczesne technologie, by jeszcze lepiej nimi zarządzać. Kafeteria jest takim narzędziem – docenianym przez obie strony: dział HR, który może wszystkie oferowane świadczenia skupić w jednym miejscu i pracowników, którzy lubią mieć wpływ na swoje benefity.

artykuł sponsorowany

Jaki to ma cel? Sens polityki benefitów

Przy projektowaniu programu świadczeń pozapłacowych warto zastanowić się nad ich celem, bo robienie benefitów sztuka dla sztuki nie przyniesie dobrych rezultatów, a na pewno będzie stratą – czasu, pieniędzy i wizerunku firmy. Wszystkie trzy trudno odzyskać, skoro więc decydujemy się na oferowanie pracownikom benefitów róbmy to dobrze.

Wydaje się, że recepta na sukces jest prosta – wystarczy właściwy budżet, dobrze dopasowana oferta świadczeń i sprawdzone narzędzia do ich obsługi. Jednak nawet najlepiej przygotowany program benefitów skończy jako bezużyteczne narzędzie, jeśli pracownicy nie będą o swoich benefitach wiedzieć.

By benefity dobrze pełniły swoją rolę muszą być potrzebne, popularne i pożądane, a do tego niezbędna jest ich komunikacja i promocja!

Czekam czy szukam? Narzędzia do komunikacji

Większość współczesnych firm komunikuje się w modelu zwanym PUSH. To oznacza, że komunikaty i informacje są do pracowników wypychane, a odpowiedzialność za ich dystrybucję i skuteczne dotarcie ciąży na pracodawcy. Optymalny jest model PULL, w którym pracownik szuka informacji i samodzielnie je odczytuje, a pracodawca troszczy się jedynie, by były aktualne i dostępne.

By odpowiedzieć na odmienne potrzeby pracowników powinniśmy dopasować do nich formę i sposób naszej komunikacji. Warto powtarzać kluczowe komunikaty i przekazywać je za pośrednictwem zróżnicowanych kanałów. Stosując urozmaicony zestaw narzędzi – które pozwalają działać w modelu PUSH (pracownik dostaje informacje „na tacy”) oraz PULL (pracownik sam sięga po wiedzę) – uczynimy naszą komunikację bardziej dostępną i skuteczną.

Przykłady narzędzi komunikacji w firmie, w podziale na modele działania: PUSH i PULL

Co my tu mamy? Oferta świadczeń pozapłacowych

Wiedza o zakresie oferty proponowanych benefitów to absolutne must have dla pracowników. Świadczenia są elementarną częścią naszego kontraktu, dlatego pracownik musi wiedzieć – co ma do wyboru, w jaki sposób uzyskać swoje benefity i jak to wpłynie na jego wypłatę. Brzmi banalnie? Rzeczywistość pokazuje, że im dalej od działu HR, tym wiedza o świadczeniach mniejsza.

Żeby doceniać i szanować otrzymywane benefity pracownicy muszą dobrze rozumieć zasady przyznawania i rozliczania świadczeń. Regulaminy i wnioski powinny być łatwo dostępne i przygotowane tak, by ich przeczytanie czy wypełnienie nie wymagało asysty prawnika. Transparentne reguły dotyczące benefitów są koniecznie, by nie pozostawiać pracownikom miejsca na wątpliwości i domysły.

Tak jak sprawiedliwy powinien być dostęp do samych benefitów, tak też informacje muszą być równo dostępne dla wszystkich pracowników firmy. Nawet jeśli są rozproszeni w 400 oddziałach w Polsce. Nawet, jeśli nie wszyscy korzystają na co dzień z komputera lub przebywają poza siedzibą firmy – będąc w trasie lub pracując zdalnie. Pracodawca jest zobowiązany tak dopasować metody komunikacji, by każdy w firmie miał równe szanse na otrzymanie informacji o benefitach.

Ile to kosztuje? Wartość benefitów

Pracowników najbardziej interesuje to, co po kolejnym miesiącu pracy wpłynie na konto. Gdyby jednak podsumować to, co człowiek dostaje od firmy poza gołą pensją, końcowy rachunek okaże się imponujący… Proponując telefon służbowy do prywatnego użytku, kawę, herbatę i owoce do biura, dofinansowanie do karty sportowej i opieki medycznej, szkolenia, kwartalne zasilenia z ZFŚS w kafeterii i dodatkowy prezent na święta czy dzień dziecka, w przeliczeniu na osobę wydajemy więcej nawet o 1000 PLN miesięcznie! Ta kwota podwaja się, jeśli pracownik ma do dyspozycji samochód służbowy.

Mimo tak ogromnych budżetów przeznaczanych przez firmy na benefity, pracownicy nie są ich świadomi. Traktując benefity jak drobne prezenty bez wartości, na pewno ich nie docenią i nie będą przywiązywać do nich wagi. Dlatego należy podkreślać nie tylko fakt przekazania benefitu, ale też jego wartość finansową.

Świetnie widać ją w kafeterii, gdzie pracownik nie dostaje świadczenia rzeczowego o nieznanej wartości, a zamiast tego ma do dyspozycji punkty na indywidualnym koncie w kafeterii. Znając z góry cenę każdego benefitu, pracownik samodzielnie decyduje, na co swoje punkty przeznaczy. Może wydać je od razu lub zbierać (oszczędzać) na benefit o większej wartości. Podsumowanie wartości wszystkich świadczeń otrzymanych od pracodawcy wymaga jedynie zerknięcia do historii zakupów w kafeterii.

Lubię i polecam? Ambasadorzy benefitów

Dział HR, czy też zespół odpowiedzialny za świadczenia, to najważniejsze źródło wiedzy o benefitach w firmie. Warto jednak ułatwić pracownikom dostęp do tej wiedzy również wtedy, gdy nikogo z HR-u nie ma w pobliżu. Można to zrobić angażując w program benefitów innych managerów – dobrze przygotowani szefowie działów będą świetnym wsparciem. Znając swoich pracowników lepiej i widząc się z nimi na co dzień, będą mogli doradzić w kwestii wyboru najlepszych benefitów, a także odpowiedzieć na bieżące pytania czy pomóc wypełnić niezbędne dokumenty. Takie rozwiązanie skróci i uprości drogę pracownika do informacji i wsparcia.

Zaangażowani managerowie szybko zostaną ambasadorami programu benefitów w naszej firmie, a nie ma przecież nic bardziej skutecznego w promocji niż rekomendacja drugiej osoby! Możemy wykorzystać opinie innych pracowników – na przykład publikując w intranecie czy firmowej gazetce ich recenzję filmu, który obejrzeli dzięki biletom kupionym w kafeterii. Lub organizując konkurs na najciekawszą relację z weekendu za miastem. Koledzy i koleżanki, którzy spędzili go w górach, w SPA czy w Energylandii zainspirują innych do aktywnego spędzania czasu i równocześnie zarekomendują sprawdzone na własnej skórze benefity – otrzymane od wspólnego pracodawcy.

Przypominaj mi! Dobre okazje do komunikacji

Chętnie piszemy o benefitach w ogłoszeniach rekrutacyjnych, a czy opowiadamy o nich także podczas onboardingu nowego pracownika? Na firmowych imprezach chwalimy się sukcesami – kwartalne wyniki, zakończone projekty, zdobyci klienci… A czy mówimy o nowych benefitach? Większość z nas od czasu do czasu prowadzi ankiety i badania satysfakcji, a czy pytamy – na żywo, w kolejce po kanapki – czy zaglądali ostatnio do kafeterii? Czy przypominamy pracownikom, że są ważni dla naszej organizacji i dlatego dajemy im benefity? Że liczymy się z ich zdaniem, dlatego nie rozdajemy hurtowo wszystkim tego samego, ale inwestujemy w ciekawe oferty i sprawdzone narzędzia?

Róbmy to wszystko – bez komunikacji i promocji nasze benefity nie istnieją.