Komunikacja wewnętrzna w czasach koronawirusa

W nowej sytuacji komunikacja wewnętrzna to kluczowe narzędzie pozwalające zadbać o pracowników i kontynuować efektywną pracę. Jak wskazują badania „Trust and the coronavirus” agencji Edelman, aż 63% respondentów jako najbardziej wiarygodne źródło informacji w obecnej sytuacji wskazuje właśnie komunikację z pracodawcą.

Jak zatem komunikacja powinna zostać poprowadzona, aby wykorzystać jej potencjał i najlepiej wesprzeć ludzi i biznes?

Plan! Ale jaki plan?

Sytuacja zaskoczyła wszystkich i wymaga szybkiego reagowania. Mimo to warto poświęcić pół godziny na zastanowienie się, jakie grupy docelowe mamy w organizacji (np. pracownicy z dostępem do emaila i bez niego, menedżerowie), jakimi kanałami możemy do nich dotrzeć, a także jakie informacje w pierwszej kolejności powinniśmy im przekazać. Czas poświęcony na to zwróci nam się podwójnie, zyskamy bowiem pewność, że nie pominęliśmy żadnej grupy odbiorców, a nasze działania będą w pełni skoordynowane.

Gdzie to było…

Jeżeli w firmie korzystamy z kilku kanałów komunikacji wewnętrznej, warto te ostatnie zdywersyfikować, biorąc pod uwagę priorytetowość informacji:

  • informacje kluczowe, komunikacja kryzysowa – email od zarządu,
  • informacje usprawniające prace, opisy procesów, procedur i zmian w organizacji pracy – intranet,
  • informacje angażujące, mające za zadanie zaaktywizować pracowników (np. przez podzielenie się zdjęciem) –platformy komunikacji dwustronnej (np. Workplace, Teams, emplo, Yammer).

Bez względu jednak na to, czy korzystamy z kilku kanałów, czy wykorzystujemy tylko email, istotne jest, aby stworzyć jedno miejsce, w którym zbieramy i aktualizujemy wszystkie informacje. Może to być strona w intranecie czy nawet podwieszony gdzieś dokument – kluczowe jest, aby każdy pracownik miał do tego dostęp. Pozwoli to uniknąć sytuacji zaginięcia emaila i ułatwi wyszukanie potrzebnych informacji.

Nie mam emaila – mam informacje

Wyzwaniem jest komunikacja z pracownikami, którzy nie mają dostępu do emaila. Są to najczęściej pracownicy produkcyjni, którzy swoje obowiązki nadal realizują stacjonarnie.

Komunikując się z nimi warto:

  • przekazywać informacje związane z zasadami bezpieczeństwa i ochrony zdrowia,
  • wykorzystywać maksymalnie dużo kanałów dotarcia, np. gazetki ścienne, drukowane newslettery, ulotki, plakaty, smsy,
  • zastanowić się nad wdrożeniem infokiosków, które pozwolą na dostęp tych pracowników do emaila czy innych narzędzi komunikacji.

W obecnej sytuacji należy natomiast unikać spotkań bezpośrednich.

Lider? Obecny!

Bardzo ważne jest, aby w komunikację maksymalnie angażować zarząd. Zupełnie inaczej odbierane są wiadomości podpisane jako „komunikacja wewnętrzna”, a zupełnie inaczej – email od prezesa. Pozwala on poczuć pracownikom, że firma o nich dba, a kadra zarządzająca jest osobiście zaangażowana w rozwiązanie tej sytuacji i wsparcie pracowników.

Na to rozwiązanie jednak też warto mieć plan. Zarząd powinien wysyłać informacje najważniejsze, tak, aby nadać komunikacji odpowiednią rangę. Jeżeli w zarządzie jest kilka osób, warto też zaplanować, kto i jakie informacje będzie przekazywał, aby wszyscy byli w kontakcie z pracownikami. Kolejnym wartym rozważania pomysłem, jest większe zaangażowanie menedżerów – przesyłanie im komunikacji z wyprzedzeniem, aby nie byli zaskoczeni ich treścią i mogli odpowiedzieć na pytania pracowników.

Liczy się czas

Obecna sytuacja zmienia się dynamicznie i nasza komunikacja musi za tym nadążać. W przypadku konieczności podjęcia decyzji przez kilka osób, czy uzyskania wielu akceptacji danego komunikatu może to być trudne. Dlatego warto wyłonić jedną osobę, z którą akceptujemy komunikaty i ustalamy wszelkie szczegóły – najlepiej, by była to osoba z zarządu, która będzie łącznikiem pomiędzy gronem zarządzającym, a działem odpowiedzialnym za komunikację.

Pamiętaj! Czasem warto czas publikacji komunikatu przełożyć nad doskonałość jego formy.

Ale co mam powiedzieć?

Aktualnie transparentna, otwarta i bezpośrednia komunikacja nabiera szczególnego znaczenia. Pracownicy zdają sobie sprawę, jak wygląda sytuacja gospodarcza w kraju – tym bardziej nie uwierzą w zapewnienia, że nic się dzieje. Dodatkowo w przyszłości, w przypadku konieczności podejmowania trudnych decyzji, mogą przypomnieć sobie te słowa i poczuć, że zostali oszukani. Dlatego o trudnej sytuacji warto mówić wprost, pokazując jednak, jakie działania już podjęliśmy jako firma, aby przystosować się do nowych warunków.

Pracownicy potrzebują poczucia, że liderzy stojący na czele firmy, wiedzą, w którym kierunku zmierzamy i zrobią wszystko, aby organizacja przeszła przez ten okres w sposób możliwie najłagodniejszy.

Znowu email…

W przypadku komunikacji odnoszącej się do aktualnej sytuacji gospodarczej oraz biznesowej firmy, warto zastanowić się nad zorganizowaniem spotkania online zamiast komunikacji pisanej. Podczas spotkania można przekazać więcej informacji, również tonem głosu czy mimiką. Dodatkowo warto przeznaczyć czas na pytania od pracowników.

Nic się nie wydarzy, bo jesteśmy przygotowani

Wszyscy wierzymy, że epidemia szybko ustąpi, a choroba nie dotknie nas bezpośrednio. Mimo wszystko należy jednak być przygotowanym na każdą sytuację.

Uwaga! W przypadku pojawienia się koronawirusa u jednego z pracowników, kluczowa jest szybka i adekwatna komunikacja – tylko to pozwoli zapobiec wszelkim plotkom i domysłom. Dlatego draft takiej komunikacji powinien zostać przygotowany wcześniej.

Komunikacja powinna zawierać ogólne informacje o tym, co dzieje się z chorym pracownikiem (np. że jest pod opieką lekarza) i jakie my, jako firma, podjęliśmy kroki. W szerokiej komunikacji do wszystkich pracowników nie ma potrzeby podawania danych personalnych chorej osoby.

Działajmy!

Doniesienia z prasy, brak kontaktu z ludźmi czy stres negatywnie wpływają na nastrój pracowników. Dlatego zorganizujmy coś, co pomoże im lepiej spędzić ten czas i nadal pozostać w kontakcie ze współpracownikami:

  • regularnie publikujmy informacje o ciekawych formach aktywności online,
  • stwórzmy miejsce, w którym pracownicy będą mogli dzielić się swoimi zdjęciami z pracy zdalnej, śmiesznymi sytuacjami czy choćby memami,
  • zorganizujmy zdalne zajęcia sportowe – może ktoś z pracowników ma uprawnienia instruktura jogi czy innych zajęć sportowych i chciałby je poprowadzić?
  • stwórzmy adres emailowy, na który pracownicy mogą przesyłać wszelkie pomysły na działania, aktywności, usprawnienia, zarówno te związane z codzienną pracą, jak i biznesem.

Aktualna sytuacja to moment, w którym osoby zajmujące się komunikacją wewnętrzną mają przed sobą niezwykle odpowiedzialne zadanie. Jednak działając w sposób przemyślany, stawiając na transparentną komunikację i zachowując spokój możemy realnie wesprzeć firmę i pracowników w tym trudnym czasie. Dlatego warto dać z siebie wszystko, by w przyszłości móc spojrzeć na ten czas z dumą i poczuciem dobrze wypełnionego zadania.

Agata Grzejda
W Grupie Pracuj zajmuje się komunikacją wewnętrzną, w której siłę bardzo wierzy. Posiada też doświadczenie w obszarze HR i employer brandingu. Prywatnie fanka czytania, jogi i swoich dwóch kotów.

Zobacz podobne

Jak hartował się… HR Day

Zaczęło się spontanicznie. Najpierw pojawiło się pytanie: co zrobić inaczej niż zwykle? Jak docenić, spotkać się oraz świętować? Potem przyszedł czas na dyskusje, a do życia została powołana koncepcja, która w toku współpracy różnych osób ewoluowała, nabierała kształtów i stopniowo się rozrastała. Dzisiaj HR Day to już kolejna edycja Ogólnopolskiego Dnia Pracowniczek i Pracowników HR. Ale nie tylko – to coś więcej niż święto przypadające 20 czerwca. To znacznie większa świadomość biznesowa roli HR w organizacjach, bezcenne branżowe więzi i wsparcie, a także bardzo potrzebne poczucie docenienia.

Poznaj tegoroczną kapitułę konkursu HR Dream Team 2022

Przedstawiamy kapitułę tegorocznej edycji konkursu HR Dream Team, która będzie oceniać projekty zgłoszone przez zespoły HR, wytypuje grono nominowanych i finalnie wyłoni zwycięzców edycji A.D. 2022. Do kapituły zaprosiliśmy w tym roku ponownie ekspertki i ekspertów z różnych obszarów – zapraszamy do bliższego poznania sylwetek członkiń i członków naszego jury.

Cyfrowe wsparcie HR: analiza predykcyjna w HR

Analiza predykcyjna z powodzeniem funkcjonuje m. in. w finansach, marketingu, zarządzaniu łańcuchem dostaw czy technologiach informacyjnych. Wnioski wysnuwane na podstawie przetwarzania ogromnej ilości danych z przeszłości i czasu rzeczywistego ułatwiają podejmowanie kluczowych decyzji i planowanie dalszych kroków managerom zarządzającym organizacjami. Od kilku lat specjaliści w zakresie sztucznej inteligencji, uczenia maszynowego, neuronauki i data science łączą siły, by wesprzeć również branżę HR. W Polsce ten obszar de facto jest nieobecny, ponieważ firmy albo nie gromadzą odpowiednich danych, mają je rozrzucone, albo nie wiedzą, jak je wykorzystać. A szkoda – bo wdrożenie analizy predykcyjnej to milowy krok na drodze do data-driven i evidence-based HR.

Cyfrowe wsparcie HR: wewnętrzne platformy talent marketplace

Jeden z największych autorytetów w zakresie identyfikowania przyszłych trendów HRtech – Josh Bersin – uważa je za najlepszy pomysł tej dekady. O co chodzi? O platformy talent marketplace, które są odpowiedzią na wielką zagwozdkę pracodawców, którzy rozumieją, że ich pracownicy w razie niezadowolenia z pracy w naturalny sposób zaczynają szukać nowej. Ale czemu nie zmienić ich podejścia i nie zachęcić ich do szukania nowych dróg rozwoju i kariery wewnątrz organizacji? Nowe narzędzie daje pracownikom możliwość rozwoju zawodowego i znalezienia nowych wyzwań bez zmiany firmy, a samemu pracodawcy pozwala szybko realizować cele w systemie zadań i projektów zgodnie z kompetencjami już zatrudnionych w organizacji osób. Brzmi jak win-win, prawda?