Jak zatem komunikacja powinna zostać poprowadzona, aby wykorzystać jej potencjał i najlepiej wesprzeć ludzi i biznes?
Plan! Ale jaki plan?
Sytuacja zaskoczyła wszystkich i wymaga szybkiego reagowania. Mimo to warto poświęcić pół godziny na zastanowienie się, jakie grupy docelowe mamy w organizacji (np. pracownicy z dostępem do emaila i bez niego, menedżerowie), jakimi kanałami możemy do nich dotrzeć, a także jakie informacje w pierwszej kolejności powinniśmy im przekazać. Czas poświęcony na to zwróci nam się podwójnie, zyskamy bowiem pewność, że nie pominęliśmy żadnej grupy odbiorców, a nasze działania będą w pełni skoordynowane.
Gdzie to było…
Jeżeli w firmie korzystamy z kilku kanałów komunikacji wewnętrznej, warto te ostatnie zdywersyfikować, biorąc pod uwagę priorytetowość informacji:
- informacje kluczowe, komunikacja kryzysowa – email od zarządu,
- informacje usprawniające prace, opisy procesów, procedur i zmian w organizacji pracy – intranet,
- informacje angażujące, mające za zadanie zaaktywizować pracowników (np. przez podzielenie się zdjęciem) –platformy komunikacji dwustronnej (np. Workplace, Teams, emplo, Yammer).
Bez względu jednak na to, czy korzystamy z kilku kanałów, czy wykorzystujemy tylko email, istotne jest, aby stworzyć
jedno miejsce, w którym zbieramy i aktualizujemy wszystkie informacje. Może to być strona w intranecie czy nawet podwieszony gdzieś dokument - kluczowe jest, aby każdy pracownik miał do tego dostęp. Pozwoli to uniknąć sytuacji zaginięcia emaila i ułatwi wyszukanie potrzebnych informacji.
Nie mam emaila – mam informacje
Wyzwaniem jest komunikacja z
pracownikami, którzy nie mają dostępu do emaila. Są to najczęściej pracownicy produkcyjni, którzy swoje obowiązki nadal realizują stacjonarnie.
Komunikując się z nimi warto:
- przekazywać informacje związane z zasadami bezpieczeństwa i ochrony zdrowia,
- wykorzystywać maksymalnie dużo kanałów dotarcia, np. gazetki ścienne, drukowane newslettery, ulotki, plakaty, smsy,
- zastanowić się nad wdrożeniem infokiosków, które pozwolą na dostęp tych pracowników do emaila czy innych narzędzi komunikacji.
W obecnej sytuacji należy natomiast unikać spotkań bezpośrednich.
Lider? Obecny!
Bardzo ważne jest, aby w komunikację maksymalnie angażować zarząd. Zupełnie inaczej odbierane są wiadomości podpisane jako „komunikacja wewnętrzna”, a zupełnie inaczej - email od prezesa. Pozwala on poczuć pracownikom, że firma o nich dba, a kadra zarządzająca jest osobiście zaangażowana w rozwiązanie tej sytuacji i wsparcie pracowników.
Na to rozwiązanie jednak też warto mieć plan. Zarząd powinien wysyłać informacje najważniejsze, tak, aby nadać komunikacji odpowiednią rangę. Jeżeli w zarządzie jest kilka osób, warto też zaplanować, kto i jakie informacje będzie przekazywał, aby wszyscy byli w kontakcie z pracownikami. Kolejnym wartym rozważania pomysłem, jest większe zaangażowanie menedżerów – przesyłanie im komunikacji z wyprzedzeniem, aby nie byli zaskoczeni ich treścią i mogli odpowiedzieć na pytania pracowników.
Liczy się czas
Obecna sytuacja zmienia się dynamicznie i nasza komunikacja musi za tym nadążać. W przypadku konieczności podjęcia decyzji przez kilka osób, czy uzyskania wielu akceptacji danego komunikatu może to być trudne. Dlatego warto wyłonić jedną osobę, z którą akceptujemy komunikaty i ustalamy wszelkie szczegóły – najlepiej, by była to osoba z zarządu, która będzie łącznikiem pomiędzy gronem zarządzającym, a działem odpowiedzialnym za komunikację.
Pamiętaj! Czasem warto czas publikacji komunikatu przełożyć nad doskonałość jego formy.
Ale co mam powiedzieć?
Aktualnie transparentna, otwarta i bezpośrednia komunikacja nabiera szczególnego znaczenia. Pracownicy zdają sobie sprawę, jak wygląda sytuacja gospodarcza w kraju – tym bardziej nie uwierzą w zapewnienia, że nic się dzieje. Dodatkowo w przyszłości, w przypadku konieczności podejmowania trudnych decyzji, mogą przypomnieć sobie te słowa i poczuć, że zostali oszukani. Dlatego o trudnej sytuacji warto mówić wprost, pokazując jednak, jakie działania już podjęliśmy jako firma, aby przystosować się do nowych warunków.
Pracownicy potrzebują poczucia, że liderzy stojący na czele firmy, wiedzą, w którym kierunku zmierzamy i zrobią wszystko, aby organizacja przeszła przez ten okres w sposób możliwie najłagodniejszy.
Znowu email…
W przypadku komunikacji odnoszącej się do aktualnej sytuacji gospodarczej oraz biznesowej firmy, warto zastanowić się nad zorganizowaniem spotkania online zamiast komunikacji pisanej. Podczas spotkania można przekazać więcej informacji, również tonem głosu czy mimiką. Dodatkowo warto przeznaczyć czas na pytania od pracowników.
Nic się nie wydarzy, bo jesteśmy przygotowani
Wszyscy wierzymy, że epidemia szybko ustąpi, a choroba nie dotknie nas bezpośrednio. Mimo wszystko należy jednak być przygotowanym na każdą sytuację.
Uwaga! W przypadku pojawienia się koronawirusa u jednego z pracowników, kluczowa jest szybka i adekwatna komunikacja – tylko to pozwoli zapobiec wszelkim plotkom i domysłom. Dlatego draft takiej komunikacji powinien zostać przygotowany wcześniej.
Komunikacja powinna zawierać ogólne informacje o tym, co dzieje się z chorym pracownikiem (np. że jest pod opieką lekarza) i jakie my, jako firma, podjęliśmy kroki. W szerokiej komunikacji do wszystkich pracowników nie ma potrzeby podawania danych personalnych chorej osoby.
Działajmy!
Doniesienia z prasy, brak kontaktu z ludźmi czy stres negatywnie wpływają na nastrój pracowników. Dlatego zorganizujmy coś, co pomoże im lepiej spędzić ten czas i nadal pozostać w kontakcie ze współpracownikami:
- regularnie publikujmy informacje o ciekawych formach aktywności online,
- stwórzmy miejsce, w którym pracownicy będą mogli dzielić się swoimi zdjęciami z pracy zdalnej, śmiesznymi sytuacjami czy choćby memami,
- zorganizujmy zdalne zajęcia sportowe - może ktoś z pracowników ma uprawnienia instruktura jogi czy innych zajęć sportowych i chciałby je poprowadzić?
- stwórzmy adres emailowy, na który pracownicy mogą przesyłać wszelkie pomysły na działania, aktywności, usprawnienia, zarówno te związane z codzienną pracą, jak i biznesem.
Aktualna sytuacja to moment, w którym osoby zajmujące się komunikacją wewnętrzną mają przed sobą niezwykle odpowiedzialne zadanie. Jednak działając w sposób przemyślany, stawiając na transparentną komunikację i zachowując spokój możemy realnie wesprzeć firmę i pracowników w tym trudnym czasie. Dlatego warto dać z siebie wszystko, by w przyszłości móc spojrzeć na ten czas z dumą i poczuciem dobrze wypełnionego zadania.
