Sposób na zwiększenie zaangażowania i efektywności? Zwinne zarządzanie!

  • today czw, 17 Lut 2022
Zwinne metodyki zarządzania powstały jako odpowiedź na potrzeby szybko zmieniającego się rynku IT. Dzisiaj znajdują zastosowanie niemal we wszystkich branżach - finansach, usługach dla biznesu, budownictwie i doradztwie, a więc również w rekrutacji. Nowy sposób pracy wymaga nowych kompetencji - od pracowników i od menadżerów.

artykuł sponsorowany

Próby elastycznego zarządzania projektami sięgają lat 90. Jednak samo pojęcie „zwinności” (ang. „agile”) pojawiło się w lutym 2001 r. w Manifeście Agile (Manifesto for Agile Software Development). Dokument był efektem spotkania 17 specjalistów w dziedzinie zarządzania projektami IT w amerykańskim Utah. Chcieli wypracować zasady, które ułatwią pracę developerom i przyspieszą ich reakcję na zmianę wymagań w sytuacji, w której kluczową rolę odgrywa szybkie dostarczenie klientowi wartościowego, działającego oprogramowania.

Manifest Agile zawiera cztery wartości, na których opierają się wszystkie zwinne metody:

  • Ludzie i interakcje są ważniejsi od procesów i narzędzi
  • Działające oprogramowanie – od szczegółowej dokumentacji
  • Współpraca z klientem – od negocjacji umów
  • Reagowanie na zmiany – od realizacji założonego planu

Wspólne cechy metod zwinnych

Tradycyjne podejście do zarządzania koncentruje się na procesach i technikach, planach i z góry określonych zasobach. Na tym opierają się m.in. metody: PMBoK (Project Management Body of Knowledge), PRINCE2 (Projects in Controlled Environments) czy IPMA (International Project Management Association).

W przeciwieństwie do nich, metodyki zwinne przyjmują, że istnieją ogólne założenia projektowe, jednak wizja końcowego efektu ewoluuje w trakcie kolejnych etapów realizacji. Zakres oraz koszt nie są precyzyjnie oszacowane, jednak dzięki stałej współpracy z klientem, zespół projektowy dostarcza funkcjonalności o najwyższych priorytetach, najbardziej zasadne biznesowo.

Podejście zwinne obejmuje kilkanaście metodyk i kilkadziesiąt najpopularniejszych praktyk. Wszystkie zakładają:

  • Krótkie cykle pracy i oddawania do użytku kolejnych rozwiązań
  • Szybką reakcję na zmianę i elastyczne podejście
  • Ścisłą współpracę zespołów biznesowych i deweloperskich
  • Silną motywację pracowników, którzy realizują projekt
  • Wiarygodny pomiar postępu prac na podstawie wypracowanych już elementów i funkcjonalności
  • Regularną analizę sposobu pracy i szukanie bardziej efektywnych rozwiązań
  • Prostotę działania
  • Ukierunkowanie na wysoką jakość techniczną i technologiczną
  • Przekonanie, że najlepsze wymagania, rozwiązania i metody pracy są efektem współdziałania członków zespołu projektowego.

Wybrane metodyki zwinne – krótka charakterystyka

Wpływ zwinnych metod na organizację

Wdrożenie podejścia zwinnego do zarządzania projektami wywiera wpływ na całe przedsiębiorstwo – jego wydajność, zdolności adaptacyjne i hierarchię. Wymaga transformacji kultury organizacyjnej – otwartości na zmiany, wymianę wiedzy, pracę grupową oraz zaangażowanie klientów w proces wytwórczy.

Zwinne metody prowadzą do odformalizowania procesów i odbiurokratyzowania procedur. Zakładają, że zmiany następują w różnych terminach, więc są otwarte na modyfikację założeń w związku z bieżącymi potrzebami – klienta i zespołu. To zmienia sposób zarządzania ryzykiem. Może ono wystąpić na każdym etapie projektu, ale jest minimalizowane dzięki iteracyjnemu rozwojowi produktu oraz stałemu śledzeniu postępu prac i ocenie ich zasadności.

Organizacja pracy zarządzanej zwinnie charakteryzuje się elastycznością, szybkością działania oraz przystosowania do zmian. Prowadzi m.in. do uszczuplenia dokumentacji projektowej na rzecz bieżącego weryfikowania jakości pracy i monitorowania jej statusu i równowagi pomiędzy ograniczeniami kosztów, jakości i czasu.

Samoorganizacja i nowa rola menadżera

Zwinny sposób zarządzania projektem pociąga za sobą decentralizację: spłaszczenie hierarchii i zaangażowanie pracowników w proces decyzyjny poprzez delegowanie uprawnień i samoorganizację zespołów. Udaje się to tylko przy zachowaniu transparencji działań oraz ciągłej interakcji między uczestnikami projektu.

Zmienia się zatem rola menadżera. Kierownik projektu koncentruje się na dostarczeniu rezultatów. Jest przede wszystkim liderem zmian i strażnikiem priorytetów. Przekazuje cele interesariuszy i dba o ich dobre zrozumienie. Jest entuzjastą projektu, a jeśli trzeba mediatorem w kontaktach z klientem. Pyta o efekty i usuwa przeszkody, ale nie ingeruje w sposób realizacji zadań.

Pracownik w organizacji zarządzanej zwinnie

Zwinność to budowanie relacji, współpraca i zaangażowanie, ale również duża odpowiedzialność po stronie pracownika. Wymaga od niego elastyczności i łatwego przystosowywania do zmian, a także włączenia się w podejmowanie decyzji już od wczesnego etapu prac.

Pracownik jest traktowany jako ekspert w swojej dziedzinie. Decyduje, jak wykonywać swoją pracę, ma wpływ na ostateczny kształt rozwiązania. Szacuje złożoność swoich zadań i ich pracochłonność. I jest z tego rozliczany – przez swój zespół i przez interesariuszy, którzy poddają efekty jego pracy ciągłej inspekcji. Ponosi odpowiedzialność za jakość rozwijanego oprogramowania, produktu lub usługi.

Przede wszystkim jednak musi być graczem zespołowym, bo według zwinnego podejścia najlepsze rozwiązania i metody pracy są efektem synergii, jaką daje efektywne współdziałanie członków zespołu projektowego, ciągłe rozwijanie kompetencji w zespołach i wymiana wiedzy.

Wpływ metod zwinnych na rekrutację

Rosnąca popularność zwinnych metod zarządzania ma swoje konsekwencje również dla rekrutacji pracowników. Pracodawcy, którzy je stosują, są atrakcyjniejsi dla tych kandydatów, którzy chcą mieć wpływ na sposób wykonywania pracy, cenią swobodę i samodzielność. Z drugiej strony, zwinny i zespołowy sposób pracy wymaga połączenia umiejętności technologicznych i specjalistycznych branżowych z wysoko rozwiniętymi kompetencjami miękkimi i łatwością adaptacji.

Oczywiście nie wszyscy kandydaci potrafią zaakceptować taki sposób pracy i dostosować się do niego. To kwestia przyzwyczajenia, osobowości, a czasem braku odpowiednich kompetencji. Część pracowników lepiej sobie radzi, kiedy ma jasno określone zadania, narzędzia i metody pracy, i nie musi samodzielnie decydować. Takie osoby mogą czuć się zagubione w zwinnej organizacji.

Tym ważniejsze jest dobre przygotowanie rekruterów, którzy poszukują kandydatów do zwinnych projektów. Potrzebują oni rzetelnej wiedzy na temat sposobu realizacji zadań w firmie i kultury organizacyjnej, aby skutecznie przekazać ją kandydatom. Dzięki temu mogą wyłonić tych, którzy mają największy potencjał i najlepiej odnajdą się w zwinnych realiach. Jak ich rozpoznać? Po otwartej głowie, chęci nieustannego rozwoju, uczenia się i dzielenia wiedzą, a także otwartości na zmianę i informację zwrotną.


autorka  |  Anna Pycia-Pytlik  |  Założycielka śląskiej agencji rekrutacyjnej SMART-HR. Doświadczony specjalista współpracujący z pracodawcami z Polski i całego świata. Autorka programu Smart-Job Coaching.

Zobacz podobne

Czy kultura organizacyjna musi być silna? O konieczności konstruktywnego podejścia do tematu.

Kultura organizacyjna to DNA firmy. Przekłada się na sposób zarządzania organizacją, czyli stanowi ścieżkę od wyznaczania misji i strategii działania, przez kształtowanie norm społecznych, systemu wartości i struktury formalnej, po kryteria doboru pracowników, pielęgnowanie wspólnych relacji, na komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej kończąc. Fundamentem kultury organizacji niezmiennie pozostają relacje międzyludzkie, kształtujące społeczność wewnątrzfirmową i atmosferę pracy. Właściwy klimat organizacyjny sprzyja nie tylko lepszemu zrozumieniu celów firmy, przez co umożliwia pełniejsze identyfikowanie się z organizacją i większe zaangażowanie w realizowane projekty, ale przede wszystkim silniej integruje pracowników, ułatwia komunikację zespołową i pomaga w budowaniu zdrowych relacji. 

Nie naklejaj plastrów, daj narzędzia

Obserwując rynek pracy na przestrzeni ponad dwóch ostatnich lat, można zaobserwować znaczące zmiany w postawie, potrzebach i oczekiwaniach pracowników. Na pierwszy plan wyraźnie wysuwa się nastawienie do pracodawcy i HR, postrzeganych jako “instytucji” wspierającej zespół na każdym etapie jego życia. Zatarła się już wyraźna różnica pomiędzy benefitami dotyczącymi życia zawodowego, jak np. finansowanie warsztatów czy szkoleń, a tymi – odnoszącymi się bezpośrednio do życia prywatnego, jak np. dofinansowanie do żłobków czy diet. Co więc ma zrobić owy pracodawca, gdy zespół składa się z kilkudziesięciu pracowników? W jaki sposób może on poznać indywidualne  potrzeby każdego z nich i na nie odpowiedzieć? Według mnie, odpowiedź na te pytania znaleźć można w starym indiańskim przysłowiu „Nie daruj głodnemu ryby. Podaruj mu wędkę i naucz go łowić”. Czym jest wędka, a czym ryba? W odniesieniu do kultury organizacji postaram się wyjaśnić w niniejszym felietonie.

Jak benefity językowe wspierają rozwój firmy i wizerunek pracodawcy?

Trwający przez kilka ostatnich lat rynek pracownika postawił nowe wyzwania przed działami Human Resources. W dobie niskiego bezrobocia, globalizacji i pracy zdalnej znalezienie wartościowego pracownika stało się zadaniem trudniejszym niż kiedykolwiek. Dzięki sprzyjającemu otoczeniu rynkowemu kandydaci coraz większą wagę przykładają do świadczeń pozapłacowych – innych niż firmy oferują zazwyczaj.

Informacja zwrotna się opłaca! Continous feedback dźwignią poprawy efektywności

W zachodnich przedsiębiorstwach tzw. performance review, czyli okresowa ocena pracy, coraz częściej wypierana jest przez nowy trend: continous feedback, czyli bieżącą konstruktywną informację zwrotną. Korelacje z twardymi KPI pokazują, że wdrożenie continous feedback daje policzalne zyski.