Jak rekrutować mądrzej, efektywniej, szybciej, czyli rekruter i technologia

Rynek pracy jest bardzo dynamiczny. Zmienia się na przestrzeni nawet nie lat, co miesięcy. Tym samym wszyscy użytkownicy rynku pracy muszą umieć się do tych zmian bardzo szybko dostosować. Czy to jeszcze popandemiczny rynek pracodawcy, czy już nowy rynek pracownika i jakie to ma znaczenie dla rekrutacji?

Czy dziś rekrutuje się łatwiej, czy trudniej, głosy bywają różne, w zależności od doświadczeń, ale każdy rekruter odpowie – rekrutuje się szybciej! Olbrzymia dynamika rynku wymusza szybkie tempo. A tu, oprócz talentu i kompetencji rekrutera, bezwzględnie potrzebna jest nowa technologia.

Zarówno wewnętrzne działy HR, jak i agencje rekrutacyjne, nie odniosą sukcesu, jeśli nie będą rekrutować szybko, efektywnie i mądrze. Jeśli nie dostosują sposobu rekrutacji i wykorzystywanych narzędzi do realiów rynku, przegrają walkę o kandydata. Oprócz metod i źródeł naboru, czy następnie technik i sposobów selekcji, istotny jest przede wszystkim zwinny system rekrutacyjny, który umożliwia nabór na szeroką skalę, wstępną selekcję już na etapie naboru i kompleksowe zarządzanie źródłami kandydatów, a także samym kandydatem w całym procesie.

ATS-Y NA POMOC 

Dziś już wiele świadomie zarządzanych firm decyduje się na tzw. ATS-y. System ATS (Applicant Tracking System, czyli w wolnym tłumaczeniu system śledzenia aplikacji) to program (aplikacja), która służy do prowadzenia procesów rekrutacji pracowników i narzędzie, dzięki któremu rekrutacja pracowników przebiega w sposób bardziej efektywny. Wyższa efektywność procesów rekrutacyjnych realizowanych przy zastosowaniu systemów ATS wynika z faktu, że automatyzują one wiele czynności, które bez ich udziału muszą być wykonywane ręcznie.

Lobo HR, testując dostępne na runku ATS-y, zdecydowało się na wykorzystanie Elementu – najnowocześniejszej technologii, opartej o sztuczną inteligencję. Naszymi priorytetami w wyborze systemu była logika jego działania, ukierunkowanie na szeroki i szybki search przy równoległym dokonywaniu selekcji na etapie wstępnych, ale także zależało nam na opcji komunikacji z kandydatami bezpośrednio z poziomu systemu i możliwości pracy z dokumentami – także na poziomie systemu. Doświadczony i samodzielny rekruter jest w stanie realizować równolegle około 10 – 12 projektów rekrutacyjnych. Każdy projekt skupia kilku-, kilkunastu kandydatów, którzy często są selekcjonowani poprzez 2 – 4 etapy działań selekcyjnych. Do tego dochodzi komunikacja z klientem – tu przyszłym pracodawcą i komunikacja wewnętrzna z bezpośrednim przełożonym monitorującym efekty pracy rekrutera. Nie uzyskalibyśmy takiej dynamiki – przy zachowaniu najwyższej jakości działań – bez systemu rekrutacyjnego, który umożliwia swobodne działanie na projekcie, równoległy podgląd dla pracodawcy czy decydenta zainteresowanego projektem, a także raportowanie np. statystyk zarządczych.

Element sprawdza się już od pierwszego kroku w rekrutacji – czyli poszukiwania. System automatyzuje tworzenie i publikowanie ofert pracy na kilku-, kilkunastu portalach, za pomocą kilku kliknięć, wysyłając ogłoszenie bezpośrednio do portalu pracy, bez konieczności każdorazowego logowania się na tym portalu. Opublikowanie ogłoszenia na kilku portalach równolegle, dzięki wsparciu Elementu, może być zrealizowane w ciągu kilkudziesięciu sekund. Ponadto, dzięki dokładnemu śledzeniu źródeł kandydatów, system raportuje skuteczność tych źródeł.

Dotyczy to źródeł pośrednich, takich jak publikowanie ogłoszeń rekrutacyjnych na portalach z ogłoszeniami, ale także w sieciach społecznościowych, własnych stronach internetowych pracodawców, czy również pozyskiwanie kandydatów z poleceń. Ponadto system wspiera zarządzanie źródłami bezpośrednimi, takimi jak wyszukiwanie kandydatów na portalach Linkedin, Github czy StackOverflow.

Element wspiera bezpośrednie pozyskiwanie kandydatów za pomocą bezpłatnej wyszukiwarki na portalu Linkedin, Github i StackOverflow. Wyszukiwarka, zwana potocznie “X-ray”, pozwala wpisać dowolne słowa, które system ma wyszukać w profilu kandydata na wymienionych wyżej portalach. Po wpisaniu wybranych słów kluczy, system wyświetli listę wszystkich znalezionych w Internecie kandydatów. Rekruter może przeglądać te profile, także posiadając tylko bezpłatne konto na portalu, a nawet nie posiadając żadnego konta. Dodatkowo może dodawać znalezione osoby do systemu, by ułatwić proces zarządzania działaniami bezpośrednimi.

X-ray to doskonałe narzędzie uzupełniające warsztat rekrutera, w szczególności jeśli nie posiada on dostępu do płatnego konta na portalu Linkedin. Ponadto Element pozwala raportować działania związane z bezpośrednim wyszukiwaniem kandydatów. Wszyscy kandydaci dodani do systemu za pomocą wyszukiwarki X-ray są uwzględnieni w raportach z aktywności rekruterów. Dodatkowo źródła dodanych kandydatów są również zapisywane, co pozwala ocenić skuteczność bezpośrednich metod pozyskiwania kandydatów.

STANDARYZACJA PROCESU 

Kolejnym olbrzymim ułatwieniem naszej pracy jest standaryzacja procesu rekrutacyjnego – bez względu na źródło pozyskania kandydatów, każda aplikacja przechodzi przez podobny formularz aplikacyjny, gdzie widoczne są te same zgody RODO oraz mogą pojawić się utworzone przez rekrutera pytania aplikacyjne, które już na etapie aplikacji są selekcjonowane w oparciu o wprowadzone kryteria, adekwatne do każdej z poszukiwanych ról.

Każdy kandydat, bez względu na źródło i sposób pozyskania, zapisywany jest w głównej bazie kandydatów. Baza umożliwia natychmiastowe wyszukiwanie kandydatów po treści CV kandydata oraz po treści notatek dodawanych przez rekruterów. Tym sposobem na poziomie systemu, rekruter może dodać do kandydata słowa klucze lub tagi, które ułatwiają wyszukiwanie kandydatów w przyszłości.

AUTOMATYZACJA KOMUNIKACJI 

System umożliwia również automatyzację komunikacji z kandydatami oraz masowe wiadomości e-mail lub sms do większej grupy kandydatów. Jest to bardzo ważne w sytuacji rekrutacji wielowolumenowych. Dzięki szerokim działaniom na dużą skalę, bezpośrednio z systemu, docieramy z ofertą znacznie szybciej do większej grupy już wstępnie wyselekcjonowanych, spełniających określone wymagania kandydatów.

Wspominając początki mojej kariery zawodowej w rekrutacji, doskonale pamiętam ogłoszenia publikowane w prasie lokalnej, w dodatku „Praca” i kolejki kandydatów, którzy stali we wtorki pod drzwiami agencji, trzymając w tekturowej teczce CV – bo „jest praca”. Pamiętam też te szafy z segregatorami opisanymi jako „Księgowe – Kraków”, „Programiści – Katowice” czy „Handlowcy – mazowieckie”. Następnie były portale z ogłoszeniami w Internecie – jeszcze limitowanymi, a także excele z nazwiskami kandydatów i foldery na pulpicie opisane nazwami stanowisk – dokładnie tak jak wcześniej segregatory. Dziś rynek pracy nie ma granic. Najważniejszym kryterium selekcji jest kompetencja, a przy opcji pracy zdalnej, na drugi plan schodzi region poszukiwań. Przyszli pracodawcy prześcigają się w ofertach dla dobrych pracowników, a aktualni pracodawcy w ostatniej chwili składają kandydatowi kontrofertę, nie chcąc utracić sprawdzonego już pracownika i proces rekrutacyjny trzeba rozpocząć od nowa. Czas dziś płynie szybciej, niż kiedyś. To wszystko powoduje, że dziś profesjonalna rekrutacja to już nie tylko rekruter i jego talent. Dziś to duet technologia i rekruter.

 

Sylwia Chwastyk- Kolasa
Dyrektor Operacyjny Lobo HR, trener biznesu, ekspert rynku pracy. Od 2004 roku związana z rynkiem agencji rekrutacyjnych, certyfikowany konsultant Polskiego Forum HR, wśród 10 najlepszych Top HR Managerów w Polsce (Wolters Kluwer 2020).

Zobacz podobne

Agencja (nie) na medal

Dotarcie do największych talentów jest jednym z kluczowych celów dla organizacji. Część firm decyduje się go zrealizować przy współpracy z agencją rekrutacyjną. Agencja agencji jednak… nierówna.

Woman’s world. Miejsce, gdzie spotykają się dyskryminacja ze względu na płeć i wiek

Nie wiem, czy to kwestia wieku, jaki osiągnęłam czy okresu menopauzy, w jaką nieuchronnie weszłam, ale temat wieku kobiety w środowisku pracy stał się bliski memu sercu jak nigdy dotąd. Zawsze należałam do grupy tych „wojujących” kobiet, które w pocie czoła udowadniały swoją ciężką pracą i postawą, że kobieta to istna maszyna do zadań specjalnych, solidna, niezawodna i gotowa na poświęcenia.

Czas kandydata liczy się tak samo jak Twój

Dowiedz się, dlaczego warto domykać proces rekrutacji w jeden dzień. Czasy się zmieniły. My się zmieniliśmy. Nasza praca również. Postpandemiczna rzeczywistość pokazała nam dobitnie, że lokalizacja nie jest już główną determinantą w wyborze miejsca pracy. Wiedzą to zarówno kandydaci jak i pracodawcy, przez co konkurencja wzrosła do niewyobrażalnych rozmiarów.

Dobrostan pracownika a cele firmy – jak badać, planować i wdrażać?

Well-being to dla wielu organizacji nie moda, a stały element kultury. Ale jak go rozumieć i – co ważniejsze – co robić, by pracownicy faktycznie czuli się w firmie szczęśliwsi? O temacie w warstwie teoretycznej i pomysłach na praktyczną realizację działań na rzecz dobrostanu opowiada Aleksandra Rudnicka.