Przez pandemię, lwia część rekrutacji przeniosła się do świata online, co zapewnia kandydatowi praktycznie nieograniczone możliwości w poszukiwaniu tego idealnego miejsca pracy. Praca zdalna zyskuje na popularności, co powoduje, że w walce o dobrego specjalistę konkurencją firmy staje się praktycznie cały glob. To już nie ta epoka, gdzie proces rekrutacyjny przeciąga się w nieskończoność, pracodawca wybrednie przebiera bez liku, a głównym benefitem i jednocześnie zmartwieniem dla kandydata jest… dojazd do miejsca pracy. Teraz liczy się czas. W tym artykule opowiemy Ci, jak przebiega skrócony proces rekrutacji w Symmetrical, jakie były zalety tego wyboru oraz dlaczego zyskuje na tym zarówno marka firmy oraz co najważniejsze – sam kandydat.
Zapewne każdy z nas brał kiedyś udział w procesie, w którym końca nie było widać. Frustracje narastały, inne ciekawe oferty uciekały sprzed nosa, a nierzadko na końcu zostawaliśmy z niczym… no może jedynie z poczuciem zmarnowanego czasu. Znacie to? – My w Symmetricał też znamy to uczucie, dlatego z uporem maniaka chcieliśmy zapewnić strukturę, w której obie strony wygrywają. Tytułowy “jednodniowy” proces nie jest żartem. Choć nie zawsze taki wynik jest osiągalny, robimy co możemy, aby kandydat mógł jak najszybciej podjąć decyzję o współpracy z nami. Poza tym, dynamiczna branża IT w której jesteśmy, rosnąca konkurencja oraz krótki czas przebywania “tych dobrych specjalistów” na rynku sprawiają, że każdy dzień jest na wagę złota. Jednak zanim w ogóle mogliśmy przystąpić do wyścigu o kandydatów, musieliśmy się upewnić, że mamy bardzo dobrze sprecyzowany plan.
Paradoksalnie proces, który w naszej opinii, powinien trwać o wiele dłużej, to przygotowania. Aby być wydajnymi i efektywnymi, musieliśmy długo naradzać się jak uzyskać ścieżkę, która będzie już zawsze krótka i przejrzysta, biorąc pod rozwagę każdy element rekrutacji.
Najważniejsze pytania jakie musieliśmy sobie zadać, to:
W procesie przygotowawczym brali udział wszyscy zainteresowani – od CEO przez hiring managerów po dział HR. Nieraz również zbieraliśmy feedback od naszych kandydatów, wiedząc, że to właśnie oni będą najlepszymi trenerami oraz bezcennym źródłem wiedzy na ten temat.
Oczywiście nie ma idealnych procesów, rzadko zdarza się tak, aby cały zespół zgadzał się co jednej wizji “persony rekrutacyjnej” – jednak uspójnione przygotowanie umożliwiało nam uniknięcie chaosu, nieporozumień i opóźnień.
Dywagowaliśmy, gdzie maksymalnie można skracać etapy, a gdzie rekrutacje wymagać musiały dodatkowego zadania do wykonania. Staraliśmy się, aby proces rekrutacyjny był możliwie zwinny. Równie ważnym elementem na etapie planowania było ustalenie ścisłych terminów, wobec których miała zobowiązać się firma. Dajemy deadline’y hiring managerom oraz przede wszystkim sobie, rekruterom, aby dotrzymać słowa – od wysłania CV po zatrudnienie osoby. Dyscyplina po stronie zespołu jest ważna.
Naszą żelazną zasadą jest “reagowanie od razu” – jeśli kandydat jest dobry oraz odpowiada wcześniej ustalonemu profilowi, nie możemy pozwolić sobie na przeciąganie rekrutacji. Po to jest tworzenie persony rekrutacyjnej – nawet jeśli nie mamy żadnego porównania, osoba, która pasuje do odgórnie planowanego profilu, jest przez nas brana bardzo na poważnie i nie każemy jej czekać. Ci najlepsi są na rynku najkrócej, dlatego aby zachować konkurencyjność, nasz proces decyzyjny musi iść z tym w parze. Równie ważna jest tu automatyzacja informacji zwrotnej oraz tworzenia notatek rekrutacyjnych – dzięki nim, równie szybko informujemy kandydatów o odrzuceniu, zakwalifikowaniu się na kolejny etap oraz powiadamiamy hiring managerów o pozytywnej kandydaturze.
Prócz tego stale obserwujemy proces oraz wdrażamy usprawnienia. Nie spoczywamy na laurach wierząc, że zawsze można coś poprawić. Dlatego też po każdym przeprowadzonym procesie zbieramy w miarę możliwości feedback od kandydatów, analizując skrupulatnie każde sugestie oraz uwagi. Nawet kilka naturalnych pytań zadanych podczas rozmowy telefonicznej wiele razy dało nam cenny wgląd oraz wskazało obszary do poprawy.
Ważnym na samym początku jest przeprowadzenie szkolenia dla wszystkich managerów biorących udział w rekrutacjach – umożliwia to ujednolicenie sposobu działania w procesie dla wszystkich osób zaangażowanych. Wprowadzamy automatyzację wszędzie tam, gdzie to możliwe. Tak jak obsesyjnie na co dzień skupiamy się na automatyzacji wynagrodzeń, tak również chcemy, aby przyspieszenie zawitało do HR-ów.
Już na samym początku informujemy kandydatów na poziomie oferty pracy o przebiegu rekrutacji, wraz z przewidywanym czasem jej zakończenia. Tak samo jak nam zależy na odpowiednim specjaliście w określonym terminie, tak na poważnie bierzemy zobowiązania oraz życie prywatne drugiej strony, która ma swoje życiowe plany, zaplanowany urlop lub inne zobowiązania.
Dzięki bardzo gruntownym przygotowaniom, już od poziomu ogłoszenia oferty mamy kontrolę nad:
Dzięki tak drobiazgowym przygotowaniom oraz automatyzacji, czas rekrutacji, począwszy od otrzymania cv kandydata po offer letter zamyka się nawet w 5 dni roboczych. Nasz rekord wyniósł jeden dzień na wszystkie powyższe etapy. W Symmetrical to, co odróżnia nas od innych firm, to przede wszystkim błyskawiczny proces podjęcia decyzji o zatrudnieniu po ostatnim etapie z CEO. Zazwyczaj już po 40 minutach kandydat dostaje telefon lub email z propozycją współpracy oraz offer letter. Przez cały ten czas nad procesem czuwa dział HR, aby reagować w porę na wszelkie zmiany.
Warto zastanowić się, po co w ogóle tak się spieszyć oraz jakie korzyści przyniesie to obu stronom:
Dążenie do wytworzenia candidate experience na wysokim poziomie jest dużym wyzwaniem dla firm. Jest to stale rozwijający się proces i tak go traktujemy w Symmetrical. Starania te pozwalają zbudować silną markę pracodawcy oraz transparentne relacje z kandydatami. Oprócz samych ram czasowych, warto pamiętać również o zachowaniu partnerskich relacji, aby oprócz szybkości, kandydat pamiętał o wartościach, jakie prezentuje sobą biznes.
