artykuł sponsorowany
Nawet najbardziej różnorodny i atrakcyjny program benefitów nie spotka się z zainteresowaniem, o ile nie zadbamy o dobrą komunikację z nim związaną. W Avenga IT Professionals ostatni kwartał zeszłego roku oraz pierwszy kwartał 2021 upłynął nam na wdrożeniu nowego programu benefitowego. W kolejnych akapitach chętnie podzielę się naszymi doświadczeniami i pomysłami, które sprawdziły się w naszym projekcie.
Przede wszystkim pamiętać musimy o tym, że “benefity są dla ludzi”. Wydawać się może, że to swoisty truizm, jednak w mojej opinii warto to mieć na uwadze przez cały czas trwania projektu. A szczególnie podczas projektowania programu. Przeprowadziliśmy na tym etapie zarówno badania ilościowe, jak i jakościowe. Chcieliśmy jak najlepiej poznać potrzeby naszych pracowników, zrozumieć, co cenią w już oferowanych benefitach, a także jakich usług czy produktów im brakuje. Po tym etapie przyszły miesiące żmudnej pracy polegającej na tworzeniu koncepcji, wyborze dostawców i negocjacji warunków współpracy. W Avenga prowadziliśmy komunikację skierowaną do pracowników również na tym etapie projektu. Na bieżąco informowaliśmy o nowych markach, które dołączały do grona naszych dostawców. Regularnie przekazywaliśmy informację o postępach prac projektowych. Służyły nam do tego cykliczne spotkania ogólnofirmowe. Wykorzystaliśmy okazję do tego, by budować zainteresowanie naszym przedsięwzięciem i zbierać na bieżąco feedback, by lepiej zrozumieć, które elementy programu budzą kontrowersje lub wątpliwości, tak, by móc odnieść się do nich w kolejnych etapach projektu.
W planie komunikacji naszego programu postawiliśmy na różne kanały przekazu i przede wszystkim prosty język komunikatów odnoszący się konkretnych zalet danego produktu lub usługi. Centrum naszego projektu było (a w zasadzie nadal jest) swoiste Wiki, które zbierało wszystkie najważniejsze i najbardziej praktyczne informacje o zasadach programu benefitowego oraz o produktach oferowanych w ramach niego. Wiki ciągle żyje i jest rozbudowywane o nowe elementy. W Avenga IT Professionals od wielu lat pracujemy na narzędziach G Suite i w naszym przypadku świetnie sprawdziły się do tego celu Google Sites, do których nasi pracownicy mają dostęp cały czas. W przypadku firm, które nie korzystają z rozwiązań Google świetnie sprawdzi się intranet z dedykowanymi benefitom podstronami. Możemy do tego celu wykorzystać także SharePointa lub inne rozwiązanie tego typu.
W naszym Wiki każdy produkt benefitowy posiada swoją podstronę, na której znajdziemy szczegółowe informacje na jego temat. Znajdziemy tutaj starannie opisane zakresy usług, ewentualne różnice pomiędzy wariantami danego produktu oraz wszystkie dokumenty z nim związane. W przypadku produktów ubezpieczeniowych w naszym Wiki poza klasycznymi ogólnymi warunkami ubezpieczenia, umieściliśmy także wersje skrócone tych dokumentów, tak aby na etapie przeglądania oferty, nasi użytkownicy nie musieli przedzierać się przez dziesiątki stron dokumentów napisanych trudnym, prawniczym językiem.
Kolejnym niezwykle istotnym elementem związanym z komunikacją programu benefitowego była dla nas transparentność i jasność zasad, na których benefity są przyznawane. Chcieliśmy mieć pewność, że każdy pracownik ma świadomość, do jakich benefitów jest uprawniony oraz jak wygląda ich finansowanie. Tutaj z pomocą przyszła nam platforma kafeteryjna. Każdy z pracowników logując się na swoje indywidualne konto widział dokładnie, jakie dedykowane benefity przygotowała dla niego firma, a także jak wygląda sposób ich finansowania. Dodatkowo mógł sprawdzić status już wybranych benefitów. Firmy, które nie korzystają ze wsparcia narzędzia zewnętrznego na pewno wiele czasu i energii muszą poświęcić na ten aspekt komunikacji programu.
Postawiliśmy także na webinary, podczas których nasi dostawcy mogli zaprezentować przygotowaną ofertę oraz odpowiedzieć na żywo na pytania uczestników. Taka forma komunikacji spotkała się z bardzo pozytywną oceną naszych pracowników. Nie ukrywam, że z dumą obserwowaliśmy aktywną postawę uczestników podczas tych spotkań. Poszczególne prezentacje były zaplanowane na konkretne godziny (wcześniej przesłane do pracowników), dzięki czemu uczestnicy mogli obejrzeć wszystkie wystąpienia lub wdzwonić się wyłącznie na prezentacje, które interesowały ich najbardziej. Cały webinar był oczywiście nagrywany, tak aby osoby, którym nie pasowały zaproponowane przez nas terminy wirtualnych spotkań także miały dostęp do zaprezentowanych treści. Nie jest pewnie dużym zaskoczeniem, że fragmenty webinarów umieściliśmy także na naszym Wiki, tak aby były one dostępne także dla osób, które dołączą do naszej organizacji w przyszłości.
Całą komunikację oparliśmy na podstawie opowieści o konkretnych przypadkach korzystania z poszczególnych benefitów. Produkty ubezpieczeniowe opisaliśmy za pomocą historii osób, które z danego wariantu opieki skorzystały, prezentując także informacje o wysokości otrzymywanych kwot ubezpieczenia. Dla kart sportowych poza wykazem placówek oraz liczbą wejść, przygotowaliśmy także dokładne opisy usług dodatkowych, do których posiadacze odpowiedniego pakietu są uprawnieni. Opiekę medyczną także zaprezentowaliśmy przez pryzmat usług i innych udogodnień oferowanych przez naszego dostawcę, takich jak dodatkowe ubezpieczenie podróżne czy lub finansowanie leczenia prywatnego. Staraliśmy się, by dzięki przygotowanym przez nas materiałom pracownicy rozumieli praktyczny aspekt każdego z oferowanych benefitów.
Naszym pracownikom udostępniliśmy także formularz, za pomocą którego można było zadawać pytania, na które odpowiedzi nie znaleźli w przygotowanych materiałach. Wykorzystaliśmy do tego Google Forms. Zespół projektowy na bieżąco weryfikował przesyłane pytania i odpowiadał na nie indywidualnie zainteresowanemu lub umieszczał odpowiedzi w dostępnej na naszej Wiki strefie FAQ. Na podstawie przesyłanych pytań budujemy także newsletter, który przesyłamy naszym pracownikom raz na 2 tygodnie.
W momencie startu naszego nowego programu benefitowego zdecydowaliśmy się także na przeszkolenie naszego zespołu rekrutacyjnego. Zależało nam na tym, by każdy rekruter dobrze rozumiał specyfikę naszego programu i dobrze go komunikował już na etapie publikacji ogłoszeń i rozmów rekrutacyjnych. Jako zespół HR dbamy również o to, żeby materiały dotyczące benefitów w Avenga trafiały do kandydatów już na etapie składania przez nas oferty współpracy. Kolejne materiały umieszczamy także w naszym welcome booku, którzy nowi pracownicy otrzymują pierwszego dnia pracy.
O wdrożeniu z sukcesem naszego programu benefitowego zadecydowała przede wszystkim komunikacja. Proste i atrakcyjne graficznie komunikaty oparte na konkretnych przykładach, różne kanały przekazu i dedykowany formularz kontaktowy sprawiły, że nasi pracownicy rozumieją ogólną koncepcję i zasady programu, a większość z nich ocenia zmianę jako pozytywną.
autorka | Justyna Wroniak | Talent Acquisition Director w Avenga IT Professionals. Od ponad 10 lat związana z branżą rekrutacyjną. W Avenga IT Professionals od kilku lat odpowiedzialna jest za tworzenie standardów rekrutacyjnych, budowanie strategii i dobór narzędzi sourcingowych oraz employer branding. W zeszłym roku dołączyła także do wewnętrznego zespołu HR, z którym współtworzy strategię HR. Jedna z autorek programu benefitowego #AvengaExtras.