Nietrafiony wybór może skutkować stratą czasu i pieniędzy dla firmy oraz uderzyć w jej wizerunek jako pracodawcy. Na co zatem warto zwrócić uwagę, co sprawdzić przed skorzystaniem z usług danej agencji rekrutacyjnej? Jakie praktyki i zachowania ze strony agencji powinny wzbudzić nasz niepokój? Zaraz poznasz odpowiedzi na te pytania.
Pierwszą rzeczą, na jaką warto zwrócić uwagę przed podjęciem współpracy z agencją, jest to, czy specjalizuje się ona i ma doświadczenie w prowadzeniu rekrutacji w branży, w której poszukujemy pracownika. Ma to szczególne znaczenie zwłaszcza w przypadku branż bardzo specyficznych, jak lotnicza czy automotive. Warto poprosić wówczas agencję o przedstawienie przykładów zrealizowanych procesów rekrutacyjnych podobnych do naszego. Kolejną rzeczą są warunki współpracy. Chodzi między innymi o czas, w jakim agencja zobowiązuje się dostarczyć pierwszych, w pełni sprawdzonych i zweryfikowanych kandydatów. Czas ten zasadniczo nie powinien przekraczać 3 tygodni, choć są oczywiście stanowiska wymagające dłuższej analizy założeń projektowych.
Obietnice ze strony agencji o dostarczeniu kandydata w tydzień powinny być jednak poważnym ostrzeżeniem, sugerującym, że agencja chce pozyskać klienta za wszelką cenę, a nie skupia się na dostarczeniu jakościowego kandydata.
Kluczową kwestią jest również obecność w umowie między stronami zapisu o gwarancji i sposobach jej realizacji. Każda profesjonalna agencja oferuje 3-6 miesięczny okres gwarancji. Jeśli w tym czasie pozyskany kandydat nie sprawdzi się na danym stanowisku lub sam zrezygnuje z pracy, agencja ma obowiązek zwrócić swoją prowizję albo znaleźć nowego pracownika bez pobierania kolejnej opłaty. Bardzo istotną kwestią jest również sprawność komunikacji z przedstawicielem agencji już na etapie złożenia zapytania. Jeśli na uzyskanie odpowiedzi klient musi czekać kilka dni, powinna mu się zapalić czerwona lampka, że w przypadku podjęcia ewentualnej współpracy z taką agencją, kontakt z nią może być utrudniony, co wpłynie na obniżenie efektywności procesu rekrutacyjnego. W kolejnej części przedstawię najczęściej pojawiające się błędy i niepożądane praktyki agencji rekrutacyjnej we współpracy z klientem. Przy okazji zasugeruję, jak ich uniknąć i jak w przypadku podobnych sytuacji zachowuje się profesjonalna agencja.
Prawda jest taka, że do agencji bardzo często zgłaszają się klienci bez sprecyzowanych uprzednio potrzeb rekrutacyjnych. W bardzo pobieżny i często nieścisły sposób opisują osobę, której szukają. Jeśli agencja wysyła klientowi wstępną ofertę na podstawie tak przekrojowych informacji, jest to sygnał alarmujący, że jakość świadczonych przez nią usług jest na niskim poziomie.
Dobra agencja to wnikliwa agencja, która w przypadku jakichkolwiek wątpliwości zadaje pytania pogłębiające. Bez pełnego zestawu informacji nie jest ona w stanie znaleźć właściwego kandydata, który faktycznie wniesie wartość dodaną do firmy i zostanie z nią na dłużej.
Problem niedopasowania pracownika do kultury organizacyjnej wynika najczęściej ze zbyt pobieżnej weryfikacji profilu kandydata przez agencję lub niedostatecznej znajomości kultury organizacyjnej klienta. Toteż częstą praktyką prowadzoną przez profesjonalne agencje, zwłaszcza w przypadku rekrutacji na wyższe stanowiska, jest oddelegowywanie rekrutera odpowiedzialnego za dany proces rekrutacyjny do złożenia osobistej wizyty w firmie klienta, celem zapoznania się z obowiązującą w niej kulturą pracy i panującą atmosferą. Elementem takiego audytu jest również rozmowa z przyszłym przełożonym (oraz przyszłymi współpracownikami) zatrudnionej osoby. Dzięki temu precyzyjniej będzie w stanie dobrać kandydata, który najlepiej wypełni lukę występującą w organizacji oraz będzie dobrze czuł się w nowym środowisku biznesowym.
Zdarza się, że brak komunikacji między klientem a rekruterem sprawia, że kandydat nie wie, na jakim etapie jest jego kandydatura. Taka sytuacja może go zniechęcić do firmy i udziału w rekrutacji. Może to nie tylko wydłużyć cały proces rekrutacyjny, ale przyczynić się do powstania strat finansowych dla organizacji oraz uderzyć w jej wizerunek jako pracodawcy. Jak temu zaradzić? Na samym początku warto ustalić zasady wzajemnej komunikacji. W tym określić jej częstotliwość i formę. Istotne zwłaszcza jest podkreślenie, jakiego rodzaju informacje winny być komunikowane w sposób bieżący.
Niestety wiele agencji nie daje znać aplikantom, choćby w postaci krótkiego emaila, że rekrutacja się zakończyła i nie zostaną oni zatrudnieni w danej firmie, podczas gdy część z nich w oczekiwaniu na odpowiedź agencji mogła zrezygnować z innych ofert pracy, jeśli ta posada była dla nich priorytetem. Takie postępowanie niestety buduje negatywne candidate experience i kreuje wizerunek firmy klienta jako pracodawcy nie szanującego i lekceważącego kandydatów.
Zgrzyty we współpracy na linii firma-agencja mogą pojawić się również na etapie przekazania kandydata. Zdarza się, że agencja kończy rekrutację na etapie znalezienia kandydata, bez jego odpowiedniego przeprocesowania. Pod tym pojęciem należy rozumieć działania, które mają na celu jego wdrożenie w strukturę i działania organizacji. Ma to zazwyczaj miejsce we współpracy z wewnętrznym działem HR klienta (jeśli takowy istnieje). Źle przeprowadzony proces przekazania kandydata negatywnie rzutuje na wizerunek pracodawcy i jego relacje z pracownikiem. Aby proces ten przebiegł sprawnie przy uzgadnianiu warunków współpracy należy przede wszystkim dokładnie ustalić, gdzie kończy się praca agencji rekrutacyjnej, a zaczynają działania klienta. Osobiście wychodzę z założenia, że dobra agencja w przypadku zatrudnienia pracownika na kontrakt lub czas określony, poza przekazaniem kandydatowi gratulacji z okazji pozytywnego wyniku rekrutacji, powinna dostarczyć mu komplet informacji, kto od teraz się nim zajmie i na jakie procedury powinien się przygotować. Ponadto musimy upewnić się, że klient ze strony pracodawcy jest przygotowany na przyjęcie nowego pracownika i posiada komplet informacji dot. jego zatrudnienia.
Co jeszcze może zawieść we współpracy z agencją? Czynnik ludzki, a konkretnie błędy rekrutera. Wśród najczęstszych uchybień popełnianych przez rekruterów można wskazać ich niewystarczające przygotowanie merytoryczne do rozmowy, zadawanie nieodpowiednich pytań, w tym pytań poufnych oraz zdominowanie rozmowy z kandydatem. Praca rekrutera wymaga dbałości o detale. Jestem zdania, że dobry wywiad z kandydatem to pogłębiony wywiad, przechodzący z fazy od ogółu do szczegółu. Dlatego też dobre agencje rekrutacyjne muszą mieć kompetentny zespół rekrutacyjny, powinny dbać o szkolenia i aktualizowanie wiedzy swoich rekruterów.
Podsumowując, na rynku działają agencje rekrutacyjne o różnym stopniu profesjonalizmu. Wybór tej właściwej faktycznie może przyprawić pracodawcę o zawrót głowy. Mam nadzieję, że powyższe informacje pozwolą firmom rozpoznać sytuacje, w których powinna zapalić się im czerwona lampka, a także zwrócą uwagę, na jakie praktyki ze strony agencji powinny być wyczulone. Nie warto zatem rezygnować z wysiłku znalezienia tej odpowiedniej agencji, która będzie dla nas partnerem, doradcą i kibicem w osiągnięciu obranych celów biznesowych. Skrócenie czasu obsadzenia wolnego stanowiska, dobór najlepszych kandydatów z branży czy możliwość skorzystania z wiedzy i know how to tylko niektóre korzyści, jakie firma może uzyskać nawiązując współpracę z dobrą agencją rekrutacyjną.
