Jak zwiększyć zaangażowanie kandydata podczas rekrutacji zdalnej?

Wystarczy kilka kliknięć i już! – wideorozmowa rekrutacyjna może się rozpocząć. Wygodnie, bezpiecznie, z własnego domu. Ale zaraz, zaraz… po drugiej stronie ekranu nie ma kandydata, który deklarował chęć spotkania. Nie zadzwonił, nie uprzedził, że rezygnuje. Brzmi znajomo? W dobie pandemii narzędzia rekrutacji zdalnej są dobrodziejstwem – pozwalają szybko i łatwo nawiązać kontakt. Niestety podobnie jak przy spotkaniach stacjonarnych, kandydatom zdarza się rezygnować z udziału w rozmowie bez wcześniejszego uprzedzenia. Co zrobić, by aplikujący na ogłoszenia „wylogowali się” ze sfery niepewności, ale zalogowali na spotkaniu rekrutacyjnym? Podpowiadamy, jak przy wykorzystaniu dostępnych narzędzi można zwiększyć zaangażowanie kandydatów w zdalne procesy rekrutacyjne i przy okazji budować pozytywne candidate experience.
Jeszcze tylko łyk kawy i rzut oka na notatki. Sprawdzasz światło i ustawienie sprzętu. Oczywiście pamiętasz też o dress codzie. Już czas! Zjawiasz się na spotkaniu online, na które byliście umówieni z kandydatem, ale… jego nie ma. Zapomniał? Zignorował? A może nie udało mu się połączyć? Niezależnie od powodów i motywów, efekt jest jeden - tracisz czas i szansę na poznanie potencjalnego pracownika. Choć masz już za sobą wiele efektywnych procesów rekrutacyjnych przeprowadzonych online (i nie tylko), zapewne wciąż zastanawiasz się, dlaczego kandydaci rezygnują z uczestnictwa w umówionym spotkaniu bez uprzedzenia lub znikają bez śladu nawet na ostatnim etapie rekrutacji. Czy można zapobiegać tego typu sytuacjom? Nie na wszystko masz wpływ, ale są kwestie, o które możesz zadbać w większym stopniu - po to, by zmniejszyć ryzyko utraty kontaktu z cennymi kandydatami.
  1. Wciśnij RESET i zmień perspektywę

Wraz z nastaniem pandemii rozmowy rekrutacyjne przestały być rzadką alternatywą, a stały się koniecznością. Jak pokazało badanie Pracuj.pl przeprowadzone jesienią 2020 r., 86%[1] respondentów jest otwartych na rozmowy kwalifikacyjne w formie połączenia wideo. Taka formuła cieszy się popularnością, co jednak nie oznacza, że nie rodzi różnych wątpliwości. To, co nie stanowiło problemu, czy nie budziło obaw przy rekrutacji stacjonarnej, w świecie wirtualnym może stać się wyzwaniem. Z raportu „Pół roku nowej normalności. Pracownicy i kandydaci o rynku pracy” wynika, że jest także grupa osób (14%)[2], które są negatywnie nastawione do tej formy rekrutacji i nie chcą uczestniczyć w zdalnych procesach czy rozmowach online.
Myśląc o motywacji kandydatów, warto zatem przyjąć ich perspektywę, która nie zawsze jest oczywista. "Wyczyść" swój umysł z własnych przekonań, zrób reset schematów myślenia, po to by spojrzeć na rekrutację zdalną z pozycji osoby aplikującej.
Są różne powody, dla których kandydat wycofuje się z procesu. Dla niego spotkanie z pracodawcą online może być pierwszym tego typu doświadczeniem, budzącym wiele emocji. Zbyt duży stres, brak potrzebnego sprzętu do rozmowy albo sprzyjających warunków, niesłuszne wyobrażenia o rekrutacji online, nagła zmiana planów z racji zobowiązań rodzinnych... A może zwyczajne rozmyślenie się bądź przyjęcie oferty od konkurencji. Nie wiesz na pewno, co było przyczyną. Jedyne co możesz zrobić, to sprawić, by cały proces był dla kandydata przejrzysty, przyjazny i wyzwalający większą motywację. Tylko tyle i aż tyle.
  1. Informuj i komunikuj – tego oczekują kandydaci

Zmiany zacznij od komunikacji: sprawdź, czy informacja o zdalnej rekrutacji jest zamieszczona w ogłoszeniu o pracy. Jak pokazują badania Pracuj.pl, co trzeci badany kandydat chciałby, aby oferty pracy zdalnej miały specjalne oznaczenie. W kolejnym kroku uzupełnij ofertę o etapy, z których składa się rekrutacja, aby zaznajomić kandydatów z kształtem i zaawansowaniem całego procesu. To da aplikującemu wskazówkę, jak bardzo angażujący, wymagający i długi będzie proces. Możesz zamieścić też tego typu informacje w automatycznym podziękowaniu dla kandydata za przesłanie aplikacji. W ten sposób zminimalizujesz ryzyko negatywnego zaskoczenia po stronie kandydata, kiedy zadzwonisz lub napiszesz z propozycją spotkania online. Czego jeszcze potrzebuje osoba decydująca się na rekrutację online? Przede wszystkim - rzetelnej, spójnej i bieżącej komunikacji nie tylko na początku, ale też na kolejnych etapach rekrutacji. Kiedy selekcję aplikacji masz już za sobą, przychodzi czas na umawianie spotkań. Tak jak podczas rekrutacji stacjonarnych pracodawca informuje o dokładnym miejscu i czasie spotkania, tak i w wypadku wideorozmów ważne jest wskazanie „lokalizacji" i określenie czasu trwania rozmowy. Tutaj oprócz telefonicznego potwierdzenia terminu konieczne jest wysłanie wiadomości np. z linkiem do wirtualnego pokoju spotkań. To jednak nie sprawi, że kandydat poczuje się bardziej zaangażowany. Aby zbudować zaufanie i zwiększyć motywację kandydata można zrobić znacznie więcej. Wagę pozostawania w stałym kontakcie z kandydatami w budowaniu zaangażowania kandydatów podkreśla Dominika Enerlich-Górka, Młodszy Specjalista ds. Personalnych w Gdańskim Uniwersytecie Medycznym -  Już przy pierwszej rozmowie telefonicznej staramy się, aby kandydat poznał nas z jak najlepszej strony. Pilnujemy terminów i wysyłamy automatyczny mailing, który przypomina o spotkaniu na dzień przed rozmową. Dzięki temu kandydat otrzymuje pełne informacje na temat przebiegu procesu rekrutacyjnego i zawsze może liczyć na informację zwrotną, niezależnie od etapu i formy rekrutacji.
Dobrym pomysłem jest przekazanie potencjalnemu pracownikowi pakietu informacji, z którego dowie się:
  • jak przygotować się do spotkania,
  • jakie narzędzia są niezbędne do odbycia rozmowy (komputer z kamerą i dostępem do Internetu),
  • kto będzie w tej rozmowie uczestniczył (np. rekruter oraz potencjalny przełożony).

Kandydat powinien otrzymać także jasną informację, z kim może się kontaktować z racji niespodziewanych sytuacji, ale też w razie pojawienia się pytań czy wątpliwości. Całość informacji można z powodzeniem przekazać w przystępny poradnikowy sposób. Korzystając z dobrodziejstwa technologii, takich wiadomości nie trzeba przygotowywać każdorazowo. Wystarczy jeden dobrze przemyślany szablon wiadomości wysyłany automatycznie przy okazji umawiania spotkania. W głowie osoby czekającej na rozmowę mogą rodzić się pytania: Co zrobić, gdy pojawią się problemy techniczne, jak ich uniknąć? Poczucie większej pewności siebie możesz kandydatowi zaserwować w formie mini wideo wdrożenia z uruchomienia spotkania online lub zaproszenia do zapoznania się z listą Q&A dotyczącą rekrutacji zdalnej. Takie praktyki w swoje działania rekrutacyjne z powodzeniem wdrożyła PKP Energetyka: - Zapraszając na rozmowę, przekazujemy kandydatom wszystkie potrzebne informacje o spotkaniu, czyli np. na jakiej platformie się spotkamy, i dajemy dokładne instrukcje, w jaki sposób się połączyć oraz jakie wyposażenie sprzętowe jest konieczne, np. uruchomiona kamera, abyśmy mogli się zobaczyć i poznać. - wymienia Magdalena Domińczyk, Koordynator Zespołu Rekrutacji w PKP Energetyka.
  1. Korzystaj z przyjaznych kandydatowi rozwiązań i narzędzi

Pandemia niewątpliwie wymusiła na rekruterach, aby dotychczasową "skrzynkę narzędzi HR" poszerzyli o dodatkowe funkcje. Systemy, programy, komunikatory stały się nieodłącznym wyposażeniem. W badaniu eRecruiter przeprowadzonym w styczniu tego roku wśród użytkowników systemu aż 70%[3]  osób deklarowało, że w ich firmach wykorzystywane są narzędzia do spotkań online z kandydatami.
Technologiczne piętno pandemia odcisnęła również na życiu i sposobie komunikacji kandydatów. Ci ostatni również idą z postępem czasu i mają swoje ulubione aplikacje i narzędzia. Czy można pogodzić te dwie z pozoru odległe sfery – technologie wykorzystywane w rekrutacji i aplikacje na co dzień używane przez kandydatów, a do tego robić to efektywnie i przyjaźnie? Oczywiście, że można, a służą temu rozwiązania, które integrują znane narzędzia i aplikacje tworząc nowoczesne i elastyczne ekosystemy rekrutacyjne.
Choć brzmi to poważnie, to korzystanie z nich nie musi oznaczać technologicznej rewolucji. Na początek wystarczy mądrze i w sposób zautomatyzowany wykorzystać kanały na co dzień używane przez kandydatów, jak e-mail i sms. Przypomnienia wysyłane tymi drogami do kandydata automatycznie 24 godziny przed spotkaniem poprawiają doświadczenia kandydatów i podnoszą zaangażowanie. Takie powiadomienia pełnią bowiem nie tylko funkcję informacyjną. To także sygnał od pracodawcy: „Drogi kandydacie, jesteś dla mnie ważny, dlatego czekam na Ciebie jutro”. Jeśli kandydat nie może lub nie chce wziąć udziału w spotkaniu, znajdzie tam również możliwość szybkiego odwołania wydarzenia. Każde anulowane spotkanie jest lepsze niż niepewność oczekiwania na gościa, który się nie zjawi, a wrażenia obu stron procesu pozostaną znacznie lepsze. Kolejnym pomostem między światem biznesu, rekrutacji i kandydatów jest używanie popularnych aplikacji, których stosowanie w procesach zatrudnienia zmniejsza niepewność, obawy i korzystnie wpływa na doświadczenia wszystkich uczestników procesu. Do takich narzędzi z pewnością należy aplikacja MS Teams, która od niedawna jest zintegrowana z platformą eRecruiter. Rekruterzy zyskali dzięki temu większy komfort umawiania spotkań, bez konieczności przeskakiwania między oknami aplikacji, wiadomości i ręcznego przeklejania linków do wirtualnych pokoi. Potwierdzają to słowa Magdaleny Domińczyk, Koordynator Zespołu Rekrutacji w PKP Energetyka: - Jako nowoczesna firma korzystamy z udogodnień oferowanych przez różne systemy. MS Teams jest naszym podstawowym narzędziem do spotkań, dlatego zintegrowanie go z eRecruiter zdecydowanie skraca czas na administracyjne przygotowanie spotkania i ułatwia nam pracę. Jedną z naszych wartości jest efektywność, więc nie mogło być inaczej.  Niewątpliwą korzyścią takiej integracji jest to, że kandydaci są bardziej otwarci na rozmowy kwalifikacyjne w aplikacji, która jest im dobrze znana. Dodatkowo, teraz w jednej wiadomości będą mogli otrzymywać szczegóły spotkania, link do połączenia oraz komplet najważniejszych informacji od pracodawcy ubranych w jeden spójny szablon. Zespoły rekrutacyjne całą korespondencję z kandydatami mogą prowadzić i śledzić w jednym bezpiecznym miejscu. Co więcej, integracja pozwala lepiej zarządzać rekrutacjami, automatyzuje pracę i usprawnia proces rozmów online.
Wirtualne rekrutacje mogą realnie wpłynąć na motywację zarówno HR-owców, jak i kandydatów. Pod wieloma względami nie różnią się one od spotkań stacjonarnych w siedzibie firmy, jednak niosą ze sobą też nowe wyzwania. Otwartość - to słowo chyba najlepiej oddaje istotę zmian, które obecnie zachodzą. Otwartość na drugiego człowieka, na ciągły rozwój, na nowinki cyfrowe i technologiczne ekosystemy. Dzięki niej łatwiej zadbać o efektywność rekrutacji i komunikację z kandydatami.
[1] i [2] Źródło: Raport „Pół roku nowej normalności. Pracownicy i kandydaci o rynku pracy” oparty na wynikach badań przeprowadzonych w dn. 10-28 września 2020 roku. (CAWI, N=892)
[3] Źródło: badanie wewnętrzne eRecruiter przeprowadzone w styczniu 2021 roku wśród użytkowników systemu zarządzających rekrutacjami (CAWI, N=171)

eRecruiter jest partnerem tegorocznej konferencji Wyzwania HR Online!

Jak co roku, podczas konferencji będziemy intensywnie przyglądać się aktualnym potrzebom, trendom i zmianom na rynku pracy, jak również szukać rozwiązań i odpowiedzi na istotne pytania i problemy z szerokim gronem ekspertów. 

Sprawdź szczegóły i weź udział w wydarzeniu >>

Katarzyna Trzaska
Ekspert eRecruiter, od 2013 roku związana z marką eRecruiter, gdzie odpowiada za działania w obszarze digital marketing. Od początku zaangażowana jest w przygotowanie oraz opracowanie cyklicznego badania Candidate Experience oraz w działania Koalicji na rzecz Przyjaznej Rekrutacji. Od 2020 roku odpowiada również za budowanie strategii marketingowej i pozycjonowanie marki eRecruiter.

Zobacz podobne

Zmiksuj employer branding wg receptury Twojej marki

Powszechnie znane są koncepcje 4P, 4C czy 7P – czyli składowe marketingowej mieszanki idealnej. Liczba składników skutecznego zarządzania popytem na produkt czy usługę zmienia się oczywiście w czasie, a jej twórcami są praktycy i eksperci na co dzień dbający o marketing. Dlaczego o tym piszemy? Ponieważ employer branding również rządzi się prawami zbliżonymi do tych, ze świata marketingu i także w przypadku tego obszaru, by odnieść sukces trzeba dobrze skomponować odpowiednie składniki. Czy marketingowy „narzędziownik” może przydać się specjalistom employer brandingu? Jak najbardziej! Zapraszamy na przegląd rozwiązań, które warto „wypożyczyć” od koleżanek i kolegów z tego działu.

Czy mobilność cyfrowa to przyszłość rynku pracy?

Mieszkasz w Krakowie, Łodzi albo nieco mniejszym Rajszewie, jednak Twój pracodawca to firma z Londynu, Dubaju, a może dalekiego Tokio. Nie opuszczasz rodzinnej miejscowości, a jesteś częścią multikulturowego zespołu. Pandemia, lockdown i zamknięte granice osłabiają otwartość pracowników na przeprowadzki do innego kraju. Alternatywą dla mobilności fizycznej jest jednak mobilność cyfrowa. W globalnej wiosce międzynarodowy model pracy zdalnej może stać się szansą na zrekrutowanie talentów i „ucieczkę do przodu” przed konkurencją. Przed działami HR nowe wyzwania, które wiążą się nie tylko z rozwijaniem świadomości wśród kandydatów i pracowników, ale też przedefiniowaniem strategii i kultury organizacji.

Edukacyjny zawrót głowy

Kaganek oświaty jest niczym światełko w tunelu. W tunelu czasoprzestrzeni, który prowadzi nas do potrzeb i oczekiwań pracodawców ważnych jutro i w kolejnych latach. Innymi słowy, żeby dobrze przygotować się i umieć odpowiedzieć na wyzwania przyszłości, trzeba postawić na rozwój i edukację. Tylko jak skutecznie (i czego?) warto się dziś uczyć, skoro tak trudno przewidzieć przyszłość, a codzienność zmienia się jak w kalejdoskopie? Tak samo cenną kompetencją jest dziś zarówno umiejętność uczenia się, jak i oduczania. Dlatego warto rozwijać swoją „learning agility”, czyli zwinność w poruszaniu się zarówno pośród licznych narzędzi i kanałów służących zdobywaniu wiedzy, jak i wśród zalewu edukacyjnych treści.

Nowe już jest. I co dalej?

Nowa (choć już nie najnowsza) normalność już tu jest. To wielowymiarowy i różnorodny obraz. Odmalowany wieloma zmianami z nadal silnie przebijającymi się spod spodu emocjami. Choć każda organizacja interpretuje swój krajobraz inaczej, to z pewnością wspólnym tłem dla wszystkich stała się zmienność, niepewność, złożoność oraz niejednoznaczność. W skrócie VUCA. Po ponad roku bliższego oswajania się z pandemią i jej licznymi konsekwencjami pracodawcy i HR-owcy mówią: „sprawdzam”. Czego się nauczyliśmy? Co udało się wypracować? Czego nam brakuje, a czego wcale? Ale przede wszystkim: co dalej?