Jak wyliczyć opłacalność procesu rekrutacji zewnętrznej?

  • today wt, 8 Cze 2021
Jeśli nie wiadomo o co chodzi – zazwyczaj chodzi o pieniądze. Zwłaszcza w biznesie. Ale również w HR. Choć koszty rekrutacji zewnętrznej są relatywnie łatwe do oszacowania – korzystamy z pozafirmowych zasobów, za które po prostu musimy zapłacić - to by sprawdzić opłacalność takiej inwestycji, trzeba porównać je z kosztem ponoszonym przez organizację w przypadku rekrutacji wewnętrznej. I tu pojawiają się wątpliwości. Co powinniśmy uznać za koszt rekrutacji „in-house? Kiedy bardziej opłaca się skorzystać z pomocy zewnętrznej? Zapraszamy do rozmowy z Emilią Dąbrowską, Category Marketing Managerem w Grupie Pracuj.

Redakcja: Z rozmów z wieloma HR-owcami wynika, że są wyjątkowo przeciążeni pracą. Zwłaszcza dziś, gdy pojawiła się „fala pandemicznej odwilży” i dynamika w biznesie znacząco rośnie. Z jednej strony taka sytuacja sprzyja oddelegowaniu części zadań związanych z rekrutacją na zewnątrz, ale z drugiej – organizacje nadal bardzo skrupulatnie liczą każdą złotówkę obawiając się kolejnych turbulencji, bądź wychodząc z kryzysu.

Emilia Dąbrowska: Tak, z moich obserwacji wynika, że po rekrutację zewnętrzną zazwyczaj sięgamy wówczas, gdy w organizacji zaistnieje kilka konkretnych sytuacji. Po pierwsze, gdy brakuje nam na pokładzie specjalistycznych kompetencji lub też gdy rekrutujemy do organizacji na stanowisko, na które rekrutujemy bardzo rzadko. Nie jest to dla nas sytuacja codzienna, do której przywykliśmy i też prawdopodobnie nie mamy odpowiednich kompetencji, by przeprowadzić skuteczną rekrutację własnymi zasobami.

Dla przykładu: jeśli na co dzień rekrutujemy pracowników produkcyjnych, ale odejdzie od nas administrator IT, wówczas wewnętrzny HR może stanąć przed wyzwaniem: jak przygotować się do rozmowy z kandydatem na to stanowisko, jakie zadanie warto dla takiej osoby przygotować i wreszcie – jak sprawdzić i ocenić faktyczny poziom jej wiedzy i kompetencji? Naturalnie, o pomoc w przygotowaniu takiego zadania możemy zwrócić się do pozostałych pracowników tego działu lub poprosić odchodzącą osobę o wsparcie, ale nie zawsze jest to możliwe.

Drugą sytuacją, kiedy warto posiłkować się rekrutacją zewnętrzną, jest moment wzrostu organizacji. Startujemy jako mała firma – na przykład startup – i w pewnym momencie nasz rozwój znacząco przyspiesza. Na pokładzie zaczyna brakować osób o kierunkowych czy specjalistycznych umiejętnościach albo brakuje osób o kompetencjach zarządczych. W mniejszych firmach wiele niezbędnych zadań jest wykonywanych nie przez specjalistów, lecz przez osoby, które na tym etapie rozwoju firmy odpowiadają za wiele obszarów. Być może dyrektor sprzedaży jedocześnie sam prowadzi rekrutację na stanowisko handlowca, ale też przygotowuje materiały marketingowe i zarządza flotą pojazdów służbowych. Jeśli ma on skupić się na rozwoju swojego obszaru – organizacja musi poszukać innych specjalistów, którzy przejmą część obowiązków. Jednak nie zawsze ktoś, kto nie jest HR-owcem (ale zajmuje się rekrutacją) robi to zgodnie ze sztuką, a przy tym jest w stanie skutecznie zrekrutować odpowiednią osobę.

Redakcja: Czyli de facto mówimy o różnych sytuacjach związanych z tym, że w danej organizacji rekruterzy nie mają odpowiednich kompetencji do prowadzenia konkretnych, specjalistycznych procesów rekrutacyjnych na dane stanowisko. A co z przypadkami, gdy rekrutacja się po prostu bardzo przedłuża, a spływ CV jest niewielki. Czy w takich sytuacjach również warto „wyjrzeć na zewnątrz”?

Emilia Dąbrowska: Tak, jak najbardziej. To również odpowiednie rozwiązanie w sytuacji, gdy rekrutacja, którą prowadzimy samodzielnie, nadmiernie przeciąga się w czasie, nie mamy efektów, a nieobsadzony wakat generuje dodatkowe koszty. Także wtedy, gdy źródła kandydatów się po prostu wyczerpały, a na ogłoszenia nie odpowiadają osoby, które spełniają nasze kryteria. Wówczas także warto dodatkowo rozszerzyć źródła, w tym zaprosić do współpracy zewnętrzny podmiot, który ma własne bazy i będzie w stanie poszerzyć zasięg naszej rekrutacji.

Tak też się dzieje w przypadku Rekrutacji 360, nowego produktu Pracuj.pl, który umożliwia pracodawcom nie tylko dotarcie do nowych kandydatów szukających aktywnie pracy, ale również do kandydatów pasywnych, czyli takich, do których my jako partner w rekrutacji zewnętrznej możemy wyjść w imieniu pracodawcy z konkretną ofertą.

Jest jeszcze inny przypadek, gdy warto skorzystać z pomocy zewnętrznych rekrutacji. Gdy na stanowisku, na które rekrutujemy, jest wysoka rotacja. Może to oznaczać, że w samym procesie rekrutacyjnym jest jakiś błąd. Źle oszacowane są oczekiwania lub opisane zadania. Być może kandydaci na podstawie ogłoszenia i rozmowy inaczej sobie wyobrażają pracę. W takim przypadku należy przeanalizować kilka elementów: co się dzieje w tym dziale, jak wygląda sytuacja z przełożonym, jak wygląda proces przekazania obowiązków. Ale być może po prostu popełniamy błąd podczas rekrutacji: za mocno namawiamy kandydatów, zbyt „ubarwiamy” atuty stanowiska, samej firmy lub działu… Może to powodować, że zatrudnione osoby po zderzeniu z rzeczywistością są rozczarowane i widzą rozdźwięk pomiędzy tym, co usłyszeli podczas rozmowy rekrutacyjnej, a tym co zastali na miejscu.

Redakcja: Zapewne najbardziej klasycznym przykładem, gdy zlecamy rekrutację na zewnątrz, jest po prostu brak czasu w dziale HR.

Emilia Dąbrowska: Tak, oczywiście – to jest podstawowy i najczęstszy argument, ale właśnie w takiej sytuacji HR-owi bywa ciężko przekonać biznes, że potrzebny jest dodatkowy budżet na rekrutację pozafirmową. Wówczas warto dokładnie przeanalizować koszty, jakie organizacja ponosi zlecając rekrutację na zewnątrz w odniesieniu do wewnętrznych kosztów (lub strat) w przypadku pozostawienia tego procesu w przeciążonym dziale HR.

Redakcja: Od czego warto zacząć taką analizę kosztów?

Emilia Dąbrowska: Przede wszystkim od poznania dokładnego kosztorysu rekrutacji zewnętrznej. Jeśli nie mamy podpisanej umowy z żadnym dostawcą, to zanim zaproponujemy takie rozwiązanie zarządowi, czy osobom decyzyjnym, obowiązkowo trzeba zweryfikować koszt takiego procesu, najlepiej u kilku dostawców, by móc porównać ceny.

Jednak koszt zewnętrzny zawsze pozostaje kosztem zewnętrznym, co oznacza, że szefostwo widzi tylko jedną stronę medalu, która wymaga poniesienia dodatkowych nakładów. Warto zatem poszukać także drugiej strony – czyli potencjalnych oszczędności, które wynikają z ograniczenia kosztów lub start w organizacji. Samo podanie zewnętrznego kosztu bez odniesienia niewiele komukolwiek powie. Zwłaszcza, jeśli w firmie nie ma wcześniejszych doświadczeń związanych ze zlecaniem rekrutacji poza firmę.

Redakcja: Jak wyliczyć te koszty? Co się na nie składa?

Emilia Dąbrowska: Zaczynamy od wyliczenia roboczogodzin przygotowania oferty pracy oraz zlecenia jej publikacji na zewnątrz. Następnie musimy policzyć koszt publikacji ogłoszenia w jednym lub kilku serwisach rekrutacyjnych. Być może powinniśmy rozważyć również kwestię dodatkowej płatnej reklamy lub publikacje w social mediach, by zwiększyć zasięg ogłoszenia. Te koszty również powinny znaleźć się w naszym zestawieniu (koszt pracy grafika, koszt płatnej reklamy).

Redakcja: A to są koszty ponoszone dopiero na etapie tworzenia oferty pracy; co z późniejszą selekcją zgłoszeń i rozmowami rekrutacyjnymi?

Emilia Dąbrowska: Naturalnie, to one stanowią „lwią” część kosztów. Wspomniałam o tworzeniu ogłoszenia, bo ten etap rekruterzy często pomijają i nie dodają do swoich zestawień kosztowych. Ponieważ „to tylko przygotowanie”. Warto pamiętać, że ono również kosztuje – nasz czas pracy i pracy innych zaangażowanych w rekrutację osób.

Sama selekcja i weryfikacja CV może być procesem wyjątkowo czasochłonnym, jeśli mamy duży napływ aplikacji. Czas w tym przypadku to również konkretny pieniądz… Kolejnym etapem jest umawianie spotkań z wybranymi kandydatami. Tu również warto policzyć czas poświęcony na kolejne etapy kontaktu – od maila, SMS, czy wiadomości w komunikatorze po rozmowę telefoniczną z zaproszeniem na spotkanie rekrutacyjne.

Zresztą zanim spotkamy się z kandydatem, często przygotowujemy zadania rekrutacyjne, wstępne testy czy aranżujemy dalsze rozmowy telefoniczne z innymi osobami zaangażowanymi w proces rekrutacji. To ponownie jest cenny czas, który dokładnie obliczony może pokazać prawdziwy, ale nie zawsze widoczny koszt rekrutacji.

Wtedy dopiero warto zestawić uzyskane kwoty z kosztem zakupu narzędzi takich jak Rekrutacja 360 czy wynajęcia agencji lub specjalistów ds. rekrutacji.

Redakcja: Ten punkt odniesienia jest zatem najważniejszy.

Emilia Dąbrowska: Tak, bo jeśli zobaczymy, że za zlecenie zewnętrznej rekrutacji na dane stanowisko zapłacimy 8 tys. złotych – na przykład dlatego, że agencja pobiera wynagrodzenie w wysokości pierwszej pensji tego pracownika – a z kolei moja praca jako rekrutera jest podobnie wynagradzania, to teoretycznie wychodzimy na zero. Tylko w tym momencie warto sobie uzmysłowić, że żeby móc całkowicie poświęcić się jednemu procesowi rekrutacji muszę oddelegować kilka innych zadań, które również są ważne i priorytetowe. Pytanie brzmi zatem, ile będzie to dodatkowo kosztowało? Albo w przypadku moich nadgodzin, albo w przypadku dodatkowego obciążenia innych pracowników.

Poza tym warto pamiętać, że rekrutując we własnym zakresie zawsze musimy liczyć się z ryzykiem niepowodzenia, które i tak generuje koszty. Gdy wybieramy narzędzia zewnętrzne lub pracujemy z agencją rekrutacyjną rozliczamy się za efekty, a sami możemy skupić się na innych zadaniach, które mogą przynieść większe korzyści lub oszczędności dla mojego pracodawcy. Podsumowując zawsze warto skrupulatnie policzyć wszystkie koszty, możliwe oszczędności zarówno dotyczące wewnętrznych procesów, jak i zakupu usług zewnętrznych. Tylko w ten sposób jesteśmy w stanie realnie oszacować opłacalność konkretnych rozwiązań.

Redakcja: Dziękuję za rozmowę.


Zobacz podobne

Nowy model pracy i rekrutacji. Czy masz wszystko, aby przyciągać największe talenty?

Czy naprawdę nikt nie szuka pracy? Dlaczego znalezienie pracownika tak długo trwa? Nie da się zliczyć na palcach, ilu pracodawców zadaje sobie takie pytanie. A czy rzeczywiście tak jest, że wszyscy ludzie są zatrudnieni na tak dobrych posadach, że ani myślą to zmieniać? Oczywiście, że nie.

Jak zatrudniać i wspierać pracowników z Ukrainy? [aktualizacja 21.03]

Pod koniec 2021 roku liczba obywateli Ukrainy z pozwoleniami na pobyt w Polsce przekroczyła 300 tysięcy, a dane pokazują, że dla blisko 80% z tej grupy powodem i celem przeprowadzki było podjęcie pracy. Po rosyjskiej agresji na Ukrainę liczba przybywających do Polski Ukraińców i Ukrainek będzie stale gwałtownie rosnąć. Zatrudnienie pracowników z Ukrainy to z jednej strony i przede wszystkim możliwość pomocy osobom w niezwykle trudnej sytuacji, a z drugiej potrzebne ręce do pracy.

Przekuć sprint w maraton. Jak firmy i HR mogą realnie wspierać pracowników w obliczu wojny w Ukrainie?

„To nie jest czas na chowanie głowy w piasek”, mówi Iwona Wencel, prezeska firmy doradczej WNCL, Chief People Officer w Mindgram, founderka platformy HR Power Mentor, z którą rozmawiamy o tym, jakie realne wsparcie HR może zaoferować pracownikom w kryzysie spowodowanym wojną w Ukrainie oraz o tym, jak przekuć pomocowy sprint w długoterminowy maraton.

Przywództwo w dobie lęku i niepewności

Dwa lata pandemii dobitnie pokazały, jak ważną rolę w życiu organizacji odgrywają jej liderzy i liderki. Kiedy już po cichu liczyliśmy na spokojniejszy czas, 24 lutego przyniósł wybuch wojny w Ukrainie, a z nią nieporównywalne z niczym wcześniej lęki i niepokoje dla firm oraz ich pracowników. W rezultacie menedżerowie i menedżerki muszą przeprowadzić swoje zespoły przez kolejny, jeszcze trudniejszy czas.