Dobry pracodawca na trudne czasy: case study Compensa

  • today pon, 29 Cze 2020
  • bar_chart 1633 wyświetleń
Jakie wyzwania stawia przed pracodawcami epidemia i jakie w odpowiedzi rozwiązania i działania podejmują firmy? Zapraszamy do lektury drugiego case study w II części cyklu.

Nazwa firmy: Compensa TU S.A. Vienna Insurance Group / Compensa TU na Życie SA Vienna Insurance Group Opis działalności: Powstała w 1990 roku Compensa to jedna z czołowych firm ubezpieczeniowych w Polsce, której głównym akcjonariuszem jest Vienna Insurance Group – austriacki koncern ubezpieczeniowy. Towarzystwo dąży do bycia liderem technologicznym oraz pierwszym wyborem pracowników, klientów i partnerów biznesowych, co potwierdzają liczne nagrody, m.in wyróżnienie europejskim tytułem National Winner w kategorii The Digital Technology Award. Compensa została również zauważona jako firma odpowiedzialna społecznie i otrzymała tytuł „Partner Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego” za kampanię społeczną „Bezpieczna Autostrada”. Towarzystwo oferuje pełen zakres ubezpieczeń komunikacyjnych, majątkowych, osobowych i życiowych, przygotowanych zarówno dla klientów indywidualnych, małych i średnich przedsiębiorstw jak i dla dużych firm. Firma jest także oferentem PPK, jako jedyny ubezpieczyciel w Polsce. Liczba zatrudnionych: 1679 osób (43 jednostki terenowe)

Sytuacja wyjściowa

W oddziałach terenowych Compensy pracuje wiele osób, które mają bezpośredni kontakt z klientami. Są to przedstawiciele sił sprzedaży i obsługi klienta, pracownicy odpowiedzialni za współpracę z pośrednikami oraz zespoły realizujące likwidację szkód. W związku z pandemią koronawirusa pierwszy etap zabezpieczania pracowników polegał na przyspieszeniu digitalizacji procesów biznesowych, skróceniu wszelkich formalności i umożliwieniu ich realizacji w trybie jak najbardziej uproszczonym oraz zdalnym. Jako lider technologiczny na rynku ubezpieczeń część działań umożliwiających pracę zdalną Compensa już miała za sobą. O ile przeniesienie części biznesowej do trybu online nie stanowiło większego problemu, o tyle wyzwaniem okazała się migracja części biurowej. Finalnie aż 95% załogi pracowało w trybie zdalnym, w tym pracownicy 53 oddziałów ubezpieczyciela.

Z jakimi wyzwaniami przyszło się mierzyć organizacji?

W pierwszym etapie transformacji wynikającej z ograniczeń, jakie zostały narzucone w zw. z pandemią COVID-19, Compensa powołała sztab kryzysowy, który odpowiadał za stworzenie niezbędnych procedur, a także sposoby komunikacji z pracownikami w tej nietypowej sytuacji. Pierwszym wyzwaniem z jakim należało się zmierzyć było zapewnienie pracownikom niezbędnych narzędzi do pracy zdalnej. Nie wszyscy zatrudnieni na co dzień korzystali z laptopów i mogli pracować poza biurem. Jednak zespół IT zadbał o to, by pracownicy mieli dostęp do pulpitów zdalnych i do zasobów sieciowych (VPN) tak, by pandemia nie wpłynęła negatywnie na realizację zadań. Codzienna praca towarzystwa ubezpieczeniowego wiąże się m.in z codziennym obiegiem dużej ilości poufnych dokumentów, które muszą być odpowiednio chronione. W związku z koronawirusem Compensa wykorzystała wypracowane wcześniej rozwiązania – elektroniczny obieg dokumentów i cyfrowy podpis. Kluczowa stała się komunikacja, dzięki której wszyscy pracownicy mieli dostęp do aktualnych informacji na temat kondycji biznesowej firmy, działań realizowanych przez poszczególne działy, a także rozwoju sytuacji związanej z pandemią (w tym oficjalnych zaleceń i obostrzeń wprowadzanych przez rząd). Mimo trudnej sytuacji zewnętrznej Compensa nadal aktywnie rekrutowała nowych pracowników, w tym także stażystów na praktyki letnie. W związku z ryzykiem epidemicznym oraz koniecznością zachowania dystansu, wszystkie działania rekrutacyjne oraz część onboardingu były jednak realizowane online. Etap wdrożenia nowych pracowników został przygotowany w formie filmów i szkoleń dostępnych online, wśród nich znalazły się także wystąpienia zarządu oraz dyrektorów poszczególnych departamentów. Co ciekawe, część działań została również zaadaptowana na potrzeby klientów zewnętrznych, którzy poszukiwali aktualnych i rzetelnych informacji na temat COVID-19. Dzięki wypracowanym wewnętrznie materiałom powstały poradniki i materiały dla działów Assistance i infolinii, które pozostawały na pierwszej linii kontaktu z klientami.

Jakie działania zostały podjęte przez organizację?

W sytuacjach wyjątkowych – zwłaszcza wtedy, gdy pracownicy nie mają ze sobą bezpośredniego kontaktu – najważniejsza jest komunikacja. Pamiętając o tym, dział HR zainicjował akcję „Zdolni-Zdalnie”, czyli szereg aktywności, które miały na celu podtrzymać wśród pracowników poczucie wspólnoty, zapewnić możliwość kontaktu, a także dać im chwilę wytchnienia w trudnym czasie lockdown’u. Wykorzystano do tego platformę wewnętrzną Compensy, przypominającą interfejsem znane portale społecznościowe, gdzie każdy z pracowników może dodać post, komentarz czy ‘lajka’. W ramach akcji publikowane były zarówno przydatne porady i bieżące informacji, jak i organizowane konkursy z nagrodami, np.:
  • #ZdolniZdalnieKulturalnie – podziel się przepisem świątecznym na jajko wielkanocne;
  • #ZdolniZdalnieKondycjonalnie – pokaż jak ćwiczysz w domu;
  • #ZdolniZdalnieWizualnie – zaprezentuj nam swój domowy dress-code;
  • #ZdolniZdalnieOryginalnie – napisz czego nowego spróbowałeś podczas lockdown’u;
  • #ZdolniZdalnieNaturalnie – podziel się zdjęciem ogrodu/parapetu/balkonu.
Nagrodami w konkursach były bony tematyczne do sklepów internetowych. Aby zadbać o kondycję psychiczną oraz rozwój pracowników Compensy, zespół HR przygotowywał felietony i poradniki (#ZdolniZdalnieMentalnie) oraz zachęcał do udziału w webinarach. Materiały te były poświęcone sposobom radzenia sobie z negatywnymi skutkami izolacji, zarządzania sobą w trybie pracy zdalnej, a także organizowania wolnego czasu. Pracownicy mieli także możliwość anonimowego skorzystania z konsultacji lub interwencji psychologa. W ramach akcji zadbano także o możliwość korzystania z oferty kulturalno-rekreacyjnej (#ZdolniZdalnieKulturalnie). Pracownicy otrzymywali newslettery z ciekawymi wydarzeniami online - wystawy, przedstawienia, koncerty, filmy, a także wirtualne wycieczki. Ponadto, zespół Compensy zaangażował się w akcje pomocowe, których beneficjentami były fundacje oraz szpitale walczące z epidemią Covid-19.

Wnioski


Komentarz spółki: Obecnie jesteśmy w fazie powrotu do biur i oddziałów. Starannie przeanalizowaliśmy cykl aktywności pracowników – od momentu wyjścia z domu przez cały dzień pracy w biurze (którędy wchodzą, jak się poruszają po biurze, z czym mają największą styczność) – wszystko po to, by zminimalizować ewentualne ryzyka i zapewnić jak największe bezpieczeństwo. Pracownicy zostali podzieleni na dwie grupy (zieloną i różową), które pracują w dwutygodniowym trybie rotacyjnym i nie spotykają się ze sobą. Przygotowaliśmy wiele materiałów przypominających o zasadach bezpieczeństwa na terenie biura czy oddziału. W newralgicznych punktach umieszczone zostały materiały informacyjne i dodatkowe środki dezynfekujące. Robimy wszystko, by powrót był jak najbezpieczniejszy dla wszystkich - mówi Paweł Kamiński, Młodszy Specjalista ds. Rekrutacji i Rozwoju, Biuro Zasobów Ludzkich, Compensa TU S.A. Vienna Insurance Group.
Komentarz Zyty Machnickiej:  Jednym z największych i najbardziej negatywnych skutków pandemii jest jej wpływ na kondycję psychiczną pracowników. Funkcjonowanie w rzeczywistości pełnej obaw o zdrowie swoje i bliskich, kolejne obostrzenia utrudniające codzienne funkcjonowanie oraz nagła zmiana warunków pracy, muszą się w końcu odbić na ludzkim zdrowiu. Dlatego w przypadku działań towarzystwa ubezpieczeniowego Compensa na szczególną uwagę zasługuje projekt #ZdolniZdalnieMentalnie. Gdy pracownicy otrzymują możliwość skorzystania z anonimowych porad lub interwencji psychologa oraz mają łatwy dostęp do poradników, felietonów i webinarów podejmujących zagadnienia zdrowia psychicznego i radzenia sobie w nowych warunkach, jest szansa, że w czasach pandemii poradzą sobie trochę lepiej. Dobrze wiedzieć, że takie działania może wprowadzić nawet pracodawca, który ma w Polsce aż 43 oddziały.
Zapraszamy do lektury wywiadu z Zytą Machnicką, który zainicjował cykl case studies "Dobry pracodawca na trudne czasy" :).

Zobacz podobne

HR Day: od święta i na co dzień

Zaczęło się bardzo spontanicznie. Najpierw – jak to często bywa – było pytanie: co zrobić inaczej niż zwykle? Jak docenić, uhonorować i jednocześnie spotkać się oraz świętować? Jak zrobić to tak, by wydarzenie przeszło do historii? Potem przyszedł czas na dyskusje i… przebłysk idei, jeden z pomysłów został nagłośniony, a potem podchwycony. Powstały zręby koncepcji, która w toku współpracy różnych osób ewoluowała, nabierała kształtów i stopniowo się rozrastała. Dzisiaj HR Day to już kolejna edycja Ogólnopolskiego Dnia Pracowników HR. Ale nie tylko – to coś więcej niż święto przypadające 20 czerwca. To znacznie większa świadomość biznesowa roli HR w organizacjach, bezcenne branżowe więzi i wsparcie, a także bardzo potrzebne poczucie docenienia.

Zosia nie-samosia, czyli jakie rekrutacje warto zlecić na zewnątrz

Zaczynamy, zawieszamy. Wznawiamy. Zmieniamy. Rozszerzamy, albo raczej rozwijamy… Niektóre procesy rekrutacyjne w dobie pandemii przypominały jazdę na roller-coasterze zmierzającym w nie do końca znanym kierunku. Tak samo odczuwali to zarówno rekrutujący, jak i rekrutowani. A jak będzie teraz w (oby!) post-covidowej rzeczywistości? Dynamika na pewno nie spadnie. Czas jest w HR cenną walutą, ale jednocześnie towarem deficytowym. Dlatego planując projekty rekrutacyjne, warto zastanowić się, które rekrutacje lepiej zlecić na zewnątrz, by nie tylko zaoszczędzić czas, lecz także zwiększyć efektywność procesu i dotrzeć do kandydatów najlepiej dopasowanych do wolnego stanowiska.

Rekrutacyjny digitalowy tort. Z wisienką!

Przed Tobą kolejny proces rekrutacyjny, więc naturalnym pierwszym krokiem na ścieżce dotarcia do kandydata jest przygotowanie treści ogłoszenia. A gdyby tak zadbać o promocję oferty i potraktować ją jak reklamę? Digitalowy „tort” czeka na pokrojenie tak, by  jego wisienka wpadła również na rekrutacyjny talerz. Zadbaj więc o to, by pracodawca był syty, a kandydat cały… zadowolony. Do wyboru masz wiele możliwości marketingowo-reklamowych. Dowiedz się, jak wygląda mapa podróży Twojego potencjalnego pracownika, a następnie dobierz odpowiednie narzędzia i rozwiązania online.

Zmiksuj employer branding wg receptury Twojej marki

Powszechnie znane są koncepcje 4P, 4C czy 7P – czyli składowe marketingowej mieszanki idealnej. Liczba składników skutecznego zarządzania popytem na produkt czy usługę zmienia się oczywiście w czasie, a jej twórcami są praktycy i eksperci na co dzień dbający o marketing. Dlaczego o tym piszemy? Ponieważ employer branding również rządzi się prawami zbliżonymi do tych, ze świata marketingu i także w przypadku tego obszaru, by odnieść sukces trzeba dobrze skomponować odpowiednie składniki. Czy marketingowy „narzędziownik” może przydać się specjalistom employer brandingu? Jak najbardziej! Zapraszamy na przegląd rozwiązań, które warto „wypożyczyć” od koleżanek i kolegów z tego działu.