Dobry pracodawca na trudne czasy: case study Aviva

  • today wt, 28 Kwi 2020
  • bar_chart 1521 wyświetleń
Jakie wyzwania stawia przed pracodawcami epidemia i jakie w odpowiedzi rozwiązania i działania podejmują firmy? Zapraszamy do lektury szóstego case study.

Nazwa firmy: Aviva Opis działalności: Aviva jest liderem na swoim macierzystym rynku brytyjskim, gdzie działa już ponad 320 lat. Grupa obsługuje 33 miliony klientów w 15 krajach Europy i Azji oraz w Kanadzie. Działalność w Polsce rozpoczęła w 1992 roku. Od tego czasu firmie zaufało już ponad 3,5 mln osób. Liczba zatrudnionych: ponad 1000 osób

Sytuacja wyjściowa

Aviva, firma działająca w branży ubezpieczeniowej, z wyprzedzeniem przygotowała się do zmian, jakie miały nastąpić w związku z rozprzestrzenianiem się epidemii Covid-19 w Polsce. Prowadząc monitoring rozwoju epidemii w krajach europejskich, Aviva odpowiednio wcześniej przygotowała własną infrastrukturę IT do wzmożonego obciążenia pracą zdalną, zabezpieczyła również odpowiednią ilość środków ochrony indywidualnej. W chwili ogłoszenia w Polsce ograniczeń w poruszaniu się oraz wprowadzeniu kwarantanny, organizacja mogła sprawnie przenieść pracę blisko 97 proc. pracowników do sieci. Działania Avivy w Polsce były tak dobrze zaplanowane, że stały się wzorem działania dla oddziałów zagranicznych, w tym między innymi centrali firmy w Wielkiej Brytanii. Wybuch epidemii zmusił jednak firmę do weryfikacji strategii planowanych działań i wstrzymania niektórych projektów. Rozwój sytuacji w kraju i na świecie sprawił, że konieczna była pogłębiona dywersyfikacja zaplanowanych działań.

Z jakimi wyzwaniami przyszło się mierzyć organizacji?

Fundamentalną sprawą było prowadzenie otwartej i odpowiedzialnej komunikacji z pracownikami. Firma z wyprzedzeniem przygotowywała zespół na zmiany, jakie może wywołać epidemia, jednak w bieżącym zarządzaniu komunikacją kluczowe okazało się dotarcie do rzetelnych i sprawdzonych informacji na temat zagrożenia, szybkie potwierdzanie zmian w organizacji pracy, a także zaplanowanie działań zarządu tak, by nie zwiększać poczucia lęku i niepokoju wśród zatrudnionych. Nadrzędnym celem komunikacji było zaadresowanie obaw pracowników związanych z ich bezpieczeństwem i przyszłością organizacji. Ze względu na specyfikę działalności Avivy, całość prowadzonych działań komunikacyjnych została przygotowana dwutorowo – z uwzględnieniem potrzeb i oczekiwań zarówno pracowników biurowych na co dzień zatrudnionych w centrali Avivy, jak i agentów ubezpieczeniowych, którzy pracują w całej Polsce i mają bezpośredni kontakt z klientem.

Jakie działania zostały podjęte przez organizację?

Aviva, chcąc ułatwić swoim pracownikom pracę z domu, wypracowała wartościowy zbiór zasad, narzędzi, form ułatwiających pracę zdalną, a jednocześnie pozwalających utrzymywać balans między zadaniami służbowymi a życiem rodzinnym. Na początek przygotowane zostały „Złote Praktyki Pracy Zdalnej”. Materiał miał wspomóc pracowników w efektywnym zarządzaniem pracą własną. Aby zapewnić rzetelny, szybki i otwarty przepływ informacji wykorzystano jednocześnie kilka kanałów komunikacji. Standardowy newsletter stał się nadrzędnym miejscem ogłaszanych treści, została zwiększona częstotliwość jego wysyłania. Najważniejsze komunikaty i procedury ogłaszane są dodatkowo z poziomu zarządu. Zarząd, przy użyciu technologii live streamingu, regularnie organizuje spotkania on-line. Wszyscy pracownicy mogą w nich uczestniczyć w czasie rzeczywistym i – co najważniejsze – zadawać pytania, zgłaszać nurtujące ich wątpliwości czy uwagi. Dzięki temu w ekspresowym tempie udało się omówić m.in. takie kwestie jak:  aktualne plany i kondycja firmy, potencjalne zwolnienia, kwestie sprzętowe i organizacyjne, możliwości korzystania z urlopów pracowniczych czy dostępność benefitów. Taka forma komunikacji pozwoliła również szybko dostrzec wiele problemów, z jakimi musieli zmierzyć się pracownicy. Umożliwiła też zarządzającym sprawną reakcję na pojawiające się utrudnienia – jak choćby udostępnienie pracownikom na czas pracy zdalnej biurowych monitorów. Dodatkowe wideospotkania organizowane są w gronie kadry menedżerskiej. Kolejne formaty, natychmiast wdrożone by ułatwić pracę z domu, to webinary o szerokim spektrum tematów – od treningowo-szkoleniowych związanych ze zdalnym zarządzaniem zespołami i organizacją pracy do „miękkich”, ale równie istotnych, jak dbanie o rodzinne relacje czy rozmowy z dziećmi o obecnej sytuacji. „W trudnym dla wszystkich czasie kwarantanny wprowadziliśmy również szereg zajęć i warsztatów online, służących utrzymaniu dobrej kondycji psychofizycznej. Zaproponowaliśmy np. zajęcia wellbeingowe – jogę i mindfullnes, a dla dzieci - zajęcia taneczne i prowadzone przez pracowników Avivy korepetycje online” – komentuje Lidia Robakowska, Culture and Employer Branding Manager. Dbając o aktualne potrzeby zatrudnionych, dział HR w większości skupił się na komunikacji, zapewnieniu płynnej bieżącej obsługi kadrowej oraz prowadzeniu specjalnego zbioru pytań i odpowiedzi, który jest uzupełniany o nowe, pomocne pracownikom treści np. szczegółowe wytyczne jak skorzystać z zasiłku przysługującego rodzicom dzieci do 8. roku życia.
Aviva nie ograniczyła swoich działań pomocowych wyłącznie do własnego zespołu, lecz podjęła także wiele inicjatyw wspierających społeczność w czasie kryzysu, m.in. zapewnia mobilność pracownikom ochrony zdrowia zaangażowanym w walkę z koronawirusem, którzy ubezpieczyli w firmie swoje samochody. Oznacza to, że w razie awarii korzystają oni z najszerszego zakresu usług assistance, a w razie stłuczki czy wypadku – z priorytetowej likwidacji szkody i wszelkiej pomocy przy organizacji auta zastępczego oraz holowania pojazdu. Kolejną ważną inicjatywą, mocno wpisującą się w DNA Avivy, jest bezpłatne ubezpieczenie na życie dla pracowników służby zdrowia, które opiewa na kwotę 100 tys. złotych.
Firma pomaga też organizacjom zaangażowanym w walkę z epidemią. „Zapewniliśmy środki ochrony bezpośredniej dla 5 tys. pracowników i wolontariuszy Polskiego Czerwonego Krzyża, którzy na co dzień, także w czasie epidemii, opiekują się 16 tys. seniorów, osób ubogich i potrzebujących. Dofinansowaliśmy jednocześnie tworzenie przez PCK szpitali polowych. Zapraszamy do wsparcia tych działań na www.todlamniewazne.pl, gdzie prowadzimy zbiórkę pieniędzy. Tym samym mamy nadzieję nadal pomagać pracownikom PCK w opiece nad potrzebującymi. Do akcji dołączyła już marka Wedel, która przekazała swoje słodycze, aby wzmocnić energetycznie pracowników i pielęgniarzy PCK.  Współpracujemy także z Wydziałem Fizyki UW, gdzie wolontariusze produkują przyłbice ochronne dla pracowników ochrony zdrowia. Zakupiliśmy 10 drukarek 3D oraz materiały, dzięki którym liczba produkowanych przyłbic wzrosła z 24 do 300 dziennie. Przyłbice na bieżąco trafiają do kolejnych placówek medycznych. I nie powiedzieliśmy jeszcze ostatniego słowa” – dodaje Magdalena Wrzesińska-Wypych, Kierownik ds. Promocji i CSR.

Wnioski


Komentarz Spółki:  W utrzymaniu wysokiej efektywności naszej pracy, mimo trwającej epidemii i konieczności pracy zdalnej, zasadnicze znaczenie miało wcześniejsze przygotowanie się do spodziewanych zmian, uważne obserwowanie innych rynków i wyciąganie wniosków. Dzięki czujności i szybkiemu reagowaniu udało nam się wypracować zbiór dobrych zasad i praktyk, który sprawdził się nie tylko na krajowym, ale również międzynarodowym rynku. Z naszego doświadczenia mogły skorzystać zagraniczne oddziały firmy wraz z brytyjską centralą. W trakcie trwania kryzysu najważniejszą kwestią jest stała współpraca z zarządem. Jego otwartość daje poczucie bezpieczeństwa i możliwości rozwiązania każdej sprawy. Ta elastyczność, dostępność i decyzyjność miała wpływ nie tylko na naszą sprawną wewnętrzną reorganizację, ale pozwoliła szybko reagować także na potrzeby otaczających nas organizacji wspierających społeczeństwo w walce z epidemią – podkreśla Klaudia Szymczak, Specjalista ds. Komunikacji Wewnętrznej w Avivie.
Komentarz Zyty Machnickiej:  Aktualny kryzys jest wielkim sprawdzianem nie tylko dla działów HR, ale przede wszystkim dla firmowych zarządów. To przecież od nich zależy, na ile pracownicy zrozumieją aktualną sytuację, czy  zaufają swojemu pracodawcy oraz czy będą chcieli wspierać go we wprowadzanych zmianach. Firmowe zespoły oczekują dziś od swoich szefów nie tylko działań zapewniających poczucie bezpieczeństwa, ale także jasnej wizji tego, co dalej. Budujące jest więc to, że w tak dużej organizacji, jaką jest Aviva, zarząd wykazał się otwartością i nie unikał trudnych rozmów na forum. Nie sztuką jest bowiem komunikowanie samych sukcesów. Sztuką jest bycie ze swoimi ludźmi także w sytuacjach kryzysowych, wspólne szukanie rozwiązań i również wspólne ich wdrażanie.
Zapraszamy do lektury wywiadu z Zytą Machnicką, który zainicjował cykl case studies "Dobry pracodawca na trudne czasy" :).

Zobacz podobne

Dobry pracodawca na trudne czasy: case study Biedronka

Jakie wyzwania stawia przed pracodawcami epidemia i jakie w odpowiedzi rozwiązania i działania podejmują firmy? Zapraszamy do lektury ósmego case study.

Dobry pracodawca na trudne czasy: case study InPost

Jakie wyzwania stawia przed pracodawcami epidemia i jakie w odpowiedzi rozwiązania i działania podejmują firmy? Zapraszamy do lektury siódmego case study.

Dobry pracodawca na trudne czasy: case study Grupa Kapitałowa Śnieżka

Jakie wyzwania stawia przed pracodawcami epidemia i jakie w odpowiedzi rozwiązania i działania podejmują firmy? Zapraszamy do lektury piątego case study.

Dobry pracodawca na trudne czasy: case study Early Stage

Jakie wyzwania stawia przed pracodawcami epidemia i jakie w odpowiedzi rozwiązania i działania podejmują firmy? Zapraszamy do lektury czwartego case study.