Dobry pracodawca na trudne czasy: case study Admind Branding&Communications

  • today pon, 29 Cze 2020
Jakie wyzwania stawia przed pracodawcami epidemia i jakie w odpowiedzi rozwiązania i działania podejmują firmy? Zapraszamy do lektury czwartego case study w II części cyklu.


Nazwa firmy: Admind Branding&Communications

Opis działalności: Admind Branding & Communications to globalna agencja brandingowa, która powstała w 2010 roku w Krakowie. Obecnie zatrudnia już 100 znakomitych specjalistek i specjalistów z zakresu strategii marki, rebrandingu, projektowania oraz brand experience i web agility. Admind tworzy narzędzia i usługi dla korporacji poprzez efektywną współpracę, innowacyjny design i kreatywność. Główny obszar działalności to projekty brandingowe dla globalnych marek i firm (dla międzynarodowych klientów związanych z technologiami, jak również dużych polskich spółek z różnych branż). W swoim portfolio ma także realizacje projektów artystycznych i naukowych (np. Copernicus Festival).

Liczba zatrudnionych: Ponad 100 osób (6 oddziałów)


Sytuacja wyjściowa

Admind jako międzynarodowa agencja działająca nie tylko w Polsce – w Warszawie i Krakowie (gdzie mieści się centrala firmy) – ale również w Zurychu (Szwajcaria), Amsterdamie (Holandia), Odessie (Ukraina) i Bangkoku (Tajlandia) zmagała się z odmienną sytuacją związaną z przebiegiem pandemii w różnych krajach i na różnych kontynentach. We wszystkich oddziałach firmy trwały procesy rekrutacji i onboardingu – szczególnie intensywne w centrali firmy w Krakowie i Bangkoku. Pandemia zastała również oddziały w Odessie i Amsterdamie w trakcie przeprowadzki do nowego biura. Pozostałe europejskie i azjatycki oddział Admind musiały stawić czoło specyficznym wyzwaniom wynikającym z różnorodnych stanowisk lokalnych rządów i przebiegu pandemii. Pozostając w bieżącym kontakcie oddziały firm mogły wymieniać się cennymi wskazówkami i szybko reagować na rozwój sytuacji.

Z jakimi wyzwaniami przyszło się mierzyć organizacji?

Już na początku marca – zanim rozwój pandemii sparaliżował wiele biznesów, zatrzymując również pracowników w domach – Admind podejmował pierwsze działania mające na celu zapewnienie bezpieczeństwa swoim pracownikom oraz wszystkim osobom odwiedzającym oddziały firmy. W biurach pojawiły się płyny do dezynfekcji, zabawne instrukcje jak należy myć ręce, przygotowywano również plan działań związany z przygotowaniem pracy zdalnej dla pracowników.

W firmie trwały procesy rekrutacyjne i onboardingowe, które w całości zostały przearanżowane tak, by mogły odbywać się online. Nowo zatrudnieni pracownicy musieli dołączyć do zespołu w sposób wirtualny. Kluczowa dla wszystkich oddziałów firmy stała się komunikacja i międzynarodowa wymiana doświadczeń. Szczególnie istotne było również zapewnienie przepływu informacji nie tylko w centrali firmy w Krakowie, w której na co dzień pracuje blisko 75 osób, ale także w pozostałych biurach Admind – w Amsterdamie, Zurychu, Bangkoku i Odessie. W bezpośrednią i bieżącą komunikację zaangażowani byli zarówno prezesi, jak i liderzy zespołów oraz menedżerowie. Wspólnie wypracowywano najlepsze i najbardziej odpowiednie metody działania w sytuacji pandemii, a także wsparcia pracowników. Większość działań skupionych było wokół zapewnienia komfortu pracy w warunkach zdalnych oraz zadbania o samopoczucie i zmienione potrzeby pracowników w tych szczególnych warunkach. Dla międzynarodowego zespołu pracowników przygotowano wiele inicjatyw, które miały zadbać o komfort i efektywność pracy w nowych warunkach.

Jakie działania zostały podjęte przez organizację?

Pierwsze dni i tygodnie w rzeczywistości kształtowanej przez COVID-19 upłynęły Admind na organizacji pracy zdalnej oraz intensywnej komunikacji na wszystkich szczeblach organizacji. Dzięki temu Dział People Experience odpowiadający za obszar HR mógł na bieżąco reagować na zgłaszane potrzeby czy pojawiające się wątpliwości pracowników.

• Wsparcie dla pracujących rodziców: W pierwszych dniach pandemii dla pracowników łączących pracę zdalną z opieką nad dziećmi przygotowano torby-niespodzianki z materiałami plastycznymi oraz drobnymi słodyczami. Dwa, trzy razy w tygodniu organizowano również czytanie bajek dla dzieci, w które zaangażowani byli pracownicy. Bajki czytane były zarówno w języku polskim, jak i rosyjskim – dla rosyjskojęzycznych pracowników biur w Polsce oraz na Ukrainie. Cyklicznie odbywały się również warsztaty plastyczne dla dzieci, prowadzone przez dyrektora kreatywnego Piotra Wiśniewskiego, warsztaty rysowania z Jędrzejem Chojnackim jednym z pracowników, który jest projektantem graficznym. Z okazji świętowanego w nowych okolicznościach Dnia Dziecka CEO Admind Mateusz Zabierowski przygotował specjalną mini-bajkę, audiobook „Piorunek” do której ilustracje przygotowała także dyrektor kreatywna Karolina Pospischil.

• Integracja zespołu. Zadbano także o podtrzymywanie relacji z pracownikami i zainicjowano wiele akcji integrujących Admind’ową społeczność mimo zdalnego trybu pracy. Były to między innymi konkursy fotograficzne z nagrodami np. „Pokaż swoje miejsce pracy”, „Kto dziś z Tobą pracuje?”, „Outfit of the day”, zabawne filmiki odpowiadające na międzynarodową akcję #ZostańWDomu zawierający śmieszne scenki z domowo-pracowej rzeczywistości pracowników.

• Rozwój i komunikacja mimo pandemii. By zadbać o rozwój pracowników oraz dzielić się najnowszą wiedzą także z klientami i partnerami organizowane były warsztaty i webinary online. Do ich prowadzenia zapraszano również ekspertów zewnętrznych, gości zagranicznych i pracowników innych oddziałów Admind. Niektóre wydarzenia były także organizowane we współpracy z siostrzaną spółką Creative Labs. Nietypowym sposobem komunikacji było zorganizowanie sesji Q&A z CEO i założycielami Admind – Krzysztofem Langerem i Mateuszem Zabierowskim, którego celem nie było jedynie wymiana informacji związanych z pandemią, ale również celebrowanie 10-tej rocznicy firmy i przekroczenia progu 100 pracowników. Podczas sesji padały bardzo różne, także zabawne i nietypowe pytania, które pozwoliły na złapanie dystansu, wspólną zabawę, ale też poznanie wielu ciekawych i niekiedy zaskakujących historii dot. firmy, jak i samych prezesów.

• Solidarnie z innymi. Zespół Admind zaangażował się również w szereg inicjatyw wspierających pracowników służby zdrowia (fundowano posiłki dla personelu medycznego). Firma dołączyła również do akcji #NieZwalniajmy oraz Traffit Pomaga. Oddolnie w organizacji powstała wewnętrzna grupa #WidzialnaRęka, której celem była identyfikacja sytuacji i grup wymagających dodatkowego wsparcia i pomocy np. związanej ze zrobieniem zakupów czy dojazdem.


Wnioski


Komentarz spółki:

Kluczowym celem działań prowadzonych przez zespół People Experience w Admind było zapewnienie dobrych warunków do pracy i zaopiekowanie się zwłaszcza nowymi osobami, które dopiero dołączały do zespołu. By zadbać o bliski kontakt pomiędzy pracownikami i zmniejszyć poczucie wyobcowania komunikacja odbywała się przez video-rozmowy w aplikacji Microsoft Teams, które zazwyczaj również prowadzimy, ale teraz odbywały się znacznie częściej. Dla pracowników organizowaliśmy szereg kreatywnych inicjatyw mających na celu podtrzymanie pozytywnego ducha i umacniania więzi między pracownikami mimo konieczności zachowania dystansu i pracy zdalnej. Zarząd Admind przygotował również film, w którym przekazywał kluczowe informacje dotyczące funkcjonowania agencji oraz słowa wsparcia skierowane także do klientów i partnerów – mówi Małgorzata Legan. Recruiter&EB Specialist w Admind.


Komentarz Zyty Machnickiej: 

Prowadzenie komunikacji w przedsiębiorstwie o charakterze międzynarodowym jest w czasie pandemii szczególnie trudne. Trzeba bowiem nie tylko zadbać o jej spójność, ale także umiejętnie zarządzić często skrajnie różnymi obowiązkami nałożonymi przez rządy państw, w których przedsiębiorstwo ma swoje placówki. W przypadku Admind Agency zwraca uwagę błyskawiczna reakcja na nową sytuację oraz nacisk na sprawną komunikację managerów oraz wymiana doświadczeń z kolegami z innych krajów. Bardzo budujące jest również to, że pracodawca zwrócił uwagę na szczególnie trudną sytuację pracujących rodziców i zaangażował kadrę dyrektorską do zorganizowania aktywności dla ich dzieci. Na uwagę zasługują również akcje budujące ducha zdalnego zespołu, które, co szczególnie ważne, nie przeszkadzały pracownikom, tylko nieinwazyjnie zachęcały ich do aktywności w społecznościach. A fakt, że sesja Q&A z zarządem była też pretekstem do świętowania 10-lecia firmy oznacza, że nie zapomniano, że wspólnie świętować można także w czasie pandemii.


Zapraszamy do lektury wywiadu z Zytą Machnicką, który zainicjował cykl case studies „Dobry pracodawca na trudne czasy” :).

Zobacz podobne

Podwyżki inflacyjne i co dalej – jak utrzymać pracownika w firmie

Inflacja stała się w ostatnim czasie najczęściej powtarzanym hasłem, odmienianym przez wszystkie przypadki. Stale rosnące ceny podstawowych produktów i usług, a co za tym idzie – diametralny wzrost kosztów utrzymania sprawiły, że wielu pracowników zaczęło szukać nowych, lepiej płatnych miejsc pracy. Pracodawcy zaś zaczęli szukać sposobów na zatrzymanie pracownika. Ale czy podwyżki inflacyjne wystarczą? Odpowiedzią na rosnącą inflację mogą okazać się właściwie dobrane benefity oraz angażująca i solidna kultura organizacyjna.

Benefity. Lustro kultury organizacyjnej

„Pokaż mi swój program benefitowy, a powiem Ci, jaką masz – albo możesz mieć – kulturę organizacyjną w swojej firmie”, mógłbym powiedzieć, gdybym lubił aforyzmy. Choć nie oddaje to złożoności zjawiska, jestem przekonany, że sposób myślenia o strategii benefitowej i dobór konkretnych narzędzi wspierających jej wdrożenie w dużej mierze odzwierciedla kulturę organizacyjną firmy.

Dlaczego język angielski jest ważnym benefitem w firmach?

W dzisiejszych czasach angielski bezspornie jest przydatny i wykorzystywany w każdym aspekcie biznesowym. Okres pandemii pokazał, że pracownicy coraz częściej poszukują i oczekują benefitów, które bezpośrednio przełożą się na podniesienie swoich kwalifikacji oraz okażą się dla nich wartością dodaną, pewną inwestycją, a nie jedynie czymś “nice to have”. Znajomość języka angielskiego pozwala nam swobodnie poszerzać swoją wiedzę.

Czego nauczyliśmy się o działach HR przez dwa lata istnienia Tarczy Językowej dla firm

Początek 2020 roku oznaczał dla pracowników firm utratę lub wstrzymanie wielu benefitów. Szkolenia językowe były prawdopodobnie jednymi z pierwszych na liście. Trwający wiele tygodni chaos, wstrzymane budżety szkoleniowe i brak jakiejkolwiek decyzyjności kazały poważnie zastanowić się nad tym co dalej.