Digitalizacja onboardingu. Jak HR włączył cyfrowe narzędzia do procesu onboardingu

  • today czw, 2 Wrz 2021
  • bar_chart 389 wyświetleń
Zmiany dotyczące automatyzacji i digitalizacji, które zaszły w ciągu ostatnich 2 lat w firmach nie tylko w Polsce, ale i na całym świecie, zmieniły całkowicie podejście do procesów zachodzących wewnątrz organizacji. Według najnowszych badań 33% specjalistów Learning&Development uważa, że wirtualny onboarding jest kwestią priorytetową, jednym z trzech najważniejszych obszarów, którymi należy zająć się w firmie w 2021 roku (Linkedin Workplace Learning Report 2021).

artykuł sponsorowany

Od sposobu przeprowadzenia onboardingu zależy, jak długo pracownik zostanie w firmie, oraz to jaka będzie jego późniejsza efektywność. Według badań SHRM&Brandon Hall Group efektywność po dobrze zorganizowanej adaptacji wzrasta o 50%, natomiast współczynnik retencji pracowników poprawia się aż o 82%. Te wskaźniki przekonują, jak istotna jest optymalizacja całego procesu onboardingu oraz wsparcie go dostępnymi na rynku narzędziami.

Kiedy się zaczyna i kiedy kończy proces adaptacji pracownika?

W wielu firmach proces onboardingu rozpoczyna się w dniu przyjęcia do firmy, a kończy wraz z pozytywnym zakończeniem okresu próbnego, który trwa od 2 tygodni do 3 miesięcy, w zależności od branży. Szersze spojrzenie na adaptację pracownika pozwoliło w ostatnich latach wydzielić dodatkowy proces, tzw. pre-onboarding, którego początkiem jest pomyślne przejście rekrutacji, a końcem rozpoczęcie pracy. W tym czasie warto zapoznać przyszłego pracownika z firmą, jej historią, misją oraz wartościami. To dobry moment na szczegółowe określenie codziennych obowiązków związanych ze stanowiskiem oraz przedstawienie zespołu. Są jednak firmy, w których proces adaptacji jest wydłużany poza okres próbny i trwa nawet do 12 miesięcy. Wynika to z większych oczekiwań stawianych wobec onboardingu. Jego celem jest wtedy nie tylko powitanie nowego pracownika w firmie i przedstawienie mu zasad funkcjonowania, kultury organizacyjnej i procedur, ale też wsparcie we wdrożeniu podczas pierwszych miesięcy pracy.

Cele i korzyści onboardingu

Rolą procesu wdrożenia jest szybka i płynnie przebiegająca aklimatyzacja pracownika do środowiska pracy, jak również odpowiednie przygotowanie zespołu na dołączenie nowego członka (Oleksyn T. (2006) Zarządzanie kompetencjami: teoria i praktyka, Oficyna ekonomiczna, Kraków). Dobrze ułożony proces adaptacji nowych pracowników ma na celu przyśpieszyć osiągnięcie przez nich samodzielności, zwiększyć zaangażowanie w życie firmy, zintegrować z innymi pracownikami, jasno przedstawić oczekiwania dotyczące roli i obowiązków na stanowisku. Przyczynia się również do wzrostu satysfakcji z wykonywanej pracy. Badania wskazują, że aż 69% podwładnych, którzy przeszli przez odpowiedni program wdrożeniowy, chętniej pozostaje w organizacji przez minimum 3 lata (Hirsch, A. (2007) Don't Underestimate the Importance of Good Onboarding). Przygotowanie firmowych ścieżek onboardingowych zarówno ogólnych jak i tych na poszczególne stanowiska to wyzwanie, przed którym w większości firm stoją specjaliści HR oraz menagerowie. Z pomocą przychodzą narzędzia cyfrowe, które umożliwiają płynne i skuteczne przeprowadzenie procesu adaptacyjnego.

Dlaczego nastąpiła digitalizacja onboardingu?


Wysokie koszty i logistyka Przed pandemią proces onboardingu był dużym wyzwaniem logistycznym. Wiązał się też z zaangażowaniem najbardziej doświadczonych osób w firmie, które organizowały szkolenia wprowadzające, najczęściej w formie stacjonarnej. Wiedza była rozproszona - część informacji znajdowała się w firmowym intranecie, lub na dysku jednej z odpowiedzialnych za proces osób, część była przekazywana mailowo lub poprzez komunikatory, natomiast zdecydowana większość, szczególnie tej części stanowiskowej, znajdowała się w głowach doświadczonych pracowników. W wielu firmach pandemia wymusiła przeniesienie tych działań w tryb online i digitalizację onboardingu oraz wprowadzenie narzędzi wspierających, co znacznie uprościło i usprawniło cały proces.
„Platforma zdecydowanie przyśpiesza procesy szkoleniowe, zwiększa zasięg działania i daje pełniejszą kontrolę. Obecnie mniej szkolę, a bardziej zarządzam wiedzą w przedsiębiorstwie. Platforma e-learningowa znacznie ułatwiła mi pracę. Wszystko, co dla mnie ważne z punktu widzenia specjalisty ds. szkoleń, mam zgromadzone w jednym miejscu.” Barbara Garuch, Specjalista ds. Szkoleń, Grupa Familijna

Rozproszone lokalizacje i wzrost zatrudnienia Kolejnym ważnym aspektem, który przyśpieszył cyfryzację onboardingu, jest chęć ustandaryzowania wiedzy pracowników w rozproszonych lokalizacjach oraz zespołach. W firmach, które stale się rozwijają, mają wielu pracowników w różnych oddziałach, istnieje uzasadniona potrzeba wspierania się narzędziami cyfrowymi.
„Dzięki zastosowaniu platformy e-learningowej Dolineo możliwe jest efektywne dotarcie do nowych pracowników z wystandaryzowaną wiedzą przekazywaną w sposób angażujący dla uczestników szkoleń.” Tatiana Matwijów, HR Business Partner & Training Manager, Tchibo

Nowa generacja pracowników, nowe oczekiwania Na rynek pracy wkraczają kolejne pokolenia, które mają wysokie oczekiwania wobec firmy w zakresie poziomu jej cyfryzacji. Najmłodsze pokolenie Z nastawione jest na ciągłą, sprawną i minimalistyczną komunikację, ograniczoną do konkretów. Kluczowa jest dla nich mobilność i szybkie pozyskiwanie wiedzy. Pracodawcy coraz częściej są świadomi oczekiwań tej grupy pracowników i wychodzą im naprzeciw.
„Dolineo umożliwia szybki dostęp do wiedzy dla naszych pracowników – z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Dodatkowo, platforma jest w pełni responsywna, stąd wybór urządzenia także nie stanowi problemu. Dzięki temu wiedza jest zawsze pod ręką!" Dorota Samsel-Ślęzak, Starszy Specjalista ds. Wsparcia Sprzedaży, Verco

 Jak skutecznie włączyć narzędzia cyfrowe do procesu onboardingu?

Doświadczenia zdobyte przez zespół Dolineo, tworzący innowacyjną platformę e-learningową, pokazują, że w skutecznym procesie onboardingu istotne jest jego odpowiednie ułożenie, a także wykorzystanie pełnego wachlarza dostępnych narzędzi. Już na etapie preboardingu można utworzyć ścieżki szkoleniowe, ze szkoleniami e-learningowymi wprowadzającymi do kultury, historii oraz wartości firmowych, a następnie kontynuować adaptację dla zatrudnionego już pracownika, udostępniając mu szkolenia dotyczące procedur, produktów czy stanowiska. 
„Zależy nam na tym, aby każda osoba, która dołącza do naszej firmy, mogła w przyjazny sposób zapoznać się z kluczowymi informacjami dotyczącymi jej stanowiska oraz funkcjonowania firmy. Kursy wprowadzające, szkolenia stanowiskowe, rozwojowe oraz cała baza wiedzy udostępnione każdemu nowemu pracownikowi skutecznie pozwalają na przyswojenie wiedzy zarówno na starcie, jak i na dalszych etapach rozwoju pracownika.” Agnieszka Rogozińska, HR Business Partner, adrenaline.pl
Cały proces pozyskiwania wiedzy przez pracownika, zarówno w procesie onboardingu, jak i po adaptacji, może być znacznie ułatwiony poprzez dostęp do bazy wiedzy z uporządkowanymi, wewnętrznymi materiałami firmowymi. Pracownik może z nich skorzystać w dowolnym momencie i z dowolnego urządzenia stacjonarnego lub mobilnego. Dzięki temu dotarcie do potrzebnych informacji jest proste i szybkie. Co więcej, takie rozwiązanie pozwala na ustandaryzowanie wiedzy pracowników.
"Zarządzanie złożonym portfolio produktowym stanowi kluczowe wyzwanie. Zdigitalizowaliśmy całą wiedzę produktową, którą w formie szkoleń e-learningowych, prezentacji i materiałów wideo udostępniamy wszystkim pracownikom, z czego chętnie korzystają w codziennej pracy zarówno nowi jak i doświadczeni członkowie zespołów handlowych na całym świecie.” Adrian Król, Kierownik Zespołu Szkoleń i Doradztwa Produktowego, Nowy Styl
Nowi pracownicy przychodzą do organizacji z nawykami i umiejętnościami wykształconymi w poprzednich firmach lub, jeżeli jest to ich pierwsza praca, są bez jakiegokolwiek doświadczenia. Istotną rolą procesu onboardingu jest zatem zapoznanie ich ze standardami obowiązującymi w obecnej organizacji, a jednocześnie zapewnienie im takiego środowiska, które w dowolnej chwili pozwoli im sięgnąć po te informacje, o ile zajdzie taka potrzeba. Takie podejście pozwala nie tylko jednorazowo zapoznać nowego pracownika z niezbędną wiedzą, ale też wspiera wdrożenie standardów, których realizacji oczekuje pracodawca.
“Jak wdrażać nowych pracowników, gdy nie można się spotykać? I tu zdalne narzędzia są bardzo pomocne. W przypadku Dolineo ważne były jakość i ilość dostępnych szkoleń. W oparciu o ich szeroką ofertę mogliśmy opracować wiele ścieżek rozwojowych dla pracowników z różnych poziomów organizacji.” Piotr Fic, p.o. Prezesa Zarządu, Biomed Lublin

Onboarding jest procesem, który może trwać kilka miesięcy i wymagać od pracownika poznania wielu procedur, produktów i standardów obowiązujących w firmie. Aby nowe osoby w organizacji nie czuły się przytłoczone ogromem wiedzy, możemy ten proces rozplanować w czasie i sukcesywnie udostępniać kolejne, ważne dla nas informacje.
"Zdecydowaliśmy się na wykorzystanie platformy e-learningowej do udostępnienia wiedzy nowym pracownikom, ponieważ daje ona możliwość wyboru i podziału materiału oraz zaplanowania kolejności przypisywania treści w trakcie onboardingu. Dzięki temu nowi pracownicy nie są przytłoczeni, tylko krok po kroku poznają, jak funkcjonujemy. Zwiększa to ich satysfakcję z całego procesu.” Krzysztof Pol, Trener wewnętrzny, Edison Energia
Aby utrzymać dany proces na wysokim poziomie, musimy otrzymywać informacje zwrotne od jego uczestników. Zasada ta dotyczy również onboardingu i to w szczególny sposób, ponieważ obejmuje on nowych pracowników, od których niełatwo otrzymać informację zwrotną. Pozyskanie wartościowego pracownika jest kosztowne, stąd istotne jest, aby na bieżąco monitorować jego postępy oraz satysfakcję w procesie adaptacji. Takie działania pozwalają nam elastycznie modyfikować proces onbordingowy dostosowując go do potrzeb nowych pracowników. W tym celu warto skorzystać z ankiet, przy wykorzystaniu których możemy sprawnie uzyskać informację zwrotną. Dodatkowo monitoring i raportowanie wyników, jakie osiągają nowi pracownicy, pozwala obserwować ich postępy oraz zaangażowanie.
„Wcześniej wysyłałam maila i musiałam zawierzyć, że pracownicy się z tym zapoznali i mają tę wiedzę. Obecnie raporty dają pewność i jasny obraz sytuacji w postępach w realizacji szkoleń oraz czy ktoś zapoznał się z danym materiałem.” Barbara Garuch, Specjalista ds. szkoleń, Grupa Familijna
Potwierdzenie zdobycia wiedzy odgrywa podwójną rolę, z jednej strony podwyższa bezpieczeństwo pracodawcy w zakresie compliance z drugiej może istotnie wpłynąć na motywację nowych pracowników, którzy po pozytywnym przejściu szkolenia otrzymują certyfikat potwierdzający ten fakt.
„Nowy pracownik przechodzi przez szkolenia wewnętrzne, ale i te dostępne w Dolineo: jak RODO czy Cyberbezpieczeństwo. Po zakończeniu każdego kursu uczestnik otrzymuje certyfikat ukończenia. Certyfikaty są ważne dla pracowników jako potwierdzenie zdobytej wiedzy, ale są również niezbędne na potrzeby audytów i kontroli.Dorota Samsel-Ślęzak, Starszy Specjalista ds. Wsparcia Sprzedaży, Verco

Podsumowanie

Włączenie cyfrowych narzędzi wspierających działy HR pozwala na usprawnienie i wzbogacenie procesu onboardingu w różnych obszarach. Niezależnie od branży czy rozmiaru organizacji, digitalizacja procesu adaptacji nowych członków zespołu staje się faktem. Onboarding online jest zresztą rozwiązaniem, którego oczekują pracownicy nowych generacji. Jego stosowanie przyczynia się do postrzegania organizacji jako nowoczesnej, poprawiając tak istotny w ostatnim czasie employer branding. Taki system jest również dużym wsparciem dla specjalistów, którzy w łatwiejszy i mniej czasochłonny sposób mogą dzielić się swoją wiedzą. Dzięki wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi w procesie onboardingu, można nie tylko zatrzymać pracownika na dłużej, ale też przyśpieszyć osiągnięcie przez niego samodzielności oraz zwiększyć jego satysfakcję od pierwszego dnia pracy. Warto zatem iść za przykładem firm, które już wdrożyły narzędzia wspierające onboarding i poszukać takiego, które spełni oczekiwania Twojej organizacji.
Chcesz dowiedzieć się więcej na temat wdrożenia narzędzi wpierających procesy HR lub porozmawiać z nami o swoich potrzebach w tym zakresie, odwiedź naszego bloga https://dolineo.com/blog/ lub skontaktuj się z nami.
autorka  |  Marta Stefaniak  |  Członek Zarządu Smart Education. Od 15 lat zajmuje się wdrażaniem rozwiązań wspierających działy HR. Współtwórca oraz odpowiedzialna za rozwój innowacyjnej platformy e-learningowej Dolineo dla firm i instytucji.  
autor  |  Mariusz Andreasik  | Członek Zarządu Smart Education. Od 12 lat doradza małym, średnim i dużym firmom jak zastosować nowe technologie w procesach HR w tym w onboardingu, rozwoju pracowników oraz zarządzaniu wiedzą.

Zobacz podobne

Pandemiczna kontuzja kultury organizacji? Rehabilitację zacznij od pracowników oraz ich doświadczeń

Czas (post)pandemiczny to czas powolnego kształtowania się nowego porządku w organizacjach. Dotyczy to relacji z klientami, kontrahentami, ale przede wszystkim z pracownikami. To dobry czas dla organizacji, aby zacząć tworzyć nową jakość, bardziej dopasowaną do obecnych wyzwań w miejscu pracy, jednocześnie próbując utrzymać emocjonalne zaangażowanie i atmosferę kultury organizacji. W obliczu bezprecedensowego kryzysu zdrowia publicznego, działy HR przodują w zarządzaniu zmianami strukturalnymi w organizacjach i stoją przed kilkoma wyzwaniami: praca zdalna, wydłużony urlop zdrowotny, bezrobocie, nowe stanowiska i role w firmach, cyfryzacja czy spowolnienie gospodarcze.

Tajniki rekrutacji: niebieskie kołnierzyki

Jak dzisiaj rozumiane jest pojęcie blue collars? O czym powinien pamiętać rekruter, który poszukuje właśnie w tej kategorii stanowisk i jak bardzo są zdywersyfikowane potrzeby rekrutacyjne tej grupy? Dziś odpowiemy sobie na wszystkie pytania.

3xK: sekrety udanej relacji na linii kandydat-konsultant-klient

3xK, czyli sekrety udanej relacji we współpracy pomiędzy kandydatem, konsultantem a klientem, to sieć rozwiązań oraz standardów postępowania wypracowanych na bazie obowiązujących zasad prawnych i ustaleń biznesowych. Ich powstanie podyktowane jest potrzebą optymalizacji obsługi i koordynacji projektu zatrudnienia przez wyspecjalizowany podmiot. Co się składa na dobre praktyki we współpracy? I dlaczego w modelu 3xKażdy ma znaczenie?

Poznaj zespoły nominowane do nagrody głównej w konkursie HR DREAM TEAM 2021!

Niezmiennie ideą konkursu HR DREAM TEAM jest wyróżnienie najbardziej efektywnych zespołów realizujących projekty z obszaru human resources. Ogromnie się cieszymy, że firmy dostrzegają wartość w rozwijaniu kultury organizacyjnej oraz wprowadzaniu innowacyjnych rozwiązań w zakresie rekrutacji i rozwoju pracowników. Projekty, które otrzymaliśmy w tym roku – w rekordowej liczbie 169 – były pełne kreatywnych i świeżych rozwiązań.