Cyfrowe wsparcie HR: Skuteczniejsze i wydajniejsze procesy

Pandemia – odmieniona w ostatnim czasie przez wszystkie przypadki – wymusiła szereg zmian w organizacjach. Orientacja na pracownika, elastyczne zarządzanie oraz digitalizacja procesów wewnętrznych stały się koniecznością, a nie wyborem. Dlatego właśnie przyglądamy się roli HR w firmach i sprawdzamy, jakie narzędzia cyfrowe zostały wdrożone w celu ułatwienia procesów kadrowych. Zapraszamy do zapoznania się z wynikami raportu w obszarze HRM.

Raport „Silniejsza pozycja HR i potencjał dla technologii” uwzględnił odpowiedzi przedstawicieli branży odnośnie obszarów, w których korzystają już z oprogramowania wspierającego pracę HR oraz pracowników, a w jakich dopiero planują̨ to zrobić. Okazało się – bez zaskoczenia – że obszarem, w którym zdecydowanie najczęściej można spotkać się ze wspomaganiem pracy zespołu HR oprogramowaniem są kadry i płace. Tematy bezpośrednio związane z pandemią, takie jak zapewnienie wsparcia dla pracowników pracujących zdalnie lub hybrydowo, obsługa urlopów czy komunikacja wewnętrzna są zajmujące dla około 1/3 badanych zespołów HR.

Marcin Sieńczyk, Chief Technology Innovation Officer, Randstad Poland and Eastern Europe komentuje to następująco:

„Obszar kadr i płac to pole do eksperymentów z nowoczesnymi technologiami w HR, bo to właśnie tam znaleźć można najwięcej powtarzalnych zadań, które można usprawnić za pomocą automatyzacji. Zaskakujący jest jednak fakt, że jedynie 1 na 10 firm korzysta z oprogramowania do analityki danych w HR. Mimo przyspieszenia cyfryzacji w okresie pandemii Covid-19, widać wyraźnie, że branża human resources odstaje wyraźnie od liderów w tym obszarze – bankowości czy e-commerce, które już dziś są beneficjentami wcześniejszych inwestycji”.

Łatwiejsze zarządzanie kapitałem ludzkim

Polski ekosystem startupowy w obszarze rozwiązań HR-tech ma się jak najlepiej, a wyspecjalizowanych narzędzi HRM cały czas przybywa. Na uwagę zasługują chociażby hrappka.pl czy emplo. HRappka to kompleksowy ekosystem dla kadr, umożliwiający pełną automatyzację procesów HR w firmie. Obsługuje wszystkie aspekty związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi – od rekrutacji przez ewidencję czasu pracy po kadry i płace. System umożliwia między innymi tworzenie grafików, rejestrację czasu pracy, automatyczne planowanie pracy oraz urlopów. Ułatwia także obsług kadrowo-płacową, jak zarządzanie pracownikami, sprawne generowanie umów i dokumentów oraz rozliczanie pracowników.

Z kolei emplo to platforma dla firm, która pomoże zautomatyzować procesy biznesowe i komunikacyjne. Stworzona jest z modułów, które można indywidualnie dopasować do firmy, aby działanie było jak najefektywniejsze. Elementy podzielone są na 3 obszary: komunikację, zarządzania efektywnością oraz digitalizację procesów. Moduły z różnych obszarów można dowolnie łączyć dla optymalnych ustawień. Ciekawą funkcjonalnością platformy jest też prosta w obsłudze i intuicyjna aplikacja dla pracowników, która umożliwia dostęp do systemu z każdego miejsca i w dowolnej chwili.

Prostsze i bardziej przejrzyste płatności

Spojrzenie na plany pracodawców w zakresie wdrożenia lub zmiany aplikacji wspierających pracę HR i pracowników pokazuje spore rozdrobnienie w zakresie obszarów HR określonych jako wymagające cyfrowego wsparcia. Narzędzia kadrowo-płacowe zajmują według respondentów dopiero 4 pozycję na liście planowanych zmian i wdrożenie ich deklaruje jedynie 17% pytanych firm. Niemniej cieszy fakt, że na rynku HR-Tech mamy sporo udogodnień w kwestii automatyzacji procesów płacowych.

Wśród innowacyjnych startupów wspierających procesy payrollowe warto wymienić chociażby Symmetrical czy Flexee, czyli automatyzowane usługi płacowe z możliwością wbudowania w każdą platformę. Oba systemy ułatwiają prowadzenie listy płac, dostęp do danych płacowych, wydatków oraz benefitów, automatyzację składek oraz integrację księgowości. Digitalizacja usług kadrowo-płacowych pomoże zoptymalizować wydatki na zarządzanie płacami oraz pozwoli też pracownikom HR zająć się innymi, bardziej kreatywnymi działaniami.

Jeśli natomiast firma opiera swoje działania na usługach świadczonych przez freelancerów – warto przyjrzeć się platformie Useme, która jest łącznikiem pomiędzy zleceniodawcami a zleceniobiorcami bez statusu przedsiębiorcy i bierze na siebie fakturowanie oraz obsługę umów. To bardzo wygodne narzędzie zarówno dla kontraktorów B2B, jak i dla organizacji korzystających z ich pracy.

Wydajniejsze zarządzanie czasem pracy

Tworzenie grafików, zarządzanie zmianami, rejestracja czasu pracy czy organizacja urlopów pracowników to kolejna część z procesów kadrowych, do których powstały wyspecjalizowane narzędzia ułatwiające i skracające pracę HR-owcom. Kadromierz to nowoczesny program do zarządzania czasem pracy online. Zapewnia innowacyjne podejście do planowania, rejestracji i ewidencji godzin pracy w firmie. Grafik zmian dostępny jest w chmurze z dowolnego urządzenia z Internetem, dzięki czemu planowanie pracy może być aż o 80% szybsze. Ewidencja czasu pracy jest zintegrowanego z grafikiem i dostępna z każdego urządzenia. System szybko generuje listy płac i archiwizuje je w chmurze, a dla pracowników udostępnia prostą aplikację z grafikiem.

Z kolei do wygodnego i efektywnego zarządzania urlopami oraz czasem pracy doskonale sprawdzi się Calamari. Narzędzie pomaga w obsłudze nieobecności, delegacji i pracy zdalnej, co docenią szczególnie pracodawcy, których pracownicy rozsiani są nieraz po całym kraju… lub pracują zdalnie nawet zza granicy. W dobie pracy hybrydowej jest to coraz częstsza praktyka i wszystko wskazuje na to, że tak już zostanie.

Nowa rzeczywistość wiąże się z oczywistymi problemami i wyzwaniami, ale stwarza też szanse. Kryzys wywołany przez pandemię COVID-19 po prostu skatalizował niektóre zmiany w sposobie pracy, które nie mogły dłużej czekać. Nasycenie technologiami wspierającymi pracę zespołów HR w obszarach kadrowo-płacowych jest całkiem satysfakcjonujące – korzysta z nich już 80% firm. Optymizmem nawa fakt, że w perspektywie najbliższych 12 miesięcy firmy mają w planach sięgnięcie po narzędzia pomagające organizować szkolenia i rozwój pracowników, ocenę̨ efektów pracy czy usprawniające procesy kadrowe i płacowe. Czy tak się stanie? Czas pokaże.

Iga Pazio
Redaktor naczelna Kompendium HR i serwisu wyzwaniaHR.pracuj.pl. Autorka cyklicznego badania "HR-owca portret własny", programów merytorycznych konferencji Wyzwania HR i innych inicjatyw branżowych. Entuzjastka dzielenia się wiedzą, branży HR i data driven content. B2B Marketing Communications Manager, w Grupie Pracuj od 2010 roku.

Zobacz podobne

Rola outplacementu w procesach restrukturyzacji

Restrukturyzacja, szczególnie jeżeli wiąże się z redukcją zatrudnienia, nie jest prostym ani bezbolesnym procesem dla organizacji. Nieprawidłowo przeprowadzona, źle zakomunikowana i wdrożona procedura zwolnień często wyrządza nieodwracalne szkody kulturze firmy i jej wizerunkowi jako pracodawcy.

Cyfrowe wsparcie HR: Wyższa kultura organizacji za sprawą analityki HR

Każda organizacja jest jak (nomen omen) organizm – do prawidłowego funkcjonowania potrzebuje, aby każdy organ był w jak najlepszej kondycji. Często takich anatomicznych porównań jest zresztą więcej – mówi się, że sprzedaż to krwioobieg firmy, zarząd to mózg, a HR? Chyba nie będzie przesadą, jeśli nazwiemy go tętniącym sercem każdej firmy. HR służy bowiem ludziom, nie tylko na etapie zatrudnienia czy onboardigu, ale także w trakcie rozwoju kariery, w chwilach trudnych i tych przyjemnych. Dobry HR-owiec potrafi docenić pracownika, dostrzec jego mocne strony i oswoić słabości. Nie musi jednak robić tego sam. Na rynku pojawia się coraz więcej wyspecjalizowanych narzędzi.

Zarządzanie kadrami w zmiennej rzeczywistości

W dynamicznie zmieniających się czasach, elastyczne zarządzanie kadrą oraz procesami wewnątrz organizacji stało się dla przedsiębiorców koniecznością, a nie wyborem. Aktualnie mało kto może sobie pozwolić na bierność wobec intensywnych zmian, jakie zachodzą w otoczeniu, a szybkość reakcji często decyduje o finansowej efektywności prowadzonych przedsięwzięć. 

Offboarding z dbałością o pracownika i organizację

Offboarding to gorący temat, z którym biznes ma styczność na co dzień. Jest to naturalny proces, do którego każdy manager zarządzający zespołem powinien być przygotowany. Odpowiednio przeprowadzony może sprzyjać zmianie na lepsze zarówno dla biznesu, jak i zwalnianego pracownika. Jakie zatem kroki powinien podjąć pracodawca, gdy zdecyduje się na zwolnienie kogoś? Jak przeprowadzić modelowy proces, który zadba o dobre doświadczenia odchodzącego pracownika, jak i o zespół, który zostaje?