Cyfrowe wsparcie HR: rekrutacja i onboarding. Jak skutecznie wdrożyć pracowników online?

Jak nauczyła nas pandemia, wiele procesów może z sukcesem być przeniesionych do środowiska online. Również proces rekrutacji oraz onboardingu może w całości odbywać się zdalnie. Choć jak pokazują badania, rekrutacja już w bardzo wysokim stopniu została zdigitalizowana, to jednak w obszarze pre- i onboardingu nadal pozostaje spory „digital gap” do wypełnienia. Jak wygląda digitalizacja pozyskania i wdrożenia nowo zatrudnionych pracowników w firmach? Jakie narzędzia i technologie wspierają dziś HR-owców w tym zakresie? Zapraszamy do lektury kolejnego odcinka z cyklu „Kalejdoskop HR-tech”.

Pomiędzy rekrutacją, nawet już w pełni zdigitalizowaną, a rozwojem pracownika pozostaje sporo przestrzeni na wykorzystanie nowoczesnych technologii. Jak wynika z raportu „Silniejsza pozycja HR i potencjał dla technologii”, obszarem HR najchętniej wspieranym technologicznie jest rekrutacja. Na pytanie: W jakich obszarach korzystają Państwo obecnie ze specjalistycznego oprogramowania (aplikacji, systemów) wspierającego pracę HR i pracowników? Aż 57% respondentów wskazało ten obszar.

Jednak proces, który pojawia się zaraz po niej – czyli onboarding – wspiera oprogramowaniem jedynie 12% firm ogółem. Dlaczego tak się dzieje? Wystarczy spojrzeć na wielkość firm – im firma jest mniejsza, tym relatywnie łatwiej jest jej powitać nowego członka społeczności, jednak w przypadku największych organizacji, proces ten jest już znacznie trudniejszy i wymaga więcej wysiłku. Dlatego właśnie w największych organizacjach z cyfrowego onboardingu korzysta ponad 30% przebadanych podmiotów.

Onboarding to wprowadzenie pracowników nie tylko do wykonywania zadań w nowym miejscu pracy, ale też zapoznanie ich z ludźmi, kulturą organizacyjną oraz konieczność dopełnienia całego katalogu umów, formularzy i kwestii formalnych, związanych z zatrudnieniem nowego pracownika. Na szczęście większość tych zadań może skutecznie zostać przeprowadzona zdalnie, co pozwala zaoszczędzić nie tylko czas pracowników HR, czas wdrożenia przez pracownika, ale również sporo pieniędzy po stronie pracodawcy.

Zagrajmy w rekrutację i onboarding

Dlaczego proces pozyskania nowych pracowników oraz następnie otoczenie ich opieką jest tak istotne? Ponieważ pozwala zaobserwować ich w działaniu, w pełni poznać ich możliwości i rozwinąć potencjał. Oczywiście z pomocą przychodzą tu wyspecjalizowane narzędzia i rozwiązania HR-techowe, które dodatkowo uatrakcyjniają cały proces wykorzystując do niego elementy zaczerpnięte chociażby ze świata gier.

Grywalizacja, tak chętnie stosowana przez marketerów, zyskuje na znaczeniu w wielu innych obszarach biznesowych (w tym z bardzo dużym powodzeniem również w human resources). Czym tak właściwie jest? To nic innego jak zastosowanie znanych z gier i zabaw mechanizmów i motywacji  psychologicznych, w obszarze takim jak na przykład rekrutacja czy onboarding. Dzięki specjalnym zachętom – takim jak: zbieranie punktów, kolekcjonowanie, udział w rankingu, zdobywanie sprawności czy tytułów, przechodzenie do kolejnych etapów – uczestnik może w atrakcyjnej dla siebie formie wypełnić zadania rekrutacyjne czy wdrożyć się i przeszkolić w procesie onboardingu.


Innowacyjne rozwiązania wspierające HR:

 

  • Autenti, zarówno w procesie rekrutacji, jak i onboardingu kluczowe są kwestie formalne. Dzięki Autenti możliwe jest podpisanie niezbędnych dokumentów przez internet wykorzystując do tego e-podpis lub podpis kwalifikowany.

 

  • Gamfi, to aplikacja w modelu SaaS do automatyzacji onboardingu. Pracownicy HR mogą zaprojektować plan onboardingu, pomóc nowemu pracownikowi nawiązywać relacje ze współpracownikami dzięki wsparciu bota, tworzyć wirtualne mapy biur czy magazynów, a także badać poziom zadowolenia i stresu pracownika dzięki automatycznym zadaniom ankietowym.

 

  • Heroify, pozwala przetestować wybranych kandydatów jeszcze przed rozmową kwalifikacyjną. Heroify pomaga unikać kosztownych błędów, testując najważniejsze umiejętności kandydatów, jednocześnie usuwając z procesu „nieświadome uprzedzenia” rekrutera oraz oszczędzając czas HR.

 

  • Staffly, to narzędzie wykorzystujące badania psychometryczne. Platforma wykorzystuje starannie opracowany algorytm psychometrii i za pomocą uczenia maszynowego oraz sztucznej inteligencji dopasowuje najlepsze oferty do konkretnych kandydatów.

 

  • Talent Alpha, stosuje unikatową technologię — Talent Genome — która pozwala lepiej dopasować talent do organizacji, dzięki mapowaniu i analizowaniu kompetencji cyfrowych z kompetencjami społecznymi, zdolnościami poznawczymi i cechami osobowości.

 

  • Wandlee, oferuje voice- i intraboty, które automatyzują i przyspieszają procesy rekrutacji oraz komunikacji wewnętrznej, są również wykorzystywane do odpowiedzi na nurtujące pytania nowozatrudnionych pracowników w trakcie onboardingu.

 

  • Woonity, w aplikacji można znaleźć gotowe szablony różnych działań i rozpisanych procesów, dzięki którym specjalista HR może stworzyć efektywny plan wdrożenia nowej osoby do organizacji bazując na dostępnych skryptach.

 

Onboarding w praktyce

O tym, że wsparcie techniczne nie jest bez znaczenia mówią również eksperci i praktycy: „Dużą wagę przykładamy do procesu onboardingu, dlatego korzystamy z narzędzia pozwalającego na spersonalizowany kontakt z pracownikiem na etapie wchodzenia do organizacji. Jest to tym istotniejsze, że w ostatnich 18 miesiącach do naszej firmy dołączyło blisko 600 osób, a niektóre z nich dopiero niedawno miało okazję zobaczyć swoich kolegów „na żywo” – Ewa Zmysłowska, Chief People Officer, PLAY.

Coraz więcej firm jest świadoma nowości i z nich korzysta, jak twierdzi Adam Wielebski, Commercial Director, członek Zarządu eRecruiter:

Wzrasta świadomość wykorzystywania technologii: chatboty i voiceboty pomagają pozyskiwać i selekcjonować kandydatów, w rekrutacjach i onboardingu wykorzystywane są narzędzia do gamifikacji, rośnie wykorzystywanie testów do weryfikowania wiedzy i umiejętności kandydatów czy narzędzi do automatyzacji badań NPS”.

Technologie: silne w rekrutacji, z potencjałem w onboardingu

Rekrutacja i onboarding nie są już dziś zarezerwowane tylko do procesów wdrożeń nowych pracowników, pozyskanych na zewnątrz organizacji. Pandemia zmusiła pracodawców do przygotowania nowych planów i scenariuszy powrotów pracowników z pracy zdalnej do biur co często jest określane mianem reboardingu. Z kolei pracownicy wracający po dłuższych urlopach czy zwolnieniach – jak np. urlop rodzicielski czy wychowawczy – również potrzebują ponownego przeszkolenia czy wprowadzenia do firmy, która w trakcie dynamicznych przeobrażeń na rynku, sama również mocno się zmieniła. Dodatkowo, każda przeprowadzka do nowego biura, ale także relokacja pracownika czy też związana z reskillingiem czy upskillingiem zmiana kompetencji danej osoby pociąga za sobą konieczność nowego wdrożenia.

Choć nasycenie technologiami wspierającymi pracę zespołów HR i doświadczenia pracowników można określić na razie jako umiarkowane, to są one obecne w większości firm. Jak wynika z raportu „Silniejsza pozycja HR i potencjał dla technologii” nadal jest sporo miejsca na wsparcie i automatyzację procesów zarówno pozyskania, jak i wdrożenia pracowników. W czasie, gdy jedyną pewną jest zmiana rekrutacja i *boarding również nabierają nowego znaczenia.

Iga Pazio
Redaktor naczelna Kompendium HR i serwisu wyzwaniaHR.pracuj.pl. Autorka cyklicznego badania "HR-owca portret własny", programów merytorycznych konferencji Wyzwania HR i innych inicjatyw branżowych. Entuzjastka dzielenia się wiedzą, branży HR i data driven content. B2B Marketing Communications Manager, w Grupie Pracuj od 2010 roku.

Zobacz podobne

[HR w zmianie V] Na motywacyjnym rollercoasterze

Wznosi się, spada, przyspiesza i zwalnia… Poziom motywacji to suma wielu czynników, a w coraz bardziej złożonej rzeczywistości również i ten aspekt dodatkowo się komplikuje. Wypalenie zawodowe, kryzysy emocjonalne, depresja prowadzą nie tylko do spadku efektywności, ale też zwiększają rotację w firmie… Dziś motywację trzeba przedefiniować i nieustannie poszukiwać nowych sposobów na utrzymanie talentów w organizacji, dobrostanu pracowników i ducha zespołowego zaangażowania. W myśl zasady: lepiej (ale też taniej!) zapobiegać, niż leczyć.

Cyfrowe wsparcie HR: Benefity do poprawki, wellbeing to podstawa!

Trudno inaczej spojrzeć na sytuację pracowników, jak przez pryzmat pandemii. Choć to zjawisko towarzyszy nam od dwóch lat, nadal wywołuje równie wiele negatywnych emocji wpływając nie tylko na samopoczucie, ale też realizację codziennych zadań. Dlatego warto z bliska przyjrzeć się ogólnemu dobrostanowi pracowników i zastanowić jak świadczenia pozapłacowe mogą wesprzeć pracowników w utrzymaniu dobrej kondycji psycho-fizycznej oraz zaangażowania. W raporcie „Silniejsza pozycja HR i potencjał dla technologii” pytano HR-owców oraz managerów, jak wygląda dbanie o wellbeing w ich organizacjach. Zapraszamy do zapoznania się z jego wynikami.

[HR w zmianie III] Kultura organizacyjna. Jak ocalić to, co trudne do uchwycenia?

Kultura organizacyjna – w praktyce kojarzona ze spotkaniami i atmosferą w miejscu pracy –  przeszła w ciągu ostatnich dwóch lat przymusową metamorfozę. Izolacja fizyczna pracowników, dystans i reżim sanitarny niewątpliwie odcisnęły na niej swoje piętno. Dlatego dla organizacji jest to właściwy moment, by zastanowić się, na jakich fundamentach mogą i chcą dalej rozwijać środowisko i specyfikę pracy wewnątrz. Wbrew pozorom, w cyfrowym świecie priorytetem powinno stać się dopasowanie kulturowe pracowników. Dzięki temu można zapewnić zespołom coś, co na pierwszy rzut oka wydaje się trudne do uchwycenia, zdefiniowania i zmierzenia. To „coś” oznacza panującą atmosferę i relacje oraz identyfikację z marką – bezcenne w czasach e-mobilności i rosnącej konkurencji płacowej.

Zrób miejsce na pracę bardziej zorientowaną na człowieka

Jesteśmy w zupełnie innym momencie w naszym kraju i w naszych firmach. Wydarzenia z 2020 roku wywróciły nasze miejsca pracy do góry nogami. Kryzys, jaki towarzyszy pandemii, w połączeniu z ciągłą rywalizacją o zatrzymanie i pozyskiwanie pracowników, może jednak stanowić niesamowitą okazję do radykalnych zmian w naszych miejscach pracy.