Cyfrowe wsparcie HR: rekrutacja i onboarding. Jak skutecznie wdrożyć pracowników online?

Jak nauczyła nas pandemia, wiele procesów może z sukcesem być przeniesionych do środowiska online. Również proces rekrutacji oraz onboardingu może w całości odbywać się zdalnie. Choć jak pokazują badania, rekrutacja już w bardzo wysokim stopniu została zdigitalizowana, to jednak w obszarze pre- i onboardingu nadal pozostaje spory „digital gap” do wypełnienia. Jak wygląda digitalizacja pozyskania i wdrożenia nowo zatrudnionych pracowników w firmach? Jakie narzędzia i technologie wspierają dziś HR-owców w tym zakresie? Zapraszamy do lektury kolejnego odcinka z cyklu „Kalejdoskop HR-tech”.

Pomiędzy rekrutacją, nawet już w pełni zdigitalizowaną, a rozwojem pracownika pozostaje sporo przestrzeni na wykorzystanie nowoczesnych technologii. Jak wynika z raportu „Silniejsza pozycja HR i potencjał dla technologii”, obszarem HR najchętniej wspieranym technologicznie jest rekrutacja. Na pytanie: W jakich obszarach korzystają Państwo obecnie ze specjalistycznego oprogramowania (aplikacji, systemów) wspierającego pracę HR i pracowników? Aż 57% respondentów wskazało ten obszar.

Jednak proces, który pojawia się zaraz po niej – czyli onboarding – wspiera oprogramowaniem jedynie 12% firm ogółem. Dlaczego tak się dzieje? Wystarczy spojrzeć na wielkość firm – im firma jest mniejsza, tym relatywnie łatwiej jest jej powitać nowego członka społeczności, jednak w przypadku największych organizacji, proces ten jest już znacznie trudniejszy i wymaga więcej wysiłku. Dlatego właśnie w największych organizacjach z cyfrowego onboardingu korzysta ponad 30% przebadanych podmiotów.

Onboarding to wprowadzenie pracowników nie tylko do wykonywania zadań w nowym miejscu pracy, ale też zapoznanie ich z ludźmi, kulturą organizacyjną oraz konieczność dopełnienia całego katalogu umów, formularzy i kwestii formalnych, związanych z zatrudnieniem nowego pracownika. Na szczęście większość tych zadań może skutecznie zostać przeprowadzona zdalnie, co pozwala zaoszczędzić nie tylko czas pracowników HR, czas wdrożenia przez pracownika, ale również sporo pieniędzy po stronie pracodawcy.

Zagrajmy w rekrutację i onboarding

Dlaczego proces pozyskania nowych pracowników oraz następnie otoczenie ich opieką jest tak istotne? Ponieważ pozwala zaobserwować ich w działaniu, w pełni poznać ich możliwości i rozwinąć potencjał. Oczywiście z pomocą przychodzą tu wyspecjalizowane narzędzia i rozwiązania HR-techowe, które dodatkowo uatrakcyjniają cały proces wykorzystując do niego elementy zaczerpnięte chociażby ze świata gier.

Grywalizacja, tak chętnie stosowana przez marketerów, zyskuje na znaczeniu w wielu innych obszarach biznesowych (w tym z bardzo dużym powodzeniem również w human resources). Czym tak właściwie jest? To nic innego jak zastosowanie znanych z gier i zabaw mechanizmów i motywacji  psychologicznych, w obszarze takim jak na przykład rekrutacja czy onboarding. Dzięki specjalnym zachętom – takim jak: zbieranie punktów, kolekcjonowanie, udział w rankingu, zdobywanie sprawności czy tytułów, przechodzenie do kolejnych etapów – uczestnik może w atrakcyjnej dla siebie formie wypełnić zadania rekrutacyjne czy wdrożyć się i przeszkolić w procesie onboardingu.


Innowacyjne rozwiązania wspierające HR:

 

  • Autenti, zarówno w procesie rekrutacji, jak i onboardingu kluczowe są kwestie formalne. Dzięki Autenti możliwe jest podpisanie niezbędnych dokumentów przez internet wykorzystując do tego e-podpis lub podpis kwalifikowany.

 

  • Gamfi, to aplikacja w modelu SaaS do automatyzacji onboardingu. Pracownicy HR mogą zaprojektować plan onboardingu, pomóc nowemu pracownikowi nawiązywać relacje ze współpracownikami dzięki wsparciu bota, tworzyć wirtualne mapy biur czy magazynów, a także badać poziom zadowolenia i stresu pracownika dzięki automatycznym zadaniom ankietowym.

 

  • Heroify, pozwala przetestować wybranych kandydatów jeszcze przed rozmową kwalifikacyjną. Heroify pomaga unikać kosztownych błędów, testując najważniejsze umiejętności kandydatów, jednocześnie usuwając z procesu „nieświadome uprzedzenia” rekrutera oraz oszczędzając czas HR.

 

  • Staffly, to narzędzie wykorzystujące badania psychometryczne. Platforma wykorzystuje starannie opracowany algorytm psychometrii i za pomocą uczenia maszynowego oraz sztucznej inteligencji dopasowuje najlepsze oferty do konkretnych kandydatów.

 

  • Talent Alpha, stosuje unikatową technologię — Talent Genome — która pozwala lepiej dopasować talent do organizacji, dzięki mapowaniu i analizowaniu kompetencji cyfrowych z kompetencjami społecznymi, zdolnościami poznawczymi i cechami osobowości.

 

  • Wandlee, oferuje voice- i intraboty, które automatyzują i przyspieszają procesy rekrutacji oraz komunikacji wewnętrznej, są również wykorzystywane do odpowiedzi na nurtujące pytania nowozatrudnionych pracowników w trakcie onboardingu.

 

  • Woonity, w aplikacji można znaleźć gotowe szablony różnych działań i rozpisanych procesów, dzięki którym specjalista HR może stworzyć efektywny plan wdrożenia nowej osoby do organizacji bazując na dostępnych skryptach.

 

Onboarding w praktyce

O tym, że wsparcie techniczne nie jest bez znaczenia mówią również eksperci i praktycy: „Dużą wagę przykładamy do procesu onboardingu, dlatego korzystamy z narzędzia pozwalającego na spersonalizowany kontakt z pracownikiem na etapie wchodzenia do organizacji. Jest to tym istotniejsze, że w ostatnich 18 miesiącach do naszej firmy dołączyło blisko 600 osób, a niektóre z nich dopiero niedawno miało okazję zobaczyć swoich kolegów „na żywo” – Ewa Zmysłowska, Chief People Officer, PLAY.

Coraz więcej firm jest świadoma nowości i z nich korzysta, jak twierdzi Adam Wielebski, Commercial Director, członek Zarządu eRecruiter:

Wzrasta świadomość wykorzystywania technologii: chatboty i voiceboty pomagają pozyskiwać i selekcjonować kandydatów, w rekrutacjach i onboardingu wykorzystywane są narzędzia do gamifikacji, rośnie wykorzystywanie testów do weryfikowania wiedzy i umiejętności kandydatów czy narzędzi do automatyzacji badań NPS”.

Technologie: silne w rekrutacji, z potencjałem w onboardingu

Rekrutacja i onboarding nie są już dziś zarezerwowane tylko do procesów wdrożeń nowych pracowników, pozyskanych na zewnątrz organizacji. Pandemia zmusiła pracodawców do przygotowania nowych planów i scenariuszy powrotów pracowników z pracy zdalnej do biur co często jest określane mianem reboardingu. Z kolei pracownicy wracający po dłuższych urlopach czy zwolnieniach – jak np. urlop rodzicielski czy wychowawczy – również potrzebują ponownego przeszkolenia czy wprowadzenia do firmy, która w trakcie dynamicznych przeobrażeń na rynku, sama również mocno się zmieniła. Dodatkowo, każda przeprowadzka do nowego biura, ale także relokacja pracownika czy też związana z reskillingiem czy upskillingiem zmiana kompetencji danej osoby pociąga za sobą konieczność nowego wdrożenia.

Choć nasycenie technologiami wspierającymi pracę zespołów HR i doświadczenia pracowników można określić na razie jako umiarkowane, to są one obecne w większości firm. Jak wynika z raportu „Silniejsza pozycja HR i potencjał dla technologii” nadal jest sporo miejsca na wsparcie i automatyzację procesów zarówno pozyskania, jak i wdrożenia pracowników. W czasie, gdy jedyną pewną jest zmiana rekrutacja i *boarding również nabierają nowego znaczenia.

Iga Pazio
Autorka badań, wydarzeń i inicjatyw branżowych dedykowanych HR, m.in. Wyzwania HR, publikacji Kompendium HR, serwisu wyzwaniaHR.pracuj.pl i raportów. Entuzjastka dzielenia się wiedzą i marketingu B2B, ekspertka content marketingu stawiająca na data driven content. B2B Marketing Communications Manager, Grupa Pracuj.

Zobacz podobne

Podwyżki inflacyjne i co dalej – jak utrzymać pracownika w firmie

Inflacja stała się w ostatnim czasie najczęściej powtarzanym hasłem, odmienianym przez wszystkie przypadki. Stale rosnące ceny podstawowych produktów i usług, a co za tym idzie – diametralny wzrost kosztów utrzymania sprawiły, że wielu pracowników zaczęło szukać nowych, lepiej płatnych miejsc pracy. Pracodawcy zaś zaczęli szukać sposobów na zatrzymanie pracownika. Ale czy podwyżki inflacyjne wystarczą? Odpowiedzią na rosnącą inflację mogą okazać się właściwie dobrane benefity oraz angażująca i solidna kultura organizacyjna.

Benefity. Lustro kultury organizacyjnej

„Pokaż mi swój program benefitowy, a powiem Ci, jaką masz – albo możesz mieć – kulturę organizacyjną w swojej firmie”, mógłbym powiedzieć, gdybym lubił aforyzmy. Choć nie oddaje to złożoności zjawiska, jestem przekonany, że sposób myślenia o strategii benefitowej i dobór konkretnych narzędzi wspierających jej wdrożenie w dużej mierze odzwierciedla kulturę organizacyjną firmy.

Dlaczego język angielski jest ważnym benefitem w firmach?

W dzisiejszych czasach angielski bezspornie jest przydatny i wykorzystywany w każdym aspekcie biznesowym. Okres pandemii pokazał, że pracownicy coraz częściej poszukują i oczekują benefitów, które bezpośrednio przełożą się na podniesienie swoich kwalifikacji oraz okażą się dla nich wartością dodaną, pewną inwestycją, a nie jedynie czymś “nice to have”. Znajomość języka angielskiego pozwala nam swobodnie poszerzać swoją wiedzę.

Czego nauczyliśmy się o działach HR przez dwa lata istnienia Tarczy Językowej dla firm

Początek 2020 roku oznaczał dla pracowników firm utratę lub wstrzymanie wielu benefitów. Szkolenia językowe były prawdopodobnie jednymi z pierwszych na liście. Trwający wiele tygodni chaos, wstrzymane budżety szkoleniowe i brak jakiejkolwiek decyzyjności kazały poważnie zastanowić się nad tym co dalej.