Ten artykuł z powodzeniem mógłby nosić tytuł „Dylematy młodego kandydata”. Mógłby. Ale piszemy go dla Ciebie, rekruterze. Po prostu chcemy, żebyś spojrzał na swoją pracę oczami tego, którego szukasz. Potencjalnego pracownika. A ten bywa zagubiony, nierzadko po prostu nie rozumie zapisów ogłoszenia. Najczęściej jednak nie potrafi skupić uwagi na zbyt rozbudowanych komunikatach.
Jak twierdzi Anna Dominika Kwiatkowska – UX writerka, na co dzień zajmująca się upraszczaniem tekstów i komunikatów: „Uwaga jest dziś najbardziej deficytowym towarem. Dlatego tam, gdzie się da, upraszczajmy treść i przekaz, żeby nie obciążać naszego czytelnika. Jako autorzy – a rekruter tworzący ogłoszenie o pracę też jest autorem – powinniśmy zadać sobie trzy ważne pytania: Po co się odzywam? Do kogo mówię lub piszę? Jaką reakcję chcę wywołać? Wtedy w naturalny sposób język, jakim się posługujemy, stanie się bardziej zrozumiały i prosty”.
Oferta pracy – konkretnie o konkretach
Ogłoszenie rekrutacyjne to zazwyczaj pierwszy punkt styku z kandydatem. To w nim opisywane są zarówno wymagania i oczekiwania wobec pracownika, jak i to, co tenże przyszły pracownik w zamian za swoją pracę otrzyma. Co jest najważniejsze w ogłoszeniu? Warto precyzyjnie określić wymagania – czyli te elementy doświadczenia, wykształcenia oraz umiejętności, które na danym stanowisku są nieodzowne. Dobrą praktyką jest też jasne rozgraniczenie faktycznych wymagań, od tego, co jest jedynie mile widziane.
Nie można również pomijać tych szczegółów, które są ważne dla kandydata:
- ile będzie zarabiał,
- na jakie benefity może liczyć,
- co będzie należało do jego obowiązków,
- czego będzie się mógł na danym stanowisku nauczyć.
- Z jakim zespołem i szefem na co dzień będzie pracował.
„Jeśli zależy nam na tym, by trafił do nas kandydat, jakiego szukamy, musimy bardzo dobrze przemyśleć oczekiwania, ale też pokazać, co sami oferujemy. Co zatem jeszcze warto pokazać na poziomie ogłoszenia? Gdzie, jak i z kim będzie pracował. Jakie wynagrodzenie otrzyma za swoją pracę. To wszystko bardzo ważne informacje, których… rekrutujący często nie podają. Zasłaniają się przy tym zbyt rozbudowanymi opisami samej firmy, co uważam za nieuzasadnione. Jeśli jako rekruter chcesz wywołać reakcję: „Poznaj nas lepiej jako pracodawcę”, przekieruj kandydata na stronę o firmie. Ogłoszenie to miejsce na konkretną ofertę, a nie laurka employer brandingowa” – dodaje Anna Dominika Kwiatkowska.
Ogłoszeniowa studnia
Gdy kandydat zapozna się już z ogłoszeniem i zdecyduje się na nie zaaplikować, warto – już na poziomie oferty – pokazać mu, jak ma to zrobić i jaki proces go czeka.
„Kiedy publikujemy ogłoszenie o pracę, chcemy przede wszystkim zachęcić kandydatów, żeby aplikowali. To jest nasz cel jako rekruterów. Dlatego, oprócz jasnego opisu szczegółów oferty, konieczne jest również klarowne wskazanie, jak aplikować. Dużo oczywiście zależy od medium, z jakiego korzystamy. Inaczej wezwiemy do działania w ogłoszeniu wiszącym na wiacie przystankowej czy w urzędzie pracy, inaczej, jeśli publikujemy w prasie, a jeszcze inaczej w Internecie. Zawsze jednak warto zrozumiale pokazać lub opisać, jakie kroki musi wykonać kandydat, by swoje zgłoszenie skutecznie wysłać”.
W ogłoszeniach publikowanych online, by wskazać kandydatom drogę, wystarczy dodać widoczny guzik z wezwaniem do działania (z ang. call to action) – Aplikuj. Zaszyty w nim link przekieruje zainteresowanego albo do formularza rekrutacyjnego, albo otworzy nową wiadomość mailową i umożliwi dodanie wymaganych dokumentów. Z poziomu ogłoszenia warto również pokazać, jak dalszy proces rekrutacji będzie przebiegać. Można to zrobić za pomocą osi czasu, przejrzystej infografiki lub po prostu wypunktować kolejne etapy.
Faktyczna komunikacja z kandydatem rozpoczyna się jednak wtedy, gdy aplikacja zostanie już przez niego złożona. Właśnie dlatego tak ważne jest, by od samego początku informować go o tym, co się dzieje z jego zgłoszeniem.
„Z perspektywy aplikującego koszmarem jest brak informacji zwrotnej. Wyobraźmy sobie: czytał i analizował ogłoszenie, doszedł do wniosku, że to oferta właśnie dla niego, wysłał swoje CV (czasem też list motywacyjny lub zadanie) i cisza… Jakby wpadło w studnię!” – podkreśla UX writerka.
„A przecież dziś naprawdę wysłanie zautomatyzowanej odpowiedzi na zasadzie „Drogi Kandydacie, dziękujemy za Twoje zainteresowanie i przesłaną aplikację. Teraz będziemy ją analizować przez 2 tygodnie, a potem się do Ciebie odezwiemy” nie powinno stanowić szczególnego wyzwania. Często jest to zresztą wygodna funkcjonalność zaszyta w samym systemie do rekrutacji lub dodana do ogłoszenia. Oczywiście podaję tylko przykład, to nie jest komunikat idealny ani wzór do naśladowania (śmiech). Chodzi o to, żeby kandydat dostał jasny, konkretny komunikat i był świadomy tego, czego może się dalej spodziewać”.
Jak się komunikować, by nas rozumiano
Odpowiedź na nadesłane zgłoszenie to – jak pisaliśmy wcześniej – jedynie początek. Wierzchołek góry lodowej, która sięga tym głębiej, im dłuższa i bardziej skomplikowana jest sama rekrutacja. Jednak by komunikacja z potencjalnym przyszłym pracownikiem miała sens, była pożądana i zrozumiała, warto pamiętać o najważniejszych zasadach. Przede wszystkim komunikujmy się wtedy, kiedy to rzeczywiście ma jakiś cel i jest uzasadnione. Podobnie jak brak kontaktu, równie irytujący może być jego nadmiar.
„Na pytanie, jak często i co komunikować kandydatom, którzy są już w procesie rekrutacji, odpowiadam: wtedy, kiedy masz coś do powiedzenia. Czyli na początku, by powiadomić o przyjęciu aplikacji i jej procedowaniu. Potem, gdy kandydat ma wziąć udział w kolejnych etapach lub się do nich przygotować. Wszelkie maile przypominające są potrzebne, ale oczywiście nie w nadmiarze. Pamiętajmy, że spam to po prostu niechciana i bezwartościowa dla odbiorcy wiadomość. Niestety nawet rekruterom zdarza się spamować kandydatów” – dodaje Anna Dominika Kwiatkowska.
Jednak komunikacja z kandydatem w procesie rekrutacji to nie tylko powiadomienia o statusie aplikacji i zaproszenia do dalszych etapów. To również pytania płynące od samego kandydata. Na taką komunikację również warto być przygotowanym i odpowiadać szybko, rzeczowo i zrozumiale. Pomocne mogą się okazać przygotowane wcześniej listy najczęściej zadawanych pytań czyli FAQ (z ang. frequently asked questions). Mogą być zamieszczone na stronie www (na przykład w zakładce Kariera) lub udzielane przez podpiętego chatbota.
Na pytanie, czy i jak informować o zakończeniu procesu bądź o odrzuceniu aplikacji kandydata, Anna Dominika Kwiatkowska odpowiada jednoznacznie: „Oczywiście, że informować! I to jak najszybciej. Miło, przyjaźnie, ale przede wszystkim rzeczowo. Na zasadzie „Dziękujemy za Twoją aplikację, jednak otrzymaliśmy zgłoszenie od innej osoby, która lepiej wpisała się w nasze obecne oczekiwania i z nią będziemy rozmawiać dalej”. Kandydaci cenią konstruktywny feedback, warto więc dodać, jakie elementy CV wymagają od aplikującego dalszego rozwoju. Jest to też istotne z punktu widzenia przyszłych rekrutacji, do których odrzucony kandydat może zechcieć podejść”.
Złota dziesiątka, czyli jak uprościć komunikację z kandydatami:
- Zanim rozpoczniesz komunikację, zastanów się: co masz do powiedzenia, do kogo mówisz i jaką reakcję chcesz wywołać?
- By utrzymać uwagę, buduj krótkie zdania (maksymalnie do 20 słów).
- Zastępuj trudne słowa i zwroty obcojęzyczne ich prostszymi, polskimi odpowiednikami.
- Unikaj wieloakapitowych opisów – stosuj linki i odwołania do źródeł zewnętrznych.
- Jeśli możesz, stosuj listy wypunktowane, infografiki czy symbole – są prostsze w odbiorze i łatwiej je zapamiętać.
- By wywołać reakcję, stosuj tryb rozkazujący: aplikuj, przeczytaj, zobacz.
- Wczuj się w potrzeby kandydata i zastanów, jakie informacje będą dla niego najważniejsze.
- Mów językiem kandydata – niekoniecznie organizacji!
- Stosuj żargon wtedy, gdy wiesz, że będziesz zrozumiany – nie bój się go, jeśli mówisz do specjalistów.
- Informuj o wszelkich zmianach w procesie rekrutacji czy statusie aplikacji – także o odrzuceniu kandydata!
Choć mówi się, że mowa jest srebrem a milczenie złotem, to ta maksyma kompletnie nie sprawdza się w przypadku rekrutacji. Proces pozyskiwania i zatrudniania nowych pracowników oparty jest o komunikację – jasną, zrozumiałą i przyjazną. Jako rekruter musisz wiedzieć, co, komu i po co chcesz powiedzieć, by osiągnąć zamierzone cele i utrzymać uwagę kandydatów. Jeśli zrobisz to dobrze, wyeliminujesz nieporozumienia i zwiększysz swoją skuteczność w pozyskiwaniu wartościowych zgłoszeń. A efektywność rekrutacji to już czyste złoto dla organizacji.
