Spotkania rekrutacyjne to bardzo ważny etap całego procesu, bowiem rekruter spotyka się z już starannie wybranymi kandydatami. Tymi, którzy wydają się być najbardziej odpowiedni i z największym prawdopodobieństwem zasilą szeregi firmy. Następuje „chwila prawdy”.
Naturalnie, jest to również pierwsze bezpośrednie spotkanie dwóch osób, z których co najmniej jedna – kandydat – jest poddenerwowana, zestresowana i niepewna. Ma świadomość, że od tego jak wypadnie zależy jej praca w danej firmie. By z jednej strony pozwolić kandydatom nieco się odstresować, a z drugiej też wyjść z przygotowanej wcześniej roli, rekruterzy często korzystają z różnych gier i narzędzi, które na co dzień niekoniecznie są kojarzone z rekrutacją.
Badanie i projektowanie doświadczeń
Na przełomie ostatnich lat zarządzanie doświadczeniami kandydatów stało się jednym z ważniejszych trendów i zarazem obszarów działań HR-owców. Skuteczność rekrutacji w dużej mierze zależy od tego, czy kandydat ma dobre przeżycia związane z marką pracodawcy. Stąd też bardzo często procesy rekrutacji są projektowane na podstawie wyników badań i analiz z obszaru user experience.
„Badania kandydatów czy pracowników pozwalają poznać odczucia, jakie towarzyszyły im podczas rekrutacji.
Moim zadaniem jako badacza procesów rekrutacyjnych jest w pewnym sensie odtwarzanie z respondentem całego procesu poszukiwania przez niego pracy, by zidentyfikować i określić trudne momenty.
Na tej podstawie możemy je potem poddać wnikliwej analizie i przeprojektować tak, by stały się bardziej przyjazne i finalnie podnosiły zarówno efektywność rekrutacji, jak i budowały odpowiednie skojarzenia i doświadczenia kandydatów z marką pracodawcy” – tłumaczy Paulina Markowicz, UX Researcher Expert z Grupy Pracuj.
Jak badacz z rekruterem
Proces badawczy – choć dużo mniej stresujący i trudny dla badanych – również często przybiera formę bezpośredniego spotkania i wywiadu, podczas którego badacz chce poznać prawdziwe odczucia respondenta w związku z rekrutacją. Na podstawie wniosków zebranych od wielu kandydatów, może następnie ocenić, które etapy, metodyki lub działania miały istotny wpływ na percepcję jakości całego procesu u danej grupy.
Oczywiście liczą się te prawdziwe, faktycznie odczuwane emocje i doświadczenia, a nie tylko te deklarowane. Dlatego niezwykle ważną umiejętnością badacza jest przełamywanie lodów, „otwieranie” badanego i budowanie przyjaznej atmosfery sprzyjającej dzieleniu się nawet trudnymi oraz przykrymi doświadczeniami. Właśnie dzięki poznaniu negatywnych odczuć kandydatów i odkryciu trudnych momentów w procesie rekrutacji możliwa jest ich zmiana. Ten aspekt pracy badacza jest bardzo bliski również rekrutacji, dlatego osoby odpowiedzialne w organizacjach za ten proces mogą skorzystać, bazując na już sprawdzonych przez badaczy i UX-owców metodach i narzędziach.
Gra w skojarzenia
By przełamać lody na początku spotkania i zachęcić kandydata do dzielenia się swoimi przemyśleniami, warto skorzystać na przykład z kart do gry Dixit lub kości Story Cubes. Obie gry są bardzo popularne, a ich sednem jest zachęcenie graczy do swobodnego opowiadania historii:
- Story Cubes. Gracz – lub w procesie rekrutacji kandydat – może za pomocą losowo wybranych kostek Story Cubes i przy wykorzystaniu własnej wyobraźni przedstawić się i opowiedzieć krótką historię na swój temat. Może to być na przykład przebieg jego dotychczasowej kariery, oczekiwania związane z nowym miejscem pracy lub własne zainteresowania i sposób spędzania wolnego czasu.
- Dixit. Również karty do gry Dixit mogą pomóc kandydatom w opisaniu i przedstawieniu samych siebie podczas spotkania. W grze jeden z graczy wybiera kolorową kartę postaci, a następnie staje się Bajarzem, który na podstawie luźnych skojarzeń musi przedstawić pozostałym graczom kim jest (bez zdradzania szczegółów). Nie mówiąc tego wprost, skupia się na pewnych cechach czy atrybutach postaci i jednocześnie rozwija swoją opowieść. Podczas rekrutacji rekruter może poprosić kandydata, by ten wybrał kartę, która najlepiej opisuje jego lub jego dotychczasową karierę i w ten sposób zachęcić do podzielenia się bardziej rozbudowaną opowieścią.
Przełamać lody i nazwać emocje
Analiza postaci, wybór karty i stworzenie na jej podstawie osobistej historii czy opisanie zdarzeń obrazkowo przedstawionych na kościach do gry pozwala skutecznie zająć myśli kandydata. Na tyle, by nie odpowiadał standardowo lub tak, jak wcześniej się do tego przygotował. Zmusza do spontaniczności, kreatywnego myślenia, zachęca do poszerzenia wypowiedzi i niweluje dystans między rekruterem a starającym się o pracę. Przy okazji zdradza również więcej na temat osobowości, charakteru czy sposobu myślenia, co niekoniecznie musiałoby zostać odkryte bez wykorzystania takich kreatywnych narzędzi.
Często stosuję technikę pracy metaforami. Karty emocji, karty Dixit to doskonałe narzędzia nie tylko na początku rozmowy, by rozluźnić atmosferę, ale także później, gdy chcę nieco głębiej wejść w tematy trudne, odkryć emocje i o nich rozmawiać. Ludziom bardzo ciężko jest mówić o emocjach – a przed wszystkim – mało kto potrafi swoje emocje nazywać – dodaje Paulina Markowicz z Grupy Pracuj.
Znane choćby z pracy z dziećmi w przedszkolach karty emocji doskonale sprawdzają się też przy badawczym stole. Są metodą, która jednocześnie pozwala oswoić respondenta z trudnym pytaniem, a także pokazuje szerokie spektrum możliwości, co w danej chwili czy sytuacji mógł czuć. Dzięki kartom badany – czy też rekrutowany kandydat – może lepiej zwerbalizować swój stan lub opisać doświadczenia.
Ścieżka kariery wybrukowana klockami
Przygotowując się do bezpośredniego spotkania z kandydatem, większość rekruterów ma gotowe skrypty i przećwiczone scenariusze zawierające zarówno najważniejsze pytania, jak i różnorodne zadania. By przełamać rutynę, a także zaangażować kandydata w proces kreatywny, warto także skorzystać na przykład z klocków Lego.
Paulina Markowicz z Grupy Pracuj zauważa: „Klocki Lego mogą pozwolić kandydatowi opowiedzieć o swoich dotychczasowych osiągnięciach – sukcesach i porażkach – w niestandardowy sposób, a przy tym oszczędzając mu przykrych emocji. Choć wydaje się to trudne, to jednak kandydat skupiony na procesie budowania, zastanawiający się jakich klocków użyć, jak je połączyć i co o tym opowiedzieć, mniej koncentruje się na tym, co wówczas czuł, ponieważ jest zaangażowany w proces twórczy. Można też poprosić, by pokazał, jak chciałby, aby przebiegała jego przyszła kariera. Tu fakt, że klocki czy budowle mają symbolizować cele i dążenia, pozwala lepiej przyjrzeć się prawdziwym motywacjom, a nie tylko tym, które łatwo jest zwerbalizować.”
Kompetencje miękkie lidera
Kreatywne metody pracy z kandydatem podczas rozmowy rekrutacyjnej pozwalają na zmniejszenie stresu i dystansu oraz zwiększenie komunikatywności i otwartości kandydatów. Jest to szczególnie warte zastosowania w przypadku osób introwertycznych lub konkretnych stanowisk, które wymagają głównie kompetencji technicznych.
Karty emocji czy Dixit pozwalają wychwycić pewne cechy osobowości i charakteru, które będą niezbędne na konkretnych stanowiskach. Przy czym mamy również do czynienia z grupami zawodowymi, które są szczególnie introwertyczne. To są zazwyczaj zawody techniczne, informatyczne, a spośród takich specjalizacji musimy również rekrutować liderów, którzy będą zarządzać zespołem. Na takich stanowiskach ważna jest zarówno komunikacja, jak i zarządzanie emocjami i tego typu kompetencje można zweryfikować wykorzystując właśnie gry – dodaje Paulina Markowicz z Grupy Pracuj.
Klocki, kości do gry czy karty mogą być przydatnym narzędziem w procesie rekrutacji. Choć wydają się beztroską zabawą, wprawny obserwator ujrzy dzięki nim dodatkowe, nie zawsze widoczne podczas oficjalnego spotkania cechy osobowości kandydata, które potem mogą stanowić o jego powodzeniu w pracy w danym zespole czy na danym stanowisku. By jednak zastosowanie gier przyniosło pozytywny skutek, warto pamiętać o podstawowych zasadach projektowania przyjaznego środowiska podczas spotkania rekrutacyjnego:
- Zadbaj o komfort kandydata podczas spotkania – jeśli chcesz wykorzystać gry, najpierw zapytaj, czy kandydat chciałby w nie zagrać.
- Pamiętaj, by w klarowny sposób przedstawić zasady oraz to, czego oczekujesz od kandydata.
- Daj odpowiednio dużo czasu na zrozumienie i analizę gry.
- Nie przerywaj i nie oceniaj – daj graczowi przestrzeń na swobodną wypowiedź.
- Zadbaj, by podczas gry nie było postronnych obserwatorów (np. sala, w której gracie nie jest przeszklona).
- Podkreślaj, że nie ma złych odpowiedzi i każda historia czy skojarzenie są ok – Twój feedback jako rekrutera jest niezwykle ważny.
