Czy na pewno dla nowo zatrudnionych pracowników onboarding faktycznie jest w pełni zrozumiały, angażujący, a przy tym przyjazny? Jak zaprojektować proces wdrożenia, który odpowie na potrzeby uczestników i jednocześnie doskonale przygotuje ich do nowej roli w organizacji? Jak sprawić, by po przekroczeniu progu firmy (lub wirtualnym dołączeniu do zespołu) ich entuzjazm nie spadł, a pierwsze doświadczenia wpisały się we wcześniejsze wyobrażenia o pracodawcy? Warto skorzystać z kilku podpowiedzi, które przedstawiamy poniżej.
Onboarding nie bez przyczyny swą nazwę zaczerpnął z żargonu żeglarskiego. Wchodzenie na pokład – przechodzenie po chybotliwym trapie z twardej ziemi na pokład statku, który zabierze nas na nieznane wody – wymaga pewnej odwagi i wiąże się z dreszczykiem emocji.
Co czeka mnie po zaokrętowaniu? Czy mój statek jest stabilny i zapewni nie tylko schronienie w czasie burzy, ale też pozwoli przeżyć przygodę zawodowego życia? Dokąd razem popłyniemy?
Podobne pytania kłębią się w głowie nowo zatrudnionego pracownika, który właśnie przechodzi – po firmowym trapie – z zewnętrznego świata do organizacji, którą trochę już poznał w teorii, ale teraz poznaje dokładniej i w praktyce. Jako rekruter możesz zadbać o to, by przekraczając symboliczny próg firmy pracownik od razu poczuł wiatr w żaglach.
SOS na początku
Dostałem tę pracę! Wow! Super! Tylko co teraz? Czy ktoś się do mnie odezwie wcześniej, czy dopiero w pierwszym dniu pracy? Kiedy i jak poznam podstawowe procedury? Jakich formalności muszę jeszcze dopełnić? To pierwsze pytania, które pojawiają się w głowie oszołomionego wynikiem rekrutacji kandydata tuż po przyjęciu propozycji zatrudnienia. Radość i ekscytacja mieszają się ze stresem, niepewnością i pewnymi obawami. Kiełkują kolejne pytania i wątpliwości związane z tym, co czeka go w nowej firmie. Dbanie o employee experience zaczyna się już na etapie rekrutacji, gdy zyskujemy pewność, że dana osoba z kandydata zmieni się w pracownika. A pomocne mogą tu być zasady znane z user experience czyli przede wszystkim skupienie na potrzebach i oczekiwaniach pracownika.
Pierwszym zadaniem rekrutera, który przekazuje dobrą nowinę kandydatowi jest zapewnienie mu kluczowych informacji i przedstawienie planu działań na nadchodzący czas oczekiwania przed dołączeniem do firmy. A że czas ten może być różny – od kilku dni, do nawet kilku miesięcy okresu wypowiedzenia – rolą HR-owca jest pozostawanie w kontakcie i dbanie o to, by pracownik nie czuł się porzucony, niczym rozbitek na bezludnej wyspie, i by nie musiał wysyłać sygnału SOS.
Wagę komunikacji podkreśla Konstancja Maria Zyzik – Talent Acquisition & Capabilities Development Manager w Grupie Pracuj: „Z naszych doświadczeń wynika, że dla nowo zatrudnionych osób kluczowa jest stała komunikacja – tak, aby nie sprowadzała się do jednego ogólnego e-maila, tylko żeby kandydat rzeczywiście czuł się dobrze poinformowany i przygotowany do pracy w nowej dla niego firmie. Ważna jest też spójność tej komunikacji z tym, jak faktycznie funkcjonuje organizacja. Sposób komunikacji z taką osobą powinien odzwierciedlać sposób komunikacji panujący w firmie na co dzień. A więc jeśli mówimy do siebie per Ty, to pisząc e-maile do takiej osoby, przechodzimy od razu „na Ty”.
Właśnie dlatego kluczowe jest przede wszystkim podtrzymanie relacji. Warto pozostawać w stałym kontakcie z pracownikiem i zadbać o to, by w kolejnych tygodniach mógł on mentalnie przygotować się do nowej roli i lepiej poznać organizację. Jakie informacje przydadzą się nowo pozyskanemu pracownikowi?
Praktycznie i na bieżąco, czyli grunt to komunikacja
Ile osób pracuje w moim dziale? Z kim najczęściej współpracujemy i do kogo raportujemy? Czy obowiązuje dress code? Czy każdy ma swoje biurko, czy funkcjonuje hot desking? Gdzie zjem lunch? Jak działa platforma benefitowa? Jest mnóstwo kwestii dotyczących kultury organizacyjnej, które choć oczywiste dla „insiderów”, dla nowych pracowników są na wagę złota. W ramach komunikacji onboardingowej warto przygotować materiały, które odpowiedzą na szczegółowe pytania dotyczącego sposobu funkcjonowania firmy – nie tylko w kontekście realizacji zadań i efektywnej współpracy, ale również codziennego życia jej pracowników. Im bardziej praktyczne i użyteczne będą przekazane informacje – tym swobodniej będzie się czuł pracownik po przekroczeniu firmowego progu.
Z jakich narzędzi warto skorzystać, by przybliżyć nową zawodową rzeczywistość pracownikom?
Konstancja Maria Zyzik podpowiada:
- Film 360 stopni – pozwoli pokazać firmę od środka i zaprosić nowe osoby do wirtualnego zwiedzania przestrzeni, poznawania pracowników i podpatrywania, jak na co dzień pracuje się w biurze.
- Prezentacja – dzięki której kandydat zapozna się z lokalizacją biura, strukturą organizacyjną, statystykami dotyczącymi oddziałów, spółek, poziomu zatrudnienia etc. To ułatwi mu funkcjonowanie w nowym środowisku. Nieodzowne są też dane kontaktowe do poszczególnych miejsc i osób.
- Mini poradnik – czyli skrót najważniejszych zasad panujących w firmie, obrazujący mocno praktyczne kwestie związane z pracą w biurze. Dzięki nim kandydat dowie się np. czy obowiązuje dress code, gdzie jada się posiłki (kuchnia czy własne biurko w open space?), czy wszyscy pracownicy zwracają się do siebie po imieniu, jakie reguły obowiązują, gdy chcemy skorzystać z sali konferencyjnej?
- Culture Book – mowa w nim o kulturze organizacyjnej, misji firmy i wyznawanych wartościach. Można np. przedstawić historię i działalność organizacji, możliwości rozwoju i ścieżki kariery, a także pokazać, jak realizowane są poszczególne wartości (np. odpowiedzialność, innowacyjność, praca zespołowa). Ważne jest, by taki dokument oddawał również panującą w firmie atmosferę i relacje.
W ogóle i w szczególe
Zarówno ogólnofirmowy, jak i stanowiskowy onboarding powinien być dokładnie zaplanowany. Warto przygotować scenariusz procesu i co najmniej kilka dni wcześniej wysłać agendę spotkań oraz szkoleń do nowo zatrudnionego pracownika. Istotne jest także, by kandydat wiedział, co będzie w programie, a także kto i dlaczego będzie odpowiadać za poszczególne zadania związane z jego wdrożeniem.
Poinformowanie o kwestiach organizacyjnych wydaje się czymś mało skomplikowanym, ale w praktyce łatwo przeoczyć fakty, które interesują ludzi dopiero rozpoczynających przygodę zawodową w organizacji. Ile godzin będą trwać szkolenia? Czy i jak mam się przygotować do spotkań? Czy firma pokrywa koszty posiłków? Co z noclegiem? To tylko wybrane pytania, które nasuwają się na myśl o pierwszych dniach w firmie. Jeśli zapraszamy na onboarding do centrali, co wiąże się z przejazdem do innego miasta, warto wówczas z odpowiednim wyprzedzeniem powiadomić kandydata czy i jak zorganizowana przez firmę jest kwestia dojazdu i noclegu oraz czy przewidziany jest ewentualny zwrot kosztów. Szczegółowy plan dnia powinien uwzględniać – prócz szkoleń, spotkań i wdrożeń – także informacje praktyczne np. dotyczące pory lunchu i możliwości skorzystania z oferty restauracyjnej w okolicy.
Zgodnie z zasadami UX warto dbać o prostotę i klarowność komunikatów np. Przewidziana jest godzina czasu wolnego na lunch od 13.00 do 14.00. Bezpośrednio w budynku mieszczą się dwie restauracje, a w pobliżu także inne, liczne bistra i kawiarnie. Można również skorzystać z oferty firmy cateringowej – menu dostępne jest w recepcji i tam również do godz. 10.00 składamy zamówienia. Miłym gestem będzie także dołączenie namiarów na kilka przykładowych lokali. Jeśli posiłki będą finansowane przez pracodawcę – również warto o tym wspomnieć.
Na głębokie wody
Dobór osób odpowiadających za onboarding ma bardzo duże znaczenie z perspektywy skuteczności całego procesu. „Warto już od samego początku pokazywać wartości organizacji i mówić o kluczowych dla niej kompetencjach. Można też przedstawić najważniejsze cele strategiczne. Nowych pracowników na pewno zainteresują plany rozwojowe firmy na najbliższy rok, a także wyjaśnienie, dlaczego takie cele obrano i jaki styl pracy obowiązuje” – dodaje Konstancja Maria Zyzik. Zdaniem ekspertki nowo zatrudnione osoby powinny mieć okazję, by poznać firmę z perspektywy innych działów.
Nieodzownym elementem onboardingu są szkolenia dotyczące różnych ogólnofirmowych obszarów, np. prawnego, administracyjnego czy finansowego. Jak dbać o bezpieczeństwo danych? Jak rozliczać podróże służbowe? Gdzie zamawiać materiały biurowe? Jak wygląda obieg dokumentów? Gdzie zgłaszać urlop? Z jakich systemów i aplikacji do komunikacji będziemy korzystać? Jakie systemy wewnątrzfirmowe trzeba obsługiwać? To tylko kilka z całego morza pytań, na które warto udzielić wyczerpujących odpowiedzi osobom dopiero dołączającym do firmy.
Po kolejnych intensywnych szkoleniach, spotkaniach, prezentacjach i prelekcjach, nowy pracownik może poczuć przytłoczenie nadmiarem informacji oraz niepokój, że wszystkiego nie uda mu się zapamiętać. Warto uprzedzić obawy i jeszcze podczas spotkań podkreślić, że w razie potrzeby pracownik może się skontaktować z przedstawicielami poszczególnych działów, a także liczyć na wsparcie buddy’ego – pracownika odpowiedzialnego za opiekę nad nowym pracownikiem – jeśli taka funkcja w firmie istnieje. Lista bezpośrednich kontaktów to must have każdego początkującego pracownika. Warto także dodać do niej zdjęcia osób, by ułatwić kojarzenie i rozpoznawanie twarzy koleżanek i kolegów.
Zagrajmy w onboarding
Kolejne onboardingowe wyzwanie polega na zapoznaniu nowego pracownika z jego przełożonym i całym zespołem, a także zorganizowanie instruktażu stanowiskowego. Kto się mną zajmie? Czy będę mieć przydzielonego opiekuna? O co mogę zapytać tę osobę? – może zastanawiać się w takiej sytuacji kandydat. Wspomniany wcześniej buddy to nie tylko dobry kompan, ale odpowiedzialna i wymagająca konkretnych działań funkcja w organizacji. „Buddy powinien doskonale wiedzieć, na czym polega jego rola i co konkretnie znajduje się w zakresie jego odpowiedzialności – warto to z nim wcześniej dokładnie omówić. Z kolei pracownik powinien mieć wiedzę na temat kompetencji swojego kumpla-opiekuna, tak by móc bez skrępowania zadawać adekwatne pytania” – dodaje Konstancja Maria Zyzik.
A jak zadbać o integrację nowego pracownika z zespołem? Ciekawym sposobem może być zorganizowanie gry onboardingowej polegającej na wykonywaniu różnych zadań na terenie biura. Dzięki temu można w naturalny sposób poznać nowe otoczenie i zrozumieć, na czym polega współpraca z poszczególnymi działami. Regularne spotkania zespołu to doskonała okazja, żeby bliżej się poznać, a jednym ze sprawdzonych pomysłów jest zaproszenie nowej osoby na wspólny lunch.
Potrzebny dłuższy horyzont czasowy
Jakie będą moje główne zadania? Jakie cele stawia przede mną organizacja? Jak się zakończy okres próbny? Co dalej? Nowo zatrudniony pracownik chce wiedzieć, czy, kiedy i jak będzie informowany o tym, że zostanie z nim przedłużona umowa. Warto więc uwzględnić ten aspekt już w komunikacji onboardingowej. Wówczas pracownik ma klarowny obraz najbliższych tygodni i wie, że na przykład na miesiąc przed końcem okresu próbnego zaplanowana jest rozmowa na ten temat z przełożonym.
Kończąc onboarding, dobrze jest wyposażyć pracownika w materiał podsumowujący minione dni. Nawet jeśli wydaje nam się, że wszystko poszło zgodnie z naszym planem, to… odczucia uczestników onboardingu mogą być zgoła inne. Dlatego tak dużą wartość mają ankiety ewaluacyjne i badanie satysfakcji pracowników nawet nie po samym onboardingu, co po okresie próbnym. „Entry interview pozwala ocenić bardzo różne aspekty i spojrzeć na cały proces oczami pracowników. Widzimy wówczas, co się udało, a jakie elementy onboardingu i pierwszych tygodni w pracy wymagają poprawy” – mówi Konstancja Maria Zyzik z Grupy Pracuj. „HR może też uzyskać wiele cennych wskazówek za pośrednictwem ankiet podsumowujących okres próbny, ponieważ wówczas pracownicy mają jeszcze szerszy obraz. Warto pamiętać, że oczekiwania pracowników potrafią się zmieniać, dlatego potrzebna jest cykliczność takich badań. Brzmi banalnie, ale uważam, że przede wszystkim warto pytać i rozmawiać. To naprawdę działa i pomaga w naturalny sposób poznać człowieka i jego potrzeby”.
Powiedz mi, jak wygląda onboarding, a powiem ci, jaka jest Twoja marka. Tak można w skrócie podsumować ideę i sens działań onboardingowych. Sprawny i klarowny przebieg procesu zatrudnienia jest świadectwem jakości komunikacji, która na co dzień jest prowadzona w organizacji. W dobie pandemii, gdy wiele osób pracuje zdalnie z własnych domów, przeprowadzenie onboardingu staje się jeszcze większym wyzwaniem. Konieczne jest zapoznanie pracownika z przebiegiem całego procesu, a także wewnętrznymi systemami, intranetem i innymi wykorzystywanymi na co dzień programami. Jednak w dobie panującego reżimu sanitarnego kontakt z nowym pracownikiem często ogranicza się do wideorozmów i korespondencji tekstowej. Tym bardziej zatem HR powinien postawić na regularność i przejrzystość komunikacji oraz użyteczność przekazywanych informacji, dzięki którym nowa osoba poczuje się nawet z pokładu własnego domu poczuje się częścią nowej załogi.
