W tym artykule:
- Definiowanie celów – klucz do skutecznego zarządzania HR
- Top 10 wskaźników, które pomagają w doskonaleniu procesów HR
- KPI krok po kroku
- Wdrożenie KPI w działaniach firmy – korzyści
- KPI w działach HR – podsumowanie
Definiowanie celów – klucz do skutecznego zarządzania HR
KPI w HR – tak jak w zasadzie w każdym obszarze, w którym stawiamy na mierzalne rezultaty – powinny być ścisłym odzwierciedleniem ogólnych celów organizacji. Najlepiej, by wybrane wskaźniki spełniały kryteria SMART, czyli były konkretne, mierzalne, osiągalne, istotne i czasowe.
Jak wyznaczać konkretne cele? Powinniśmy się skupić na jasnych wytycznych, które nie pozostawiają miejsca na interpretację. Możliwość ich mierzenia pozwala nam łatwo sprawdzić wyniki i ocenić tempo naszych postępów. Żeby działania były skuteczne, musimy zadbać o to, by ramy czasowe pozwalały nam na ich realizację. Warto postawić na zdrowy rozsądek, który ułatwi wyznaczenie osiągalnego celu. Z kolei istotność kryteriów pełni w naszych działaniach kluczową rolę — wybór mierzalnego wskaźnika, który nie ma istotnego wpływu na pracę zespołu, nie pomoże nam w rozwoju. Zdrowy rozsądek w tym wypadku to podstawa.
Przykładowo cel „redukcja rotacji pracowników w dziale IT o 20% w ciągu następnych 18 miesięcy” spełnia kryteria SMART. Zawiera mierzalny efekt, ramy czasowe, jest możliwy do osiągnięcia i istotny dla firmy. Przy korzystaniu z kryteriów SMART pamiętajmy, że zarządzanie zasobami ludzkimi to nie do końca nauka ścisła, a pracownicy to nie tabelki w Excelu. Dlatego przy wyznaczaniu celów nie zawsze musimy mierzalność efektów łączyć ze wzrostem efektywności jakiegoś współczynnika. Mogą być to działania, które na dłuższą metę wpłyną na dobrostan firmy.
Top 10 wskaźników, które pomagają w doskonaleniu procesów HR
- Czas zapełnienia wakatu – KPI kluczowy dla oceny sprawnego funkcjonowania procesu rekrutacji. Mierzy on czas, jaki zespołowi HR zajmuje znalezienie i zatrudnienie odpowiedniego kandydata. Optymalizacja tego czasu wpływa zarówno na elastyczność organizacji, jak i poziom zadowolenia kandydatów i pracowników.
- Stosunek aplikantów do zatrudnienia – ten wskaźnik przedstawia stosunek liczby aplikantów do liczby zatrudnionych pracowników. Wartość tego KPI może pomóc w zidentyfikowaniu, które źródła rekrutacyjne są najbardziej owocne.
- Wskaźnik zaangażowania pracowników – to barometr zdrowia organizacyjnego. Wyniki, np. na podstawie ankiety zaangażowania pracowników, pozwalają na zrozumienie, w jakim stopniu zespół pracowniczy jest związany z misją, wartościami i celami firmy.
- KPI absencji – ten wskaźnik to kluczowe narzędzie do monitorowania zdrowia organizacji. Poziom absencji pracowników może być miernikiem zarówno problemów zdrowotnych w zespole, jak i poziomu satysfakcji zatrudnionych.
- Koszt zatrudnienia w porównaniu do budżetu – wskaźnik ten ocenia wydatki związane z zatrudnieniem w relacji do ustalonego budżetu. Skrupulatna kontrola tych kosztów jest niezbędna dla utrzymania zdrowego stosunku pomiędzy jakością procesu rekrutacyjnego a jego kosztami.
- Efektywność programów rozwojowych – wskaźnik efektywności programów rozwojowych, takich jak mentoring czy szkolenia, ma kluczowe znaczenie dla długoterminowego zaangażowania i lojalności pracowników, a także wpływa na retencję.
- Wskaźnik demograficzny pracowników – mierzy różnorodność zatrudnienia pod kątem takich czynników, jak wiek, płeć i pochodzenie etniczne. Wartość tego KPI pozwala na monitorowanie postępów w zakresie budowania organizacji zrównoważonej i różnorodnej.
- Opinie pracowników na temat inicjatyw DEI – to wskaźnik skuteczności wszelkich działań dotyczących różnorodności, równości i integracji pracowników, tworzenia inkluzywnej kultury organizacji bez dyskryminacji.
- Wskaźnik dobrowolnej rotacji – KPI ten jest kluczowy dla zrozumienia, w jakim stopniu pracownicy decydują się dobrowolnie opuścić firmę. Ta wiedza pozwala opracować skuteczne strategie retencyjne, aby zminimalizować negatywny wpływ fluktuacji kadr na organizację.
- Całkowita liczba nadgodzin jako procent wszystkich godzin pracy – ten wskaźnik odzwierciedla elastyczność organizacji w zarządzaniu czasem pracy. Niższy odsetek nadgodzin może dowodzić tego, że procesy prowadzone są efektywnie oraz w trosce o work-life balance pracowników.
KPI krok po kroku
Wdrażając KPI, możemy skorzystać z następującego schematu.
Pierwszym krokiem jest przykładowo określenie celów rekrutacyjnych, które są zgodne z celami ogólnymi firmy. Na przykład, może to być cel zwiększenia liczby zatrudnionych pracowników w określonym okresie lub poprawy jakości kandydatów rekrutowanych do firmy.
Następnie, na podstawie określonych celów, należy wybrać odpowiednie KPI. W przypadku rekrutacji mogą to być takie wskaźniki jak:
- Wskaźnik czasu do zatrudnienia: czas, jaki upływa od zamieszczenia ogłoszenia do zatrudnienia kandydata.
- Wskaźnik kosztów rekrutacji: całkowite koszty procesu rekrutacji w stosunku do liczby zatrudnionych pracowników.
- Wskaźnik jakości kandydatów: procent kandydatów spełniających wymagania stanowiska lub poziom ich dostosowania do kultury organizacyjnej.
- Wskaźnik retencji nowo zatrudnionych pracowników: procent pracowników pozostających w firmie po określonym okresie (np. 6 lub 12 miesięcy) po zatrudnieniu.
Kolejny krok to gromadzenie informacji, które pozwolą na obiektywną ocenę KPI. Dla wskaźnika czasu do zatrudnienia można porównywać informacje o datach ogłoszeń, datach zatrudnień i ewentualnych opóźnieniach w procesie rekrutacji.
Wskaźniki KPI powinny być stale monitorowane i analizowane. Dzięki temu można zidentyfikować obszary, w których konieczne są zmiany lub doskonalenie procesów rekrutacyjnych.
Jeśli KPI wskazują na problemy, HR może podjąć działania korygujące, takie jak przyspieszenie procesu rekrutacji, dostosowanie strategii komunikacji lub zwiększenie zaangażowania pracowników w proces rekrutacyjny.
Regularne raportowanie wyników KPI w rekrutacji jest kluczowe dla sprawnego prowadzenia firmy. Jeżeli wyniki są niższe od tych zakładanych, możemy je przeanalizować. Wyciągnięte wnioski pomogą nam w zaproponowaniu kolejnych narzędzi i niezbędnych zmian w organizacji, które pomogą nam osiągnąć lepsze wyniki. Dlatego wdrażanie KPI w rekrutacji to proces ciągłego doskonalenia.
Wdrożenie KPI w działaniach firmy – korzyści
Dzięki korzystaniu ze wskaźników KPI organizacja ma lepszą kontrolę nad procesami związanymi z pracownikami i kandydatami, a także wizerunkiem pracodawcy. Może śledzić postęp w realizacji celów i efektywnie zarządzać działaniami HR. Gdy zaczniemy mądrze definiować i korzystać z KPI, otwiera się przed nami szereg korzyści.
- KPI pomagają w monitorowaniu i ocenie wydajności pracowników, co ułatwia zarządzanie ich rozwojem i dostosowanie celów do potrzeb firmy.
- Dodatkowo pozwalają zidentyfikować obszary, w których można zoptymalizować koszty związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi, jak szkolenia czy benefity pracownicze.
- Dzięki dostępowi do aktualnych danych i wskaźników zarząd może podejmować szybsze i bardziej uzasadnione decyzje w zakresie zarządzania personelem.
- Firma, która efektywnie wykorzystuje KPI w HR, może przyciągać i zatrzymywać najlepszych pracowników, poprawiając konkurencyjność.
- Poprawa jakości i efektywności obsługi klienta jest często skutkiem zadowolonych pracowników, co może wynikać z efektywnego zarządzania personelem wspieranego KPI.
KPI w działach HR – podsumowanie
Wskaźniki KPI to nie tylko narzędzie pomiarowe, lecz także strategiczne ogniwo umożliwiające podejmowanie trafnych decyzji personalnych. Aktywne dostosowywanie strategii działania w oparciu o zebrane dane pozwala na skuteczne reagowanie na bieżące wyzwania i osiąganie strategicznych celów organizacji. Wdrożenie stosownych KPI w kontekście HR organizacji to jednak proces o nieustannie zmieniającym się charakterze. W kontekście działań HR kluczowe dla sukcesu implementacji KPI będzie z pewnością zaangażowanie zarządu, liderów i specjalistów HR, ale także pracowników. Ostatecznie to zrozumienie celów strategicznych i współpraca pomiędzy różnymi szczeblami organizacyjnymi przekładają się na lepsze dostosowanie działań HR do realnych potrzeb przedsiębiorstwa.
