Redakcja: O czym należy pamiętać na etapie rekrutacji i zatrudniania pracowników z Ukrainy? W jaki sposób rekruter może zadbać o pozytywne candidate experience tej konkretnej grupy?
Monika Chutnik: Kandydaci z Ukrainy pod wieloma względami są tacy sami jak kandydaci z Polski, ale są też pewne elementy, które ich różnią. To, co rekruter może wziąć pod uwagę, to kompleksowość sytuacji danej osoby, czyli np. uwzględnienie potrzeb członków rodziny. Zwłaszcza teraz mile widziane będą takie ogłoszenia o pracę, gdzie firma explicite deklaruje pomoc w formalnościach związanych z pobytem lub wsparcie w znalezieniu mieszkania.
Kolejna sprawa to język. Dobrą praktyką jest napisanie ogłoszenie o pracy dwujęzycznie, w tym w języku ukraińskim. Dzięki temu docieramy do kandydatów, którzy nie znają polskiego czy angielskiego, ale też możemy skorzystać z sieci rekomendacji, która wśród Ukraińców jest bardzo silna. Warto przy takich ofertach pamiętać o umieszczeniu na samej górze przetłumaczonej informacji „Po ukraińsku poniżej” – w innym przypadku kandydaci mogą w ogóle nie zauważyć, że ogłoszenie jest dwujęzyczne.
Rekruterzy powinni też pamiętać, że sposób funkcjonowania prawa pracy na Ukrainie wcale nie musi być taki sam jak u nas. Dlatego warto już na samym początku jasno określić, czego będziemy wymagać od pracownika, co jest w firmie przyjęte, a czego się nie praktykuje. Im więcej informacji przekażemy, tym lepiej. Powinniśmy również zadbać o przetłumaczenie firmowych dokumentów, polityk, regulaminów itp. Można skorzystać z profesjonalnych tłumaczy, ale na bieżąco pomocny będzie też Google Translate. Ja polecam translator DeepL.
Redakcja: Czy Ukraińcy mają inne oczekiwania w zakresie benefitów i pozapłacowych dodatków do wynagrodzenia? Co jest dla nich ważne na tym polu?
Monika Chutnik: Przede wszystkim trzeba pamiętać, że wiele elementów, które kandydaci z Polski uważają za oczywistość, osoby z Ukrainy mogą odebrać jako atut. Warto to wykorzystać już na etapie formułowania ogłoszenia.
Na przykład przy opiece medycznej napiszmy, że może ona obejmować wszystkich członków rodziny pracownika. Z rozmowy ze znajomą ukraińską rekruterką wiem też, że podejście do nadgodzin może bardzo różnić się od tego, do czego jesteśmy przyzwyczajeni w Polsce – niezależnie od stanowiska. Dla kandydatów z Ukrainy możliwość wzięcia nadgodzin może być dużym plusem oferty, bo daje to szanse na dodatkowy zarobek. Inny przykład to benefity sportowe – karta Multisport może niewiele mówić osobom spoza Polski. Warto rozpisać, co znajduje się w danym pakiecie i jak pracownik będzie mógł z tego skorzystać.
Myślę też, że pracownicy z Ukrainy doceniają wiele naszych fajnych biur. Sprzęt i wyposażenie często może na nich zrobić bardzo dobre wrażenie i z pewnością w wielu przypadkach docenią skok technologiczny.
Redakcja: Na co powinna zwrócić uwagę kadra managerska firmy zatrudniającej pracowników ze wschodu? Jakie są istotne różnice w stylu zarządzania w Polsce i Ukrainie? Co podpowiedziałaby Pani bezpośrednim przełożonym Ukraińców?
Monika Chutnik: W Polsce doceniamy indywidualną proaktywność pracownika, w Ukrainie proaktywność ujawnia się częściej na polu zespołu, a nie wobec lidera. Dlatego osoby z tego kraju mogą mieć trudność np. ze skutecznym wysuwaniem swoich propozycji, zgłaszaniem pomysłów i udoskonaleń – chętniej będą robić to w imieniu grupy niż własnym.
Manager musi rozumieć, że w kulturze ukraińskiej granie na zespół (a nie na siebie) jest bardzo ważnym elementem kultury pracy.
Pracownicy z Ukrainy mogą też być mniej przyzwyczajeni do przydzielania odpowiedzialności na poziomie indywidualnym i mieć nieco luźniejsze podejście do punktualności. Dlatego warto pomóc nowym osobom w nauczeniu się nowych dla nich zwyczajów związanych z pracą.
Warto też pamiętać, że część firm w Ukrainie ma znacznie bardziej hierarchiczny, tradycyjny styl zarządzania. Proponuję, by polscy szefowie bardzo jasno określali swoje oczekiwania, bo pracownicy z Ukrainy, którzy nabyli nawyki w innym środowisku pracy, mogą nie wiedzieć, że oczekuje się od nich określonych zachowań i postaw.
Na Ukrainie częściej praktykuje się rozliczanie czasu pracy, mniej znane może być zarządzanie przez cele, więc pracownik może być zaskoczony, że wymaga się od niego realizacji celów na poziomie indywidualnym. Jeśli wyjaśnimy na początku, czego oczekujemy i z czego pracownicy będą rozliczani (również w zakresie nadgodzin), to unikniemy niepotrzebnych rozczarowań po obu stronach.
Redakcja: Jakie jeszcze różnice kulturowe warto mieć na uwadze?
Monika Chutnik: Jeśli popatrzymy na profile kulturowe według Geerta Hofstede, to szybko zauważymy, że nasze kultury wcale nie są bliźniacze! Najbardziej to widać, patrząc na opozycję indywidualizm a kolektywizm. Co to oznacza w praktyce? Jeśli przydzielamy zadania, to na Ukrainie będą one domyślnie przyjmowane przez grupę i to zespół się będzie z nich rozliczał. W Polsce zadania częściej przyjmowane są przez poszczególne osoby. Ta sama zasada wystąpi przy nagradzaniu – w Polsce częściej spotykamy nagrody indywidualne (pracownik miesiąca), a na Ukrainie standardem będzie wyróżnianie grup (zespół miesiąca).
Dystans władzy – odnosi się do podejścia do lidera i hierarchii w firmie. Im większy wskaźnik, tym bardziej hierarchiczne struktury i organizacje. Kultury „męskie” (tak zostały nazwane przez badacza Hofstede) to takie, w których liczy się sukces, osiągnięcia, duże tempo pracy. Kultury „kobiece” (niski wynik na skali) znacznie bardziej cenią sobie harmonię i to, co nazywamy sustainability. Typowe kultury kobiece to kraje skandynawskie.
W unikaniu niepewności Polacy i Ukraińcy mogą sobie przebić piątkę! W obu kulturach tak samo lubimy dokładnie wiedzieć, co mamy do zrobienia, z kim, po co i dlaczego – zakładamy, że im więcej dopytamy na początku, tym mniej frustracji i nieporozumień pojawi się potem. Ten artykuł także nam w tym pomaga.
[Tłumaczenie wskaźników: dystans władzy; indywidualizm; męskość; unikanie niepewności. Źródło: https://www.hofstede-insights.com/country-comparison/poland,ukraine/]
Redakcja: Czy widzi Pani potrzebę dedykowanej komunikacji przygotowującej zespół na dołączenie nowego członka lub członków teamu pochodzącego z Ukrainy?
Monika Chutnik: Jest to niezbędne. W innym przypadku polski zespół będzie zupełnie nieprzygotowany na współpracę z nowymi osobami. Ogromną wartością będzie – nawet krótkie – szkolenie międzykulturowe, a najlepiej warsztat, na którym można przegadać ważne dla grupy różnice. Prawdopodobnie w Polsce mało kto wie, że kultura ukraińska liczy sobie blisko 1000 lat. Musimy być też świadomi, że język ukraiński w zaledwie 30% jest podobny do polskiego, więc trudno liczyć na precyzyjną komunikację między Polakami i Ukraińcami w naszych rodzimych językach.
Trzeba wcześniej zastanowić się z zespołem, jaki będzie nasz język roboczy. Jeśli będzie to polski, to trzeba dać nowemu członkowi zespołu wsparcie i narzędzia (np. intensywny kurs polskiego przez pół roku) do nauczenia się naszego języka. Jeśli natomiast stawiamy na angielski, to wszyscy jak jeden mąż muszą zobowiązać się do mówienia w tym języku nie tylko w oficjalnej komunikacji, ale też np. w firmowej kuchni, między sobą przy kawie.
Jest to bardzo trudna sytuacja, nawet dla zespołów biegle znających angielski, ponieważ ludzie w chwilach relaksu nie chcą się wysilać i wolą mówić w języku, do którego mają najłatwiejszy dostęp. Niestety w takiej sytuacji obcokrajowiec nigdy nie poczuje się częścią zespołu. Szerzej poruszam ten temat w jednym z odcinków mojego podcastu, który nagrałam z Hanną Yankiną, pochodzącą z Ukrainy rekruterką, która od 7 lat pracuje w Polsce w branży IT.
Bardzo ważną rolę odgrywają także pierwsze dni w pracy – zadbajmy, by nowe osoby przyjąć z otwartością i życzliwością. Potrzeba akceptacji i przynależności jest przecież jest fundamentalną potrzebą człowieka i bez poczucia się częścią grupy kandydaci z Ukrainy nie zaangażują się w pełni w pracę. Niezależnie od tego, co w firmie pracownicy lubią robić wspólnie – grać w koszykówkę, jeździć na rowerze, chodzić do kina – warto, by zadbali o włączenie nowych kolegów i koleżanek w te wspólne zwyczaje.
Redakcja: A może w takim razie dobrym rozwiązaniem jest podział teamów na polskie i ukraińskie?
Monika Chutnik: Odradzam zdecydowanie tworzenie osobnych zespołów złożonych tylko z Polaków lub tylko z Ukraińców. Początkowo może się to wydawać dobrym pomysłem ze względu na różnice językowe, ale to złudne nadzieje. U jednego z naszych klientów, gdzie takie osobne polskie i ukraińskie zespoły tworzono przecież w dobrej wierze, grupy tak silnie spolaryzowały się, że nie chciały sobie nawet pożyczać narzędzi w zakładzie pracy! Im mniej mamy ze sobą kontaktu, tym silniej biorą górę wyobrażenia i domniemania o tym, jak „ci inni” mają lepiej, pojawia się zazdrość np. dotycząca dostępu do nadgodzin. Zarządzanie zespołem polsko-ukraińskim jest wyzwaniem, ale można wypracować dobre rozwiązania. W długim okresie organizacjom znacznie bardziej opłaca się to niż tworzenie zespołów jednolitych kulturowo.
Redakcja: Co Pani zdaniem może jeszcze być istotne, gdy do polskiego zespołu dołączają osoby z Ukrainy?
Monika Chutnik: Warto poinformować zespół (ale i zatrudnianych kandydatów) o procesie, który występuje praktycznie zawsze, gdy zmieniamy kraj zamieszkania. Chodzi o adaptację kulturową. Często zaczyna się ona od fazy nazywanej miesiącem miodowym, gdy wszystkie aspekty nowego życia wydają nam się po prostu super. Przybyły z Ukrainy nowy członek zespołu cieszy się, że znalazł pracę, że jest w fajnej firmie, że w ogóle jest teraz wraz z rodziną w bezpiecznym miejscu. Z czasem jednak zaczyna zderzać się także z tą mniej różową rzeczywistością: na termin zapisu do lekarza czeka długo, nie aż tak dobrze rozumie język polski jakby chciał; odkrywa, że współpracownicy nie zrozumieli jego próśb albo źle odebrali jego zachowania. Pojawiają się rozczarowania po obu stronach, czasem nawet gniew i inne trudne emocje, a nowy pracownik czuje się jak na równi pochyłej i przeżywa fazę zwątpienia w swoje siły i słuszność decyzji. Bardzo pomaga świadomość, że taki „dołek” jest normalnym doświadczeniem. Cały zespół potrzebuje wyciągnąć do nowych współpracowników pomocną dłoń i pomóc im przetrwać ten trudny czas.
Działy HR i managerowie muszą też mieć świadomość, że badania jasno wskazują, że najczęstszą przyczyną nieudanych relokacji pracowników są nie tyle przyczyny po stronie kandydata, co po stronie jego rodziny. Im bardziej ułatwimy rodzinie pracownika sytuację życiową, wesprzemy w tym trudnym doświadczeniu pobytu w nowym kraju, tym większa szansa, że utrzymamy pracownika w firmie. Dlatego obecnie bardzo fajną opcją są lekcje języka polskiego nie tylko dla osób zatrudnionych, ale też ich rodzin – zwłaszcza współmałżonków.
