Choć komunikacja sama w sobie budzi pierwsze skojarzenia z działami PR lub marketingu, to jednak komunikacja wewnętrzna jest zazwyczaj domeną tzw. działu personalnego. W cyklicznym badaniu „HR-u portret własny”, przeprowadzonym przez Pracuj.pl w 2022 roku, komunikację wewnętrzną jako jedną ze swoich odpowiedzialności wskazało odpowiednio: 75% ankietowanych z firm małych, 83% z firm średnich, a także 77% przedstawicieli i przedstawicielek HR z firm dużych. Biorąc to pod uwagę, można stwierdzić, że to ważny kawałek HR-owego tortu w wielu organizacjach.
Sama sprawność i styl komunikowania się ma też przełożenie na kulturę organizacyjną. Za istotną składową tej ostatniej uważa komunikację aż 81% ankietowanych w przeprowadzonym również w 2022 roku badaniu „Percepcja pojęcia kultury organizacyjnej” przedstawicieli firm z działów HR i 72% pracowników. Danych przemawiających za ważnością tego obszaru można przytaczać wiele, jednak podsumowaniem tej części niech będzie jedna płynąca z raportu Deloitte „Od fali odejść do fali zmian. Czy jesteśmy gotowi na nowe podejście do pracy”: dla aż 80% ankietowanych deklaruje, że niska jakość komunikacji w firmie może stać się przyczynkiem do chęci zmiany pracy.
Czy komunikacja w firmie jest obszarem, który HR-owcy chętnie optymalizują przy wsparciu rozwiązań HR-tech i worktech? Światło to zagadnienie rzucają wyniki badania „Inwestycje HR – co wdrażają i co planują firmy w Polsce?” z 2021 roku, w którym korzystanie ze specjalistycznego oprogramowania zadeklarowało w obszarze wsparcia komunikacji:
- 44% ankietowanych w przypadku firmowego intranetu i/lub serwisu społecznościowego,
- 40% w przypadku bieżącej komunikacji między pracownikami.
W tym samym badaniu plany wdrożenia nowych lub innych rozwiązań wspierających powyższe wskazało 12% wypełniających ankietę przedstawicieli działów HR.
Niezbędnik komunikacji w firmie
Myśląc o komunikacji wewnątrzfirmowej, która będzie nie tylko skuteczna, ale i wygodna i przyjazna dla ją użytkujących, warto pamiętać, że nie mówimy tylko o narzędziach będących „tubą zarządu”, czyli tych, które niosą wieści od „góry” do pracowników. Równie istotna jest też płynna i dopasowana do potrzeb komunikacja między pracownikami, działami, wewnątrz zespołów etc. Co zatem warto rozważyć, myśląc o kanałach i narzędziach?
- Firmowy intranet to prawdopodobnie najbardziej oczywisty wybór i podstawowe narzędzie komunikacji wewnętrznej. Choć wielu chciałoby go odesłać do lamusa, współczesne rozwiązania intranetowe pozwalają na duży stopień personalizacji i dostosowanie do własnych celów i potrzeb, a dodatkowo mogą stanowić centrum wiedzy na temat procesów, działów i ich struktur, procedur, konkretnych osób i… w zasadzie wszystkiego, czego pracownicza dusza zapragnie. Kluczem do sukcesu jest tu na pewno dbałość o aktualizowanie informacji i danych. Przykładem narzędzia, które pozwala na wysoki stopień personalizacji, jest tu microsoftowy SharePoint.
- Systemy dedykowane komunikacji wewnętrznej to często bardzo rozbudowane narzędzia, oferujące zarówno komunikującym, jak i użytkującym bardzo szeroki wachlarz możliwości: od firmowego bloga z możliwością komentowania i rozmawiania pod wpisami (czyli de facto firmowe, wewnętrzne media społecznościowe), przez część bardziej kadrową (wnioski, urlopy itp.), wbudowane mini- lub maxi kafeterie benefitowe, tworzenie baz wiedzy, grup tematycznych i projektowych, możliwość organizowania wyzwań / wprowadzania elementów gamifikacji dla zatrudnionych, po wysyłanie mailingów / powiadomień do pracowników o nowościach na platformie. Te i inne opcje oferują systemy takie jak Worksmile, Workai, Workplace, czy na przykład Emplo.
- Wiadomości email. Chociaż komunikacja emailowa – wg niektórych – trąci nieco myszką w kontekście nowoczesnej komunikacji wewnętrznej, warto o niej pamiętać. Raz przygotowany komunikat na potrzeby innych kanałów z powodzeniem może być wysłany również via email, warto bowiem pamiętać, że pracownicy mają różne preferencje (i nawyki) przyswajania informacji.
- Aplikacje do pracy projektowej i w ramach zespołów. Rynek oferuje ich bardzo wiele, by wymienić Trello, Basecamp, Slack, czy Microsoft Teams. Zaletą większości rozwiązań jest możliwość integracji z innymi narzędziami.
- Wewnętrzny firmowy komunikator i narzędzie do spotkań zdalnych. Podobnie, jak wyżej, również tutaj oferta rynkowa jest bogata – możemy wybierać między istniejącymi oddzielnie narzędziami, aż po te wbudowane w inne wielofunkcyjne narzędzia. Ważne, aby komunikator był jeden i ten sam dla wszystkich zatrudnionych – czy będzie to Teams, czy inne rozwiązanie. W przeciwnym wypadku dostępność części pracowników „pod” komunikatorem X, a innych – Y, może doprowadzić do co najmniej komunikacyjnego bałaganu.
Przykłady wymienione wyżej to rzut oka na „zestaw podstawowy”, działający na rzecz sprawnej komunikacji w firmie wspartej rozwiązaniami HR-tech i worktech, dodatkowych możliwości i coraz to nowych opcji pojawia się coraz więcej, by wspomnieć chociażby wewnątrzfirmowe chatboty. Warto jednak pamiętać, że narzędzia, wprowadzanie nowinek i „obsadzenie” właściwych kanałów to jedno, a dbanie o jakość komunikacji, faktyczne dopasowanie wspomnianych narzędzi do potrzeb korzystających, trzymanie ręki na pulsie – to drugie. Gdy obie te rzeczy idą w parze, komunikacja firmowa będzie miała się co najmniej dobrze.
